Kính gửi: Công ty TNHH một thành viên Dầu khí TP. Hồ Chí Minh
(Địa chỉ: 27 Nguyễn Thông, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh).

Trả lời công văn số 2654/CV-DK-TCKT ngày 12/11/2014 của Công ty TNHH một thành viên Dầu khí TP Hồ Chí Minh về chính sách thuế, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu, gas:

Tại khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn như sau:

"Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền."

...Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ."

...Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày."

Về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu đã được hướng dẫn cụ thể tại khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Tại công văn, Công ty TNHH một thành viên Dầu khí TP Hồ Chí Minh có trình bày quy trình bán hàng của Công ty được thực hiện như sau:

+ Khách hàng gửi đơn đặt hàng

+ Sau khi được duyệt đơn hàng, khách hàng thực hiện chuyển tiền

+ Sau khi xác nhận khách hàng đã chuyển tiền, các phòng kinh doanh và phòng Tài chính kế toán tại văn phòng công ty, hoặc các chi nhánh phát hành hóa đơn và khách hàng cầm hóa đơn xuống kho nhận hàng

+ Khi nhận hàng tại kho, khách hàng trình hóa đơn và bộ phận kho lập thủ tục xuất hàng theo nội dung hóa đơn. Xuất hàng xong bộ phận kho đóng dấu đã xuất đủ hàng, thủ kho và khách hàng ký xác nhận trên hóa đơn. Khách hàng sử dụng liên đỏ làm chứng từ để đi đường.

+ Trong trường hợp hàng được giao tại kho khách hàng thì hóa đơn sẽ được giao bên vận chuyển làm thủ tục nhận hàng, chứng từ đi đường và sau khi nhận hàng khách hàng sẽ ký xác nhận nhận hàng trên hóa đơn và biên bản giao nhận.

Căn cứ hướng dẫn trên và trường hợp cụ thể của Công ty, nếu việc lập hóa đơn của Công ty theo quy trình như trên đảm bảo đúng quy định về ngày lập hóa đơn và thời gian kê khai, nộp thuế thì phù hợp với quy định.

2. Về màu mực trên hóa đơn:

Tại khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính nêu trên hướng dẫn như sau:

"Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo."

Căn cứ hướng dẫn trên, nội dung trên hóa đơn phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai và không được sử dụng mực đỏ. Trường hợp Công ty TNHH một thành viên Dầu khí TP Hồ Chí Minh đã đóng dấu "ưu tiên mua hàng" và ghi thêm nội dung nhiệt độ, tỷ trọng hàng hóa trên một số hóa đơn bằng mực khác với màu mực in trên hóa đơn thi đề nghị Công ty lập hóa đơn theo đúng hướng dẫn tại khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên.

3. Về hóa đơn đối với hàng hóa tiêu dùng nội bộ:

Tại điểm a Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 1 Điều 16 (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC) như sau:

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”

Căn cứ hướng dẫn trên, trường hợp Công ty xuất hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như xuất gas phục vụ sơn bình gas, xuất gas sử dụng cho nhà máy trong quá trình sản xuất chế biến xăng dầu, xuất dầu cho các xe bồn chở hàng, xuất xăng cho các xe đi công tác... thì không phải lập hóa đơn.

4. Về trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

Tại khoản 2.5.c Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn như sau:

“c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.

Ví dụ 9: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2014, DN A có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng, đến ngày 30/06/2015 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), DN A mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2014 là 7 tỷ đồng thì DN A phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2015) là 3 tỷ đồng (10 tỷ - 7 tỷ). Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2015 nếu DN A có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định”.

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Công ty thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì mức trích lập không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực tế đã thực chi trả đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN theo quy định.

5. Về phân bổ chi phí đối với công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển:

Tại khoản 2.2.d, Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC nêu trên hướng dẫn như sau:

"…

Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển,... không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm."

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển không đáp ứng điều kiện xác định là tài sản cố định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.

Tại khoản 2.3.1, Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC nêu trên hướng dẫn như sau:

"Các khoản chi khác mang tính chất đặc thù, phù hợp theo từng ngành nghề, lĩnh vực theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính."

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, do ngành kinh doanh khí hóa lỏng chai (gas bình) là ngành nghề kinh doanh đặc thù nên Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 118/2010/TT-BTC ngày 10/08/2010 hướng dẫn chế độ tài chính và thuế đối với cơ sở kinh doanh khí hỏa lỏng chai. Vì vậy, riêng việc phân bổ đối với vỏ bình gas thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 118/2010/TT-BTC nêu trên của Bộ Tài chính.

6. Về hạch toán vào chi phí đối với một số khoản chi như chi mua xăng cho cán bộ công nhân viên đi làm, mua mũ bảo hiểm cho người lao động:

Tại Điều 1, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn như sau:

“2.31. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:

…

- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Quỹ lương thực hiện trong năm được quy định tại tiết c, điểm 2.5, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính".

Do vậy, đề nghị Công ty nghiên cứu hướng dẫn nêu trên của Bộ Tài chính để thực hiện đúng quy định.

Tổng cục Thuế trả lời để Công ty TNHH một thành viên Dầu khí TP. Hồ Chí Minh biết./.