Hội đồng Bộ trưởng có chủ trương tiến hành kiểm tra để chấn chỉnh công tác quản lý, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo qui định của Nhà nước.

Cục lưu trữ Nhà nước được Hội đồng Bộ trưởng giao để tiến hành kiểm tra một số ngành và một số địa phương đã có thông báo để các cấp, các ngành chấn chỉnh những khuyết điểm, tồn tại trong việc quản lý, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Đối với ngành Kiểm sát nhân dân, Cục lưu trữ Nhà nước mới nắm tình hình tại một số Viện kiểm sát tỉnh và một số Viện kiểm sát huyện, thị xã đã thấy: Hồ sơ tài liệu không được quản lý theo qui định nên có hiện tượng mất nhiều tài liệu, hồ sơ. Các Viện kiểm sát thiếu tủ đựng tài liệu, không có kho để bảo quản, không tổ chức khử trùng theo định kỳ nên bị mối xông, chuột cắn, nhiều. Hồ sơ, tài liệu không được chỉnh lý, sắp xếp theo danh mục nên khi cần sử dụng không khai thác được.

Cục lưu trưc Nhà nước đã thông báo tình hình trên với Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Cục yêu cầu ngành Kiểm sát nhân dân triển khai việc kiểm tra để chấn chỉnh công tác quản lý, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc quản lý, chỉ đạo, điều hành của các đồng chí Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp và thủ trưởng các đơn vị trong toàn ngành.

Sau khi đồng chí Chánh văn phòng báo cáo, lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao cho ý kiến chỉ đạo như sau:

1- Mời Cục lưu trữ Nhà nước giúp ngành ta tổ chức kiểm tra một số Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố, một số Viện kiểm sát huyện, quận, thị xã, một số Cục, Vụ, Viện trực thuộc Viện kiểm sát tối cao về công tác quản lý, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ để rút kinh nghiệm thông báo trong toàn ngành sửa chữa khuyết điểm tồn tại. Giao cho văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao phối hợp cùng với Cục lưu trữ tiến hành kiểm tra những đơn vị do Cục lưu trữ quyết định.

Thời gian kiểm tra từ sau ngày 10-11-1991 cho đến hết năm 1991.

2- Các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Vụ, Viện, Cục, trường v.v...) trừ Viện kiểm sát xét xử phúc thẩm 1 và Cục điều tra. Còn lại cần tiến hành tự kiểm tra, phân loại hồ sơ, tài liệu nộp lưu về Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (phòng lưu trữ) để chỉnh lý đưa vào kho quản lý theo qui định hiện hành của Nhà nước (VPT 1 và Cục 6 đã làm tốt việc này). Thời gian nộp lưu trữ từ 1-12 đến 25-3-1992 (có hướng dẫn kèm theo).

3- Các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố, các đơn vị trực thuộc nhất là Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao phải sắp xếp tủ, hòm đựng hồ sơ, tài liệu, bố trí kho lưu trữ, tổ chức khử trùng, sắp xếp, quản lý, chỉnh lý, lập danh mục hồ sơ theo qui định của Cục lưu trữ quốc gia.

4- Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao giúp lãnh đạo Viện xây dựng quy chế lưu tài liệu, hồ sơ, quản lý, chỉnh lý hồ sơ để thực hiện thống nhất trong toàn ngành.

5- Vụ tổ chức cán bộ hướng dẫn các Viện kiểm sát tỉnh, thành phố, các đơn vị trực thuộc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm, bộ máy biên chế của ngành ta. Vụ tổ chức cán bộ phối hợp với Văn phòng, thủ trưởng các đơn vị hướng dẫn việc xây dựng chức trách, nhiệm vụ cho cán bộ lưu trữ các cấp để có điều kiện làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong toàn ngành, thực hiện tốt các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực này.

Nhận được công văn này, yêu cầu các đồng chí nghiên cứu và tổ chức thực hiện, thường xuyên báo cáo kết quả về Viện kiểm sát nhân dân tối cao./.