QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TẠM THỜI VỀ SỬ DỤNG “HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ” TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC ĐƯỜNG THUỶ NỘI ĐỊA VIỆT NAM

CỤC TRƯỞNG CỤC ĐƯỜNG THUỶ NỘI ĐỊA VIỆT NAM

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Thông báo số 67/TB – BGTVT ngày 26 tháng 02 năm 2009 về kết luận của Bộ trưởng Bộ GTVT Hồ Nghĩa Dũng tại Hội nghị triển khai ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Giao thông vận tải năm 2009;
Căn cứ Quyết định số 27/2008/QĐ-BGTVT ngày 04 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đường thuỷ nội địa Việt Nam;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Khoa học công nghệ - Hợp tác quốc tế và Môi trường,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế tạm thời về sử dụng Hệ thống thư điện tử trong các hoạt động của Cục Đường thuỷ nội địa Việt Nam”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Khoa học công nghệ - Hợp tác quốc tế và Môi trường chịu trách nhiệm triển khai và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.

Điều 4. Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng cơ quan Cục, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ TẠM THỜI

VỀ SỬ DỤNG “HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ” TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC ĐƯỜNG THUỶ NỘI ĐỊA VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 435 /QĐ-CĐTNĐ ngày 16 tháng 6 năm 2009 của Cục trưởng Cục Đường thuỷ nội địa Việt Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống thư điện tử:

“Hệ thống thư điện tử” là hệ thống chuyển nhận văn bản qua các mạng máy tính, đặc biệt là hệ thống mạng Internet. Việc sử dụng hệ thống thư điện tử nhằm hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức (CBCC-VC) đang làm việc tại Cục Đường thủy nội địa Việt Nam trong việc gửi, nhận thông tin giữa các CBCC-VC, giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc Cục (gọi tắt là đơn vị) hoặc giữa CBCC-VC, người dân và doanh nghiệp khác (gọi tắt là tổ chức và cá nhân khác) dưới dạng thư tín qua mạng máy tính nội bộ đơn vị hoặc mạng Internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của Cục Đường thủy nội địa Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, năng suất lao động, thực hành tiết kiệm, giảm văn bản giấy tờ hành chính, thực hiện tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Thông báo số 67/TB – BGTVT ngày 26 tháng 02 năm 2009 về kết luận của Bộ trưởng Bộ GTVT Hồ Nghĩa Dũng tại Hội nghị triển khai ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ GTVT 2009.

Điều 2. Hệ thống thư điện tử được sử dụng trong hoạt động của Cục Đường thủy nội địa Việt Nam thuộc hệ thống thư điện tử của Bộ GTVT (….viwa@mt.gov.vn) do Trung tâm Công nghệ thông tin Bộ GTVT hỗ trợ và cung cấp. Danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức có thẩm quyền được công bố trên trang thông tin điện tử của Cục (http://www.viwa.gov.vn) để thuận tiện trong trao đổi thông tin.

Điều 3. Quy định các loại văn bản sau được trao đổi, gửi nhận qua hệ thống thư điện tử:

- Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Cục, trưởng các phòng nghiệp vụ, lãnh đạo đơn vị;

- Thư mời dự hội nghị, các hoạt động của Cục, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn thanh niên Cục;

- Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc; tài liệu phục vụ các cuộc họp;

- Báo cáo tháng, quý, 6 tháng, năm; báo cáo chuyên đề; báo cáo đột xuất;

- Các phụ lục số liệu những văn bản gửi đến để biết, để báo cáo; các dự thảo văn bản, tài liệu được gửi đính kèm phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước;

- Các văn bản liên quan khác không mang tính bảo mật theo quy định.

- Không thực hiện gửi, nhận qua thư điện tử các văn bản: các báo cáo thực hiện chế độ BẢO MẬT theo quy định; tài liệu liên quan đến tình hình nhân sự, công tác cán bộ; tài liệu thanh tra, kiểm tra, kết luận thanh tra, kiểm tra liên quan đến giải quyết khiếu nại, tố cáo; những văn bản khác được yêu cầu trả lời bằng văn bản, các Quyết định.

- Từ ngày 10/7/2009, các giấy mời họp gửi các phòng, các đơn vị trong Cục bằng hình thức duy nhất là thư điện tử. Văn phòng Cục chỉ phát hành văn bản giấy để báo cáo lãnh đạo Cục.

Điều 4. Quy chế này áp dụng cho tất cả các đơn vị và CBCC-VC của Cục Đường thủy nội địa Việt Nam khi khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ công tác chuyên môn.

Chương II

TỔ CHỨC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Để triển khai sử dụng có hiệu quả hộp thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Cục Đường thủy nội địa Việt Nam quy định cụ thể như sau:

1. Đối với hộp thư điện tử của Cục ĐTNĐ Việt Nam:

- Văn phòng Cục có trách nhiệm quản lý hộp thư điện tử (Email) của Cục Đường thủy nội địa Việt Nam (thuky.viwa@mt.gov.vn) để giải quyết công việc hành chính của Cục, không sử dụng vào bất kỳ mục đích nào khác.

- Chánh Văn phòng chỉ đạo tổ chức điều hành, phân công CBCC-VC theo dõi, kiểm tra, thực hiện việc gửi các loại văn bản phát hành của Cục đi các tổ chức và cá nhân khác; nhận văn bản từ các tổ chức và cá nhân khác gửi về Cục; kịp thời thông tin báo cáo, gửi nội dung đã nhận đến Lãnh đạo Cục để chỉ đạo kịp thời giải quyết công việc.

2. Đối với hộp thư điện tử của từng đơn vị:

- Hộp thư điện tử của đơn vị là hộp thư dành để đơn vị trao đổi công tác. Mỗi đơn vị có hộp thư điện tử riêng để nhận các loại văn bản chỉ đạo từ cấp trên, gửi văn bản đi đến các tổ chức và cá nhân khác trong quá trình hoạt động, công tác, các văn bản trao đổi nghiệp vụ chuyên môn giữa đơn vị và các phòng nghiệp vụ của Cục.

- Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm quản lý, phân công CBCC-VC theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư. Người được giao nhiệm vụ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị phải báo cáo nội dung đã nhận cho thủ trưởng đơn vị để kịp thời giải quyết công việc.

- Khi thay đổi thủ trưởng đơn vị mới, thủ trưởng đơn vị cũ có trách nhiệm phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho thủ trưởng mới và thông báo cho tất cả các đơn vị khác thuộc Cục biết.

- Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì thủ trưởng đơn vị (hoặc người được thủ trưởng ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện.

- Thủ trưởng đơn vị cần có quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của thủ trưởng đơn vị.

3. Đối với hộp thư điện tử của các phòng nghiệp vụ:

- Mỗi phòng nghiệp được cấp một hộp thư điện tử riêng để gửi, nhận thông tin, các loại văn bản trong quá trình công tác, các văn bản trao đổi nghiệp vụ chuyên môn với các đơn vị và các phòng nghiệp vụ của Cục.

- Trưởng phòng (hoặc phân công CBCC-VC) có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư điện tử của phòng và giải quyết công việc cụ thể được phân công trong hộp thư điện tử.

- Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử.

- Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của phòng.

- Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của phòng gửi lên mạng.

- Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của phòng.

- Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào hệ thống thư điện tử cho người khác.

- Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích trong hệ thống thư tín điện tử của Cục thông qua địa chỉ sử dụng của phòng.

Điều 6. Tất cả CBCC-VC của Cục Đường thủy nội địa Việt Nam phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của đơn vị và của cá nhân trong giờ làm việc, ít nhất 2 lần trong ngày (buổi sáng vào lúc 9 giờ, buổi chiều vào lúc 15 giờ), để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các tổ chức và cá nhân khác, kịp thời nắm bắt nội dung, xử lý công việc một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. Riêng hộp thư điện tử của Cục, Văn phòng Cục phải kiểm tra ít nhất 4 lần trong ngày: Buổi sáng vào các thời điểm: 7giờ30, 10giờ30; Buổi chiều vào các thời điểm: 13giờ30, 16giờ.

Chương III

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, XỬ LÝ NỘI DUNG THÔNG TIN TRONG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 7. Yêu cầu về quản lý thông tin trong hộp thư điện tử

- Các thông tin, văn bản phát hành chính thức của cơ quan, đơn vị phải đúng chủ trương chính sách của Nhà nước, phải được Lãnh đạo Cục, đơn vị duyệt trước khi gửi đi.

- Mỗi đơn vị, cá nhân cần phải tạo những thư mục riêng trên máy tính làm việc của mình một cách khoa học (theo loại văn bản, theo tháng, năm, … ), để lưu tất cả các loại văn bản gửi, nhận, phòng khi đường truyền Internet hoặc hệ thống thư điện tử có sự cố và đặc biệt là tìm kiếm lại các loại văn bản trước đây, giúp giải quyết công việc được nhanh chóng.

- Khi soạn thảo văn bản, phần nơi nhận của công văn đi cần ghi cụ thể địa chỉ Email của nơi nhận (nếu gửi qua hộp thư điện tử) để cán bộ phụ trách việc gửi công văn được thuận tiện hơn.

- Sử dụng bộ mã tiếng việt Unicode chuẩn TCVN 6909-2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hộp thư điện tử.

- Lưu tên file phải thể hiện được nội dung để tiện tìm kiếm, thuộc tính “Title” phải là số công văn đi, đến để dễ tìm kiếm trong quá trình sử dụng sau này.

- Sau khi nhận được văn bản, các đơn vị phải có văn bản phản hồi xác nhận đã nhận được văn bản.

- Trường hợp bất khả kháng (mất điện, nghẽn mạng,…): thì thực hiện theo cách gửi, nhận văn bản thông thường. Các đơn vị phải liên hệ bằng điện thoại vào cuối giờ chiều để kiểm tra các nội dung văn bản đến và thông báo nội dung các văn bản của đơn vị gửi đi qua thư điện tử.

Điều 8. Quy trình xử lý công việc sử dụng hệ thống thư điện tử

Các bước thực hiện khi chuyển (gửi) các loại văn bản qua hộp thư điện tử:

a) Đối với hộp thư điện tử của Cục:

- Bước 1: Cán bộ phụ trách việc phát hành (gửi) các loại văn bản đi, scan các loại văn bản đi đã được Lãnh đạo ký duyệt và đã đóng dấu (lưu dưới dạng file .pdf hoặc loại định dạng phù hợp), hoặc lấy lại file văn bản đi (đối với những văn bản dự thảo không có chữ ký của Lãnh đạo) đã được CBCC-VC chuyển qua chương trình quản lý công văn của Cục để gửi bằng thư điện tử theo nơi gửi đã thể hiện trong công văn.

- Bước 2: Chuyển các loại văn bản đi theo đúng địa chỉ nơi nhận cụ thể (bằng đường thư thông thường hay qua thư điện tử của Cục) theo quy định.

b) Đối với hộp thư điện tử của từng đơn vị:

Cán bộ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị có trách nhiệm gửi nội dung thông tin, các loại văn bản mang tính chất trao đổi công việc, góp ý dự thảo, … với các tổ chức, cá nhân khác.

c) Đối với hộp thư điện tử của mỗi cá nhân CBCC-VC:

Gửi nội dung thông tin, các loại văn bản mang tính chất trao đổi công việc với các tổ chức, cá nhân khác. Tuyệt đối không được sử dụng hộp thư điện tử cá nhân để nhân danh Cục hoặc đơn vị gửi thông tin, văn bản mà chưa được sự đồng ý phê duyệt của Lãnh đạo.