Thời gian vừa qua, Bảo hiểm xã hội các quận, huyện có văn bản hỏi thành phố V/v “giải quyết những trường hợp người lao động bị mất sổ BHXH đã chốt thời gian đóng BHXH ”.

Theo quy định hiện hành, sổ đã được chốt thời gian đóng BHXH là một hồ sơ, chứng từ hết sức quan trọng mà người lao động có thể sử dụng để nhận trợ cấp ở bất cứ cơ quan Bảo hiểm xã hội nào trên toàn quốc.

Do vậy, căn cứ hướng dẫn tại Điểm 4, Mục III Quyết định số 2352/1999/QĐ-BHXH ngày 28/9/1999 của Tổng Giám đốc Việt Nam quy định về cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH, để có cơ sở xem xét việc cấp lại sổ BHXH, đồng thời quản lý chặt chẽ việc cấp lại cho những trường hợp này, Bảo hiểm xã hội thành phố hướng dẫn Bảo hiểm xã hội các quận, huyện thực hiện theo quy trình, như sau:

1. Hồ sơ, thủ tục xin cấp lại sổ BHXH:

1.1 Trường hợp người lao động làm mất sổ:

- Đơn cớ mất có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc chính quyền địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;

- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (cam kết chưa nhận trợ cấp BHXH một lần ở bất cứ nơi nào, cam kết hoàn trả lại sổ mất cho cơ quan Bảo hiểm xã hội nếu tìm lại được) có xác nhận của cơ quan BHXH nơi người lao động thường trú, tạm trú là chưa hưởng trợ cấp một lần trong thời gian ngừng việc.

- Giấy xác nhận quá trình tham gia đóng BHXH (bản chính) của cơ quan Bảo hiểm xã hội liên quan (nếu người lao động có thời gian đóng BHXH tại BHXH các tỉnh, thành khác thì phải do cơ quan BHXH tỉnh, thành xác nhận).

- Tờ khai cấp sổ ( nếu bị mất thì phải tự liên hệ đơn vị cũ hoặc cơ quan BHXH nơi cấp sổ để xin sao y).

- Các giấy tờ khác liên quan (nếu có).

1.2 Trường hợp người sử dụng lao động làm mất sổ:

- Biên bản xác định nguyên nhân làm mất sổ;

- Văn bản đề nghị cấp lại sổ ( cam kết trường hợp trên chưa nhận tiền trợ cấp, trường hợp nếu tìm thấy sổ thì phải nộp trả lại cho cơ quan Bảo hiểm xã hội);

- Giấy xác nhận quá trình tham gia đóng BHXH (bản chính) của cơ quan Bảo hiểm xã hội liên quan (nếu người lao động có thời gian đóng BHXH tại BHXH các tỉnh, thành khác thì phải do cơ quan BHXH tỉnh, thành xác nhận).

- Tờ khai cấp sổ của người lao động ( nếu người sử dụng không phải là nơi cấp sổ lần đầu thì phải liên hệ với đơn vị cũ của người lao động, hoặc cơ quan BHXH liên quan để xin sao y).

- Các giấy tờ khác liên quan (nếu có).

2. Quy trình cấp lại Sổ BHXH:

2.1 Căn cứ hồ sơ chứng từ do người lao động hoặc người sử dụng lao động nộp, Bảo hiểm xã hội quận, huyện xem xét, nếu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì đề xuất (kèm toàn bộ hồ sơ) với Bảo hiểm xã hội thành phố (Phòng Thu) để cấp lại sổ.

2.2 Căn cứ phiếu đề xuất của Bảo hiểm xã hội quận, huyện, Phòng Thu trình Ban giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố để giải quyết cấp lại; Đồng thời:

- Phòng Thu mở sổ theo dõi để quản lý việc cấp lại sổ đối với các đối tượng này trên địa bàn thành phố;

- Thông báo cho các đơn vị liên quan biết (Phòng Chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội thành phố và Phòng Cấp sổ – Ban Thu Bảo hiểm xã hội Việt Nam) để có biện pháp quản lý cần thiết.

Lưu ý quan trọng:

- Giử nguyên số sổ lần đầu khi cấp lại.

- Sổ đuợc cấp lại phải đóng dấu CẤP LẠI LẦN THỨ . . . .” vào trang 3 của sổ theo kích thước 10m.m x 60m.m.

Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc Bảo hiểm xã hội quận, huyện báo cáo cho Bảo hiểm xã hội thành phố để có hướng chỉ đạo, giải quyết.