Trong những năm gần đây, do tác động của biến đổi khí hậu, ở nhiều địa phương trong cả nước đã diễn ra tình trạng thời tiết thay đổi bất thường, hết mùa khô hanh kéo dài, tiếp đến là mùa mưa bão, lũ lụt xảy ra, đang tiềm ẩn nguy cơ cháy, nổ và bão, lũ rất cao. Số lượng các vụ cháy, nổ và bão, lũ trong thời gian qua có chiều hướng gia tăng, nhiều vụ cháy xảy ra liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho thấy các nguyên nhân gây cháy chủ yếu: do sơ xuất; sự cố khi sử dụng lửa, xăng dầu, điện và thiết bị điện; do điều kiện phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa tuân thủ triệt để các quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy (PCCC) và nhiều trận bão, lũ xảy ra gây tổn thất đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ do không thực hiện tốt công tác phòng chống lụt bão (PCLB) theo chỉ đạo của Ban PCLB Trung ương. Các vụ cháy xảy ra đã thiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước.

Thực hiện Công điện số 242/CĐ-TTg ngày 27 tháng 02 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường biện pháp phòng cháy, chữa cháy. Để chủ động phòng ngừa, hạn chế các vụ cháy, nổ và tránh xảy ra các thiệt hại do cháy, nổ gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề nghị Văn phòng các Bộ, ngành, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước và các Trung tâm lưu trữ quốc gia cần triển khai một số công việc sau:

- Trên cơ sở các phương án PCCC và PCLB chung của các cơ quan, tổ chức đã xây dựng, Thủ trưởng các đơn vị cần chỉ đạo xây dựng phương án riêng đối với các phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy PCCC và PCLB của kho lưu trữ;

- Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến cho công chức,viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về PCCC, đặc biệt đối với công chức, viên chức và những người trực tiếp làm công việc liên quan tới hồ sơ, tài liệu;

- Định kỳ tổ chức tập huấn, thực hành về PCCC;

- Thực hiện đúng chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước, tránh để hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức;

- Đầu tư kinh phí xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho tàng theo đúng yêu cầu của các thông số kỹ thuật quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Kịp thời báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về các vụ cháy xảy ra gây thiệt hại tới hồ sơ, tài liệu để Cục chỉ đạo các biện pháp khắc phục đối với hồ sơ, tài liệu bị cháy.

Để thực hiện tốt công tác PCCC và PCLB bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề nghị Thủ trưởg và Lãnh đạo Văn phòng các Bộ, ngành, các cơ quan thuộc Chính phủ, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước và các Trung tâm Lưu trữ quốc gia quan tâm chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt những nội dung đã nêu trên.