Kính gửi: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố.

Thực hiện kế hoạch triển khai các chức năng mới trên Hệ thống e- Customs để hỗ trợ thực hiện TTHQĐT trên Hệ thống VNACCS theo hướng dẫn tại Quyết định 1966/QĐ-TCHQ ngày 10/7/2016, Tổng cục Hải quan hướng dẫn việc triển khai thực hiện như sau:

1. Nội dung chuẩn bị triển khai

a) Đôn đốc các đại biểu tham dự Hội thảo phổ biến và tập huấn lại cho các công chức thuộc đơn vị các nội dung đã được tập huấn tại Hội thảo “Giới thiệu các chức năng mới trên Hệ thống e-Customs V5” tại Đồng Nai ngày 20/10/2016 và tại Tổng cục Hải quan ngày 31/10/2016;

b) Hướng dẫn các Chi cục Hải quan trực thuộc thực hiện phân quyền các chức năng Hệ thống e-Customs V5 phù hợp với nhiệm vụ đã được phân công cho các công chức hải quan để thực hiện các hướng dẫn tại Quyết định 1966/QĐ-TCHQ ngày 10/7/2016 của Tổng cục Hải quan theo hướng dẫn tại Phụ lục kèm theo công văn.

Lưu ý chỉ thực hiện phân quyền bổ sung các chức năng được nêu cụ thể tại Phụ lục công văn, các chức năng khác sẽ thực hiện phân quyền khi có thông báo mới của Tổng cục Hải quan.

c) Thông báo rộng rãi cho cộng đồng doanh nghiệp về việc cơ quan Hải quan tiếp nhận và xử lý điện tử cho các nội dung sau:

c.1) Thực hiện thủ tục hải quan ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ;

c.2) Tiếp nhận chứng từ điện tử, hồ sơ hải quan điện tử: khuyến khích doanh nghiệp khi thực hiện khai báo chính thức tờ khai hải quan có kèm theo hồ sơ hải quan điện tử;

c.3) Cập nhật danh sách hàng hóa thuộc tờ khai vận chuyển độc lập đã được phê duyệt vận chuyển: chỉ tiếp nhận ở những Chi cục Hải quan có kết nối, trao đổi thông tin với doanh nghiệp kinh doanh cảng theo Quyết định 1500/QĐ-TCHQ ngày 24/5/2016.

c.4) Tiếp nhận Thông báo cơ sở sản xuất;

c.5) Tiếp nhận Báo cáo quyết toán.

(cụ thể tại Công văn 10983/TCHQ-GSQL ngày 21/11/2016 kèm theo)

2. Thời gian chính thức triển khai

Hệ thống chính thức tiếp nhận các thông tin khai báo của doanh nghiệp và cơ quan Hải quan chính thức sử dụng các chức năng nêu tại điểm b khoản 1 công văn này từ ngày 01/12/2016.

3. Xử lý vướng mắc trong quá trình triển khai

Trong quá trình triển khai chính thức, nếu có vướng mắc phát sinh liên quan đến việc áp dụng các quy định pháp luật và các văn bản hướng dẫn về thủ tục hải quan, các Cục Hải quan tỉnh, thành phố kịp thời báo cáo, đề xuất phương án xử lý thông qua đầu mối Cục Giám sát quản lý về hải quan - Tổng cục Hải quan.

Cục Giám sát quản lý về hải quan có trách nhiệm tổng hợp, phối hợp với Cục CNTT&TKHQ và các đơn vị có liên quan để xử lý các vướng mắc kịp thời đảm bảo thực hiện đúng các quy định về pháp luật hải quan.

4. Tiếp nhận đề xuất điều chỉnh, bổ sung các chức năng Hệ thống

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu phát hiện những bất cập trong chức năng hiện tại của Hệ thống, cần thiết phải điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với các quy định pháp luật và văn bản hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, các Cục Hải quan tỉnh, thành phố mô tả rõ yêu cầu hiệu chỉnh, bổ sung; lý do hiệu chỉnh, bổ sung và lợi ích khi thực hiện hiệu chỉnh, bổ sung chức năng Hệ thống gửi về đầu mối Cục Giám sát quản lý về hải quan - Tổng cục Hải quan.

Cục Giám sát và quản lý về hải quan có trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra, đánh giá mức độ cần thiết và mức độ phù hợp các yêu cầu với các quy định hiện hành để xác định yêu cầu nghiệp vụ tổng thể, báo cáo Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt để chuyển Cục CNTT&TKHQ tiến hành hiệu chỉnh, bổ sung để đảm bảo tính nhất quán và đảm bảo quản lý chung thống nhất trên toàn bộ Hệ thống.

Tổng cục Hải quai thông báo để Cục Hải quan các tỉnh, thành phố được biết, thực hiện./.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN PHÂN QUYỀN VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG MỚI TRÊN HỆ THỐNG E-CUSTOMS V5
(Kèm theo công văn số 10984/TCHQ-GSQL ngày 21/11/2016 của Tổng cục Hải quan)

1. Thực hiện thủ tục hải quan ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ

a) Nhóm chức năng sử dụng:

IX. Kết nối Hệ thống/D. Đăng ký thủ tục hải quan ngoài giờ hành chính.

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

c) Lưu ý khi thực hiện:

Thông tin đề nghị thực hiện thủ tục hải quan ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ đã được gửi đến Hệ thống hải quan, doanh nghiệp chỉ được hủy bỏ hoặc sửa đổi trước thời điểm cơ quan hải quan thực hiện “Phê duyệt đăng ký thủ tục HQ ngoài giờ hành chính”.

Nếu doanh nghiệp có yêu cầu hủy bỏ hoặc sửa đổi thông tin đề nghị thực hiện thủ tục hải quan ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ đã được phê duyệt, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hướng dẫn doanh nghiệp có văn bản điều chỉnh gửi Chi cục Hải quan để được giải quyết.

2. Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong quá trình xếp, dỡ, vận chuyển, lưu giữ tại cửa khẩu

a) Nhóm chức năng sử dụng:

IX. Kết nối Hệ thống/L. Soi chiếu khi xếp dỡ hàng tại cảng

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

c) Lưu ý khi thực hiện:

Khi container được soi chiếu, kết quả soi chiếu sẽ được thể hiện tại nội dung chi tiết tờ khai hải quan.

Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai sử dụng chức năng “IX. Kết nối Hệ thống/1. VNACCS/VCIS/1. Tờ khai nhập/xuất” hoặc “IX. Kết nối Hệ thống/1. VNACCS/VCIS/H. Theo dõi trạng thái tờ khai” để kiểm tra thông tin kết quả soi chiếu hàng hóa thuộc tờ khai để làm cơ sở xử lý tờ khai hải quan theo hướng dẫn tại Quyết định 1966/QĐ-TCHQ.

3. Kiểm tra chứng từ điện tử, hồ sơ hải quan điện tử

a) Nhóm chức năng sử dụng:

- IX. Kết nối Hệ thống/1. VNACCS/VCIS/1. Tờ khai nhập/xuất; hoặc

- IX. Kết nối Hệ thống/1. VNACCS/VCIS/H. Theo dõi trạng thái tờ khai.

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

- Phân quyền: các Chi cục Hải quan trên toàn quốc;

- Hướng dẫn sử dụng: sử dụng chức năng để kiểm tra tờ khai hải quan đã được khai báo chứng từ điện tử, hồ sơ hải quan điện tử kèm theo hay chưa?

+ Nếu chứng từ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ, sử dụng nghiệp vụ IDA01 mã A trên Hệ thống VNACCS để thông báo cho doanh nghiệp.

+ Nếu chấp nhận, thực hiện kiểm tra các chứng từ điện tử theo quy định hiện hành và cập nhật kết quả kiểm tra hồ sơ trên Hệ thống VCIS theo hướng dẫn tại Quyết định 1966/QĐ-TCHQ trong đó có ghi nhận cụ thể “hồ sơ kiểm tra là hồ sơ điện tử”.

4. Kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai (kiểm hóa hộ)

a) Nhóm chức năng sử dụng:

IX. Kết nối Hệ thống/C. Kiểm hóa hộ

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

5. Cập nhật danh sách hàng hóa thuộc tờ khai vận chuyển độc lập đã được phê duyệt vận chuyển đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan

a) Nhóm chức năng sử dụng:

IX. Kết nối Hệ thống/B. KVGS (Tờ khai vận chuyển độc lập - chứng từ)

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

c) Lưu ý khi thực hiện:

Nhóm chức năng nêu tại điểm b Mục 5 chỉ áp dụng đối với nhóm công chức giám sát tại các Chi cục Hải quan đã có kết nối trao đổi thông tin với các doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi theo Quyết định 1500/QĐ-TCHQ ngày 24/5/2016.

Các đơn vị hải quan đang thực hiện kết nối, trao đổi thông tin với các doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi tiếp tục sử dụng nhóm chức năng nêu trên để thực hiện theo hướng dẫn theo Quyết định 1500/QĐ-TCHQ. Các đơn vị hải quan còn lại tạm thời chưa thực hiện cho tới khi có thông báo của Tổng cục Hải quan.

6. Biên bản bàn giao điện tử

a) Nhóm chức năng sử dụng:

IX. Kết nối Hệ thống/F. Biên bản bàn giao

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

c) Lưu ý khi thực hiện:

Biên bản bàn giao điện tử hiện tại chỉ áp dụng đối với tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, chưa áp dụng đối với Tờ khai vận chuyển độc lập cho tới khi có thông báo của Tổng cục Hải quan.

Đối với các hàng hóa chưa áp dụng Biên bản bàn giao điện tử, các Chi cục Hải quan thực hiện lập Biên bản bàn giao giấy theo mẫu 10/BBĐG/GSQL ban hành kèm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và thực hiện theo dõi như quy định hiện hành.

7. Quản lý tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ

a) Nhóm chức năng sử dụng:

IX. Kết nối Hệ thống/H. Tờ khai XNK tại chỗ

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

c) Lưu ý khi thực hiện:

Đối với cơ quan hải quan làm thủ tục xuất khẩu, công chức được giao nhiệm vụ thực hiện việc theo dõi các tờ khai xuất khẩu tại chỗ đã hoàn thành thủ tục hải quan quá hạn 15 ngày chưa làm thủ tục nhập khẩu tại chức năng IX-> H-> 1. Quản lý tờ khai quá hạn 15 ngày để lập danh sách các tờ khai xuất khẩu tại chỗ quá 15 ngày nhưng chưa làm thủ tục nhập khẩu và nhắc nhở, đôn đốc doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhập khẩu.

Để theo dõi các tờ khai xuất khẩu tại chỗ đã xuất khẩu hay chưa thì cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai xuất khẩu tại chỗ vào chức năng IX-> H-> 2. Quản lý tờ khai đã thực xuất để xem danh sách tờ khai xuất khẩu tại chỗ đã thông quan có tờ khai nhập khẩu tại chỗ đã thông quan.

8. Cảnh báo tờ khai hết hiệu lực làm thủ tục hải quan

a) Nhóm chức năng sử dụng:

IX. Kết nối Hệ thống/6. Cảnh báo/2. Quản lý tờ khai NK, XK hết hiệu lực làm thủ tục HQ

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

Nhóm lãnh đạo và công chức xử lý tờ khai hải quan.

c) Lưu ý khi thực hiện:

Hệ thống chỉ cảnh báo, công chức được giao nhiệm vụ phải rà soát, kiểm tra thông tin đảm bảo thực hiện đúng quy định, tránh hủy nhầm, hủy sót.

Sau khi rà soát, nếu các tờ khai trong danh sách thuộc đối tượng hủy theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC thì thực hiện hủy tờ khai theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC và hướng dẫn tại Điều 13 Quyết định 1966/QĐ-TCHQ, trong đó:

- Đối với tờ khai chưa thông quan: thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 13 Quyết định 1966/QĐ-TCHQ;

- Đối với tờ khai đã thông quan: thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 13 Quyết định 1966/QĐ-TCHQ.

9. Các chức năng phục vụ quản lý hàng hóa gia công, sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp chế xuất

Nguyên tắc thực hiện các chức năng phục vụ quản lý hàng gia công, sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp chế xuất sẽ do công chức được phân công theo dõi xuyên suốt mọi hoạt động, thủ tục của doanh nghiệp tại Chi cục. Trách nhiệm công chức được phân công phải đôn đốc doanh nghiệp thực hiện việc thông báo cơ sở sản xuất trên hệ thống; cập nhật các thông tin về cơ sở sản xuất đã được thông báo thủ công trước đây, kết quả kiểm tra cơ sở sản xuất, kiểm tra báo cáo quyết toán, kiểm tra tình hình sử dụng vào hệ thống. Việc thông báo và cập nhật phải hoàn thành trước ngày 31/12/2016.

9.1. Thông báo cơ sở sản xuất của doanh nghiệp

a) Nhóm chức năng sử dụng:

- X. Quản lý hàng GC, SXXK/1. Cơ sở sản xuất

- X. Quản lý hàng GC, SXXK/4. Doanh nghiệp chế xuất.

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

c) Lưu ý khi thực hiện:

Yêu cầu Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo các Chi cục Hải quan có hoạt động gia công, SXXK thực hiện các công việc sau:

- Hướng dẫn các doanh nghiệp có hoạt động gia công, SXXK đang thực hiện thủ tục hải quan tại các Chi cục thực hiện “Thông báo cơ sở sản xuất” theo đúng quy định bằng hệ thống đến cơ quan hải quan. Lưu ý, đối với những trường hợp có sự thay đổi thông tin trong thông báo cơ sở sản xuất theo mẫu số 12/TB-CSSX/GSQL theo quy định tại Điều 56 Thông tư số 38/2015/TT-BTC thì thực hiện thông báo lại cho cơ quan hải quan. Trong quá trình hoạt động nếu có thay đổi phải thông báo cho cơ quan hải quan qua trước khi thực hiện.

- Chi cục có hoạt động gia công, SXXK tổ chức, phân công cán bộ, công chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, kiểm tra cơ sở sản xuất của doanh nghiệp theo quy định. Lưu ý: Khi tiếp nhận thông tin thông báo cơ sở sản xuất của doanh nghiệp công chức được giao nhiệm vụ phải nhập ngày kết thúc năm tài chính vào màn hình tiếp nhận Thông báo cơ sở sản xuất; Trường hợp đã tiếp nhận bảng thông báo cơ sở sản xuất bằng giấy trước đây, yêu cầu cán bộ được phân công phải cập nhật thông tin doanh nghiệp đã thông báo về cơ sở sản xuất vào hệ thống.

- Chi cục Hải quan có quản lý doanh nghiệp chế xuất: công chức được phân công sử dụng chức năng X. Quản lý hàng GC, SXXK/4. Doanh nghiệp chế xuất/1. Thông tin doanh nghiệp chế xuất để cập nhật thông tin về cơ sở sản xuất của DNCX

9.2. Báo cáo quyết toán

a) Nhóm chức năng sử dụng:

X. Quản lý hàng GC, SXXK/2. Báo cáo quyết toán

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

9.3. Cập nhật kết quả kiểm tra cơ sở sản xuất; Báo cáo quyết toán; tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và hàng hóa xuất khẩu

a) Nhóm chức năng sử dụng:

X. Quản lý hàng GC, SXXK/3. Quản lý, cập nhật kết quả kiểm tra

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

c) Lưu ý khi thực hiện:

Yêu cầu Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo các Chi cục Hải quan có hoạt động gia công, SXXK tổ chức, phân công công chức thực hiện cập nhật các kết quả, kiểm tra cơ sở sản xuất; Báo cáo quyết toán; tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và hàng hóa xuất khẩu vào Hệ thống.

Lưu ý: công chức được phân công có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin về kết quả đã kiểm tra trước đây đối với doanh nghiệp về cơ sở sản xuất; Báo cáo quyết toán; tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và hàng hóa xuất khẩu vào Hệ thống.

9.4. Cập nhật thông tin báo cáo kết quả thu thập thông tin doanh nghiệp

a) Nhóm chức năng sử dụng:

X. Quản lý hàng GC, SXXK/3. Quản lý, cập nhật kết quả kiểm tra

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

c) Lưu ý khi thực hiện:

Yêu cầu Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo các Chi cục Hải quan có hoạt động gia công, SXXK tổ chức, phân công công chức thực hiện cập nhật các kết quả đã thu thập thông tin doanh nghiệp vào Hệ thống.

Lưu ý: công chức được phân công có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin về kết quả đã thu thập trước đây vào Hệ thống.

9.5 Cảnh báo đối với hàng Gia công, SXXK

a) Nhóm chức năng sử dụng:

IX. Kết nối hệ thống/6. Cảnh báo

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng:

9.6. Quản lý thông tin doanh nghiệp GC, SXXK, DNCX

a) Nhóm chức năng sử dụng:

- X. Quản lý hàng GC, SXXK/3. Quản lý, cập nhật kết quả kiểm tra

- X. Quản lý hàng GC, SXXK/4. Doanh nghiệp chế xuất

b) Phân quyền và hướng dẫn sử dụng: