QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008;

Căn cứ Luật Viên chức ngày 15 tháng 11 năm 2010;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;

Căn cứ Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 28/2011/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2011 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quy định về quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và cán bộ quản lý doanh nghiệp do Nhà nước làm chủ sở hữu thuộc UBND thành phố Đà Nẵng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc quản lý và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các quận, huyện và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 8060/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân có trách nhiệm quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là phần mềm), gồm:

a) Các cơ quan hành chính;

b) Đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố và thuộc sở, ban, ngành và UBND quận, huyện;

c) Tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là CBCCVC) và người lao động có liên quan trong việc quản lý hồ sơ CBCCVC.

2. Hồ sơ CBCCVC và người lao động được quy định gồm:

- CBCCVC theo quy định tại Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008 và Luật Viên chức ngày 15 tháng 11 năm 2010;

- Những người hợp đồng lao động theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp;

- Những người hợp đồng theo quy định của Bộ luật lao động được hưởng ngân sách của thành phố và của cơ quan, đơn vị;

Điều 3. Mục đích, yêu cầu

1. Mục đích

a) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ CBCCVC tập trung, thống nhất trong toàn thành phố;

b) Hiện đại hóa việc quản lý hồ sơ CBCCVC nhằm hỗ trợ tối ưu cho việc khai thác, chia sẻ, tích hợp dữ liệu hồ sơ CBCCVC đến các hệ thống liên quan;

c) Phục vụ cho công tác quản lý, điều hành; tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, viên chức.

2. Yêu cầu

Việc quản lý và sử dụng phần mềm thực hiện nghiêm túc, thường xuyên, phản ánh đúng thông tin liên quan đến CBCCVC, người lao động và tình hình quản lý hồ sơ thực tế tại các cơ quan, đơn vị.

Chương II

NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 4. Phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC

1. Phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC là bộ công cụ dùng để phục vụ cho việc quản lý, khai thác và sử dụng các thông tin về hồ sơ CBCCVC, là thành phần trong hệ thống mạng thông tin của thành phố Đà Nẵng, được cài đặt tại máy chủ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng và được triển khai thống nhất trong toàn thành phố.

2. Địa chỉ truy cập phần mềm tại http://noivu.danang.gov.vn/cbcc

Điều 5. Quản lý tài khoản đăng nhập phần mềm

1. Cơ quan, đơn vị theo phân cấp về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC được quy định tại Quyết định số 28/2011/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2011 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quy định về quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, CBCCVC cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và cán bộ quản lý doanh nghiệp do Nhà nước làm chủ sở hữu thuộc UBND thành phố Đà Nẵng, được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC.

2. Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu UBND thành phố về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC được phép sử dụng tài khoản quản trị phần mềm để cấp, phân quyền sử dụng tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị được phân cấp về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC; thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trong toàn thành phố.

3. Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu phân cấp tài khoản người dùng cho các đơn vị trực thuộc thì thống nhất với Sở Nội vụ bằng văn bản để cấp bổ sung.

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác sử dụng phần mềm có trách nhiệm bảo quản, bảo đảm an toàn về tài khoản người dùng cho cơ quan, đơn vị.

Điều 6. Mô hình tổ chức cập nhật, quản lý và khai thác hồ sơ phần mềm

Phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC được tổ chức theo mô hình ba cấp sau:

1. Cấp cơ sở là cấp có trách nhiệm cập nhật, quản lý và khai thác hồ sơ CBCCVC và người lao động ở các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành, UBND quận, huyện và UBND phường, xã;

2. Cấp sở, ban, ngành, quận, huyện là cấp có trách nhiệm cập nhật, quản lý và khai thác hồ sơ của các sở, ban, ngành và UBND quận, huyện; các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố. Có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, quản lý và tổ chức triển khai phần mềm cho các đơn vị trực thuộc là cấp cơ sở (trừ các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố);

3. Sở Nội vụ thành phố có trách nhiệm quản lý, tổ chức triển khai phần mềm; tổng hợp, báo cáo và lưu trữ hồ sơ CBCCVC của các cơ quan, đơn vị thuộc cấp cơ sở và cấp sở, ban, ngành, quận, huyện; theo dõi, quản lý hoạt động của phần mềm theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Điều 7. Nguyên tắc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm

1. Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng, hợp đồng, sử dụng công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm quản lý hồ sơ CBCCVC, người lao động của cơ quan, đơn vị mình.

2. Thông tin về hồ sơ CBCCVC đã được cập nhật vào phần mềm phải thống nhất với hồ sơ giấy đang được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

3. Hồ sơ CBCCVC phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, chính xác và được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ CBCCVC.

4. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra và có biện pháp đảm bảo an toàn thông tin về hồ sơ CBCCVC và đảm bảo tính tương thích trong toàn hệ thống khi có sự thay đổi về công nghệ, thiết bị.

Điều 8. Nội dung quản lý, sử dụng phần mềm

1. Cập nhật và hiệu chỉnh hồ sơ CBCCVC;

2. Tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí tùy chọn;

3. Báo cáo, thống kê và kết xuất thông tin theo các tiêu chí tùy chọn;

4. Quản lý tổ chức và biên chế của các cơ quan, đơn vị;

5. Quản lý đào tạo và bồi dưỡng;

6. Quản lý khen thưởng và kỷ luật;

7. Quản lý kê khai thu nhập cá nhân;

8. Quản lý hệ thống đánh giá kết quả công việc của CBCCVC hàng năm;

9. Quản trị hệ thống: thực hiện quản trị chức năng hệ thống, phân quyền nhóm người dùng và người dùng, sao lưu và phục hồi hệ thống.

Điều 9. Chức năng quản lý, sử dụng phần mềm

1. Quản lý danh mục

a) Danh mục công tác: khối cơ quan, đơn vị, hình thức tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, nguồn tuyển dụng, trạng thái hồ sơ, hình thức nghỉ hưu, công việc chuyên môn, năng lực sở trường.

b) Danh mục chức vụ: danh mục chức vụ chuẩn, chức vụ Đảng, chức vụ đoàn thể, chức vụ Quân đội.

c) Danh mục lương: lĩnh vực, hình thức nâng lương, nâng ngạch, các loại phụ cấp, hình thức tính phụ cấp khác, hình thức chi trả lương, hình thức hưởng thâm niên vượt khung, nhóm ngạch, tên ngạch, chức danh, danh sách ngạch, bậc, hệ số và bảng lương.

d) Danh mục tổ chức: quan hệ tổ chức - chức vụ, quan hệ tổ chức - lương.

đ) Danh mục đào tạo: loại hình đào tạo, chuyên ngành đào tạo, loại trình độ đào tạo và bồi dưỡng, hình thức tốt nghiệp, loại văn bằng, chứng chỉ, trường đào tạo, nguồn kinh phí đào tạo, cấp và lĩnh vực nghiên cứu khoa học.

e) Danh mục cơ quan, đơn vị: các thông tin về cơ quan, đơn vị; phòng, ban, bộ phận và các đơn vị trực thuộc.

g) Danh mục kê khai thu nhập cá nhân: các thông tin về thu nhập chịu thuế và thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của CBCCVC và người lao động;

h) Danh mục thông tin khác: hạng thương binh, sức khỏe, nhóm máu, tình trạng hôn nhân, dân tộc, tôn giáo, thành phần xuất thân, đối tượng hưởng chính sách, danh hiệu phong tặng, quan hệ gia đình, danh hiệu thi đua và các hình thức khen thưởng, kỷ luật, khuyết tật.

2. Chức năng quản lý tin tức.

3. Các chức năng hỗ trợ người dùng: Trao đổi trực tuyến của người dùng, danh sách người dùng đang trực tuyến, gửi tin nhắn nội bộ, thông tin - thông báo.

Chương III

QUY TRÌNH, LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 10. Quy trình lập phiếu cán bộ, công chức, viên chức và cập nhật thông tin vào phần mềm

Cơ quan, đơn vị được giao quản lý hồ sơ CBCCVC theo quy định, có trách nhiệm cập nhật những biến động về đội ngũ CBCCVC do cơ quan, đơn vị mình quản lý vào phần mềm, cụ thể như sau:

1. Lập hồ sơ mới

a) Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về hồ sơ CBCCVC hiện có mặt theo biên chế giao, hợp đồng trong ngân sách của thành phố và của cơ quan, đơn vị vào phần mềm;

b) Trong thời gian 45 (bốn mươi lăm) ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC có trách nhiệm hướng dẫn CBCCVC kê khai theo Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, đồng thời cập nhật thông tin về hồ sơ CBCCVC vào phần mềm theo quy định tại điểm a, khoản 1 Điều này;

2. Hồ sơ đã được cập nhật vào phần mềm

a) Đối với thông tin thay đổi của cá nhân như hộ tịch, tình trạng hôn nhân,... thì cá nhân có trách nhiệm kê khai theo định kỳ cùng với việc kê khai Phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị để tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin vào phần mềm. Khi hồ sơ CBCCVC tuyển dụng mới đã được cập nhật vào phần mềm thì mới được cấp số hiệu và thẻ công chức, viên chức;

b) Đối với thông tin thay đổi từ cơ quan quản lý nhà nước như bầu cử, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật,… cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC có trách nhiệm cập nhật, bổ sung thông tin này cho CBCCVC vào phần mềm, thời gian chậm nhất là 10 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

Điều 11. Điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm

1. Trường hợp CBCCVC được điều động, luân chuyển đến bộ phận mới trong cùng cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng CBCCVC thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm điều chuyển hồ sơ trên phần mềm đến bộ phận mới, thời gian chậm nhất là 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

2. Trường hợp CBCCVC được điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác đến cơ quan, đơn vị mới thì cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý CBCCVC cấp trên có trách nhiệm điều chuyển hồ sơ trên phần mềm đến cơ quan, đơn vị mới, thời gian chậm nhất là 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực; cơ quan, đơn vị mới có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển tiếp hồ sơ trên phần mềm đến cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng CBCCVC theo phân cấp quản lý CBCCVC, thời gian chậm nhất 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

3. Trường hợp chuyển sang khối Đảng, ngoài thành phố và nghỉ hưu, thôi việc, từ trần

a) Đối với CBCCVC được điều động, luân chuyển sang khối Đảng và ngoài thành phố thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng CBCCVC thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ tương ứng trong phần mềm thời gian chậm nhất 10 (mười) ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

b) Trường hợp CBCCVC nghỉ hưu, thôi việc, từ trần thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng CBCCVC thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ trong phần mềm, thời gian chậm nhất 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

Điều 12. Lưu trữ hồ sơ

1. Hồ sơ CBCCVC phải được lưu trữ lâu dài trong phần mềm để phục vụ việc nghiên cứu, quản lý, khai thác sử dụng và thực hiện chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng đối với CBCCVC.

2. Việc lưu trữ hồ sơ CBCCVC phải tuân thủ các nguyên tắc an toàn thông tin theo quy định hiện hành.

3. Hồ sơ CBCCVC đã nghỉ hưu, thôi việc, từ trần được lưu trữ ở cơ quan, đơn vị để theo dõi.

Điều 13. Khai thác và kết xuất thông tin từ phần mềm

1. Khai thác thông tin về hồ sơ CBCCVC được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tìm kiếm, tổng hợp, thống kê và kết xuất thông tin từ phần mềm phục vụ cho công tác báo cáo theo quy định.

2. Quyền khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC bao gồm: quyền quản trị là quyền được cập nhật, hiệu chỉnh, tổng hợp, thống kê, xử lý, sao chép, loại bỏ một phần hoặc toàn bộ hồ sơ CBCCVC; quyền cập nhật là quyền được cập nhật, hiệu chỉnh, điều chuyển hồ sơ CBCCVC theo phân cấp quản lý.

Điều 14. Quy định báo cáo công tác quản lý hồ sơ CBCCVC

1. Các sở, ban, ngành và UBND quận, huyện có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý về UBND thành phố (thông qua Sở Nội vụ) vào trước ngày 25 tháng 5 và 15 tháng 12 hàng năm.

2. Hàng năm, Sở Nội vụ tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ CBCCVC toàn thành phố theo quy định.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 15. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, UBND quận, huyện và các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố

1. Xây dựng quy chế quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC trong cơ quan, đơn vị mình và các đơn vị trực thuộc theo quy định tại Điều 5, 6, 7 Quy định này.

2. Được cấp tài khoản người dùng để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC của cơ quan, đơn vị mình và các đơn vị trực thuộc theo phân cấp quản lý. Quyết định phân công công chức, viên chức trực tiếp được phép sử dụng tài khoản người dùng và theo dõi, phụ trách phần mềm.

3. Bảo vệ thông tin cá nhân theo quy định tại Điều 21 của Luật Công nghệ thông tin.

4. Có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc cập nhật các thông tin về hồ sơ CBCCVC thuộc cơ quan, đơn vị và các đơn vị trực thuộc theo định kỳ hàng tháng. Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ các thông tin về hồ sơ CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý đã được cập nhật vào phần mềm và đảm bảo tính thống nhất với hồ sơ giấy lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

5. Sử dụng thông tin về hồ sơ CBCCVC trong cơ quan, đơn vị và các đơn vị trực thuộc để làm cơ sở thực hiện công tác sử dụng và quản lý CBCCVC theo phân cấp được quy định theo Quyết định số 28/2011/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2011 của UBND thành phố Đà Nẵng, bao gồm:

a) Nâng bậc lương, chuyển xếp lương, thuyên chuyển, điều động, nghỉ hưu, thôi việc, thu hút theo quy định đối với CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý hoặc lập thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền;

b) Cử CBCCVC đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định;

c) Dựa vào kết quả đánh giá phân loại và danh hiệu thi đua, khen thưởng của CBCCVC đã được cập nhật vào phần mềm theo quy định tại điểm b, khoản 2 Điều 10 Quy định này để đề xuất các danh hiệu thi đua, khen thưởng thuộc thẩm quyền quản lý;

d) Xác định nhu cầu tuyển dụng công chức, viên chức; giao và quản lý biên chế, hợp đồng lao động theo thẩm quyền quản lý;

đ) Sau khi kiểm tra, đối chiếu thông tin đã được lưu trữ trên phần mềm, cơ quan, đơn vị không thực hiện các điểm a, b, c, d khoản 5 Điều này đối với CBCCVC chưa cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin vào phần mềm thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định.

6. Sử dụng hệ thống báo cáo trực tuyến để thực hiện các báo cáo định kỳ liên quan đến công tác sử dụng và quản lý CBCCVC theo quy định hiện hành.

7. Kiến nghị và đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung các quy định có liên quan đến chế độ cập nhật, sử dụng, quản lý và khai thác hồ sơ CBCCVC của cơ quan, đơn vị mình và các đơn vị trực thuộc.

Điều 16. Trách nhiệm của người được phân công trực tiếp quản lý, khai thác sử dụng phần mềm

1. Được sử dụng tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị để thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin về hồ sơ CBCCVC trong cơ quan, đơn vị mình vào phần mềm; quản lý, khai thác hồ sơ CBCCVC theo phân cấp quản lý; có trách nhiệm bảo quản và bảo mật tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị.

2. Rà soát, cập nhật, điều chỉnh thông tin về hồ sơ CBCCVC kịp thời, đầy đủ ngay khi có thay đổi; định kỳ kiểm tra, cập nhật các thông tin theo quy định tại Điều 10, 11 Quy định này.

3. Chịu trách nhiệm tính kịp thời, chính xác các thông tin về hồ sơ CBCCVC đã được cập nhật vào phần mềm và đảm bảo tính thống nhất với hồ sơ giấy đang lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; khai thác, sử dụng có hiệu quả phần mềm để cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.

4. Áp dụng các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin và vận hành thông suốt phần mềm hồ sơ CBCCVC; đề xuất các biện pháp để khai thác và sử dụng phần mềm có hiệu quả, đồng thời nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để xem xét, xử lý các vấn đề trong công tác quản lý hồ sơ CBCCVC đã cập nhật trên phần mềm.

5. Định kỳ báo cáo với thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo quy định tại Điều 14 Quy định này.

6. Trường hợp bị thất lạc hoặc mất mật khẩu đăng nhập phần mềm phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị và sử dụng email của cơ quan, đơn vị với tên miền @danang.gov.vn để gửi về Sở Nội vụ qua địa chỉ snv@danang.gov.vn để được cấp lại mật khẩu mới.

Điều 17. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Ban hành quy định về các điều kiện hạ tầng kỹ thuật để phục vụ cho việc quản lý, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC của các cơ quan, đơn vị liên quan; quy định các nội dung liên quan đến việc bảo mật và an toàn thông tin; sửa chữa và đề xuất phương án khắc phục sự cố; nghiên cứu nâng cấp tính năng của phần mềm;

2. Định kỳ hàng năm, phối hợp với Sở Nội vụ đánh giá và báo cáo UBND thành phố về tình hình thực hiện phần mềm của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND thành phố; đưa việc ứng dụng hiệu quả phần mềm vào một trong những tiêu chí trong việc đánh giá xếp hạng ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan, đơn vị hàng năm.

Điều 18. Sở Nội vụ

1. Đảm bảo vận hành thông suốt phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC.

2. Được phép cấp tài khoản người dùng và phân quyền sử dụng cho các cơ quan, đơn vị.

3. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố có liên quan đến trong việc triển khai phần mềm để:

a) Rà soát và điều chỉnh kịp thời các thông tin, danh mục, tính năng trong phần mềm cho phù hợp với các quy định hiện hành của Chính phủ, bộ, ngành Trung ương và UBND thành phố;

b) Sử dụng, kết xuất thông tin từ phần mềm để thực hiện các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Chính phủ, bộ ngành Trung ương, UBND thành phố về công tác quản lý CBCCVC;

c) Thực hiện các nghiệp vụ về nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, cử đi học và phê duyệt trợ cấp đi học sau khi đã kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ công chức, viên chức được lưu trữ hiện hành trên phần mềm;

d) Đề xuất nâng cấp các tính năng của phần mềm đảm bảo yêu cầu về khai thác và sử dụng phần mềm hồ sơ CBCCVC có hiệu quả.

4. Sử dụng thông tin về hồ sơ CBCCVC của cơ quan, đơn vị đã được cập nhật vào phần mềm để làm cơ sở thực hiện công tác sử dụng và quản lý CBCCVC, bao gồm:

a) Phê duyệt kế hoạch, kết quả tuyển dụng viên chức các đơn vị sự nghiệp (trừ đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động);

b) Nâng bậc lương, chuyển xếp lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, bổ nhiệm vào ngạch, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp, thuyên chuyển, điều động, giải quyết chế độ đi học, nghỉ hưu, thôi việc, thu hút theo quy định đối với CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý hoặc lập thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền;

c) Cử CBCCVC không thuộc thẩm quyền quản lý của Ban Thường vụ Thành ủy, Chủ tịch UBND thành phố đi đào tạo, bồi dưỡng;

d) Đề xuất, thực hiện các nội dung các danh hiệu thi đua, khen thưởng và đề cử danh hiệu CBCCVC tiêu biểu hàng năm theo quy định;

đ) Quản lý và giao biên chế, hợp đồng lao động hàng năm;

e) Sau khi kiểm tra, đối chiếu thông tin về hồ sơ CBCCVC đã được lưu trữ trên phần mềm theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị tại các điểm a, b, c, d, đ khoản 4 Điều này và không thực hiện, giải quyết đối với cơ quan, đơn vị chưa cập nhật đầy đủ, chính xác hồ sơ CBCCVC vào phần mềm.

5. Xem xét, đề xuất UBND thành phố biểu dương, khen thưởng các cơ quan, đơn vị và cá nhân ứng dụng phần mềm trong việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức; đưa việc sử dụng hiệu quả phần mềm vào một trong những tiêu chí trong việc đánh giá xếp hạng cải cách hành chính hàng năm.

6. Thanh tra, kiểm tra việc cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm hồ sơ CBCCVC của các cơ quan, đơn vị; tổng hợp báo cáo UBND thành phố theo quy định tại khoản 2, Điều 14 Quy định này.

Điều 19. Sở Tài chính

Cân đối, thẩm định và trình UBND thành phố xem xét quyết định kinh phí phục vụ việc đầu tư xây dựng, hỗ trợ hạ tầng kỹ thuật, cài đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo trì thường xuyên, nâng cấp, công tác quản lý và sử dụng phần mềm từ nguồn kinh phí ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của thành phố.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị cập nhật, khai thác và sử dụng phần mềm.

2. Cơ quan, đơn vị và cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này được xét khen thưởng theo quy định.

3. Cơ quan, đơn vị và cá nhân vi phạm các điều, khoản trong Quy định này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về UBND thành phố (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp./.