Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW

Thi hành công văn số 3090 TC/TCT ngày 01/4/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, đây là một chủ trương nhằm khuyến khích, đẩy mạnh sử dụng hóa đơn tự in; Để triển khai chủ trương này có kết quả, Tổng cục Thuế hướng dẫn Cục Thuế các tỉnh, thành phố thực hiện một số việc sau:

I/ TỔ CHỨC THỰC HIỆN.

Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW có kế hoạch phổ biến tuyên truyền hướng dẫn các tổ chức, cá nhân nắm vững các quy định để thực hiện tự in hóa đơn ở địa phương. Cục Thuế (Phòng quản lý ấn chỉ) bố trí lực lượng, phương tiện làm việc để triển khai việc đăng ký sử dụng hóa đơn tự in của tổ chức, cá nhân; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân đăng ký kịp thời, không được gây phiền hà, ách tắc. Phòng Hành chính tiếp nhận hồ sơ, vào sổ để theo dõi công văn đến, trả lời theo đúng thủ tục hành chính.

Thực hiện thông báo công khai danh sách các nhà in hóa đơn để tổ chức, cá nhân lựa chọn nhà in phù hợp, theo danh sách Tổng cục Thuế đã chỉ định.

II/ ĐĂNG KÝ MẪU HÓA ĐƠN VÀ NƠI IN HÓA ĐƠN.

1- Đăng ký mẫu hóa đơn.

1.1- Tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn cần có các giấy tờ sau:

- Công văn gửi Cục Thuế đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, công văn phải có các nội dung sau: Tên tổ chức, cá nhân, địa chỉ; tên của cán bộ liên hệ khi cần thiết (địa chỉ, điện thoại); ngành nghề kinh doanh, số lượng mẫu hóa đơn, số liên của hóa đơn (theo mẫu đính kèm).

- Mẫu hóa đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế có các chỉ tiêu như: Ký hiệu, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng; tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số:.....ngày... tháng... năm... của Cục Thuế và tên nhà in được chỉ định in hóa đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hóa đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hóa đơn song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau. Hóa đơn phải có ít nhất 02 liên: Liên 1 lưu ở cuống quyển hóa đơn, liên 2 giao cho người mua hàng.

- Các bản sao giấy phép không phải công chứng:

- Giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Chứng minh thư nhân dân của người đứng đầu tổ chức, cá nhân kinh doanh.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

- Giấy đăng ký kinh doanh nghề đặc biệt (nếu có).

- Sơ đồ địa điểm kinh doanh: Tổ chức, cá nhân tự vẽ sơ đồ vị trí số nhà, đường phố, xã (phường, thị trấn) nơi kinh doanh và các đường phố liên quan để tiện việc theo dõi quản lý.

Các lần in tiếp theo, tổ chức, cá nhân đăng ký với Cục Thuế theo từng lần in hóa đơn bao gồm: ký hiệu, số lượng hóa đơn, từ số... đến số... Ký hiệu và số lượng hóa đơn của lần in tiếp sau phải in tiếp tục ký hiệu và số hóa đơn cuối cùng của lần in trước.

1.2- Nơi in hóa đơn.

Tổ chức, cá nhân tự chọn nhà in cho phù hợp theo danh sách do cơ quan thuế cung cấp, để thuận tiện cho việc quản lý của cơ quan thuế.

2- Đăng ký sử dụng hóa đơn.

Sau khi văn bản chấp thuận của Cục Thuế theo từng lần in, tổ chức, cá nhân thực hiện in theo đúng mẫu được duyệt; khi in xong đưa vào sử dụng phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn với Cục Thuế. Khi đăng ký sử dụng hóa đơn phải kèm theo hợp đồng in, bản thanh lý hợp đồng, số lượng hóa đơn gồm các ký hiệu, từ số... đến số...

Đối với Tổng công ty có nhiều đơn vị trực thuộc thì Công ty mẹ đăng ký sử dụng hóa đơn theo mẫu thống nhất cho các đơn vị thành viên, đơn vị phụ thuộc. Cục Thuế nơi có trụ sở chính của Tổng công ty thực hiện duyệt mẫu và thông báo mẫu cho Cục Thuế các tỉnh, thành phố để theo dõi, quản lý đăng ký sử dụng hóa đơn của các đơn vị thành viên, đơn vị phụ thuộc.

Trước khi sử dụng hóa đơn, tổ chức, cá nhân tự in hóa đơn phải thông báo công khai mẫu hóa đơn, thời gian đưa mẫu hóa đơn ra sử dụng với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hóa đơn và dán mẫu hóa đơn tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch.

Tổ chức, cá nhân chỉ được in hóa đơn khi có văn bản chấp thuận của Cục Thuế và thực hiện việc báo cáo sử dụng hóa đơn hàng quý, thanh quyết toán số hóa đơn sử dụng hàng năm theo quy định.

III/ QUẢN LÝ HÓA ĐƠN TỰ IN:

1/ Duyệt mẫu hóa đơn tự in.

Trước khi duyệt mẫu hóa đơn tự in và chấp thuận bằng văn bản (theo mẫu đính kèm), Cục Thuế kiểm tra sự tồn tại thực tế của tổ chức, cá nhân như: địa điểm kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Khi duyệt mẫu hóa đơn Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW phải căn cứ theo các quy định của Luật thuế, Chế độ quản lý, sử dụng hóa đơn ban hành kèm theo Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC, ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2/ Quản lý các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn tự in.

Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW (Phòng quản lý ấn chỉ) bố trí cán bộ theo dõi quản lý, thực hiện báo cáo, lưu giữ hồ sơ, mở sổ sách theo dõi theo quy định của Chế độ quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng ban hành kèm theo Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC, ngày 16/7/1998 và quy định tại công văn số 3090 TC/TCT ngày 01/4/2002 của Bộ Tài chính, cụ thể như sau:

- Tổ chức lưu giữ hồ sơ: Hồ sơ của các tổ chức, cá nhân đăng ký tự in hóa đơn phải được lưu giữ theo từng đơn vị và mỗi đơn vị được lưu hành 2 nội dung: công văn được duyệt và mẫu hóa đơn đã đăng ký sử dụng.

- Sổ theo dõi các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn tự in gồm:

+ Sổ theo dõi Tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn tự in ST-25.

+ Sổ theo dõi các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn tự in ST 26/HĐ.

+ Sổ theo dõi đăng ký sử dụng hóa đơn tự in ST 27/HĐ.

Lập và gửi báo cáo danh sách các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn tự in - BC 28/HĐ.

Việc theo dõi, quản lý tổ chức, cá nhân tự in hóa đơn phải mở sổ, lập báo cáo thực hiện bằng máy vi tính.

- Tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng hóa đơn tự in của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ theo quy định hiện hành.

Cục Thuế thực hiện huỷ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng hóa đơn tự in khi phát hiện tổ chức, cá nhân không thông báo phát hành mẫu hoá đơn, không đăng ký sử dụng hóa đơn, in sai mẫu, in trùng số, trùng ký hiệu, vi phạm chế độ quản lý, sử dụng hóa đơn. Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW phải báo cáo Tổng cục Thuế khi có tổ chức, cá nhân vi phạm bị xử lý đình chỉ sử dụng hóa đơn tự in.

3/ Quản lý các Nhà in hóa đơn.

Căn cứ danh sách các nhà in đã được Tổng cục Thuế chỉ định (đính kèm công văn số 3090 TC/TCT ngày 01/4/2002 của Bộ Tài chính); Căn cứ nhu cầu cần bổ sung thêm nhà in, nếu nhà in nào có nhu cầu thì Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW phải xem xét năng lực thực tế của nhà in để hướng dẫn nhà in có công văn đề nghị Tổng cục Thuế chấp nhận. Thủ tục đăng ký với Tổng cục Thuế để được chỉ định in hóa đơn gồm có:

- Công văn đề nghị, cam kết việc tổ chức in hóa đơn.

- Thống kê thiết bị và năng lực in hiện có.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao).

- Giấy phép đăng ký kinh doanh ngành in (bản sao).

Hướng dẫn nhà in phối hợp quản lý, mở sổ theo dõi, quản lý hóa đơn theo chế độ quản lý hóa đơn bán hàng của Bộ Tài chính. Khi nhận in hóa đơn phải có hợp đồng chi tiết số lượng in, ký hiệu, số hóa đơn; sau khi in phải thanh lý hợp đồng in, thực hiện huỷ bản kẽm, huỷ những sản phẩm in thừa, in hỏng, lập biên bản lưu giữ tại đơn vị đặt in và đơn vị in hóa đơn. Trường hợp hóa đơn in số lượng ít muốn lưu giữ bản kẽm hoặc phim để in cho các lần sau thì phải niêm phong lưu giữ tại nhà in.

Yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW chấp hành đầy đủ quy định, tạo mọi điều kiện đăng ký thuận lợi cho tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn tự in; phối hợp chặt chẽ để thực hiện quản lý tốt hóa đơn trên địa bàn địa phương, góp phần chống thất thu cho ngân sách Nhà nước.

Kính gửi: Cục Thuế............................

Tên tổ chức, cá nhân xin tự in hóa đơn...............................................................................

Mã số thuế....................................................Số điện thoại..................................................

Ngành nghề kinh doanh......................................................................................................

Địa chỉ giao dịch..................................................................................................................

Họ và tên người liên hệ……………………….Điện thoại:......................địa chỉ:...................

Đơn vị chúng tôi đã nghiên cứu đầy đủ, nghiêm túc Chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng ban hành kèm theo Quyết định số ngày.....tháng........năm 199... của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đơn vị Chúng tôi nhận thấy đã đáp ứng được đầy đủ các điều kiện tự in hóa đơn để sử dụng theo quy định của chế độ quản lý hóa đơn bán hàng. Chúng tôi đề nghị Cục Thuế chấp thuận cho chúng tôi tự in....... loại hóa đơn (nêu cụ thể từng loại, mỗi loại có mấy liên, chức năng sử dụng của từng liên.......). Số hóa đơn này xin được sử dụng tại các địa phương.............................................

Nếu được Cục thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn tự in, đơn vị chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ Chế độ Quản lý hóa đơn bán hàng do Bộ Tài chính quy định. Nếu sai phạm đơn vị chúng tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Trả lời công văn ngày…../200 của Công ty.............. về việc đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, Cục Thuế có ý kiến như sau:

1) Đồng ý để Công ty.........được sử dụng.........mẫu hóa đơn (vé....) tại................ (theo mẫu đính kèm) thay thế mẫu hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành và có hiệu lực kể từ ngày ban hành công văn này.

- Mẫu hóa đơn số 1, ký hiệu.....số lượng in.....số (từ số......đến số.......)

- ................

Số lượng hóa đơn in tiếp theo Công ty phải thực hiện đăng ký số lượng tiếp theo với Cục Thuế.

- Hóa đơn (vé.......) của Công ty in tại nhà in.......

- Trước khi sử dụng, Công ty.....phải đăng ký mẫu hóa đơn (được in sẵn ký hiệu, số thứ tự), kèm theo thanh lý hợp đồng in từng đợt hóa đơn, số lượng sử dụng với Cục Thuế (chi cục Thuế) để theo dõi. Công ty.......và nhà in...........chịu trách nhiệm trước pháp luật về mẫu hóa đơn (vé......) tự in đã đăng ký sử dụng.

- Cục Thuế sẽ huỷ bỏ hiệu lực công văn chấp thuận việc sử dụng hóa đơn tự in, nếu Công ty không đăng ký sử dụng hóa đơn với Cục Thuế (Chi cục Thuế).

2) (Đối với tổ chức, cá nhân đăng ký nộp thuế tại Chi cục Thuế) Chi cục Thuế.....có trách nhiệm mở sổ theo dõi việc in ấn, phát hành, quản lý, sử dụng....mẫu hóa đơn của Công ty.........và thanh quyết toán, thu hồi số hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành theo đúng Chế độ quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng của Bộ Tài chính./.