Xử lý thông báo hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót như thế nào?

Nội dung chính

• Xử lý thông báo hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót như thế nào?
• Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử là gì?
• Hóa đơn điện tử bao gồm những loại nào?

Xử lý thông báo hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót như thế nào?

Căn cứ Điều 10 Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền (gọi tắt là Quy trình) ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2024 quy định về xử lý thông báo hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót như sau:

* Bước 1:

- Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu thông báo HĐĐT có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) của NNT theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, Cổng điện tử tự động đối chiếu gói dữ liệu của NNT gồm:

+ Mã số thuế của NNT phải thuộc các trạng thái (00, 02, 03, 04, 05).

+ Các chỉ tiêu trên thông báo đúng Chuẩn dữ liệu.

+ Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

+ Số lượng thông báo HĐĐT có sai sót trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng thông báo HĐĐT có sai sót trong thông tin chung của gói dữ liệu.

+ Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT.

+ Sự tồn tại của từng hóa đơn trong thông báo HĐĐT có sai sót NNT gửi. Đối với thông báo giải trình của NNT cho thông báo của CQT thì đối chiếu sự tồn tại thông báo của CQT.

- Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử thực hiện:

+ Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT do NNT gửi đến theo quy định tại khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì căn cứ kết quả đối chiếu trong 15 phút, Cổng điện tử tự động:

(i) Tạo thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS nếu thông báo hóa đơn sai sót NNT gửi đúng theo chuẩn dữ liệu và hóa đơn sai sót trên thông báo có tồn tại, lưu dữ liệu vào Hệ thống HĐĐT-CTĐT, trên Thông báo tiếp nhận dữ liệu HĐĐT có sai sót CQT ghi rõ hóa đơn sai sót được tiếp nhận và hóa đơn sai sót không được tiếp nhận, lý do không tiếp nhận, sử dụng chữ ký nhân danh của CQT để ký và tự động gửi cho NNT qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp. Thông tin hóa đơn có sai sót cũng sẽ được gửi đến người mua qua địa chỉ thư điện tử của người mua.

(ii) Tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL nếu thông báo hóa đơn sai sót NNT gửi không đúng theo chuẩn dữ liệu hoặc hóa đơn sai sót trên thông báo không tồn tại, không lưu dữ liệu vào Hệ thống HĐĐT-CTĐT, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi NNT theo phương thức gửi qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

+ Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT do NNT gửi đến theo quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì căn cứ kết quả đối chiếu trong 15 phút tại điểm a khoản 1 Điều 10 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2024, Cổng điện tử tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi NNT theo phương thức gửi qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp. Trường hợp kết quả đối chiếu là hợp lệ (đúng theo chuẩn dữ liệu và hóa đơn có tồn tại) thì dữ liệu sẽ được lưu vào Hệ thống. Trường hợp kết quả đối chiếu là không hợp lệ thì dữ liệu không được lưu vào Hệ thống.

* Bước 2:

- Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, công chức bộ phận Thanh tra - kiểm tra tra cứu thông tin các thông báo ở trạng thái chưa xử lý, thực hiện rà soát thông tin từng hóa đơn NNT giải trình theo Thông báo của CQT, trình Phụ trách bộ phận phê duyệt.

- Căn cứ kết quả rà soát, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc HĐĐT đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2024).

- Ban hành thông báo về kết quả xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2024) gửi NNT:

+ Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này do NNT gửi đến theo quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì thực hiện như sau: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, cơ quan thuế thực hiện:

(i) Phụ trách bộ phận tra cứu Thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS ở trạng thái chưa xử lý. Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức trình trên hệ thống, phụ trách bộ phận thực hiện duyệt, trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký ban hành; trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

(ii) Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) thực hiện duyệt và ký số đích danh trên thông báo. Trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

(iii) Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh CQT trên thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký số trên thông báo; trường hợp thông báo sai thể thức sử dụng chữ ký số trên văn bản thì văn thư sử dụng chức năng từ chối cấp số văn bản (hủy thông báo) và hệ thống sẽ tự động khôi phục lại thông báo để Lãnh đạo cơ quan thuế thực hiện ký lại.

(iv) Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho NNT chậm nhất 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh CQT, gửi NNT theo phương thức qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

- Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2024 đã được ký số cho NNT theo phương thức qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp và qua địa chỉ thư điện tử email của người mua trên hóa đơn có sai sót hoặc theo đăng ký (nếu có).

- Thông tin về hóa đơn điện tử trên Mẫu số 04/SS-HĐĐT và Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2024 cũng là căn cứ để Bộ phận TTKT xem xét ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT theo quy định tại Điều 11 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2024.

Xử lý thông báo hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót như thế nào? (Hình từ Internet)

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 thì nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử là:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

- Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử bao gồm những loại nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:

Hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

...

Như vậy, hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.