Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

1. Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Khoản 1 Điều 27 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

a) Trước khi giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm kiểm tra, sắp xếp hồ sơ theo trật tự thời gian hình thành hồ sơ; lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

b) Hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan là những hồ sơ thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Khoản 2 Điều 27 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Văn thư đơn vị giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan vào ngày cuối cùng của mỗi quý trong năm.

- Đối với hồ sơ, tài liệu khác, trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. Văn thư đơn vị giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan vào quý 3 hằng năm.

3. Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?

Tại Khoản 3 Điều 27 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

3. Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Mẫu số 05 - Phụ lục IV) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (Mẫu số 07 - Phụ lục IV). Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

b) Đối với hồ sơ điện tử

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Kho Lưu hồ sơ của đơn vị trên Hệ thống QLVB.

- Định kỳ vào quý 3 hằng năm, Văn thư đơn vị có trách nhiệm lập, gửi Lưu trữ cơ quan Mục lục hồ sơ điện tử nộp lưu.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Mục lục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ vào Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử.

Trân trọng!