QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA UBND TỈNH, CHỦ TỊCH UBND TỈNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Liên Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 1858/2006/QĐ-UBND ngày 09 tháng 8 năm 2006 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 789/2006/QĐ-UBND ngày 22 tháng 3 năm 2006 của UBND tỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiếp nhận, xử lý thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo cơ chế một cửa tại Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2888/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2007 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo cơ chế một cửa tại Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố Huế và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA UBND TỈNH, CHỦ TỊCH UBND TỈNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 606 /QĐ-UBND ngày 26/3/2009 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Chương I

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Cơ chế một cửa tại Văn phòng UBND tỉnh.

Cơ chế một cửa tại Văn phòng UBND tỉnh là cơ chế xử lý thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; từ hướng dẫn - tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ đến giao trả kết quả hồ sơ được thực hiện tại một đầu mối là "Tổ tiếp nhận và giao trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh" (gọi tắt là Tổ một cửa) do Chánh Văn phòng UBND tỉnh thành lập.

Điều 2. Mục đích yêu cầu.

1. Công khai các thủ tục hành chính; giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền phê duyệt của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh, đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu hợp pháp của các tổ chức, cá nhân theo đúng quy định của pháp luật; phục vụ công cuộc phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

2. Không ngừng nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ, đảm bảo thời hạn giao trả hồ sơ theo quy định; xác định trách nhiệm của cán bộ công chức trực tiếp tham gia giải quyết hồ sơ đảm bảo sự thống nhất đồng bộ từ khâu tiếp nhận đến giao trả hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh theo hướng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

Điều 3. Đối tượng và phạm vi áp dụng

- Đối tượng: Các tổ chức, cá nhân và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện và thành phố Huế.

- Phạm vi: Áp dụng thực hiện cho tất cả các loại thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và được thường xuyên rà soát, sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu cải cách hành chính.

Điều 4. Thời gian, địa điểm tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả

- Địa điểm: Việc tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả được thực hiện tại Nhà Thường trực trụ sở Văn phòng UBND tỉnh - 16 Lê Lợi, thành phố Huế.

- Thời gian:

+ Buổi sáng: Từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 00.

+ Buổi chiều: Từ 14 giờ 00 đến 16 giờ 30 vào các ngày trong tuần, trừ ngày Lễ và Chủ Nhật.

Điều 5. Một số khái niệm và định nghĩa

a) Tổ một cửa: Là Tổ tiếp nhận và giao trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh do Văn phòng UBND tỉnh thành lập; Tổ trưởng do đồng chí Phó Chánh Văn phòng và các thành viên là cán bộ, viên chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh, chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức tiếp nhận, đôn đốc việc thụ lý hồ sơ và giao trả kết quả.

b) Cơ quan trình duyệt: Các cơ quan chức năng được UBND tỉnh giao nhiệm vụ và phân công, phân cấp thẩm định, trình duyệt các hồ sơ thủ tục hành chính theo quy chế làm việc của UBND tỉnh.

c) Hồ sơ trình duyệt: Là tập hợp một số văn bản có liên quan do cơ quan trình duyệt chuẩn bị, làm căn cứ để trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét giải quyết một loại thủ tục hành chính.

c) Tiếp nhận hồ sơ: Là do chuyên viên chuyên trách Tổ một cửa nhận hồ sơ trình duyệt từ các cơ quan, cá nhân tại Nhà thường trực.

d) Giải quyết hồ sơ: Là quá trình do chuyên viên thụ lý hồ sơ có trách nhiệm thẩm tra, nghiên cứu, đề xuất phương án xử lý hồ sơ; trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét trước khi trình Lãnh đạo UBND tỉnh quyết định (phê duyệt, không phê duyệt hoặc có ý kiến khác).

đ) Kết quả giải quyết hồ sơ: Là văn bản thống nhất, quyết định phê duyệt hồ sơ trình duyệt; văn bản không thống nhất, yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trình duyệt.

e) Giao trả kết quả hồ sơ: Là do chuyên viên chuyên trách Tổ một cửa giao kết quả giải quyết hồ sơ cho cơ quan trình duyệt hồ sơ tại Nhà thường trực.

Điều 6. Chế độ tiếp nhận - giao trả hồ sơ.

1. Chuyên viên chuyên trách Tổ một cửa chỉ tiếp nhận - giao trả hồ sơ với cán bộ được phân công của các cơ quan trình duyệt.

2. Cơ quan trình duyệt hồ sơ đến giao dịch với Tổ một cửa phải lập sổ giao nhận và thực hiện chế độ ghi chép theo quy định để việc tiện theo dõi, đối chiếu.

3. Chuyên viên chuyên trách Tổ một cửa chịu trách nhiệm thực hiện và hướng dẫn các cơ quan trình duyệt thực hiện đúng Quy định này.

Điều 7. Yêu cầu thủ tục hành chính đối với hồ sơ trình duyệt.

1. Đảm bảo đầy đủ các loại văn bản cho từng loại thủ tục theo quy định của danh mục thủ tục hành chính và có thể có thêm một số văn bản liên quan khác - nếu có yêu cầu đặc biệt cho từng trường hợp cụ thể.

2. Dự thảo văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và kèm theo hồ sơ, văn bản dự thảo phải được soạn thảo theo thể thức được quy định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Liên Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ và các quy định khác có liên quan.

Văn bản dự thảo phải được Lãnh đạo cơ quan trình duyệt ký chịu trách nhiệm và phải kèm theo file điện tử được gửi qua các phương tiện thích hợp hoặc gửi thư điện tử cho Tổ một cửa tại địa chỉ: bpmotcua@thuathienhue.gov.vn trước khi nộp hồ sơ.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ VÀ GIAO TRẢ KẾT QUẢ

Điều 8. Quy trình tiếp nhận hồ sơ trình duyệt.

Tiếp nhận hồ sơ trình duyệt là do chuyên viên chuyên trách Tổ một cửa tiếp nhận tại Nhà thường trực và thực hiện các công việc sau:

a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; nếu chưa đảm bảo theo quy định thì không tiếp nhận và hướng dẫn cơ quan trình duyệt bổ sung, điều chỉnh kịp thời.

b) Phát Phiếu tiếp nhận - giao trả hồ sơ cho cơ quan trình duyệt; thời hạn hẹn trả hồ sơ thực hiện theo Phụ lục 1 Quy định này.

c) Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - giao trả hồ sơ theo quy trình sử dụng phần mềm.

d) Chuyển hồ sơ cho bộ phận Văn thư vào sổ văn bản; nhận lại hồ sơ từ bộ phận Văn thư để chuyển giao cho chuyên viên thụ lý giải quyết hồ sơ.

đ) Chuyển hồ sơ cho chuyên viên thụ lý.

Điều 9. Quy trình giải quyết hồ sơ trình duyệt

1. Chuyên viên thụ lý thực hiện các công việc sau:

a) Kiểm tra nội dung hồ sơ do chuyên viên chuyên trách Tổ một cửa chuyển giao theo Phiếu tiếp nhận - giao trả;

b) Rà soát về nội dung, thể thức văn bản ban hành, tính pháp lý và các vấn đề liên quan khác của hồ sơ trình duyệt.

c) Nghiên cứu, đề xuất phương án xử lý, báo cáo bằng Phiếu trình ký hồ sơ thủ tục hành chính cho Lãnh đạo Văn phòng thông qua trước khi trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét phê duyệt.

Đối với hồ sơ có vướng mắc về nội dung, hoặc có ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh, trong thời hạn tối đa 0,5 ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến phải báo cáo Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Lãnh đạo UBND tỉnh có văn bản trả lời cho tổ chức, cá nhân yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trước khi tiến hành lại việc tiếp nhận hồ sơ.

Đến ngày hẹn trả mà hồ sơ chưa được phê duyệt thì phải có văn bản trình Tổ trưởng Tổ một cửa ký ban hành, nêu rõ lý do chậm trễ; thời gian gia hạn tùy tình hình thực tế nhưng không được vượt quá thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định cho từng loại hồ sơ.

2. Lãnh đạo Văn phòng xem xét:

a) Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra nội dung, ý kiến đề xuất do Chuyên viên thụ lý trình, tính pháp lý và các vấn đề liên quan khác của hồ sơ trình duyệt.

b) Thống nhất nội dung hồ sơ thì ký trình, chuyển lại chuyên viên thụ lý trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét;

Trong trường hợp Lãnh đạo Văn phòng không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo vào Phiếu trình ký hồ sơ, chuyển lại chuyên viên thụ lý dự thảo văn bản trả lời cơ quan trình duyệt (nếu thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Văn phòng) hoặc trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét.

3. Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét: Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét hồ sơ, nếu đồng ý thì ký duyệt. Trường hợp Lãnh đạo UBND tỉnh không ký duyệt hoặc có ý kiến khác thì chuyên viên thụ lý dự thảo văn bản thể hiện ý kiến chỉ đạo trình Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt (thời gian xử lý thêm 1/2 ngày làm việc).

4. Ban hành văn bản:

a) Chuyên viên thụ lý hồ sơ chuyển kết quả giải quyết hồ sơ ngay sau khi được lãnh đạo Tỉnh ký duyệt và gửi cho bộ phận Văn thư ban hành (kể cả việc xử lý, cập nhật thông tin vào phần mềm Tổ một cửa, phần mềm Hồ sơ công việc); bộ phận văn thư chịu trách nhiệm rà soát thể thức trình bày văn bản trước khi vào số để ban hành văn bản; văn bản ban hành được chuyển cho chuyên viên chuyên trách Tổ một cửa trong thời gian không quá 1/2 ngày làm việc.

b) Chuyên viên chuyên trách chuyển kết quả giải quyết hồ sơ (hoặc Phiếu gia hạn hẹn trả trong trường hợp chưa có kết quả) cho cơ quan trình duyệt đảm bảo đúng thời gian hẹn trả.

5. Thời gian thụ lý hồ sơ: Thời gian thụ lý cho từng loại hồ sơ được quy định cụ thể tại Phụ lục 1 Quy định này.

Điều 10. Quy trình giao trả kết quả

Giao trả kết quả là quá trình chuyên viên chuyên trách Tổ một cửa thực hiện các công việc sau:

1. Giao kết quả giải quyết hồ sơ hoặc Phiếu gia hạn cho cơ quan trình duyệt theo đúng phiếu tiếp nhận - giao trả. Kết quả được giao cho cơ quan trình duyệt 02 bản chính (01 bản cho cơ quan trình duyệt giao trả khách hàng, 01 bản lưu tại cơ quan trình duyệt).

2. Ghi chép và cập nhật kết quả giải quyết vào sổ và phần mềm Tổ một cửa theo quy trình sử dụng phần mềm.

3. Yêu cầu cơ quan trình duyệt ký nhận kết quả vào sổ tiếp nhận – giao trả hồ so thủ tục hành chính và thu hồi phiếu tiếp nhận - giao trả.

Chương III

CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ

Điều 11. Công tác kiểm tra, báo cáo

1. Chuyên viên chuyên trách có trách nhiệm lập báo cáo tình hình thụ lý hồ sơ cho lãnh đạo Văn phòng và Tổ trưởng Tổ một cửa định kỳ 01 tuần/01 lần vào ngày thứ 6 hàng tuần và định kỳ 01 tháng/01 lần vào ngày 18 hàng tháng.

2. Tổ trưởng Tổ một cửa chịu trách nhiệm lập báo cáo cho Chủ tịch UBND tỉnh về tình hình hoạt động của Tổ định kỳ 01 quý/01 lần vào ngày 20 tháng cuối quý.

Điều 12. Lưu trữ hồ sơ

1. Chuyên viên chuyên trách tiến hành nộp lưu Phiếu tiếp nhận và giao trả hồ sơ và Sổ tiếp nhận - giao trả các thủ tục hành chính cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo định kỳ hàng năm 01 lần vào cuối năm.

2. Chuyên viên thụ lý tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ theo quy định về công tác lưu trữ hồ sơ của Văn phòng; thực hiện việc chuyển giao hồ sơ cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy trình lưu trữ văn bản.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng UBND tỉnh

1. Thường xuyên theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ hoạt động của Tổ một cửa; đảm bảo tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa tại Văn phòng UBND tỉnh theo quy định (bao gồm cả việc tiếp nhận, xử lý các kiến nghị vướng mắc về thủ tục hành chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh).

Đầu tư, kiện toàn cơ sở vật chất, thiết bị đảm bảo phục vụ hoạt động của Tổ một cửa; ban hành, mẫu hóa các loại văn bản liên quan đến quá trình thực hiện cơ chế một cửa tại Văn phòng UBND tỉnh (Phiếu tiếp nhận và giao trả hồ sơ; Phiếu gia hạn hẹn trả; Phiếu trình ký hồ sơ, Sổ tiếp nhận - giao trả các thủ tục hành chính, các báo cáo, ...).

2. Tiếp tục nghiên cứu, tham mưu UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành các quy trình cụ thể để xử lý tất cả các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Quá trình thực hiện, thường xuyên nghiên cứu, rà soát, tham mưu UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh điều chỉnh, bổ sung kịp thời nội dung danh mục hồ sơ thủ tục hành chính, thời hạn giải quyết cho từng loại thủ tục hành chính phù hợp với quy định của Nhà nước.

Điều 14. Trách nhiệm của cơ quan trình duyệt, tổ chức, cá nhân liên quan.

1. Thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung tại Quy định này.

2. Thực hiện việc nộp hồ sơ và nhận kết quả đúng địa điểm, thời gian theo Phiếu tiếp nhận và giao trả hồ sơ.

3. Thường xuyên phản ảnh cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh những vướng mắc để kịp thời xử lý, đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật./.