QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH THÔNG TIN NGĂN CHẶN

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Quyết định số 43/QĐ-UB ngày 27/3/1982 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức Sở Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 32/QĐ-UB ngày 11/3/2003 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Tư pháp;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình thông tin ngăn chặn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Tổ chức, Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, các Trưởng phòng Công chứng có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH THÔNG TIN NGĂN CHẶN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 358 /QĐ-STP-BTTP 28 ngày tháng 8 năm 2007 của Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định việc tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác về tài sản của cơ quan có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức vào Chương trình thông tin ngăn chặn (sau đây gọi là Chương trình); các nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình; quyền và trách nhiệm của người quản lý, vận hành, sử dụng Chương trình; quy trình thực hiện việc quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình tại Sở Tư pháp và các phòng Công chứng của thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 2. Văn bản ngăn chặn

1. Văn bản ngăn chặn là việc cơ quan có thẩm quyền có văn bản yêu cầu các phòng Công chứng không thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về một hoặc một số tài sản nhất định.

2. Cơ quan có thẩm quyền gồm Tòa án, Viện kiểm sát, Cơ quan thi hành án dân sự, Cơ quan điều tra, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất và quyền sở hữu công trình xây dựng trong trường hợp thu hồi giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật về nhà ở, xây dựng và đất đai;

3. Văn bản ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để Công chứng viên không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

Điều 3. Văn bản giải tỏa ngăn chặn

1. Văn bản giải tỏa ngăn chặn là việc cơ quan có thẩm quyền có văn bản hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó đã ban hành trước đây.

2. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều 2 Quy chế này là căn cứ để Công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

Điều 4. Thông tin tham khảo

1. Thông tin tham khảo là việc cá nhân, tổ chức không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 2 Quy chế này có văn bản yêu cầu hoặc hủy bỏ yêu cầu không công chứng việc chuyển dịch về một hoặc một số tài sản nhất định.

2. Đối với thông tin tham khảo, Công chứng viên xem xét, quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản có liên quan theo quy định pháp luật.

Điều 5. Nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình

1. Việc quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình phải được thực hiện theo quy định của Quy chế này và Hướng dẫn sử dụng ban hành kèm theo Quy chế này.

2. Việc nhập thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn vào Chương trình phải được thực hiện kịp thời và chính xác theo văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

3. Thông tin nhập vào chương trình phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode.

4. Nghiêm cấm các hành vi:

a) Truy cập vào chương trình bằng tài khoản của người khác;

b) Truy cập vào chương trình để thực hiện các công việc không được giao;

c) Sửa đổi chương trình, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị chương trình;

d) Thay đổi quy trình quản lý, vận hành, sử dụng Chương trình.

5. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy nhập chương trình.

6. Việc nhập, sửa, xóa thông tin về ngăn chặn và giải toả ngăn chặn phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động được thiết kế sẵn trong chương trình; nhật ký sẽ tự động ghi lại chính xác thời gian và các hành động cụ thể của một tài khoản kể từ khi truy cập vào chương trình cho đến khi thoát ra.

Điều 6. Tài khoản

1. Tài khoản là những thông số mà người quản lý, vận hành, sử dụng được cấp để truy cập vào Chương trình; bao gồm: Tên người sử dụng và mật khẩu.

2. Người được cấp tài khoản: Giám đốc, phó Giám đốc, Chánh Văn phòng, Quản trị hệ thống, Quản trị chương trình, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Phó trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Trưởng phòng Công chứng, Phó Trưởng phòng Công chứng, Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp, Chuyên viên thường trực tại các phòng Công chứng, Công chứng viên và cán bộ nghiệp vụ tại các phòng Công chứng.

3. Người được cấp một tài khoản sẽ có một hoặc một số trong các quyền sau:

a) Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo;

b) Nhập thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn vào Chương trình;

c) Nhập thông tin tham khảo vào Chương trình; Sửa chữa và xóa thông tin tham khảo đã được nhập Chương trình;

d) Sửa chữa các thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn đã được nhập vào Chương trình;

đ) Điều chỉnh, sửa đổi chương trình, giao diện và hệ thống quản trị chương trình.

4. Thẩm quyền cụ thể của từng tài khoản được căn cứ vào quyền và trách nhiệm của người sử dụng tài khoản quy định tại Chương II Quy chế này.

5. Một người được phân công thực hiện nhiều nhiệm vụ có thể được cấp nhiều tài khoản tương ứng với các nhiệm vụ được giao.

6. Người được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản (tên và mật khẩu truy cập) và chịu trách nhiệm trước mọi tác động của tài khoản đã được cấp đối với cơ sở dữ liệu. Trường hợp bị mất hoặc quên tên, mật khẩu phải báo ngay cho người quản trị chương trình.

7. Tài khoản đã được cấp sẽ bị xóa theo quyết định của Giám đốc trong các trường hợp sau đây:

a) Chuyên viên thường trực không được tiếp tục giao nhiệm vụ nhập thông tin vào chương trình;

b) Quản trị hệ thống, Quản trị chương trình và Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp chuyển công tác khác;

b) Người được cấp tài khoản đã chuyển công tác khỏi đơn vị, nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc vắng mặt không làm việc tại đơn vị (đi học tập trung, biệt phái…);

Việc xóa tài khoản được thực hiện từ ngày có quyết định chuyển công tác hoặc quyết định đi học, biệt phái.

Điều 7. Lưu trữ

1. Việc sao lưu (backup) cơ sở dữ liệu, các phiên bản (version) của chương trình phải được thực hiện thường xuyên.

2. Cơ sở dữ liệu và các phiên bản của chương trình phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống tại Văn phòng Sở.

3. Các văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống tại phòng Bổ trợ tư pháp và các phòng Công chứng nơi tiếp nhận văn bản.

Chương II

NGƯỜI QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH

Điều 8. Giám đốc

1. Quyết định các nội dung, yêu cầu của Chương trình.

2. Quyết định việc sửa đổi, thay đổi các nội dung, yêu cầu của Chương trình.

3. Ban hành, sửa đổi các quy định về việc quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình.

4. Quyết định người được cấp và xóa tài khoản.

5. Phê duyệt kế hoạch sao lưu dữ liệu.

6. Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Điều 9. Trưởng phòng Công chứng

1. Đề xuất Giám đốc quyết định việc cấp và xóa tài khoản cho Chuyên viên thường trực và Người sử dụng tại đơn vị mình.

2. Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ…) cho việc vận hành tốt chương trình tại đơn vị mình.

3. Tổ chức quản lý, vận hành, sử dụng chương trình tại đơn vị mình đúng quy định.

4. Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập thông tin tham khảo vào Chương trình, sửa chữa và xóa thông tin tham khảo đã được nhập Chương trình.

5. Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Điều 10. Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Bổ trợ tư pháp

1. Đề xuất Giám đốc quyết định việc cấp và xóa tài khoản cho Chuyên viên thường trực và Người sử dụng tại đơn vị mình.

2. Tổ chức quản lý, vận hành, sử dụng chương trình tại đơn vị mình đúng quy định.

3. Tổ chức thực hiện việc nhập các ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo vào Chương trình; Phê duyệt việc sửa chữa các ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo đã nhập vào Chương trình; Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do phòng Bổ trợ tư pháp cập nhật vào Chương trình.

4. Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Điều 11. Chánh Văn phòng

1. Đề xuất Giám đốc quyết định người thực hiện nhiệm vụ quản trị hệ thống và quản trị chương trình;

2. Đề xuất Giám đốc quyết định việc cấp và xóa tài khoản cho Quản trị hệ thống, Quản trị chương trình và Người sử dụng tại đơn vị mình.

3. Tham mưu cho Giám đốc các điều kiện cần thiết để xây dựng, quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình.

4. Tổ chức việc xây dựng, quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình.

5. Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Điều 12. Quản trị hệ thống

1. Quản trị hệ thống là một cán bộ, công chức của bộ phận tin học thuộc Văn phòng Sở, được Giám đốc phân công nhiệm vụ quản trị hệ thống của Chương trình trên cơ sở đề xuất của Chánh Văn phòng.

2. Quản trị hệ thống có các quyền và trách nhiệm sau:

a) Điều chỉnh, sửa đổi chương trình, giao diện và hệ thống quản trị Chương trình theo quyết định của Giám đốc;

b) Tham mưu cho Giám đốc việc điều chỉnh, sửa đổi chương trình, giao diện và hệ thống quản trị Chương trình;

c) Kiểm tra, theo dõi máy chủ và các thiết bị mạng, kiểm tra và đảm bảo sự hoạt động ổn định của hệ thống.

d) Đảm bảo an ninh, an toàn cho cơ sở dữ liệu trước mọi hành vi xâm nhập bất hợp pháp nhằm mục đích phá hoại hoặc thay đổi cấu trúc dữ liệu.

đ) Đảm bảo cho Chương trình và các công cụ hỗ trợ hoạt động tốt.

e) Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Điều 13. Quản trị Chương trình

1. Quản trị chương trình là một cán bộ, công chức của bộ phận tin học thuộc Văn phòng Sở, được Giám đốc phân công nhiệm vụ quản trị Chương trình trên cơ sở đề xuất của Chánh Văn phòng.

2. Quản trị Chương trình có các quyền và trách nhiệm sau:

a) Cấp mới, thay đổi nội dung, phân quyền, gán quyền, xóa các tài khoản theo quyết định của Giám đốc;

b) Cung cấp tên truy cập và mật khẩu ban đầu cho người được cấp tài khoản;

c) Quản lý các tài khoản của người sử dụng, bảo đảm các tài khoản hoạt động tốt;

d) Tham mưu cho Giám đốc kế hoạch sao lưu dữ liệu;

đ) Quản lý cơ sở dữ liệu, sao lưu dữ liệu theo kế hoạch nhằm đảm bảo an toàn cho cơ sở dữ liệu khi gặp sự cố;

e) Hỗ trợ Người sử dụng trong quá trình sử dụng chương trình;

h) Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Điều 14. Chuyên viên thường trực

1. Chuyên viên thường trực: là cán bộ, công chức của phòng Bổ trợ tư pháp và các phòng Công chứng, được Giám đốc phân công thực hiện việc nhập ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo vào Chương trình.

2. Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp

a) Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo vào Chương trình; Chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin do mình nhập vào Chương trình;

b) Cập nhật việc sửa đổi, chỉnh sửa các thông tin đã có trong chương trình sau khi được Trưởng, Phó Phòng Bổ trợ tư pháp duyệt;

c) Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

3. Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng

a) Nhập thông tin tham khảo vào Chương trình theo quyết định của Trưởng phòng Công chứng;

b) Sửa chữa và xóa các thông tin tham khảo do mình nhập vào Chương trình theo quyết định của Trưởng phòng Công chứng.

c) Chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin do mình nhập vào Chương trình.

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Điều 15. Phó Giám đốc Sở, Phó Trưởng phòng Công chứng, Công chứng viên và cán bộ nghiệp vụ tại các phòng Công chứng

Các Phó Giám đốc Sở, Phó Trưởng phòng Công chứng, Công chứng viên và cán bộ nghiệp vụ tại các phòng Công chứng có quyền tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Chương III

QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH TẠI CƠ QUAN SỞ TƯ PHÁP

Điều 16. Tiếp nhận ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn

1. Mọi văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo đều do cán bộ Văn thư của Văn phòng Sở tiếp nhận.

2. Văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo phải được ghi nhận ngay vào Chương trình quản lý công văn và Sổ quản lý công văn đến của Sở.

Nội dung ghi nhận gồm có: ngày, giờ tiếp nhận; Số (nếu có) và ngày của văn bản; cơ quan, cá nhân, tổ chức phát hành văn bản; loại tài sản và địa chỉ của tài sản.

Điều 17. Chuyển văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo

1. Hàng ngày, cán bộ Văn thư của Văn phòng Sở chuyển bản chính văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo đến Chuyên viên thường trực của phòng Bổ trợ tư pháp vào đầu giờ làm việc buổi sáng và buổi chiều.

2. Ngày, giờ chuyển giao văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo giữa cán bộ Văn thư của Văn phòng Sở và Chuyên viên thường trực của phòng Bổ trợ tư pháp phải được ghi vào sổ.

Điều 18. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo vào Chương trình

1. Sau khi tiếp nhận văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo từ cán bộ Văn thư của Văn phòng Sở, Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp phải cập nhật ngay, đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo vào Chương trình trong buổi làm việc.

2. Đối với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo đã có trên Chương trình, Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp kiểm tra lại các thông tin; nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp (100%) với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo nhận được, thì phải nhập thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo mới.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo, Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp phải báo cáo ngay với lãnh đạo phòng Bổ trợ tư pháp để kịp thời xử lý.

Điều 19. Sửa các thông tin đã nhập vào chương trình

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào chương trình chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Chương trình (thông tin chưa được đưa lên mạng), Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp chủ động sửa chữa cho chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên mạng, Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp báo cáo với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Bổ trợ tư pháp. Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Bổ trợ tư pháp kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin ngăn chặn. Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp thực hiện việc sửa chữa sai sót theo quyết định của Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Bổ trợ tư pháp.

Điều 20. Tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo

Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo được thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng ban hành kèm theo Quy chế này.

Chương IV

QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH TẠI CÁC PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 21. Tiếp nhận ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo

Bộ phận Văn thư của các Phòng Công chứng có trách nhiệm tiếp nhận văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

Việc tiếp nhận và ghi nhận văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo vào Sổ công văn đến của phòng Công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 16 Quy chế này.

Điều 22. Chuyển văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo

1. Khi nhận được văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo, bộ phận Văn thư của đơn vị nhanh chóng chuyển bản chính văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo đến Trưởng phòng Công chứng.

2. Trưởng phòng Công chứng kiểm tra văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

a) Đối với các văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn không được gởi đến Sở Tư pháp (căn cứ vào nơi gởi ghi trên văn bản), Trưởng phòng Công chứng gởi một bản sao cho Sở Tư pháp để thực hiện theo quy trình quy định tại Chương III Quy chế này. Trưởng phòng Công chứng tổ chức lưu giữ bản chính văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn.

b) Trưởng phòng Công chứng quyết định việc nhập thông tin tham khảo vào Chương trình.

Điều 23. Nhập thông tin tham khảo vào Chương trình

1. Sau khi có quyết định của Trưởng phòng Công chứng, Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng thực hiện việc nhập đầy đủ và chính xác thông tin tham khảo vào Chương trình.

2. Đối với thông tin tham khảo đã có trên Chương trình, Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng kiểm tra lại các thông tin; nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp (100%) với thông tin tham khảo nhận được, thì phải nhập thông tin tham khảo mới.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn, Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng phải báo cáo ngay với Trưởng phòng Công chứng để kịp thời xử lý. Trưởng phòng Công chứng phải thông báo ngay cho Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp biết về những điểm bất hợp lý và hướng xử lý của mình.

4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin tham khảo, Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng phải báo cáo ngay với lãnh đạo phòng Công chứng để kịp thời xử lý.

Điều 24. Sửa chữa và xóa các thông tin tham khảo đã nhập vào chương trình

1. Việc sửa chữa các thông tin đã nhập vào chương trình chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Chương trình (thông tin chưa được đưa lên mạng), Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng chủ động sửa chữa cho chính xác với văn bản thông tin tham khảo.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên mạng, Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng báo cáo Trưởng phòng Công chứng. Sau khi có quyết định của Trưởng phòng Công chứng, Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng thực hiện việc sửa chữa cho chính xác với văn bản thông tin tham khảo.

4. Hàng tháng, Trưởng phòng Công chứng có trách nhiệm rà soát các thông tin tham khảo mà phòng mình đã nhập vào Chương trình và quyết định việc xóa các thông tin tham khảo không còn cần thiết. Chuyên viên thường trực tại phòng Công chứng thực hiện việc xóa các thông tin tham khảo theo quyết định của Trưởng phòng Công chứng

Điều 25. Tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo

1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo được thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng ban hành kèm theo Quy chế này.

2. Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn và cơ quan ngăn chặn là một trong các cơ quan quy định tại khoản 2 Điều 2 Quy chế này thì Công chứng viên không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

3. Nếu tài sản có trong danh sách thông tin tham khảo thì Công chứng viên quyết định công chứng hay không công chứng hợp đồng, giao dịch.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 26. Xử lý vi phạm

Cán bộ, công chức vi phạm quy định của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật theo quy định pháp luật.

Điều 27. Triển khai thực hiện Chương trình và Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình

1. Văn phòng Sở có trách nhiệm

a) Tổ chức triển khai thực hiện Chương trình và Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình tại cơ quan Sở và các phòng Công chứng;

b) Phối hợp với phòng Bổ trợ tư pháp và Trưởng phòng Công chứng theo dõi, nắm tình hình và báo cáo Giám đốc Sở việc triển khai thực hiện Chương trình và Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình;

c) Tổng hợp các khó khăn, vướng mắc để đề xuất Giám đốc chỉnh sửa, bổ sung Chương trình và Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình.

2. Phòng Bổ trợ tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Sở thực hiện nhiệm vụ quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

3. Các phòng Công chứng có trách nhiệm triển khai thực hiện Chương trình và Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Chương trình tại đơn vị mình

Điều 28. Vận hành và sử dụng Chương trình trong thời gian chuyển tiếp

1. Thời gian chuyển tiếp được tính từ ngày 30 tháng 7 năm 2007 đến khi Giám đốc Sở có quyết định chấm dứt thời gian chuyển tiếp.

2. Việc nhập thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo trong thời gian chuyển tiếp

Nếu không có tài sản trong danh sách ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo: Chuyên viên thường trực tại phòng Bổ trợ tư pháp và tại phòng Công chứng thực hiện việc tra cứu trên chương trình Master. Nếu phát hiện có ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn trong cơ sở dữ liệu của chương trình Master thì ngừng nhập thông tin, báo cáo cho lãnh đạo Phòng và thông báo cho quản trị hệ thống.

3. Việc tra cứu thông tin trong thời gian chuyển tiếp

Nếu tài sản không có trong danh sách ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo thì Người sử dụng tra cứu trên chương trình Master.

Nếu phát hiện có tài sản trong cơ sở dữ liệu của chương trình Master thì Công chứng viên không thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, báo cáo cho lãnh đạo phòng Công chứng và thông báo cho Quản trị hệ thống./.