Mã kết quả số hóa của giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính được viết theo cấu trúc như thế nào? Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính được cập nhật và lưu ở đâu?

Dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả nào?

Tại Điều 9 Thông tư 01/2023/TT-VPCP có quy định bóc tách dữ liệu của giấy tờ như sau:

Bóc tách dữ liệu của giấy tờ

1. Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì cán bộ, công chức, viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy. Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.

2. Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:

a) Mã loại giấy tờ;

b) Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).

Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;

c) Tên giấy tờ;

d) Số, ký hiệu giấy tờ;

đ) Ngày, tháng, năm cấp;

e) Cơ quan cấp giấy tờ;

g) Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;

h) Thời hạn có hiệu lực (nếu có);

i) Phạm vi có hiệu lực (nếu có);

k) Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

3. Trường hợp số hóa giấy tờ được nêu tại khoản 1, 2 Điều 4, nếu hồ sơ bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp theo quy định, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu sau khi được bóc tách.

Khi thủ tục hành chính được xác định giải quyết thành công, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, bản sao chụp từng thành phần giấy tờ và dữ liệu đặc tả được ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

...

Như vậy, dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả như sau:

- Mã loại giấy tờ;

- Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).

Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;

- Tên giấy tờ;

- Số, ký hiệu giấy tờ;

- Ngày, tháng, năm cấp;

- Cơ quan cấp giấy tờ;

- Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;

- Thời hạn có hiệu lực (nếu có);

- Phạm vi có hiệu lực (nếu có);

- Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Mã kết quả số hóa của giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính được viết theo cấu trúc như thế nào? Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính được cập nhật và lưu ở đâu? (Hình từ Internet)

Mã kết quả số hóa của giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính được viết theo cấu trúc như thế nào?

Tại Điều 10 Thông tư 01/2023/TT-VPCP có quy định cấu trúc của mã kết quả số hóa của giấy tờ như sau:

- Kết quả số hóa của giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc sau: ...

- Đối với giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ là mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức.

- Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ được ghi theo cấu trúc ..

Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ giải quyết thủ tục hành chính được cập nhật và lưu ở đâu?

Tại khoản 1 Điều 11 Thông tư 01/2023/TT-VPCP có quy định lưu kết quả số hóa như sau:

Lưu kết quả số hóa

1. Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ được người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính cập nhật, lưu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp pháp luật chuyên ngành không quy định thì lưu tại Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính, là một bộ phận thuộc chức năng lưu giữ dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

2. Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ có đầy đủ thông tin mã định danh của tổ chức, cá nhân thì được hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

3. Sau khi kết quả số hóa giấy tờ đã được ký số cơ quan, lưu theo quy định tại khoản 1 Điều này và có giá trị pháp lý thì các dữ liệu đặc tả đã được bóc tách của giấy tờ có giá trị sử dụng như các thông tin trong giấy tờ được số hóa.

4. Các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính dạng giấy sau khi số hóa được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành và có giá trị xác minh cao nhất trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp.

5. Thời hạn lưu trữ điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

Như vậy, kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ được cập nhật và lưu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành không quy định thì lưu tại Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính, là một bộ phận thuộc chức năng lưu giữ dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

Lưu ý: Thông tư 01/2023/TT-VPCP có hiệu lực từ 25/05/2023.

Trân trọng!