Kính gửi: Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Quyết định số 12/2004/QĐ-BTC ngày 09 tháng 01 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu Hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước, Bộ Tài chính hướng dẫn việc mua, quản lý, sử dụng hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước như sau:

1. Các cơ quan có chức năng khi bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và tài sản xác lập quyền sở hữu nhà nước (bao gồm cả Trung tâm dịch vụ bán đấu giá cấp tỉnh) được sử dụng Hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước do Bộ Tài chính phát hành; Hoá đơn sử dụng loại 3 liên, mẫu số 01/TSSQ-3L.04 ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐ-BTC ngày 09 tháng 01 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là cơ quan đăng ký mua hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước tại Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) và chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng hoá đơn tại địa phương mình. Cơ quan có chức năng bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và tài sản xác lập quyền sở hữu nhà nước ở địa phương nào thì đăng ký, mua hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước tại Sở Tài chính địa phương đó.

Người thay mặt cơ quan, đơn vị mua hoá đơn bán tài sản sung quỹ nhà nước phải xuất trình các giấy tờ sau:

- Giấy uỷ quyền của thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc mua hoá đơn;

- Giấy chứng minh thư nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân có ảnh;

- Báo cáo về tình hình quản lý, sử dụng hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước đã mua kỳ trước theo mẫu 04/BC/TSSQ đính kèm Công văn này.

Trong trường hợp cơ quan bán đấu giá là các Trung tâm dịch vụ bán đấu giá, khi mua hoá đơn phải ghi hoặc đóng dấu tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của từng số hoá đơn tại cơ quan nơi cung cấp hoá đơn.

3. Hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước lập cho người mua tài sản phải phản ánh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu quy định, sau đó gạch chéo phần bỏ trống từ trái qua phải, phải đặt giấy than để viết hoặc đánh máy một lần in sang các liên có nội dung như nhau, có đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm trên hoá đơn và dấu của cơ quan bán tài sản; số liệu, chữ viết, đánh máy trên hoá đơn phải rõ ràng, trung thực, chính xác, không bị sửa chữa, tẩy xoá. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hoá đơn thì gạch chéo (x) ghi rõ huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số hoá đơn huỷ bỏ tại quyển hoá đơn. những trường hợp hoá đơn đã xé rời khỏi quyển, sau đó phát hiện sai phải huỷ bỏ thì cơ quan, đơn vị ghi hoá đơn phải tiến hành lập biên bản có chữ ký xác nhận của bên mua hàng, bên bán hàng (nếu là tổ chức thì phải có chữ ký của đại diện theo pháp luật của tổ chức đó và đóng dấu); bên mua hàng, bên bán hàng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số hoá đơn huỷ bỏ.

4. Hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước chưa sử dụng hoặc đã sử dụng phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định của Nhà nước; không để mất mát, hư hỏng. Cơ quan, đơn vị sử dụng hoá đơn phải xuất trình hoá đơn đang dùng hoặc đang lưu cho cơ quan tài chính và cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, kiểm tra tại chỗ khi cần thiết. Trong trường hợp cơ quan tài chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần thu giữ hoá đơn để phục vụ cho công tác kiểm tra, xác minh... thì phải lập biên bản có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, cơ quan kiểm tra, xác minh và các bộ phận có liên quan của các bên.

Trong trường hợp để mất hoá đơn, cơ quan, đơn vị đang trực tiếp quản lý, sử dụng phải có trách nhiệm lập biên bản mất hoá đơn và báo cáo ngay với cơ quan tài chính nơ cơ quan, đơn vị đăng mua hoá đơn sử dụng, đồng gửi cơ quan công an, quản lý thị trường, cơ quan thuế quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh để có biện pháp xử lý (theo mẫu số 02/BC/TSSQ kèm theo Công văn này). Sau Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương lập thông báo gấp việc mất hoá đơn (theo mẫu 03/TB/TSSQ kèm theo Công văn này) gửi Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản, Tổng cục Thuế), Sở Tài chính các địa phương khác, cơ quan thuế, cơ quan quản lý thị trường cấp tỉnh... để thông báo số hoá đơn bị mất là không còn giá trị sử dụng, và phối hợp trong việc kiểm tra, kiểm soát ngăn chặn việc sử dụng số hoá đơn đã bị mất.

5. Các cơ quan có chức năng bán tài sản sung quỹ nhà nước khi nhận hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước phải mở sổ theo dõi số lượng số quyển, seri của từng hoá đơn đã nhận; quản lý việc sử dụng và lập hoá đơn khi bán tài sản sung quỹ nhà nước theo đúng hướng dẫn tại Công văn này. Khi bán hoá đơn cho các cơ quan, đơn vị sử dụng hoá đơn, cơ quan tài chính phải mở Sổ theo dõi hoá đơn đã bán cho từng cơ quan, đơn vị (theo mẫu 01/TD/TSSQ kèm theo Công văn này).

6. Hàng quý, chậm nhất vào ngày 10 của tháng đầu quý sau, cơ quan, đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn phải lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của quý trước gửi cơ quan tài chính trực tiếp quản lý. Định kỳ sau tháng, một năm, Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổng hợp báo cáo quyết toán sử dụng hoá đơn tại địa phương báo cáo Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) theo mẫu 04/BC/TSSQ (đính kèm Công văn này).

7. Cách lập hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước; sử dụng sổ theo dõi hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước; chế độ báo cáo, kiểm tra quyết toán hoá đơn theo Phụ lục đính kèm Công văn này.

8. Các tổ chức, cá nhân vi phạm việc quản lý, sử dụng hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý hành chính hoặc có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại các Điều 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 Nghị định số 89/200/NĐ-CP ngày 07 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn.

9. Giám đốc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được ra quyết định đình chỉ việc sử dụng hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước đối với các cơ quan đơn vị sử dụng hoá đơn thuộc phạm vi địa phương có hành vi vi phạm quy định về quản lý hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và báo cáo về Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản).

Hướng dẫn việc mua, quản lý, sử dụng Hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước tại Công văn này thay thế cho Công văn số 53/TC/QLCS ngày 16 tháng 3 năm 2000 của Bộ Tài chính và có hiệu lực thi hành từ ngày 25 tháng 02 năm 2004. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) để xem xét, giải quyết.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN TỊCH THU, SUNG QUỸ NHÀ NƯỚC; SỬ DỤNG SỔ THEO DÕI BÁN HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN TỊCH THU, SUNG QUỸ NHÀ NƯỚC; CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, KIỂM TRA QUYẾT TOÁN HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN TỊCH THU, SUNG QUỸ NHÀ NƯỚC.
(Đính kèm Công văn số 1597/TC-QLCS ngày 19 tháng 02 năm 2004 của Bộ Tài chính)

1. Lập hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước

a. Các cơ quan, đơn vị có chức năng tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước phải sử dụng Hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước (mẫu 01/TSSQ-3L.04) khi bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước. Hoá đơn này được lập làm 3 liên: liên số 01 lưu cuống hoá đơn, liên số 02 giao cho người mua tài sản và liên số 03 dùng cho kế toán thanh toán.

b. Khi lập hoá đơn ghi đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

- Các nội dung thông thường:

+ Đơn vị bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước. Ghi tên cơ quan, đơn vị bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước;

+ Địa chỉ, điện thoại: Ghi địa chỉ, điện thoại của cơ quan, đơn vị bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước;

+ Số tài Khoản: Ghi số tài Khoản tạm giữ của cơ quan tài chính;

+ Bán theo quyết định (hoặc văn bản) số........ ngày..... tháng...... năm........ của............: Ghi số, ngày, tháng, năm của quyết định bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước của cấp có thẩm quyền ra quyết định. Đối với những tài sản khi bán không có quyết định thì ghi ngày, tháng, năm của biên bản bán đấu giá tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước của cơ quan bán; Dòng về việc: Ghi nội dung của quyết định (hoặc văn bản) là bán đấu giá hoặc bán theo các hình thức khác;

+ Họ, tên người mua tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước: Ghi rõ họ, tên người mua được tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước;

+ Đơn vị: Ghi đơn vị của người mua được tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước (trừ trường hợp người mua với tư cách thể nhân);

+ Địa chỉ, số tài Khoản: Ghi địa chỉ đơn vị của người mua được tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và số tài Khoản của đơn vị đó (Trường hợp thể nhân mua thì chỉ ghi địa chỉ của người mua được tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước);

+ Hình thức thanh toán: Ghi hình thức thanh toán bằng tiền mặt, chuyển Khoản, séc...;

+ Địa Điểm vận chuyển hàng đến và thời gian vận chuyển: Ghi địa Điểm người mua sẽ chuyển hàng đến và thời gian thực hiện việc vận chuyển hàng. Tuỳ theo quãng đường, thời gian vận chuyển, cơ quan bán hàng tịch thu ấn định thời gian vận chuyển sao cho sát thực tế. Việc ghi địa Điểm và thời gian vận chuyển chỉ áp dụng đối với tài sản là hàng hoá nhập khẩu bị tịch thu.

- Các cột:

+ Cột 1. Số thứ tự: Ghi thứ tự của từng loại tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước;

+ Cột 2. Tên tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước: ghi tên của từng loại tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước;

+ Cột 3 - Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính theo quy định của nhà nước;

+ Cột 4 - Số lượng: ghi số lượng hoặc trọng lượng từng loại tài sản theo đơn vị tính ghi ở cột 3;

+ Cột 5. Đơn giá: Ghi đơn giá bán của từng loại tài sản bằng Đồng Việt Nam;

+ Cột 6. Thành tiền: Bằng cột 4 nhân với (x) cột 5 (Đồng Việt Nam);

Sau khi ghi đủ các nội dung trên, gạch chéo phần bỏ trống từ trái qua phải. Ghi tổng số tiền cộng được ở cột 6 bằng số vào dòng “Cộng tiền bán tài sản” và bằng chữ vào dòng “Số tiền viết bằng chữ”.

- Phần gia hạn thời gian vận chuyển (chỉ ghi nội dung này đối với tài sản là hàng hoá nhập khẩu bị tịch thu):

+ Theo hướng dẫn tại Điểm 7 Mục B Phần II Thông tư liên tịch số 94/2003/TTLT-BTC-BTM-BCA ngày 8 tháng 10 năm 2003 của Bộ Tài chính, Bộ Thương mại, Bộ Công an về Hướng dẫn chế độ sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá lưu thông trên thị trường, việc gia hạn thời gian vận chuyển chỉ được thực hiện có các lý do bất khả kháng.

+ Lý do gia hạn: Ghi rõ lý do bất khả kháng cần gia hạn thời gian vận chuyển. Phần này được ghi bởi cơ quan bán hàng tịch thu trong trường hợp hàng chưa vận chuyển khỏi địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) nơi bán hàng tịch thu; cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý thị trường nơi gần nhất trong trường hợp đã vận chuyển ra khỏi địa phương (tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương) nơi bán hàng tịch thu;

+ Thời gian gia hạn vận chuyển: Ghi ngày, tháng, năm bắt đầu gia hạn đến ngày, tháng, năm kết thúc gia hạn.

c. Khi viết hoá đơn phải đặt giấy than để viết hoặc đánh máy một lần in sang các liên có nội dung như nhau.

2. Cách sử dụng sổ theo dõi bán hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước (Mẫu số 01/TD/TSSQ).

a. Sổ theo dõi bán hoá đơn tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước được dùng cho các cơ quan quản lý hoá đơn tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước là Cục Quản lý công sản và Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cục Quản lý công sản theo dõi tình hình bán hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước cho các Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương mở sổ theo dõi tình hình bán hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước cho các cơ quan, đơn vị sử dụng hoá đơn trên địa bàn (bao gồm cả cơ quan quản lý tài chính cấp huyện).

b. Sở Tài chính mua sổ theo dõi hoá đơn tại Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản).

c. Cách ghi:

+ Mỗi cơ quan, đơn vị mua hoá đơn ghi vào một tờ của sổ. Ghi rõ tên cơ quan mua hoá đơn, địa chỉ, số điện thoại, số tài Khoản tạm giữ của cơ quan mua hoá đơn tại Kho bạc Nhà nước theo nội dung yêu cầu;

+ Cột ngày, tháng, năm: Ghi ngày, tháng, năm đơn vị mua hoá đơn;

+ Cột số lượng quyển: Ghi số quyển đơn vị mua;

+ Cột từ quyển số, đến quyển số: Ghi từ quyển số đầu đến quyển số cuối trong số lượng quyển hoá đơn đơn vị mua;

+ Cột từ seri đến seri: Ghi từ số seri hoá đơn đầu tiên của quyển đầu đến số seri hoá đơn cuối cùng của quyển cuối theo từng lần mua hoá đơn của đơn vị;

+ Cột người bán ký, ghi rõ họ, tên; người mua ký, ghi rõ họ, tên: Ghi họ, tên người bán, người mua và phải có chữ ký.

3. Chế độ báo cáo, kiểm tra quyết toán hoá đơn bán tài sản tịch thu sung quỹ nhà nước:

a. Sở Tài chính thực hiện quyết toán hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước theo quý và thực hiện chế độ kiểm tra việc quản lý, sử dụng hoá đơn của các đơn vị sử dụng hoá đơn bán tài sản tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước trên địa bàn và tổng hợp báo cáo định kỳ 6 tháng, 1 năm với Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản). Thời gian gửi báo cáo về Bộ Tài chính đối với báo cáo 6 tháng là trước ngày 15 tháng 7 và đối với báo cáo 1 năm là trước ngày 15 tháng 1 của năm sau. Các đơn vị sử dụng hoá đơn có trách nhiệm báo cáo hàng quý với Sở Tài chính về tình hình sử dụng hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước theo mẫu số 04/BC/TSSQ- Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước (Đính kèm Công văn này).

b. Cục Quản lý công sản thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc quản lý, sử dụng hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước trong phạm vi cả nước.

c. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước (mẫu số 04/BC/TSSQ): Các cơ quan, đơn vị có chức năng bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước lập báo cáo gửi cơ quan tài chính nơi mua hoá đơn; Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương lập báo cáo gửi Cục Quản lý công sản.

d. Cách ghi:

+ Cột số lượng hoá đơn tồn đầu kỳ: Ghi số lượng hoá đơn đã mua còn tồn của kỳ trước;

+ Cột số lượng hoá đơn phát sinh tăng trong kỳ: Ghi số hoá đơn tăng do mua thêm;

+ Cột số lượng hoá đơn phát sinh giảm trong kỳ: Ghi số lượng hoá đơn đã sử dụng, số lượng mất, số lượng bị hỏng; cột cộng bằng cột 4 cộng (+) cột 5 cộng (+) cột 6

+ Cột số lượng hoá đơn tồn cuối kỳ: Bằng cột 2 cộng (+) cột 3 trừ đi (-) cột 7;

+ Ghi chú: Phần ghi chú dùng để ghi số hoá đơn mất, số bị hỏng từ seri nào đến seri nào.

Ví dụ:

- Số mất                         AA/04-QLCS

                           Số 00013; Số 00049

- Số bị hỏng        AA/04-QLCS

                           Số 00058; Số 00067

Trong trường hợp hoá đơn mất, hư hỏng nhiều, thì lập bảng kê chi Tiết kèm theo (có đóng dấu của cơ quan, đơn vị báo cáo).

Mẫu số 01/TD/TSSQ

SỔ THEO DÕI BÁN HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN TỊCH THU, SUNG QUỸ NHÀ NƯỚC

Tên cơ quan, đơn vị mua hoá đơn:..................................................................

Địa chỉ:............................................................ Số điện thoại:.........................

Số tài Khoản:.................................................. tại Kho bạc Nhà nước ..............

Mẫu số 02/TD/TSSQ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

.................., ngày..... tháng...... năm..........

BÁO CÁO VIỆC MẤT HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN TỊCH THU, SUNG QUỸ NHÀ NƯỚC

Kính gửi: (Nơi gửi theo ghi chú ở phần dưới)

Tên cơ quan:....................................................................................................................

Địa chỉ:..................................................... Điện thoại:....................................................

Hồi: .......................... giờ.......................... ngày..... tháng..... năm .........., cơ quan đã bị mất hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước như sau:

Lý do mất:........................................................................................................................

Nay báo cáo với: ..............................................................................................................

Để phối hợp truy tìm và thông báo số hoá đơn trên không còn giá trị sử dụng nhằm ngăn chặn việc lợi dụng hoá đơn.

Ghi chú:

- Gửi cơ quan tài chính nơi cơ quan, đơn vị đăng ký mua hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước;

- Gửi cơ quan công an, Quản lý thị trường, cơ quan thuế.

Mẫu số 03/TB/TSSQ

.................., ngày..... tháng...... năm..........

THÔNG BÁO VIỆC MẤT HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN TỊCH THU, SUNG QUỸ NHÀ NƯỚC

Theo báo cáo mất hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước của............................

Hồi: .......................... giờ.......................... ngày..... tháng..... năm .........., đã bị mất hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước như sau:

Nay, thông báo để các cơ quan, đơn vị biết số hoá đơn trên không có giá trị sử dụng. Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nếu phát hiện được người sử dụng thì thu hồi hoặc giữ lại báo ngay cho cơ quan tài chính để xử lý.

Mẫu số 04/BC/TSSQ

BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN TỊCH THU, SUNG QUỸ NHÀ NƯỚC

Tên cơ quan:....................................................................................................................

Địa chỉ:..................................................... Điện thoại:....................................................

Hồi: .......................... giờ.......................... ngày..... tháng..... năm .........., cơ quan đã bị mất hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước như sau:

Bảng báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trên đây là đúng sự thật, nếu có gì sai trái, đơn vị chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật.