VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
CỤC KIỂM SOÁT
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 195/KSTT-VP
V/v tài liệu hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện hoạt động kiểm soát TTHC

Hà Nội, ngày 23 tháng 08 năm 2011

Kính gửi:

- Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ;
- Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Văn phòng các cơ quan: Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Ngân hàng Phát triển Việt Nam, Ngân hàng Chính sách xã hội.

Nơi nhận:
- Như trên;
- VPCP: BTCN (để b/c);
- Lãnh đạo Cục, các Phòng;
- Lưu: VT, VP (5).

CỤC TRƯỞNG




Ngô Hải Phan

Nội dung

Đơn vị được kiểm tra

Chi tiết cách thức tiến hành

Thời lượng thực hiện

Nhận xét/căn cứ

Phân công thực hiện

2.1. Công tác chuẩn bị

Tập hợp các văn bản chỉ đạo điều hành hoạt động kiểm soát TTHC, cải cách TTHC của:

+ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ;

+ Bộ, ngành/ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/ Chánh văn phòng;

+ Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc (vụ, cục/ sở, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã).

Trước khi đi kiểm tra

- Chuyên viên phụ trách lĩnh vực/đơn vị

- Phối hợp với cán bộ đầu mối

2.2. Kiểm tra công tác chỉ đạo, điều hành

Tại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính

Chánh văn phòng Bộ, ngành/ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì kiểm tra Phòng Kiểm soát TTHC, tập trung vào công tác tham mưu để Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Chánh văn phòng ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành hoạt động kiểm soát TTHC:

+ Ban hành Kế hoạch kiểm soát TTHC;

+ Ban hành Kế hoạch truyền thông hỗ trợ hoạt động KSTTHC;

+ Sửa đổi, bổ sung theo thẩm quyền quy trình xây dựng, ban hành văn bản QPPL của địa phương;

+ Ban hành theo thẩm quyền quy chế phối hợp giữa Văn phòng UBND cấp tỉnh với các sở ngành, đơn vị cấp huyện trong việc công bố, công khai TTHC thuộc phạm vi thẩm quyền quản lý theo quy định tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP;

+ Ban hành theo thẩm quyền quy chế phối hợp giữa Văn phòng UBND cấp tỉnh với các sở ngành, đơn vị cấp huyện trong việc tiếp nhận, xử lý PAKN của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính theo quy định tại Nghị định số 20/2008/NĐ-CP;

+ Lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện các hoạt động kiểm soát TTHC;

+ Tổ chức hội nghị triển khai công tác kiểm soát TTHC;

+ Các văn bản chỉ đạo điều hành khác (chỉ thị, …)

Chánh văn phòng Bộ, ngành /Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Tại vụ, cục/ sở, ngành, UBND cấp huyện, xã

- Các văn bản đã ban hành để chỉ đạo, điều hành hoạt động kiểm soát TTHC.

- Tổ chức hội nghị quán triệt, triển khai công tác kiểm soát TTHC.

- Bố trí cán bộ đầu mối.

… phút

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

2.3. Ghi nhận kết quả kiểm tra

Ghi nhận kết quả đối với từng nội dung kiểm tra

… phút

Chuyên viên kiểm tra lập phiếu

Nội dung

Đơn vi được kiểm tra

Chi tiết cách thức tiến hành

Thời lượng thực hiện

Nhận xét/căn cứ

Phân công thực hiện

1. Kiểm tra thực hiện đánh giá tác động và cho ý kiến đối với quy định về TTHC trong dự thảo văn bản QPPL

1.1. Công tác chuẩn bị kiểm tra

Lập danh mục văn bản quy phạm pháp luật của Bộ/ UBND cấp tỉnh đã ban hành thuộc phạm vi quản lý của vụ, cục/ sở, ngành được kiểm tra (từ 15/3/2011 đến nay)

Trước khi đi kiểm tra

Nếu chưa có văn bản QPPL được ban hành thì phải nghiên cứu, điều chỉnh nội dung kiểm tra cho phù hợp.

- Chuyên viên phụ trách lĩnh vực/đơn vị.

- Phối hợp với cán bộ đầu mối

Lựa chọn điểm một số văn bản để tiến hành nghiên cứu (lựa chọn tối đa 03 văn bản)

+ Nghiên cứu các quy định về TTHC được quy định trong văn bản (số lượng TTHC, thống kê các bộ phận cấu thành của TTHC được quy định trong văn bản).

+ Nghiên cứu điền độc lập biểu mẫu đánh giá tác động một số TTHC trong văn bản.

Trước khi đi kiểm tra

Chuyên viên phụ trách lĩnh vực lựa chọn, điền và gửi cho Đoàn kiểm tra.

1.2. Yêu cầu cung cấp hồ sơ để tiến hành kiểm tra

Tại vụ, cục/ sở, ngành

Yêu cầu cung cấp hồ sơ công việc về quá trình xây dựng, ban hành các văn bản đã được chọn điểm tại mục 1.1

… phút

Thực hiện việc nhận xét về nội dung phối hợp trong thực hiện kiểm tra

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

1.3. Tiến hành kiểm tra thực hiện đánh giá tác động và cho ý kiến đối với quy định về TTHC trong dự thảo VBQPPL

Tại vụ, cục/ sở, ngành

- Xem xét tính đầy đủ những nội dung cần kiểm tra trong hồ sơ lưu, gồm:

+ Biểu mẫu đánh giá tác động

+ Văn bản đề nghị góp ý kiến quy định về TTHC

+ Văn bản cho ý kiến quy định về TTHC

+ Văn bản tiếp thu, giải trình

… phút/ văn bản

Căn cứ quy định tại Điều 9, 10 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP

Lưu ý: Cho phép được bổ sung hồ sơ nếu thiếu trong thời gian 15 phút kể từ khi phát hiện thiếu sót.

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

- Xác định tính đầy đủ của biểu mẫu đánh giá tác động so với số lượng quy định TTHC cần đánh giá tác động trong văn bản QPPL

… phút/ văn bản

Căn cứ quy định tại Điều 10 Nghị định 63/2010/NĐ-CP

- Lựa chọn điểm và xem xét nội dung điền một số biểu mẫu đánh giá tác động theo quy định tại Nghị định 63/2010/NĐ-CP và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ (Công văn 7416/VPCP-KSTT)

… phút/ văn bản

Căn cứ hướng dẫn tại công văn số 7416/VPCP-KSTT.

Tại vụ, cục/ sở, ngành

- Xem xét đã thể hiện một phần riêng về nội dung tiếp thu, giải trình ý kiến góp ý đối với quy định về thủ tục hành chính trong văn bản tiếp thu, giải trình.

… phút/ văn bản

Căn cứ Điều 9 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

- Xem xét tính đầy đủ của nội dung tiếp thu, giải trình so với nội dung đã góp ý kiến của cơ quan KSTTHC

… phút/ văn bản

Căn cứ Điều 9 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP

- Xem xét về thời gian gửi lấy ý kiến về TTHC theo đúng quy định tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP.

… phút/ văn bản

Căn cứ khoản 1, Điều 9 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP

1.4. Ghi nhận kết quả kiểm tra

Tại vụ, cục/ sở, ngành

Lập phiếu ghi nhận kết quả kiểm tra

… phút

Chuyên viên kiểm tra lập phiếu

2. Kiểm tra thực hiện thẩm định quy định về thủ tục hành chính trong dự án, dự thảo VBQPPL

2.1. Chuẩn bị kiểm tra

Lựa chọn một số văn bản QPPL có quy định về TTHC của bộ/ UBND cấp tỉnh đã ban hành để tiến hành kiểm tra (Căn cứ trên danh mục VBQPPL đã được cung cấp tại Mục 1.1 và lựa chọn tối đa 10 văn bản)

Trước khi đi kiểm tra

Chuyên viên phụ trách lĩnh vực

2.2. Yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc kiểm tra

Tại Vụ Pháp chế/ Sở Tư pháp

Yêu cầu cung cấp hồ sơ công việc liên quan đến việc thẩm định văn bản QPPL của các văn bản được chọn tại Mục 2.1.

… phút

Thực hiện việc nhận xét về nội dung phối hợp trong thực hiện kiểm tra

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

2.3. Tiến hành kiểm tra việc thực hiện

Tại Vụ Pháp chế/ Sở Tư pháp

Xem xét tính đầy đủ của những nội dung cần kiểm tra trong hồ sơ lưu:

+ Bản đánh giá tác động của cơ quan gửi thẩm định

+ Báo cáo giải trình, tiếp thu của cơ quan gửi thẩm định

+ Ý kiến góp ý của cơ quan, đơn vị KSTTHC

+ Văn bản thẩm định.

… phút/ văn bản

Căn cứ Điều 11 Nghị định số 63/2010/NĐ- CP.

Lưu ý: Cho phép được bổ sung hồ sơ nếu thiếu trong thời gian 15 phút kể từ khi phát hiện thiếu sót.

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

Xem xét xác định việc đúng quy định về trình tự thực hiện gửi thẩm định bằng cách so sánh thời gian thẩm định và thời gian góp ý kiến của đơn vị KSTTHC.

… phút/ văn bản

Căn cứ khoản 1, Điều 9 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP

Xem xét đã có phần kết quả thẩm định về thủ tục hành chính quy định tại dự thảo VBQPPL trong văn bản (báo cáo) thẩm định của cơ quan thẩm định.

… phút/ văn bản

Căn cứ khoản 1, Điều 11 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP

2.4. Ghi nhận kết quả kiểm tra

Tại Vụ Pháp chế/ Sở Tư pháp

Lập phiếu ghi nhận kết quả kiểm tra

… phút

Chuyên viên kiểm tra lập phiếu.

Nội dung kiểm tra

Đơn vị được kiểm tra

Chi tiết cách thức tiến hành

Thời lượng thực hiện

Nhận xét/căn cứ

Phân công thực hiện

1. Kiểm tra thực hiện công bố thủ tục hành chính

1.1. Chuẩn bị kiểm tra

Đề nghị các đơn vị cung cấp danh mục văn bản quy phạm pháp luật của bộ/UBND tỉnh đã ban hành (từ 15/3/2011)

Trước khi đi kiểm tra

- Chuyên viên phụ trách lĩnh vực/đơn vị.

- Phối hợp với cán bộ đầu mối

Lập danh mục văn bản QPPL có  quy định về TTHC của Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh đã ban hành thuộc phạm vi giải quyết của các vụ, cục, sở, ngành (từ 15/3/2011)

Trước khi đi kiểm tra

Nếu chưa có văn bản QPPL được ban hành thì phải nghiên cứu, điều chỉnh chương trình kiểm tra cho phù hợp.

- Chuyên viên phụ trách lĩnh vực/đơn vị

- Đoàn Kiểm tra gửi cho đơn vị được kiểm tra

- Lựa chọn một số lĩnh vực để kiểm tra.

- Lựa chọn điểm, tối đa 03 văn bản/lĩnh vực để tiến hành nghiên cứu.

- Lựa chọn điểm một số TTHC để tiến hành nghiên cứu (03 thủ tục được thực hiện tại mỗi đơn vị kiểm tra)

Trước khi đi kiểm tra

- Lập danh mục TTHC được quy định trong văn bản theo từng tính chất: ban hành mới; sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế; hủy bỏ, bãi bỏ.

- Nghiên cứu các quy định về TTHC được quy định trong văn bản đối với các TTHC đã chọn điểm (các bộ phận cấu thành của TTHC được quy định trong văn bản; ghi chú những nội dung được sửa đổi, bổ sung)

Chuyên viên phụ trách lĩnh vực lựa chọn, điền và gửi cho Đoàn kiểm tra.

1.2. Yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu để tiến hành kiểm tra

Tại vụ, cục/ sở, ngành

Yêu cầu cung cấp hồ sơ các Quyết định công bố TTHC (của các văn bản đã lựa chọn tại Mục 1.1) do vụ, cục /sở, ngành chủ trì dự thảo.

… phút

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

1.3. Tiến hành kiểm tra thực hiện công bố TTHC

Tại vụ, cục/ sở, ngành

Xác định tính đầy đủ của các Quyết định công bố so với số lượng văn bản QPPL

… phút

Căn cứ quy định tại Điều 13 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP.

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

Xem xét thời gian ban hành các Quyết định công bố

… phút

Căn cứ quy định tại Điều 15 Nghị địnhsố 63/2010/NĐ-CP

Xem xét việc tuân thủ trong xây dựng và ban hành Quyết định công bố TTHC theo quy định.

… phút

Căn cứ quy định tại Điều 15 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP, hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ và Quy chế của UBND cấp tỉnh.

1.4. Ghi nhận kết quả kiểm tra

Tại vụ, cục/sở, ngành

Lập phiếu ghi nhận kết quả kiểm tra

… phút

Chuyên viên kiểm tra lập phiếu

2. Kiểm tra thực hiện công khai thủ tục hành chính

2.1. Chuẩn bị kiểm tra

- Tương tự như bước chuẩn bị tại mục 1.1

- Ngoài ra, lựa chọn tối đa 03 hồ sơ TTHC thực hiện tại đơn vị.

Trước khi đi kiểm tra

- Chuyên viên phụ trách  lĩnh vực/đơn vị.

- Phối hợp với cán bộ đầu mối

2.2. Tiến hành kiểm tra việc thực hiện

Tại vụ, cục/ sở, ngành, UBND cấp huyện, xã

- Xem xét việc niêm yết công khai TTHC tại trụ sở cơ quan (hình thức công khai bắt buộc)

… phút

- Căn cứ Điều 17 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP

- Yêu cầu: Dễ dàng cho cá nhân, tổ chức tiếp cận.

+ Các hình thức công khai coi như đạt yêu cầu: Đóng quyển để trên bàn, dán trên bảng, chạy chữ trên màn hình điện tử, có máy tính để tra cứu;

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

+ Vị trí ngồi đọc/nhìn/ xem thuận tiện;

+ Cá nhân, tổ chức không phải đề nghị cán bộ, công chức cho xem bộ TTHC đã công khai.

Tại vụ, cục/sở,ngành, UBND cấp huyện, xã

- Xem xét tính đầy đủ của số lượng TTHC được công khai so với số lượng TTHC đã được công bố

… phút

Căn cứ Điều 23, 24 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP.

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

Tại vụ, cục/sở,ngành, UBND cấp huyện, xã

Lựa chọn điểm và xem xét tính chính xác và đầy đủ của những nội dung công khai so với quyết định công bố.

- Tập trung kiểm tra kỹ quy định về trình tự thực hiện, hồ sơ, thời gian giải quyết, yêu cầu, điều kiện, mẫu đơn, tờ khai.

- Trường hợp công khai TTHC không có trong các Quyết định công bố thì cần kiểm tra xem có phải là trường hợp tự đặt ra TTHC.

… phút

Căn cứ Điều 23, 24 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP.

2.3. Ghi nhận kết quả kiểm tra

Tại vụ, cục/sở,ngành, UBND cấp huyện, xã

Lập phiếu ghi nhận kết quả kiểm tra

… phút

Chuyên viên kiểm tra lập phiếu.

Nội dung kiểm tra

Đơn vi được kiểm tra

Chi tiết cách thức tiến hành

Thời lượng thực hiện

Nhận xét/căn cứ

Phân công thực hiện

2.1. Công tác chuẩn bị:

Chọn 03 thủ tục hành chính được thực hiện nhiều, có phạm vi ảnh hưởng lớn; nghiên cứu kỹ nội dung từng thủ tục được công bố, công khai trên CSDLQG

Trước khi đi kiểm tra

Chuyên viên phụ trách lĩnh vực/ đơn vị

2.2. Kiểm tra hồ sơ giải quyết công việc:

Đơn vị trực tiếp giải quyết TTHC (vụ, cục, sở, ngành, UBND cấp huyện, xã)

+ Yêu cầu cơ quan trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính cung cấp 03 bộ hồ sơ đang giải quyết hoặc đã giải quyết xong;

+ So sánh thành phần hồ sơ thực tế và nội dung đã được công bố trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và nội dung được niêm yết công khai (đặc biệt lưu ý các yêu cầu công chứng, chứng thực và  xác nhận đối với các thành phần hồ sơ phải nộp);

+ Kiểm tra thời hạn giải quyết thủ tục hành chính (lưu ý thời hạn trên giấy hẹn trả kết quả, thời điểm tiếp nhận hồ sơ để xác định hồ sơ giải quyết có đúng thời hạn hay không có bị chậm không);

+ Sao chụp hồ sơ nếu thấy cần thiết.

….. phút

Điều 18 Nghị định số 63

+ Có yêu cầu thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định không; có yêu cầu đặc tính của thành phần hồ sơ khác so với quy định không

+ Có giấy hẹn trả kết quả không; thời hạn trả kết quả có đúng theo quy định không; giải quyết có chậm so với thời hạn ghi trên giấy hẹn không

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

2.3. Quan sát việc hướng dẫn, giải quyết thủ tục hành chính trên thực tế;

Như trên

- Thái độ của cán bộ, công chức giải quyết TTHC có vui vẻ, niềm nở, ân cần không

… phút

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

2.4. Phỏng vấn người dân hoặc doanh nghiệp đến thực hiện thủ tục hành chính

Như trên

Về việc giải quyết thủ tục của cán bộ, công chức và nội dung của thủ tục hành chính (nếu cần).

… phút

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC

2.5. Ghi nhận kết quả kiểm tra

Như trên

Lập phiếu ghi nhận kết quả kiểm tra

… phút

Chuyên viên kiểm tra lập phiếu.

Nội dung kiểm tra

Đơn vị được kiểm tra

Chi tiết cách thức tiến hành

Thời gian thực hiện

Nhận xét/căn cứ

Phận công thực hiện

2.1. Chuẩn bị kiểm tra

Thống kê các phản ánh kiến nghị Văn phòng Bộ, ngành/ UBND tỉnh đã chuyển để xử lý, thời hạn xử lý và báo cáo

Trước khi đi kiểm tra

Chuyên viên phụ trách lĩnh vực/ đơn vị

2.2 Kiểm tra công tác xử lý phản ánh, kiến nghị, công khai kết quả xử lý PAKN và công khai các thông tin của cơ quan hành chính các cấp

Vụ, cục/ sở, ngành, UBND cấp huyện, xã

Kiểm tra trực tiếp tại cơ quan hành chính các cấp với các nội dung sau:

- Kiểm tra việc công khai:

+ Địa chỉ cơ quan;

+ Địa chỉ thư tín;

+ Số điện thoại chuyên dùng;

+ Địa chỉ website, địa chỉ email; Của cơ quan tiếp nhận phản ánh, kiến nghị tại trụ sở cơ quan hành chính các cấp.

- Kiểm tra việc xử lý phản ánh, kiến nghị cấp chuyển để xử lý theo thẩm quyền:

+ Tổng số phản ánh kiến nghị được chuyển để xử lý theo thẩm quyền;

+ Số phản ánh, kiến nghị đã xử lý;

+ Số còn tồn tại, nguyên nhân.

… phút

Điều 14, Điều 19 Nghị định 20/2008/NĐ-CP

Lãnh đạo Văn phòng, Phòng KSTTHC