QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH TUYÊN TRUYỀN, HỖ TRỢ NGƯỜI NỘP THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế, các Luật thuế, Pháp lệnh thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/09/2009 của Thủ tướng Chính Phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính và các văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, Cục Thuế và Chi cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 18/9/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế hướng dẫn, giải đáp vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính thuế của người nộp thuế theo cơ chế “một cửa”;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tuyên truyền và Hỗ trợ NNT - Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình tuyên truyền, hỗ trợ người nộp thuế.

Điều 2. Quyết định này thay thế các Quyết định số 1788 TCT/QĐ/TTHT ngày 01/12/2004 và Quyết định số 1188/QĐ/TCT ngày 03/11/2005 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các Vụ và đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

TUYÊN TRUYỀN, HỖ TRỢ NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 601/QĐ-TCT ngày 11 tháng 05 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần A

QUY ĐỊNH CHUNG

I. Mục đích của quy trình:

- Thống nhất, chuẩn hóa về nguyên tắc, nội dung, trình tự thực hiện công tác tuyên truyền, hỗ trợ người nộp thuế để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan thuế và hướng dẫn, giúp đỡ người nộp thuế (NNT) thực hiện quyền và nghĩa vụ về thuế.

- Đảm bảo phân định rõ để thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ trong công tác tuyên truyền, hỗ trợ NNT tại cơ quan thuế các cấp.

II. Phạm vi áp dụng quy trình:

Quy định về trình tự, thủ tục, các bước thực hiện công tác tuyên truyền, hỗ trợ NNT và hoạt động tiếp nhận, trả kết quả giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính về thuế theo quy chế “một cửa” tại cơ quan thuế các cấp để phục vụ NNT; trừ các quy định về giải quyết các thủ tục hành chính thuế quy định tại Điều 3 Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 18/9/2007 của Bộ Tài chính và xử lý các khiếu nại của NNT qua “đường dây nóng” của cơ quan thuế.

III. Người thực hiện quy trình:

- Thủ trưởng cơ quan thuế, thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan thuế các cấp.

- Công chức thuế công tác tại bộ phận TTHT.

- Công chức thuế công tác tại các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ khác có liên quan tại cơ quan thuế các cấp.

IV. Giải thích một số từ ngữ.

- Bộ phận Tuyên truyền Hỗ trợ (TTHT) bao gồm: Vụ Tuyên truyền -Hỗ trợ NNT thuộc Tổng cục Thuế, Phòng/Đội Tuyên truyền-Hỗ trợ NNT thuộc Cục Thuế/Chi cục Thuế.

- Bộ phận Hành chính - Văn thư (HCVT) bao gồm: Phòng Hành chính-Lưu trữ thuộc Tổng cục thuế, Phòng Hành chính-Quản trị-Tài vụ-Ấn chỉ hoặc Phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc các Cục Thuế, Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ -Ấn chỉ thuộc các Chi cục Thuế.

V. Nguyên tắc thực hiện công tác tuyên truyền và hỗ trợ NNT

- Công tác tuyên truyền, hỗ trợ NNT phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền, phạm vi, trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp; tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất theo chương trình, kế hoạch công tác của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế; phải đảm bảo tính kịp thời và hiệu quả của công việc, đáp ứng được các nhu cầu cần hỗ trợ của NNT.

- Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong công tác TTHT người nộp thuế tại cơ quan thuế các cấp.

- Đảm bảo sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin giữa cơ quan thuế các cấp, giữa các bộ phận trong cơ quan thuế theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định.

- Nội dung tuyên truyền, hỗ trợ NNT phải theo đúng quy định tại các văn bản qui phạm pháp luật về thuế và các văn bản hướng dẫn thực hiện chung, thống nhất trên toàn quốc, thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế.

Phần B

QUY TRÌNH TUYÊN TRUYỀN, HỖ TRỢ NNT

I. Lập kế hoạch tuyên truyền, hỗ trợ NNT

1. Căn cứ xây dựng kế hoạch

- Chương trình công tác, nhiệm vụ và biện pháp quản lý thu Ngân sách Nhà nước của Bộ Tài chính, của ngành Thuế;

- Các chính sách, chế độ thuế, quy trình quản lý thuế mới ban hành;

- Chương trình sửa đổi, bổ sung các chính sách thuế; Chương trình cải cách hành chính thuế;

- Kết quả thực hiện công tác tuyên truyền, hỗ trợ và kết quả khảo sát, đánh giá nhu cầu hỗ trợ của NNT của các năm trước.

- Chức năng nhiệm vụ của bộ phận tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế.

2. Yêu cầu của công tác lập kế hoạch

- Kế hoạch tuyên truyền, hỗ trợ NNT được lập định kỳ hàng năm, đảm bảo tính kịp thời, hiệu quả và phù hợp với điều kiện thực tế tại cơ quan thuế các cấp.

- Kế hoạch phải đảm bảo cân đối giữa nhu cầu cần hỗ trợ của NNT với nguồn nhân lực, cơ sở vật chất của cơ quan thuế.

- Kế hoạch phải phù hợp và hướng tới các mục tiêu quản lý thuế theo chương trình, mục tiêu chung của toàn ngành thuế, tình hình cụ thể của từng địa phương.

3. Nội dung kế hoạch

Kế hoạch tuyên truyền, hỗ trợ NNT hàng năm của cơ quan thuế được lập theo mẫu số 01/TTHT-KH và bao gồm 3 phần chính: Kế hoạch tuyên truyền về thuế, kế hoạch hỗ trợ NNT và kế hoạch kiểm tra công tác tuyên truyền và hỗ trợ NNT tại cơ quan thuế các cấp. Nội dung cụ thể từng phần như sau:

3.1 Kế hoạch tuyên truyền về thuế: bao gồm 2 phần:

- Kế hoạch tuyên truyền thường xuyên: Là kế hoạch tuyên truyền hàng năm với các nội dung, hình thức tuyên truyền tương đối ổn định.

- Kế hoạch tuyên truyền trọng điểm: Là kế hoạch tuyên truyền theo yêu cầu, đặc biệt khi có những thay đổi lớn về pháp luật thuế để định hướng sự quan tâm, chú ý của công luận theo các mục tiêu của ngành Thuế trong từng thời kỳ.

3.2 Kế hoạch hỗ trợ NNT bao gồm các nội dung:

- Tổ chức tập huấn cho NNT.

- Tổ chức đối thoại với NNT.

- Xây dựng và cung cấp tài liệu hỗ trợ NNT.

- Giải đáp vướng mắc về thuế.

- Điều tra, khảo sát nhu cầu hỗ trợ của NNT.

- Hỗ trợ khác: Cung cấp dịch vụ phục vụ NNT (phần mềm kê khai, kê khai thuế điện tử...)

3.3 Kế hoạch kiểm tra công tác tuyên truyền và hỗ trợ NNT tại cơ quan thuế cấp dưới: kế hoạch kiểm tra bao gồm các nội dung cơ bản sau: cơ quan được kiểm tra, thời gian kiểm tra, mục đích yêu cầu,...

4. Thời gian lập kế hoạch

Bộ phận TTHT thuộc Cục Thuế/Chi cục Thuế có trách nhiệm lập Kế hoạch công tác tuyên truyền, hỗ trợ NNT của Cục Thuế/Chi cục Thuế (Mẫu số 01/TTHT-KH), trình lãnh đạo Cục Thuế/Chi cục Thuế ký ban hành để làm căn cứ triển khai thực hiện và gửi kế hoạch để báo cáo cơ quan thuế cấp trên.

Thời hạn Chi cục Thuế gửi kế hoạch về Cục Thuế là trước ngày 20 tháng 12 và Cục Thuế gửi kế hoạch về Tổng cục Thuế là trước ngày 25 tháng 12 hàng năm.

II. Tổ chức thực hiện các hình thức tuyên truyền, hỗ trợ NNT

1. Tuyên truyền qua hệ thống tuyên giáo

Bộ phận TTHT các cấp có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với lãnh đạo cơ quan thuế chương trình, kế hoạch phối hợp với các bộ phận liên quan thuộc Ban Tuyên giáo cùng cấp; xây dựng Chương trình tuyên truyền về thuế và thường xuyên cung cấp thông tin định hướng công tác tuyên truyền về thuế cho hệ thống tuyên giáo đáp ứng yêu cầu thông tin tuyên truyền về thuế từng thời kỳ.

2. Tuyên truyền qua tờ rơi, ấn phẩm, pano, áp phích

2.1. Tuyên truyền qua tờ rơi, tờ gấp

Vụ TTHT Tổng cục Thuế chủ trì soạn thảo nội dung, phát hành tờ rơi, tờ gấp, ấn phẩm tuyên truyền về thuế cấp phát cho toàn ngành; có sự phân loại ấn phẩm phù hợp với đối tượng cần tuyên truyền.

Cục Thuế/Chi cục Thuế tiếp nhận và sử dụng các tờ rơi, tờ gấp do Tổng cục Thuế phát hành để phục vụ cho công tác tuyên truyền về thuế trên địa bàn.

Trường hợp Cục Thuế có nhu cầu tuyên truyền bằng tờ rơi, tờ gấp để phục vụ cho yêu cầu quản lý thuế tại địa phương, Cục Thuế có thể chủ động lên kế hoạch in ấn, phát hành tờ rơi, tờ gấp đồng thời gửi 01 bản về Tổng cục Thuế để báo cáo. Việc in ấn, phát hành đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm, theo đúng định hướng của ngành thuế.

2.2 Tuyên truyền qua panô, áp phích

Vụ TTHT Tổng cục Thuế chủ trì xây dựng nội dung, ý tưởng tuyên truyền trên pano, áp phích trình Tổng cục phê duyệt để Cục Thuế các tỉnh, thành phố làm cơ sở triển khai, thực hiện.

Phòng TTHT thuộc Cục Thuế, các Chi cục Thuế chủ động rà soát, đề xuất với lãnh đạo Cục Thuế kế hoạch thực hiện với các hình thức, phương tiện phù hợp trên địa bàn để đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác tuyên truyền trong từng thời kỳ và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

3. Tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng

- Xây dựng kế hoạch: Bộ phận TTHT các cấp phối hợp với các cơ quan thông tin đại chúng trên địa bàn để xây dựng kế hoạch tuyên truyền, mở các chuyên mục về thuế. Chương trình, hợp đồng tuyên truyền về thuế (nếu có) bao gồm: nội dung cần tuyên truyền trên chuyên mục, hình thức thực hiện; diện tích, thời lượng, tần số đăng tải các tin bài, các chương trình,... đồng thời quy định rõ trách nhiệm của hai bên trong việc triển khai thực hiện.

- Triển khai thực hiện: Trên cơ sở kế hoạch tuyên truyền thuế đã được duyệt và tình hình thực tế tại địa phương, cơ quan thuế các cấp cung cấp thông tin, tài liệu cần tuyên truyền cho các cơ quan thông tin đại chúng, các đơn vị sản xuất chương trình; Các thông tin cung cấp cần đảm bảo tính chính xác và được các cấp phê duyệt theo thẩm quyền.

Phối hợp với các cơ quan thông tin đại chúng, đơn vị sản xuất chương trình (nếu có) để biên tập, duyệt nội dung, hình thức của chương trình đăng tải nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin và hiệu quả tuyên truyền.

- Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện: Theo dõi, kiểm tra, lưu giữ kết quả các hoạt động đưa tin trên các báo, đài về nội dung, thời gian, thời lượng đưa tin để đảm bảo việc đưa tin, bài đúng với các quy định mà cơ quan thuế và cơ quan truyền thông đã thoả thuận.

4. Tuyên truyền qua trang thông tin điện tử và các hình thức tuyên truyền khác

Bộ phận TTHT các cấp phối hợp với Ban biên tập và bộ phận quản lý website Cục Thuế để cung cấp thông tin tuyên truyền thông qua website Cục Thuế. Việc cung cấp thông tin trên website thực hiện theo quy định của cơ quan thuế các cấp.

Công bố công khai các thủ tục hành chính thuế tại bộ phận 1 cửa và trên website của cơ quan thuế để người nộp thuế nắm bắt thông tin làm căn cứ thực hiện.

Ngoài ra, tuỳ thuộc điều kiện thực tế của Cục Thuế các tỉnh, thành phố, và tuỳ thuộc vào các kênh thông tin tại địa phương, Cục Thuế có thể chủ động triển khai các hình thức tuyên truyền khác như: tuyên truyền qua băng rôn, tổ chức các cuộc thi tìm hiểu chính sách pháp luật thuế, tuyên truyền lưu động, tuyên truyền tại các nơi công cộng...

5. Tổ chức tập huấn, đối thoại với NNT

Khi có các chính sách mới về thuế; quy trình, quy chế mới ban hành, cơ quan thuế các cấp tổ chức tập huấn cho NNT. Đồng thời định kỳ hoặc đột xuất khi NNT có nhiều vướng mắc về chính sách thuế, về thủ tục hành chính thuế cần có sự giải đáp của cơ quan thuế thì cơ quan thuế tổ chức đối thoại với NNT trên địa bàn. Tuỳ theo nhu cầu thực tiễn tại địa phương, định kỳ hoặc đột xuất tổ chức tập huấn chính sách thuế và thủ tục hành chính thuế cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có thể lồng ghép hội nghị đối thoại với hội nghị tập huấn. Việc tổ chức tập huấn, đối thoại cho NNT, bộ phận TTHT phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện theo các bước công việc sau:

Bước 1: Chuẩn bị tập huấn, đối thoại: xây dựng chương trình, nội dung tập huấn, đối thoại và chuẩn bị các công việc liên quan như: bố trí địa điểm, trang thiết bị, tài liệu phục vụ tập huấn, đối thoại, gửi giấy mời dự tập huấn, đối thoại... Đối với hội nghị đối thoại cần khảo sát trước nhu cầu của NNT để có kế hoạch chuẩn bị nội dung đối thoại cho phù hợp, cụ thể: gửi công văn của cơ quan thuế kèm theo phiếu thu thập câu hỏi, vướng mắc, đề nghị giải đáp đến các DN để nắm bắt các vướng mắc của NNT; xây dựng chương trình nội dung đối thoại, phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận; gửi giấy mời đối thoại…

Bước 2: Tiến hành tập huấn, đối thoại:

- Khi NNT đến, bộ phận thư ký phát các tài liệu, Phiếu đề nghị giải đáp (Mẫu số 02a/TTHT-TH) và Phiếu đánh giá (Mẫu số 02b/TTHT-TH) cho NNT và hướng dẫn cách ghi (nếu cần).

- Đối với hội nghị tập huấn, công chức giảng viên trình bày các nội dung tập huấn theo phân công và chương trình được duyệt. Đối với hội nghị đối thoại, công chức thuế được phân công thực hiện giải đáp vướng mắc cho NNT trực tiếp tại hội trường.

- Trong quá trình tập huấn, đối thoại, bộ phận thư ký có nhiệm vụ tập hợp phiếu yêu cầu giải đáp, phân loại câu hỏi và chuyển cho công chức phụ trách giải đáp để trả lời. Đối với những vấn đề còn chưa rõ ràng, cần phải nghiên cứu thêm hoặc xin ‎ý kiến cấp trên, công chức giải đáp ghi nhận và hẹn NNT sẽ trả lời sau.

- Cuối buổi tập huấn, đối thoại, bộ phận thư ký thu thập các Phiếu đánh giá để phục vụ công tác tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện.

Bước 3: Đánh giá kết quả hội nghị:

- Kết thúc hội nghị tập huấn, đối thoại; bộ phận TTHT tổng hợp các câu hỏi, vướng mắc của NNT theo báo cáo tổng hợp kết quả tập huấn, đối thoại (mẫu số 02/TTHT-TH)

- Đối với các vướng mắc đã trả lời tại buổi tập huấn, đối thoại bộ phận TTHT rà soát lại nội dung hỏi đáp và tổng hợp thành các vấn đề mà NNT thường vướng mắc để báo cáo cơ quan thuế cấp trên (theo mẫu 05/TTHT-VM) và đưa vào nội dung tài liệu hỗ trợ NNT (nếu cần).

- Đối với những vướng mắc hẹn trả lời sau, bộ phận TTHT phải tổng hợp theo vấn đề và trả lời cho NNT bằng văn bản. Việc trả lời vướng mắc bằng văn bản này được thực hiện tương tự như đối với các trường hợp giải đáp vướng mắc của NNT bằng văn bản tại điểm 7.2 Phần B của Quy trình.

- Các Phiếu đánh giá tập huấn, đối thoại được tổng hợp theo bảng Tổng hợp ý kiến đánh giá (Mẫu số 02c/TTHT-TH) phục vụ cho công tác phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả hội nghị tập huấn, đối thoại.

6. Xây dựng và cấp phát tài liệu hỗ trợ NNT

- Tổng cục Thuế chủ trì xây dựng tài liệu hỗ trợ NNT thống nhất trong toàn ngành. Tổng cục Thuế có thể yêu cầu các Cục Thuế cùng phối hợp thực hiện việc biên soạn nội dung tài liệu hỗ trợ NNT.

- Tổng cục Thuế tổ chức in ấn, phát hành và cấp phát tài liệu hỗ trợ NNT đến các Cục Thuế để các Cục Thuế cấp phát cho NNT.

- Trường hợp cần thiết, các Cục Thuế có thể chủ động biên soạn, in ấn các tài liệu hỗ trợ NNT để phục vụ công tác tuyên truyền và hỗ trợ NNT trên địa bàn, đồng thời gửi 01 bản về Tổng cục Thuế để báo cáo.

7. Giải đáp vướng mắc về thuế cho NNT

7.1 Giải đáp vướng mắc qua điện thoại hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế

Bộ phận TTHT có nhiệm vụ tổ chức, bố trí cán bộ trực điện thoại và tiếp xúc trực tiếp để tiếp nhận và giải đáp vướng mắc cho NNT.

Trình tự, nội dung các bước công việc trả lời vướng mắc qua điện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp tại cơ quan thuế cụ thể như sau:

Bước 1: Tiếp nhận vướng mắc:

- Khi nghe điện thoại, công chức thuế chủ động giới thiệu tên, chức danh của mình và đề nghị người gọi cung cấp các thông tin về NNT như: tên người hỏi, tên doanh nghiệp, số điện thoại liên lạc,...

- Tại bàn giải đáp vướng mắc, công chức thuế được phân công thực hiện tiếp đón NNT và hướng dẫn NNT ghi Phiếu yêu cầu giải đáp vướng mắc (Mẫu số 03/TTHT-TT) (nếu NNT có nhu cầu ghi phiếu giải đáp vướng mắc).

Bước 2: Giải đáp vướng mắc:

- Sau khi tiếp nhận vướng mắc của NNT, công chức thuế cần xác định mức độ rõ ràng của câu hỏi để giải đáp cho phù hợp. Nếu câu hỏi nêu ra chưa rõ ràng, công chức thuế có thể đề nghị NNT giải thích và cung cấp thêm thông tin để làm rõ vấn đề vướng mắc. Trường hợp NNT đã giải thích và cung cấp thêm thông tin nhưng vẫn chưa đủ căn cứ để giải đáp, công chức thuế có thể yêu cầu NNT bổ sung thêm các tài liệu liên quan hoặc hướng dẫn NNT gửi công văn yêu cầu giải đáp về cơ quan thuế (kèm theo hồ sơ, tài liệu liên quan) để được giải đáp bằng văn bản.

- Trong quá trình giải đáp, nếu vấn đề vướng mắc đã có qui định cụ thể, rõ ràng trong các văn bản pháp quy và các văn bản hướng dẫn về thuế thì công chức thuế trả lời ngay cho NNT.

- Đối với các vướng mắc chưa rõ ràng, cần có thêm thời gian nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các đơn vị liên quan, công chức thuế có thể hẹn trả lời sau cho NNT. Thời gian hẹn trả lời sau không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận vướng mắc của NNT.

Bước 3: Ghi nhật ký, kiểm tra và chỉ đạo xử lý vướng mắc:

- Sau khi giải đáp vướng mắc cho NNT, công chức thuế ghi lại các thông tin cần thiết vào Nhật ký giải đáp vướng mắc (Mẫu số 04/TTHT-TT).

- Định kỳ, lãnh đạo bộ phận TTHT kiểm tra nội dung hỏi đáp trong Nhật ký giải đáp vướng mắc, yêu cầu đính chính (nếu cần) và đôn đốc giám sát việc thực hiện trả lời sau theo hẹn của cán bộ.

7.2 Giải đáp vướng mắc của NNT bằng văn bản

Đối với các văn bản vướng mắc do NNT gửi đến cơ quan Thuế theo đường bưu chính, việc tiếp nhận và luân chuyển được thực hiện theo quy định hiện hành về xử lý công văn hành chính. Đối với các văn bản được NNT gửi trực tiếp tại bộ phận “một cửa”, việc luân chuyển hồ sơ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phần C của quy trình này.

Tất cả văn bản yêu cầu giải đáp vướng mắc được chuyển đến, bộ phận được phân công giải đáp vướng mắc phải thực hiện trả lời theo quy định về phân cấp trả lời văn bản của Tổng cục Thuế.

Việc theo dõi, lưu trữ, báo cáo và kiểm tra việc giải đáp vướng mắc của NNT bằng văn bản được thực hiện theo quy định hiện hành về xử lý công văn trong cơ quan thuế.

Giải đáp vướng mắc của NNT bằng văn bản tại cơ quan Cục Thuế và Chi cục Thuế:

- Sau khi tiếp nhận văn bản yêu cầu giải đáp vướng mắc của NNT, công chức được phân công trả lời cần xác định mức độ rõ ràng của câu hỏi để giải đáp cho phù hợp. Nếu vướng mắc nêu ra chưa rõ ràng, cụ thể, công chức thuế soạn thảo công văn trình lãnh đạo ký đề nghị NNT bổ sung thêm tài liệu để làm rõ vấn đề vướng mắc. Thời hạn gửi công văn đề nghị bổ sung tài liệu là 03 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế nhận được công văn của NNT.

- Khi nội dung vướng mắc đã được xác định rõ và vướng mắc đã có quy định trong các văn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn về thuế, bộ phận được phân công giải đáp vướng mắc thực hiện dự thảo văn bản trả lời hoặc xin ý kiến của các đơn vị liên quan trong cơ quan thuế (nếu cần) trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành. Thời hạn hoàn thành việc trả lời bằng văn bản cho NNT là 10 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế nhận được đầy đủ thông tin, tài liệu liên quan đến các vấn đề cần được hướng dẫn, giải đáp.

- Trường hợp các vướng mắc chưa có quy định cụ thể trong các văn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn về thuế, bộ phận được phân công trả lời dự thảo công văn trình lãnh đạo chuyển cơ quan thuế cấp trên giải quyết, đồng thời gửi 1 bản cho NNT để biết. Thời hạn hoàn thành việc chuyển văn bản về cơ quan thuế cấp trên là 07 ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của NNT.

Giải đáp vướng mắc của NNT bằng văn bản tại cơ quan Tổng cục Thuế:

- Đơn vị được phân công giải đáp vướng mắc cho NNT bằng văn bản tại cơ quan Tổng cục Thuế thực hiện các bước công việc (xác định mức độ rõ ràng của câu hỏi, xác định căn cứ pháp lý trả lời) tương tự như tại cơ quan Cục Thuế và Chi cục Thuế.

- Thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc hiện hành của cơ quan Tổng cục Thuế.

8. Tổ chức cuộc họp chuyên đề về công tác tuyên truyền hỗ trợ NNT

Tùy điều kiện, tình hình và yêu cầu thực tế của từng địa phương, định kỳ tháng, quý hoặc đột xuất khi có nhiều vướng mắc phát sinh, Cục Thuế tiến hành tổ chức cuộc họp để trao đổi, giải quyết các vấn đề vướng mắc giữa các phòng ban trong Cục và các Chi cục Thuế trên địa bàn trong quá trình thực thi các Luật thuế và thủ tục hành chính thuế. Việc tổ chức cuộc họp, bộ phận TTHT phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện theo các bước công việc sau:

Bước 1. Chuẩn bị cuộc họp: Bộ phận TTHT trình lãnh đạo Cục Thuế để gửi công văn thông báo đến các phòng ban trong Cục Thuế, các Chi cục Thuế, nêu rõ lý do, chương trình, nội dung chuyên đề của cuộc họp, thành phần, địa điểm họp, yêu cầu tập hợp các vướng mắc của NNT, các văn bản có liên quan gửi về phòng TTHT để tổng hợp tài liệu cho cuộc họp…

Bước 2. Tổ chức cuộc họp: Lãnh đạo Cục Thuế chủ trì cuộc họp trình bày hoặc phân công người trình bày, nêu các nội dung vướng mắc cần xử lý, các thành viên cuộc họp trao đổi, tham gia ý kiến cụ thể vào từng vấn đề đang vướng mắc để đi đến thống nhất cách giải quyết.

Bước 3. Kết luận cuộc họp: Lãnh đạo Cục Thuế kết luận cách giải quyết đối với những vấn đề nêu ra tại cuộc họp. Căn cứ kết luận của lãnh đạo Cục Thuế, bộ phận TTHT ra thông báo gửi các bộ phận đã tham gia cuộc họp và các bộ phận có liên quan để triển khai thực hiện thống nhất trong toàn Cục.

9. Khảo sát, thăm dò ý kiến về nhu cầu hỗ trợ của NNT

- Cơ quan thuế thực hiện điều tra, khảo sát nhu cầu của NNT để nắm bắt nhu cầu của NNT và đánh giá chất lượng công tác tuyên truyền, hỗ trợ của ngành thuế, từ đó có các biện pháp cải thiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động.

- Việc điều tra, khảo sát được thực hiện thông qua nhiều kênh: qua hội nghị tập huấn, đối thoại; qua website; qua các hòm thư góp ý; qua các chương trình điều tra, khảo sát trên diện rộng...

- Kế hoạch tổ chức một cuộc điều tra, khảo sát cần xác định rõ mục đích, đối tượng, phạm vi, cách thức và thời gian thực hiện.

- Trên cơ sở các ý kiến thu nhận được từ đối tượng tham gia điều tra, khảo sát, bộ phận TTHT thực hiện tổng hợp các ý kiến cũng như nhu cầu của NNT để phân tích và đề xuất các biện pháp chấn chỉnh công tác quản lý thuế nói chung và công tác TTHT nói riêng.

III. Chế độ báo cáo công tác TTHT

1. Báo cáo về các vướng mắc của NNT

- Hàng quý, năm bộ phận TTHT có trách nhiệm tổng hợp các vướng mắc của NNT và gửi về cơ quan thuế cấp trên theo Mẫu số 05/TTHT-VM.

- Các vướng mắc được chia thành 2 loại:

+ Vướng mắc thường gặp: là các vướng mắc về những nội dung đã có quy định trong văn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn về thuế nhưng có tần suất hỏi nhiều trong các hình thức hỗ trợ NNT.

+ Vướng mắc chưa giải quyết được: là các vướng mắc về những nội dung quy định chưa cụ thể trong các văn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn và nằm ngoài phạm vi quyền hạn của cơ quan thuế cấp dưới.

2. Báo cáo kết quả thực hiện công tác TTHT

Hàng quý, năm cơ quan thuế cấp dưới có trách nhiệm tổng hợp kết quả công tác tuyên truyền, hỗ trợ NNT để báo cáo cơ quan thuế cấp trên theo mẫu số 06/TTHT-BC.

Báo cáo gồm 2 phần:

- Báo cáo kết quả công tác TTHT: theo mẫu số 06/TTHT-BC

- Báo cáo đánh giá công tác TTHT: tập trung vào một số nội dung sau:

+ Đánh giá chung tình hình tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuế và tình hình hỗ trợ NNT trong kỳ.

+ Những tồn tại, nguyên nhân, biện pháp khắc phục

+ Phương hướng công tác TTHT trong kỳ tới

+ Kiến nghị, đề xuất.

3. Thời hạn gửi báo cáo:

- Báo cáo quý: Chi cục Thuế báo cáo Cục Thuế trước ngày 20 của tháng cuối quý báo cáo. Cục Thuế báo cáo Tổng cục Thuế trước ngày 25 của tháng cuối quý báo cáo.

- Báo cáo năm và kế hoạch của năm tiếp theo:

+ Chi cục Thuế gửi Cục Thuế trước ngày 20/12 của năm báo cáo.

+ Cục Thuế gửi Tổng cục Thuế trước ngày 25/12 năm báo cáo.

Phần C

TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUẾ CỦA NNT THEO QUY CHẾ “MỘT CỬA”

Phần này quy định trình tự các bước công việc trong việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết về chính sách thuế, quản lý thuế, các thủ tục hành chính thuế của người nộp thuế quy định tại Quy chế hướng dẫn, giải đáp vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính thuế của người nộp thuế theo cơ chế “một cửa” ban hành kèm theo Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 18-9/2007 của Bộ Tài chính.

Công chức được giao nhiệm vụ thực hiện các công việc tại bộ phận “một cửa” là công chức của bộ phận TTHT hoặc là các công chức thuộc các bộ phận khác, tùy theo sự phân công của từng cơ quan thuế (sau đây gọi chung là bộ phận “một cửa”) phải tuân thủ đầy đủ các quy định của quy trình này.

Bộ phận “một cửa” tổ chức tiếp nhận hồ sơ thuế do NNT trực tiếp đến nộp tại bộ phận “một cửa” của cơ quan thuế phải thực hiện các công việc sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ thuế

- Công chức thuế kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ thuế như: tên, mã số thuế, địa chỉ, chữ ký, con dấu của NNT (nếu có); mẫu hồ sơ hành chính thuế, các giấy tờ kèm theo; Kiểm tra thẩm quyền giải quyết của cơ quan thuế đối với hồ sơ hành chính thuế của NNT theo phân cấp quản lý thuế của ngành. Trường hợp không đúng thẩm quyền thì hướng dẫn NNT gửi hồ sơ thuế đến cơ quan thuế có thẩm quyền giải quyết.

- Trường hợp NNT nộp hồ sơ thuế quá thời hạn theo quy định thì công chức tiếp nhận hồ sơ lập biên bản ghi nhận việc nộp chậm hồ sơ khai thuế làm căn cứ tính phạt vi phạm thủ tục chậm nộp hồ sơ khai thuế. Việc phân công công chức tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản trong trường hợp nộp hồ sơ quá thời hạn do Cục trưởng Cục Thuế quy định.

- Trường hợp hồ sơ thuế không đầy đủ, công chức thuế tại bộ phận “một cửa” hướng dẫn, cung cấp mẫu biểu và yêu cầu NNT bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ thuế.

2. Phân loại hồ sơ thuế

Công chức thuế phân loại hồ sơ theo từng loại thủ tục hành chính thuế, từng bộ phận chức năng giải quyết và chia thành hai nhóm sau:

- Nhóm 1: Hồ sơ thuế phải trả kết quả giải quyết cho NNT.

- Nhóm 2: Hồ sơ thuế không phải trả kết quả giải quyết.

3. Thực hiện thủ tục đăng ký hồ sơ đến và hẹn trả kết quả giải quyết

- Đối với những hồ sơ thuế đã đầy đủ và đúng thẩm quyền giải quyết của cơ quan thuế, công chức tiếp nhận thực hiện đăng ký hồ sơ đến theo qui định: Đóng dấu hồ sơ nhận, nhập thông tin hồ sơ nhận trên hệ thống ứng dụng quản lý hồ sơ (QHS, QHSCC). Trường hợp cơ quan thuế chưa triển khai ứng dụng QHS, QHSCC, công chức thuế ghi thông tin nhận hồ sơ trên Sổ theo dõi nhận-giải quyết-trả văn bản yêu cầu, hồ sơ thuế (Mẫu số 09-TTHT-STD).

- Đối với hồ sơ thuế thuộc nhóm 1, công chức tiếp nhận xác định hình thức trả kết quả (trực tiếp tại cơ quan thuế hay gửi qua đường bưu chính) và in Phiếu hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ thuế từ ứng dụng QHS hoặc QHSCC để giao cho NNT. Trường hợp cơ quan thuế chưa triển khai ứng dụng QHS, QHSCC, công chức thuế căn cứ quy định của Luật Quản lý thuế, các quy trình quản lý thuế hiện hành của cơ quan thuế, xác định thời gian phải trả kết quả cho NNT theo đúng quy định và tiến hành lập Phiếu hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ thuế (Mẫu số 08/TTHT-PH).

+ Trường hợp là Hồ sơ hoàn thuế: Thực hiện theo Quy trình hoàn thuế ban hành kèm theo Quyết định số 905/QĐ-TCT ngày 01/7/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế (hoặc theo quy định mới nhất về Quy trình hoàn thuế tại thời điểm áp dụng).

+ Trường hợp là Hồ sơ miễn, giảm thuế: Thực hiện theo Quy trình miễn, giảm thuế ban hành kèm theo Quyết định số 1444/QĐ-TCT ngày 24/10/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế (hoặc theo quy định mới nhất về Quy trình miễn, giảm thuế tại thời điểm áp dụng).

- Đối với hồ sơ thuế thuộc nhóm 2, công chức thuế lập Phiếu biên nhận hồ sơ thuế (Mẫu số 07/TTHT-PBN) nếu NNT có yêu cầu. Trường hợp là Hồ sơ khai thuế, thực hiện theo Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế ban hành kèm theo Quyết định số 1864/QĐ-TCT ngày 21/12/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế (hoặc theo quy định mới nhất về Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế tại thời điểm áp dụng).

4. Chuyển hồ sơ thuế đến các bộ phận có chức năng giải quyết

- Bộ phận “một cửa” in Phiếu chuyển hồ sơ từ ứng dụng QHS hoặc QHSCC và bàn giao hồ sơ thuế đến các bộ phận có chức năng giải quyết. Trường hợp cơ quan thuế chưa triển khai ứng dụng QHS, QHSCC, công chức thuế lập Phiếu chuyển hồ sơ (Mẫu số 10/TTHT-BG) và bàn giao hồ sơ thuế cho bộ phận chức năng. Bộ phận chức năng tiếp nhận hồ sơ thuế, kiểm tra và ký xác nhận vào Phiếu chuyển hồ sơ.

- Việc chuyển hồ sơ thuế đến các bộ phận chức năng được thực hiện ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là đầu giờ ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được hồ sơ, thủ tục hành chính của NNT tại cơ quan thuế.

- Việc giải quyết hồ sơ thuế của NNT thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ quản lý thuế của ngành thuế và đảm bảo đúng thời hạn theo quy định của Luật quản lý thuế, Quy chế “một cửa” và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

5. Trả kết quả giải quyết hồ sơ thuế

Hàng ngày công chức tại bộ phận “một cửa” phải thực hiện rà soát lịch hẹn trả kết quả cho NNT. Trường hợp ngày hôm sau đến lịch trả kết quả nhưng bộ phận “một cửa” vẫn chưa nhận được kết quả thì phải có trách nhiệm đôn đốc các bộ phận giải quyết hồ sơ trả kết quả đúng hạn.

- Khi có kết quả giải quyết hồ sơ thuế, bộ phận có chức năng giải quyết chuyển kết quả giải quyết hồ sơ thuế đến bộ phận HC-VT chậm nhất vào cuối giờ chiều ngày làm việc trước ngày hẹn trả kết quả cho NNT để thực hiện thủ tục đăng ký văn bản “đi” đối với kết quả giải quyết hồ sơ của NNT.

+ Trường hợp trả kết quả giải quyết hồ sơ thuế qua đường bưu chính, bộ phận HC-VT nhận kết quả giải quyết hồ sơ thuế từ bộ phận chức năng và gửi cho NNT qua đường bưu chính. Thời hạn gửi kết quả được thực hiện ngay trong ngày hoặc chậm nhất là đầu ngày làm việc tiếp theo ngày nhận được kết quả từ bộ phận chức năng chuyển đến. Bộ phận HC-VT phải nhập kết quả vào ứng dụng QHS hoặc QHSCC hoặc chuyển kết quả cho bộ phận “một cửa” để nhập kết quả vào ứng dụng.

+ Trường hợp trả kết quả giải quyết hồ sơ thuế cho NNT trực tiếp tại cơ quan thuế, bộ phận “một cửa” nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ các bộ phận chức năng để trả cho NNT theo hẹn.

- Khi NNT đến nhận kết quả tại cơ quan thuế, bộ phận “một cửa” thực hiện các bước công việc sau:

+ Kiểm tra các thông tin trên Phiếu hẹn trả kết quả. Trường hợp NNT bị mất Phiếu hẹn thì yêu cầu người nhận kết quả xuất trình Giấy giới thiệu do đại diện hợp pháp của tổ chức ký xác nhận và Chứng minh thư nhân dân còn hiệu lực của người nhận kết quả.

+ Thu lại Phiếu hẹn (hoặc giấy giới thiệu đối với trường hợp bị mất phiếu hẹn). Trường hợp cơ quan thuế chưa triển khai ứng dụng QHS, QHSCC, công chức thuế ghi lại nội dung kết quả trả cho NNT vào Sổ theo dõi nhận - trả văn bản yêu cầu, hồ sơ thuế (Mẫu số 09-TTHT-STD)

Phần D

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Lãnh đạo cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm tổ chức, bố trí phân công cán bộ thực hiện đúng quy định tại quy trình này.

Trong quá trình tổ chức thực hiện quy trình, nếu có vướng mắc, Cục Thuế các tỉnh, thành phố báo cáo kịp thời về Tổng cục Thuế để nghiên cứu, giải quyết./.