03 điều kiện để hồ sơ quyết toán thuế TNCN được hoàn thuế theo quy trình tự động?

Nội dung chính

• Trường hợp nào được hoàn thuế TNCN năm 2025?
• 03 điều kiện để hồ sơ quyết toán thuế TNCN được hoàn thuế theo quy trình tự động?
• Trường hợp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế không đáp ứng đủ 03 điều kiện trên thì xử lý như thế nào?

Trường hợp nào được hoàn thuế TNCN năm 2025?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 và Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BCT quy định về việc hoàn thuế thu nhập cá nhân như sau:

Những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế được hoàn thuế trong các trường hợp sau đây:

- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;

- Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;

- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Lưu ý:

- Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.

- Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.

- Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

03 điều kiện để hồ sơ quyết toán thuế TNCN được hoàn thuế theo quy trình tự động?

Căn cứ theo khoản 1 Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động ban hành kèm theo Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025 có quy định như sau:

Giải quyết hoàn thuế TNCN tự động

1. Phân hệ hoàn thuế TNCN tự động kiểm tra và xác định hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động. Theo đó, hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động là hồ sơ đáp ứng các điều kiện như sau:

(i) Tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT, tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ hoặc tổng tiền thuế TNCN NNT là cá nhân đã nộp đủ vào NSNN tại kỳ quyết toán NNT có đề nghị hoàn thuế;

(ii) Hồ sơ hoàn thuế TNCN có chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ và có chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ;

(iii) Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của NNT được xác minh và liên kết với CSDL quản lý thuế của ngành Thuế.

...

Như vậy, 03 điều kiện để hồ sơ quyết toán thuế TNCN được hoàn trả theo quy trình tự động bao gồm:

- Một, tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế, tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ hoặc người nộp thuế đã nộp đủ tiền thuế thu nhập cá nhân tại kỳ quyết toán có đề nghị hoàn thuế vào ngân sách nhà nước.

- Hai, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân có chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ và có chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ.

- Ba, thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của người nộp thuế được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế.

Nếu hồ sơ quyết toán thuế TNCN đáp ứng đầy đủ 03 điều kiện thì hoàn thuế theo quy trình tự động.

03 điều kiện để hồ sơ quyết toán thuế TNCN được hoàn thuế theo quy trình tự động? (Hình ảnh từ Internet)

Trường hợp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế không đáp ứng đủ 03 điều kiện trên thì xử lý như thế nào?

Căn cứ theo khoản 3 Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động ban hành kèm theo Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025 có quy định trong trường hợp không đáp ứng một trong những điều kiện trên thì hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động phân công và gửi thư điện tử đến lãnh đạo bộ phận, cán bộ thuế được phân công giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN biết và tiếp tục giải quyết hồ trên.

Theo đó, trên cơ sở kết quả kiểm tra, thông tin do ứng dụng TMS cung cấp và hồ sơ hoàn thuế TNCN cụ thể, bộ phận GQHS xem xét, thực hiện xử lý theo từng trường hợp như sau:

- Trường hợp 1: Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT đã kèm theo tài liệu giải trình bổ sung, bộ phận GQHS kiểm tra, đối chiếu tài liệu giải trình bổ sung của NNT, nếu chấp nhận thì bộ phận GQHS tạo Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN) và trình Thủ trưởng CQT để ký điện tử.

- Trường hợp 2: Trường hợp cần tiếp tục xác định, làm rõ nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu kê khai của NNT và dữ liệu tổng hợp của cơ quan thuế, bộ phận GQHS tạo Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (mẫu số 01/TB-BSTT- NNT ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ) trình Thủ trưởng CQT để ký, gửi cho NNT.

Trên cơ sở tiếp nhận thông tin giải trình, bổ sung của NNT, bộ phận GQHS hoàn thuế TNCN thực hiện:

+ Trường hợp chấp nhận giải trình, bổ sung:

Trường hợp NNT đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà chứng minh số tiền thuế đề nghị hoàn thuế là đúng, bộ phận GQHS hoàn thuế tạo đề xuất hoàn thuế trên ứng dụng TMS, Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN) trình Thủ trưởng CQT ký ban hành.

+ Trường hợp không chấp nhận giải trình, bổ sung:

Trường hợp NNT đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu nhưng chưa đủ căn cứ xác định hồ sơ hoàn thuế của NNT thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn thuế hoặc hết thời hạn theo Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu mà NNT không giải trình, bổ sung thông tin hoặc đã giải trình bổ sung mà chưa đủ căn cứ để CQT xác định số thuế đủ điều kiện được hoàn thuế hoặc không chứng minh được số thuế đã khai là đúng thì bộ phận GQHS hoàn thuế tạo Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) trên TMS và trình Thủ trưởng CQT để ký ban hành, gửi cho NNT.

- Trường hợp 3: Trường hợp xác định hồ sơ hoàn thuế không thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn thuế

Bộ phận GQHS hoàn thuế dự thảo Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) trên TMS và trình Thủ trưởng CQT ký ban hành, gửi cho NNT.

Lưu ý: Thời gian thực hiện các công việc nêu tại (3) chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày có Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế.