Mã hồ sơ điện tử vào lưu trữ tại các cơ quan như thế nào?
Xin chào anh chị, tôi đang tìm hiểu các quy định về xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư. Anh chị cho tôi hỏi theo quy định hiện nay thì mã hồ sơ điện tử vào lưu trữ tại các cơ quan như thế nào? Xin giải đáp giúp tôi.
Theo quy định tai Khoản 3 Điều 16 Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được mặc định trong Hệ thống.
b) Năm hình thành hồ sơ
c) Số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ 1: 000.06.16.G09.2010.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2010 của Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ.
Trong đó: 000.06.16.G09 là mã định danh của Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ; 2010 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
Trên đây là quy định về mã hồ sơ điện tử vào lưu trữ tại các cơ quan.
Trân trọng!
