Thực hiện Văn bản số 3973/VPCP-KSTT ngày 04/6/2012 của Văn phòng Chính phủ về việc mẫu Báo cáo về tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và Hướng dẫn niêm yết công khai thủ tục hành chính, nội dung và địa chỉ tiếp nhận phản ánh kiến nghị; Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (gọi chung là các sở, ban, ngành), Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) thực hiện các công việc sau:

1. Báo cáo tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

a) Chế độ báo cáo:

- Hàng quý (bắt đầu từ quý III năm 2012), trước ngày 10 của tháng cuối quý, các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện gửi báo cáo tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của đơn vị, địa phương mình về Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Hàng quý (bắt đầu từ quý III năm 2012), trước ngày 05 của tháng cuối quý, Ủy ban nhân dân cấp xã, các phòng, đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp báo cáo tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của đơn vị mình gửi Ủy ban nhân dân cấp huyện để Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Mẫu báo cáo:

Các mẫu báo cáo gửi kèm Công văn này được áp dụng cho từng cơ quan, đơn vị thực hiện, cụ thể như sau:

- Mẫu 01: dành cho các sở, ban, ngành; các phòng, đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã;

- Mẫu 02: dành cho Ủy ban nhân dân cấp huyện;

- Mẫu 03: dành cho các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân cấp huyện; các phòng, đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo về các trường hợp hồ sơ giải quyết bị quá hạn.

2. Niêm yết công khai thủ tục hành chính

a) Cơ quan thực hiện niêm yết công khai và phạm vi niêm yết công khai thủ tục hành chính:

Các sở, ban, ngành; các phòng, đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã: Thực hiện niêm yết công khai, đầy đủ các thủ tục hành chính thuộc phạm vi thẩm quyền đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố.

b) Yêu cầu của việc niêm yết công khai thủ tục hành chính:

- Niêm yết công khai rõ ràng, đầy đủ và chính xác các thủ tục hành chính đã được công bố, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tiếp cận, tìm hiểu và thực hiện đúng quy định, bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp và đồng thời thực hiện quyền giám sát đối với cán bộ, công chức trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính;

- Việc niêm yết công khai thủ tục hành chính phải được thực hiện kịp thời ngay sau khi có quyết định công bố của Ủy ban nhân dân tỉnh; niêm yết phải đảm bảo đúng, đầy đủ các bộ phận cấu thành theo quy định tại Khoản 2, Điều 8 của Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ; không niêm yết công khai các thủ tục hành chính đã hết hiệu lực thi hành;

- Các thủ tục hành chính được niêm yết công khai nếu có yêu cầu về mẫu đơn, mẫu tờ khai thì các mẫu đơn, mẫu tờ khai phải được đính kèm ngay sau thủ tục hành chính đó; các trang niêm yết công khai không bị hư hỏng, rách nát, hoen ố...

c) Cách thức niêm yết công khai thủ tục hành chính:

Theo quy định tại Điều 17 của Nghị định số 63/2010/NĐ-CP, việc niêm yết công khai thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính là hình thức công khai bắt buộc. Cách thức niêm yết công khai thủ tục hành chính được thực hiện thống nhất như sau:

- Thủ tục hành chính được niêm yết công khai trên bảng (có thể sử dụng bảng gắn trên tường, bảng trụ xoay, bảng di động... tùy theo điều kiện cụ thể của cơ quan thực hiện niêm yết công khai);

- Bảng niêm yết có kích thước thích hợp, đảm bảo niêm yết đầy đủ các thủ tục hành chính và nội dung, địa chỉ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị (Mẫu 04 kèm theo Công văn này);

- Bảng niêm yết đặt tại nơi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, vị trí đặt bảng phải thích hợp, không quá cao hoặc quá thấp để cá nhân dễ đọc, dễ tiếp cận. Nơi đặt bảng phải có khoảng trống đủ rộng để người đọc có thể tìm hiểu, trao đổi, ghi chép; không dùng kính, màng nhựa, lưới thép hoặc cửa có khóa... để che chắn.

- Thủ tục hành chính gắn trên Bảng niêm yết được chia thành tập theo từng lĩnh vực (Phụ lục Danh mục ngành, lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính kèm theo Công văn này), kết cấu như sau:

+ Danh mục thủ tục hành chính theo lĩnh vực được ghi rõ tên thủ tục hành chính và số thứ tự tương ứng của từng thủ tục hành chính (Mẫu 05 kèm theo Công văn này).

+ Nội dung của từng thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực được in một mặt trên trang giấy khổ A4, kèm theo mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có). Phông chữ sử dụng để trình bày là phông chữ tiếng Việt Unicode (Times New Roman), cỡ chữ tối thiểu là 14 theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6009:2001 (Mẫu 06 kèm theo Công văn này).

- Ngoài hình thức niêm yết công khai nêu trên và hình thức công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, khuyến khích các cơ quan, đơn vị sử dụng thêm các hình thức công khai khác như: tập hợp các thủ tục hành chính theo lĩnh vực để đóng; thành quyển đặt tại nơi tiếp nhận hồ sơ giải quyết, nơi sinh hoạt cộng đồng của các thôn, xóm, tổ dân phố hoặc các địa điểm sinh hoạt công cộng khác; in tờ rơi; sử dụng máy tính có kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính tại địa chỉ http://csdl.thutuchanhchinh.vn.

3. Niêm yết công khai nội dung và địa chỉ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức

a) Cơ quan thực hiện niêm yết công khai, nội dung niêm yết công khai:

Tất cả các sở, ban, ngành; các phòng, đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai nội dung và địa chỉ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức theo Mẫu 07 kèm theo Công văn này.

b) Địa điểm, cách thức niêm yết công khai:

Toàn bộ nội dung hướng dẫn về việc tiếp nhận phản ánh kiến nghị được trình bày trên 01 mặt của trang giấy khổ A4 theo chiều đứng, phông chữ sử dụng để trình bày là phông chữ tiếng Việt Unicode (Times New Roman), cỡ chữ tối thiểu là 14 theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6009:2001 và được niêm yết ở góc dưới cùng, phía bên phải của Bảng niêm yết công khai.

4. Tổ chức thực hiện

a) Ủy ban nhân dân huyện, thành phố:

- Hướng dẫn việc thực hiện nội dung Công văn này đến tất cả các xã, phường, thị trấn trong huyện, thành phố;

- Tổng hợp báo cáo tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, việc thực hiện niêm yết công khai thủ tục hành chính cũng như địa chỉ tiếp nhận phản ánh kiến nghị của các xã, phường, thị trấn theo các mẫu trên.

b) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp, hướng dẫn các cơ quan đơn vị trong quá trình triển khai thực hiện; kiểm tra tình hình thực hiện, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, đề nghị các cơ quan, đơn vị gửi ý kiến về Ủy ban nhân dân tỉnh qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, điện thoại: 0363.731031 để kịp thời xem xét, chỉnh lý hoặc tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Nhận công văn này, yêu cầu các đơn vị khẩn trương triển khai thực hiện./.

MẪU 01

DÀNH CHO CÁC SỞ, BAN, NGÀNH; CÁC PHÒNG, ĐƠN VỊ CHUYÊN MÔN TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN; ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

TÌNH HÌNH, KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
TRONG QUÝ …. NĂM ……….

Kính gửi: ………………………………………………………………..

MẪU 02

DÀNH CHO UBND CẤP HUYỆN

TÌNH HÌNH, KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
TRONG QUÝ …. NĂM ……….

Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh

HƯỚNG DẪN CÁCH ĐIỀN CÁC MẪU 01, 02

- Cột số 1: Đánh số thứ tự liên tiếp theo ví dụ tại mẫu

- Cột số 2: Ghi tên lĩnh vực có thủ tục hành chính trong kỳ báo cáo (Tên lĩnh vực cụ thể nêu tại Phụ lục Danh mục ngành, lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính kèm theo Công văn này); các cấp giải quyết thủ tục hành chính.

- Cột số 3, 4, 5: Ghi tổng số thủ tục hành chính đã nhận để giải quyết trong kỳ báo cáo (cột số 3), bao gồm số bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính tồn đọng từ kỳ báo cáo trước chuyển qua (cột số 4) và số bộ hồ sơ mới tiếp nhận trong kỳ báo cáo (cột số 5).

- Cột số 6, 7, 8: Ghi tổng số hồ sơ đã được giải quyết trong kỳ báo cáo (cột số 6) bằng số bộ hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trả đúng thời hạn (cột số 7) và số bộ hồ sơ đã được giải quyết nhưng không đúng thời hạn quy định (cột số 8).

- Cột số 9: Ghi tổng số bộ hồ sơ đang giải quyết, bằng: số bộ hồ sơ chưa tới hạn giải quyết (cột số 10) và số hồ sơ đã quá thời hạn giải quyết (cột số 11).

- Cột số 10: Ghi số bộ hồ sơ đang giải quyết, bao gồm: hồ sơ mới tiếp nhận, hồ sơ đang được các đơn vị chuyên môn thực hiện.

- Cột số 11: Ghi tổng số hồ sơ đã quá thời hạn trả kết quả còn tồn đọng trong kỳ báo cáo, đồng thời liệt kê các TTHC này theo hướng dẫn tại Mẫu 03.

MẪU 03

DANH CHO CÁC SỞ, BAN, NGÀNH; ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN; CÁC PHÒNG, ĐƠN VỊ CHUYÊN MÔN TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN; ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ BÁO CÁO VỀ CÁC TRƯỜNG HỢP HỒ SƠ GIẢI QUYẾT BỊ QUÁ HẠN

NGUYÊN NHÂN QUÁ HẠN ĐỐI VỚI CÁC TRƯỜNG HỢP TỒN ĐỌNG
TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH¹ TRONG QUÝ …. NĂM …

Kính gửi: …………………………………………………………………………

1. Tổng hợp nguyên nhân quá hạn

2. Các trường hợp quá hạn do quy định hành chính

a) a1x5:

b) a2/3:

____________

+¹ Các trường hợp tồn đọng nêu tại cột số 11 của mẫu báo cáo 01, 02.

+ Chữ in nghiêng tại số thứ tự 1, Lĩnh vực A là ví dụ, xem cụ thể ở phần hướng dẫn cách điều mẫu 03 (ngay cuối mẫu)

HƯỚNG DẪN CÁCH ĐIỀN MẪU 03

1. Tổng hợp nguyên nhân quá hạn:

- Cột số 1:

+ Đánh số liên tiếp theo dãy số La mã đối với lĩnh vực

+ Đánh số liên tiếp theo dãy số tự nhiên đối với thủ tục hành chính có hồ sơ bị quá hạn giải quyết trong kỳ báo cáo

- Cột số 2: Liệt kê TTHC có hồ sơ bị quá hạn giải quyết trong kỳ báo cáo theo lĩnh vực

- Cột số 3: Ghi tổng số hồ sơ quá hạn giải quyết trong kỳ báo cáo tương ứng với tên TTHC ghi tại cột số 2

- Cột số 4: Điền mã số tương ứng của các nguyên nhân trả quá hạn theo hướng dẫn dưới đây:

a. Quy định hành chính

a1. Do quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chưa rõ ràng

a2. Do quy định tại các VBQPPL mâu thuẫn với nhau

a3. Do quy định tại VBQPPL không hợp lý

a4. Do cơ chế phối hợp giữa các cơ quan chưa tốt (trong các trường hợp giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông)

b. Cán bộ, công chức

b1. Do thiếu biên chế

b2. Do trình độ, năng lực hạn chế của cán bộ trực tiếp giải quyết

b3. Do cán bộ trực tiếp giải quyết thiếu trách nhiệm hoặc nhũng nhiễu

c. Cơ sở vật chất, trang thiết bị

c1. Diện tích trụ sở làm việc chật hẹp, xuống cấp

c2. Trang thiết bị thiếu hoặc chất lượng kém

d. Nguyên nhân khác (nêu cụ thể): ……..

Ví dụ: Lĩnh vực đất đai có 50 hồ sơ quá hạn, trong đó có 05 hồ sơ quá hạn do quy định tại văn bản QPPL chưa rõ ràng, ghi là: (a1x5); 10 hồ sơ quá hạn do trình độ, năng lực hạn chế của cán bộ trực tiếp giải quyết, ghi là: (b2x10); 10 hồ sơ quá hạn do cán bộ trực tiếp giải quyết thiếu trách nhiệm hoặc nhũng nhiễu, ghi là: (b3x10); cả 50 hồ sơ quá hạn do trang thiết bị thiếu hoặc chất lượng kém, ghi là: (c2x50)… Đối với những nguyên nhân khác, đề nghị nêu cụ thể nội dung của nguyên nhân (ví dụ: d-thiên tai, d-do tranh chấp đất đai..).

2. Các trường hợp quá hạn do quy định hành chính:

Dùng để diễn giải các nguyên nhân nêu tại mã số a1, a2, a3, trong đó:

- Cột số 2 ghi rõ tên của thủ tục hành chính;

- Cột số 3 ghi rõ nội dung vướng mắc;

- Cột số 4 ghi rõ điều, khoản, điểm, số hiệu, trích yếu của văn bản quy phạm pháp luật là nguyên nhân của trường hợp quá hạn trong giải quyết TTHC (có thể đính kèm văn bản giải thích về những hạn chế, bất cập, không hợp lý của các văn bản).

MẪU 04

BẢNG NIÊM YẾT CÔNG KHAI THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

MẪU 05

DANH MỤC TTHC LĨNH VỰC A

MẪU 06

NỘI DUNG TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC NIÊM YẾT

1. Tên thủ tục hành chính 1

- Trình tự thực hiện:

- Cách thức thực hiện:

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thời hạn giải quyết:

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

- Lệ phí (nếu có):

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có):

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có):

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

MẪU 07

NỘI DUNG VÀ ĐỊA CHỈ PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ VỀ QUY ĐỊNH HÀNH CHÍNH

PHỤ LỤC

DANH MỤC NGÀNH, LĨNH VỰC GIẢI QUYẾT TTHC
(Kèm theo Công văn số 1432/UBND-KSTT ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình)