QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ HƯỚNG DẪN VIỆC XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VÌ SỰ SAI SÓT, QUÁ HẠN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008;

Căn cứ Nghị định số 157/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2007 của Chính phủ quy định chế độ trách nhiệm đối với người đứng đầu cơ quan, tổ chức đơn vị của Nhà nước trong thi hành nhiệm vụ, công vụ;

Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020;

Căn cứ Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18 tháng 10 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức”;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hướng dẫn việc xin lỗi cá nhân, tổ chức vì sự sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Qyết định này./.

QUY CHẾ

HƯỚNG DẪN VIỆC XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VÌ SỰ SAI SÓT, QUÁ HẠN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 585/QĐ-UBND-HC ngày 25/6/2015 của UBND tỉnh Đồng Tháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về các trường hợp phải xin lỗi, trách nhiệm và quy trình thực hiện việc xin lỗi của cán bộ, công chức, viên chức và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) khi để xảy ra tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

2. Quy chế này không áp dụng đối với các trường hợp vi phạm các quy định tại Điều 3 của Luật Phòng, chống tham nhũng và Điều 13 của Luật Trách nhiệm bồi thường nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của cá nhân, tổ chức đã được cấp có thẩm quyền công bố.

Điều 3. Mục đích, yêu cầu

1. Mục đích

a) Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức, đảm bảo thực hiện đầy đủ, chính xác, minh bạch, kịp thời theo quy định.

b) Hạn chế thấp nhất tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính; tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính.

c) Tạo điều kiện cho cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền và cá nhân, tổ chức kiểm tra, giám sát quá trình giải quyết thủ tục hành chính, góp phần phòng, chống tiêu cực, củng cố lòng tin của nhân dân đối với các cấp chính quyền.

2. Yêu cầu

a) Việc xin lỗi cá nhân, tổ chức phải được thực hiện kịp thời, nghiêm túc, đúng quy định; nghiêm cấm các hành vi lợi dụng Quy định này để hạ thấp uy tín của cơ quan, đơn vị và uy tín của cán bộ, công chức, viên chức.

b) Các cơ quan, đơn vị thông báo cho cá nhân, tổ chức biết trước ít nhất 01 ngày so với ngày hẹn trả kết quả trong trường hợp giải quyết hồ sơ quá hạn so với thời gian hẹn cá nhân, tổ chức.

c) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo công chức, viên chức khắc phục trong thời gian sớm nhất đối với trường hợp hồ sơ quá hạn hoặc kết quả giải quyết có sai sót do lỗi của cơ quan, đơn vị.

Điều 4. Hình thức xin lỗi

Việc xin lỗi cá nhân, tổ chức được thực hiện bằng văn bản (theo các mẫu Thư xin lỗi đính kèm) được công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trao trực tiếp khi cá nhân, tổ chức đến bổ sung hồ sơ hoặc nhận kết quả.

Chương II

CÁC TRƯỜNG HỢP XIN LỖI VÀ QUY TRÌNH XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC

Trên cơ sở thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị được cấp có thẩm quyền công bố, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xin lỗi cá nhân, tổ chức trong các trường hợp sau:

Điều 5. Trường hợp đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ sau khi đã tiếp nhận hồ sơ do lỗi của công chức, viên chức tiếp nhận

1. Hồ sơ của cá nhân, tổ chức do công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (sau đây gọi chung là công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ) nhưng qua thẩm tra, công chức, viên chức được phân công giải quyết hồ sơ (sau đây gọi chung là công chức, viên chức giải quyết hồ sơ) hoặc cơ quan phối hợp trong thực hiện cơ chế một cửa liên thông phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ thành phần hoặc nội dung hồ sơ không đúng theo quy định do lỗi của công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thì trả hồ sơ lại cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ.

2. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chịu trách nhiệm liên hệ qua số điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp cá nhân, tổ chức để đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ.

3. Khi cá nhân, tổ chức đến bổ sung hồ sơ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển Thư xin lỗi (Mẫu số 01-XL) trực tiếp cho cá nhân, tổ chức. Thư xin lỗi do chánh Văn phòng ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan, đơn vị; đối với Ủy ban nhân dân cấp xã do Lãnh đạo Ủy ban nhân dân ký Thư xin lỗi cá nhân, tổ chức.

4. Trường hợp cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ qua đường bưu chính hoặc những thủ tục hành chính có quy định thêm thời gian để thẩm tra trước khi giải quyết, thì việc đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ không được xem là sai sót của cơ quan, đơn vị.

Điều 6. Trường hợp trả kết quả quá hạn giải quyết theo quy định do lỗi của công chức, viên chức giải quyết hồ sơ

1. Khi công chức, viên chức giải quyết hồ sơ (bao gồm công chức, viên chức giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp trong thực hiện cơ chế một cửa liên thông) không đảm bảo thời hạn quy định có trách nhiệm báo cáo với thủ trưởng cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ biết về tiến độ đang giải quyết, lý do quá hạn, biện pháp khắc phục và thời hạn giải quyết xong.

2. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thông báo qua số điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp thông báo cá nhân, tổ chức biết trước ít nhất 01 ngày so với thời hạn trả kết quả về tiến độ đang giải quyết, lý do quá hạn, biện pháp khắc phục và thời hạn trả kết quả lần sau để cá nhân, tổ chức đến nhận kết quả.

3. Công chức, viên chức giải quyết hồ sơ để xảy ra tình trạng quá hạn chịu trách nhiệm trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký Thư xin lỗi để chuyển cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ (mẫu số 02-XL). Đến ngày cá nhân, tổ chức nhận kết quả, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chuyển Thư xin lỗi trực tiếp cho cá nhân, tổ chức.

Điều 7. Trường hợp kết quả giải quyết thủ tục hành chính có sự sai sót do lỗi của cơ quan, đơn vị

1. Khi cá nhân, tổ chức phát hiện kết quả giải quyết thủ tục hành chính có sai sót và yêu cầu khắc phục; thủ trưởng cơ quan, đơn vị tiến hành kiểm tra, nếu phát hiện sai sót do lỗi của cơ quan, đơn vị thì chỉ đạo công chức, viên chức giải quyết hồ sơ khắc phục trong thời gian sớm nhất.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để xảy ra sai sót có trách nhiệm xin lỗi cá nhân, tổ chức bằng Thư xin lỗi (mẫu số 03-XL) và gửi kèm theo kết quả giải quyết để trả cho cá nhân, tổ chức vào ngày hẹn trả kết quả; đồng thời, chỉ đạo công chức, viên chức trả kết quả tại địa điểm cá nhân, tổ chức yêu cầu (có thể trả kết quả qua đường bưu chính).

Điều 8. Hình thức xử lý đối với cán bộ, công chức, viên chức để xảy ra tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính

1. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có sai sót thì tùy theo số lần, mức độ ảnh hưởng của sai sót, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có quyền xem xét xử lý hoặc bố trí công tác khác.

2. Công chức, viên chức giải quyết hồ sơ nhưng kết quả giải quyết quá hạn hoặc có sự sai sót thì tùy theo số lần, mức độ ảnh hưởng của sai sót, quá hạn, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có quyền xem xét xử lý hoặc bố trí công tác khác.

3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính xảy ra thường xuyên mà không có lý do chính đáng thì tùy theo mức độ vi phạm, thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp xem xét xử lý hoặc chuyển đổi vị trí công tác theo quy định.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ

1. Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính; hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác đảm bảo cá nhân, tổ chức chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hồ sơ không đúng theo quy định.

2. Có tác phong, thái độ lịch sự, nghiêm túc, khiêm tốn; ngôn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rõ ràng, mạch lạc; thực hiện tốt phương châm “06 biết” của cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Đồng Tháp.

3. Thực hiện nghiêm túc việc xin lỗi cá nhân, tổ chức theo Quy chế này và chấp hành nghiêm chỉnh quyết định xử lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Điều 10. Trách nhiệm của công chức, viên chức giải quyết hồ sơ

1. Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, nhanh chóng, chính xác nhiệm vụ được phân công trong giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức.

2. Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc thực hiện thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với người có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ các quy định về thủ tục hành chính không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thủ tục của địa phương.

3. Thực hiện nghiêm túc việc xin lỗi cá nhân, tổ chức theo quy chế này và chấp hành nghiêm quyết định xử lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Điều 11. Trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị

1. Quán triệt, tuyên truyền để cán bộ, công chức, viên chức biết rõ trách nhiệm xin lỗi cá nhân, tổ chức trong giải quyết thủ tục hành chính.

2. Chỉ đạo niêm yết công khai Quy chế này tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bằng hình thức phù hợp với điều kiện cụ thể của cơ quan, đơn vị để cá nhân, tổ chức tiếp cận, tìm hiểu, thực hiện quyền giám sát quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

3. Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý thực hiện hiệu quả các thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị đã được cơ quan có thẩm quyền công bố.

4. Thực hiện việc xin lỗi cá nhân, tổ chức và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trên trực tiếp vì sự sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính quy định tại Quy chế này.

5. Báo cáo lồng ghép kết quả thực hiện Quy chế này vào báo cáo cải cách hành chính và báo cáo kiểm soát thủ tục hành chính định kỳ cơ quan, đơn vị (mẫu số 04-XL).

6. Thực hiện nghiêm túc việc xin lỗi cá nhân, tổ chức theo Quy chế này và chấp hành nghiêm chỉnh quyết định xử lý của thủ trưởng cấp trên trực tiếp.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này tại các cơ quan, đơn vị; tổng hợp, báo cáo lồng ghép kết quả thực hiện Quy chế này vào báo cáo cải cách hành chính của Tỉnh.

2. Căn cứ kết quả giải quyết thủ tục hành chính có sự sai sót, quá hạn của các cơ quan, đơn vị, tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh;

a) Nhắc nhở đối với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính xảy ra thường xuyên nhưng chậm được khắc phục.

b) Xem xét xử lý kỷ luật đối với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính xảy ra thường xuyên đã nhắc nhở và yêu cầu khắc phục nhưng kết quả khắc phục không hiệu quả.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

Hướng dẫn các cơ quan truyền thông tổ chức tuyên truyền để nhân dân biết rõ quyền được xin lỗi, quyền giám sát quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị nhà nước các cấp.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề mới phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh bằng văn bản về Sở Nội vụ để được hướng dẫn hoặc tổng hợp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét, quyết định./.

Mẫu số 01-XL

THƯ XIN LỖI

Vì sự sai sót trong tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính

Kính gửi: ……………… (3)

Ngày ... tháng ... năm 20…, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của …(1)… tiếp nhận hồ sơ của …(3)… về việc …(4)…

Tuy nhiên, sau khi đơn vị chuyên môn kiểm tra lại thì hồ sơ chưa đủ (hoặc không đúng) theo quy định nên đã liên hệ đề nghị …(3)… bổ sung hồ sơ.

Sai sót này do lỗi của ...(1)... đã gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức của …(3)…; …(1)… trân trọng xin lỗi và sẽ sớm khắc phục sai sót này trong thời gian tới.

Mong nhân được sự thông cảm của …(3)…./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi.

(2) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi.

(3) Tên cá nhân, tổ chức được xin lỗi.

(4) Tên thủ tục hành chính.

Mẫu số 02-XL

THƯ XIN LỖI

Vì sự quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính

Kính gửi: …………..(3)

Ngày ... tháng ... năm 20…, ...(1)... tiếp nhận hồ sơ của ...(3)… về việc ...(4)…; Sau khi tiếp nhận hồ sơ, …(1)… đã phân công ...(5)… giải quyết.

Theo quy định, ...(1)... sẽ trả kết quả vào ngày ... tháng ... năm 20…; Tuy nhiên, do ...(6)… nên …(1)… không thể trả kết quả như thời hạn quy định.

Sự chậm trễ này do lỗi của ...(1)... đã gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức của ...(3)…; …(1)... trân trọng xin lỗi và sẽ sớm khắc phục chậm trễ này trong thời gian tới.

Mong nhận được sự thông cảm của ...(3)..../.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi.

(2) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi.

(3) Tên cá nhân, tổ chức được xin lỗi.

(4) Tên thủ tục hành chính.

(5) Đơn vị trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính.

(6) Lý do chậm trễ.

Mẫu số 03-XL

THƯ XIN LỖI

Vì sự sai sót trong giải quyết thủ tục hành chính

Kính gửi: …….……..(3)

Ngày ... tháng ... năm 20…, ...(1)… tiếp nhận hồ sơ của ...(3)… về việc khắc phục sai sót trong kết quả giải quyết thủ tục hành chính …(4)…

Qua kiểm tra, sai sót trong kết quả giải quyết thủ tục hành chính do lỗi của …(1)…; và …(1)… đã phân công …(5)… khẩn trương khắc phục.

Sự sai sót này đã gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức của …(3)…; …(1)… trân trọng xin lỗi và sẽ sớm khắc phục sai sót này trong thời gian tới.

Mong nhận được sự thông cảm của …(3)…./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi.

(2) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành thư xin lỗi.

(3) Tên cá nhân, tổ chức được xin lỗi.

(4) Tên thủ tục hành chính.

(5) Đơn vị giải quyết thủ tục hành chính.

Mẫu số 04-XL

TÌNH HÌNH XIN LỖI CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VÌ SỰ CHẬM TRỄ, SAI SÓT TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
KỲ BÁO CÁO ……………..