UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3417/QĐ-UBND

Quảng Nam, ngày 25 tháng 10 năm 2012

TT

Tên chức năng

Mô tả chi tiết

1

Quản trị danh mục

Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục sổ văn bản, hồ sơ công việc, danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh, …

2

Quản lý văn bản đến

2.1

Nhập văn bản đến vào hệ thống

Cho phép định nghĩa và phân loại các loại văn bản đến, nhập các thuộc tính văn bản đến, nhập nội dung toàn văn của văn bản đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm

2.2

Chuyển xử lý văn bản đến theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế

2.3

Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo

2.4

Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến

Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản văn bản đến (bao gồm văn bản đi) theo các trạng thái:

- Văn bản trong hạn đã xử lý.

- Văn bản trong hạn đang xử lý.

- Văn bản trong hạn chưa xử lý.

- Văn bản quá hạn đã xử lý.

- Văn bản quá hạn đang xử lý.

- Văn bản quá hạn chưa xử lý.

- Văn bản đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý)

- Văn bản bằng ngày hiện tại.

- Văn bản đến hạn đang xử lý.

2.5

Tìm kiếm, tra cứu văn bản đến

- Tìm kiếm văn bản theo các thuộc tính văn bản, tìm kiếm toàn văn.

- Tra cứu văn bản theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý.

3

Quản lý văn bản đi

3.1

Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo văn bản đi

Quá trình soạn thảo văn bản đi áp dụng theo hướng dẫn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ:

- Tạo lập dự thảo văn bản đi.

- Chỉnh sửa dự thảo văn bản đi.

- Thẩm tra văn bản đi.

- Tra cứu, tìm kiếm dự thảo văn bản đi.

- Và các chức năng khác.

3.2

Quản lý quá trình phát hành văn bản đi

Quá trình soạn thảo văn bản đi áp dụng theo hướng dẫn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ:

- Tự động cập nhật các thông tin văn bản đi.

- Nhập các thông tin bổ sung cho văn bản đi.

- Nhập nội dung toàn văn văn bản đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét văn bản).

- Tra cứu, tìm kiếm văn bản đi.

4

Quản lý giao việc

4.1

Tạo công việc và giao việc

Thực hiện theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế

4.2

Theo dõi tình trạng xử lý công việc

Cho phép Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau:

- Công việc trong hạn đang xử lý.

- Công việc trong hạn chưa phân xử lý.

- Công việc quá hạn đã phân xử lý.

- Công việc quá hạn chưa phân xử lý.

4.3

Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo

4.4

Xử lý công việc được giao

Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc, lựa chọn một trong các trạng thái ở múc 4.2

5

Quản lý văn bản nội bộ

Quản lý văn bản nội bộ thực hiện các chức năng:

- Tạo lập văn bản nội bộ.

- Chỉnh sửa, xóa văn bản nội bộ.

- Chuyển Văn thư cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thông báo, cần xin ý kiến.

- Tra cứu, tìm kiếm văn bản nội bộ.

- Và các chức năng khác.

6

Quản lý hồ sơ công việc

6.1

Quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc

Quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc bao gồm:

- Lập thư mục lưu hồ sơ công việc.

- Sửa/xóa thư mục lưu hồ sơ công việc.

- Phân quyền thư mục hồ sơ công việc.

6.2

Quản lý hồ sơ công việc

Quản lý hồ sơ công việc bao gồm:

- Tạo lập hồ sơ công việc: Hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo văn bản, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo, …

- Sửa/xóa hồ sơ công việc.

- Phân quyền hồ sơ công việc.

- Gắn/bỏ các tài liệu trong hồ sơ.

- Cập nhật kết quả xử lý hồ sơ công việc.

- Và các chức năng khác.

7

Báo cáo thống kê

7.1

In sổ văn bản đến đi

In sổ văn bản đến/đi theo số và theo ngày

7.2

In báo cáo thông kê tình trạng xử lý văn bản

- In báo cáo thống kê số lượng văn bản đến đã giải quyết, chưa giải quyết trong hạn và chưa giải quyết quá hạn.

- Theo thời gian.

- Theo đơn vị/ theo cá nhân.

8

Quản trị người dùng

Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng

9

Quản trị hệ thống

Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: Thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất, …

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- CPVP;
- Lưu: VT, KTN, KTTH.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Ngọc Quang