Thông báo hóa đơn sai sót quy định như thế nào? Mẫu thông báo hóa đơn sai sót là mẫu nào?

Xem bài Tiếng Anh: >> What are regulations on notification on erroneous invoices in Vietnam? Which form is used for notifying erroneous invoices in Vietnam?

Quy định gì về thông báo hóa đơn sai sót? Mẫu thông báo hóa đơn sai sót là mẫu nào? Chậm nộp thông báo sai sót hóa đơn điện tử bị phạt bao nhiêu tiền?

Nội dung chính

Thông báo hóa đơn có sai sót quy định như thế nào?
Mẫu thông báo hóa đơn có sai sót là mẫu nào?
Chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót bị phạt bao nhiêu tiền?

Thông báo hóa đơn có sai sót quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thông báo hóa đơn có sai sót, cụ thể như sau:

(1) Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

(2) Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

+ Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

(3) Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục 1B ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục 1B, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục 1B mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục 1B. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục 1B mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

(4) Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục 1B ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Ngoài ra, tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định về thông báo hóa đơn có sai sót như sau:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Thông báo hóa đơn sai sót quy định như thế nào?

Thông báo hóa đơn sai sót quy định như thế nào? (Hình ảnh từ Internet)

Mẫu thông báo hóa đơn có sai sót là mẫu nào?

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì mẫu thông báo hóa đơn có sai sót được quy định tại Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Mẫu 04/SS-HĐĐT có dạng như sau:

Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót hóa đơn điện tử mới nhất...Tải về

Chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021) quy định mức phạt khi chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót như sau:

Số ngày chậm nộp	Mức phạt
Quá thời hạn quy định từ 01-05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ	Phạt cảnh cáo
Quá thời hạn quy định từ 01-10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ	Phạt tiền từ 1.000.000 - 3.000.000 đồng
Quá thời hạn quy định từ 11-20 ngày	Phạt tiền từ 2.000.000 - 4.000.000 đồng
Quá thời hạn quy định từ 21-90 ngày	Phạt tiền từ 4.000.000 - 8.000.000 đồng
Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên	Phạt tiền từ 5.000.000 -15.000.000 đồng

Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với tổ chức. Trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 tổ chức.

Bên cạnh việc thông báo đúng hạn cho người mua và cơ quan thuế thì người bán cần thực hiện điều chỉnh để sửa chữa sai sót theo quy định. Sau khi tiến hành sửa chữa sai sót người bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử gốc và thông báo sai sót hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật để phục vụ cho trường hợp có thanh tra, kiểm tra về sau.