QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TỈNH PHÚ THỌ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13/11/2008; Luật Viên chức ngày 15/11/2010; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức ngày 25/11/2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;

Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức; Thông tư số 06/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức;

Căn cứ Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức;

Căn cứ Kế hoạch số 1923/KH-UBND ngày 11/5/2020 của UBND tỉnh về việc triển khai phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ công chức cấp xã trên địa bàn tỉnh Phú Thọ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1259/TTr-SNV ngày 25/11/2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Phú Thọ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, các hội, quỹ; Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thực hiện./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TỈNH PHÚ THỌ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3309/QĐ-UBND ngày 20/12/2021 của UBND tỉnh Phú Thọ)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Phú Thọ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn và tương đương; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành, thị; UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức hội, quỹ được UBND tỉnh giao biên chế (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị).

2. Cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp, làm việc tại các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc quản lý thông tin cán bộ, công chức, viên chức (sau đây viết tắt là CBCCVC).

3. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức và cá nhân không thuộc Khoản 1 Điều này áp dụng các quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (viết tắt là phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC): Là phần mềm được triển khai nhằm phục vụ việc quản lý, khai thác thông tin CBCCVC của các cơ quan, đơn vị và phục vụ công tác quản lý, khai thác thông tin CBCCVC của tỉnh.

2. Cơ sở dữ liệu CBCCVC: Là tập hợp dữ liệu điện tử về hồ sơ CBCCVC được tạo lập và quản lý theo quy định hiện hành.

3. Lý lịch điện tử: Là lý lịch thể hiện dưới dạng điện tử, được lưu trữ và cập nhật trên phần mềm quản lý CBCCVC theo lý lịch, hồ sơ giấy của từng CBCCVC.

4. Tài khoản đơn vị: Bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu dùng để truy cập phần mềm sử dụng và quản lý, khai thác thông tin CBCCVC theo phân cấp.

Điều 4. Nguyên tắc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm

1. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ CBCCVC trên phần mềm theo quy định phân cấp hiện hành.

2. Thông tin về hồ sơ CBCCVC được cập nhật vào phần mềm phải thống nhất với hồ sơ giấy hợp lệ được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

3. Hồ sơ CBCCVC phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, bảo đảm chính xác, thống nhất với hồ sơ giấy hợp lệ; việc quản lý, sử dụng và bảo quản hồ sơ CBCCVC thực hiện theo chế độ mật do Nhà nước quy định, chỉ những cá nhân được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC đồng ý bằng văn bản mới được sử dụng, nghiên cứu, khai thác hồ sơ CBCCVC.

4. Việc kết nối và chia sẻ dữ liệu của phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC với các hệ thống thông tin khác phải được sự đồng ý bằng văn bản của cấp có thẩm quyền.

Chương II

QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CBCCVC

Điều 5. Phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC

1. Địa chỉ truy cập phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC:

https://ccvc.phutho.gov.vn

2. Nội dung quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC

a) Quản trị hệ thống.

b) Tạo mới hồ sơ.

c) Quản lý hồ sơ đã tạo.

d) Quản lý thông tin chung.

đ) Quản lý biên chế, hợp đồng.

e) Quản lý công tác.

f) Quản lý lương và phụ cấp.

g) Quản lý đào tạo, bồi dưỡng.

h) Quản lý khen thưởng, kỷ luật.

i) Bảo hiểm.

j) Hồ sơ nhân thân.

k) Đảng đoàn thể.

l) Thông tin khác liên quan CBCCVC.

m) Hồ sơ đính kèm.

n) Báo cáo, thống kê.

o) Tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí tùy chọn.

Điều 6. Phân cấp quản lý, cập nhật và khai thác phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC

1. Các cơ quan, đơn vị được quy định tại Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc, cập nhật, quản lý và khai thác dữ liệu của các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý.

2. Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh; các cơ đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan chuyên môn và tương đương; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND các huyện, thành, thị có trách nhiệm cập nhật, quản lý và khai thác dữ liệu của cơ quan, đơn vị mình.

3. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu giúp UBND tỉnh việc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC.

4. Bộ phận quản lý nhân sự của các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tham mưu việc triển khai, cập nhật, quản lý, sử dụng, tổng hợp, báo cáo và khai thác dữ liệu của các cơ quan, đơn vị trên phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp quản lý hồ sơ CBCCVC.

Điều 7. Quản lý tài khoản đăng nhập phần mềm

1. Sở Nội vụ được phép sử dụng tài khoản quản trị phần mềm để quản lý tài khoản đăng nhập sử dụng phần mềm, cấp tài khoản, phân quyền sử dụng tài khoản người dùng cho cơ quan, đơn vị theo phân cấp.

2. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện cấp, đổi và thu hồi tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị.

3. Các cơ quan, đơn vị theo phân cấp được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC theo đúng Quy chế này. Việc quản lý tài khoản phải được tổ chức chặt chẽ khi có sự thay đổi về tổ chức, nhân sự quản lý tài khoản.

4. Cơ quan, đơn vị có nhu cầu phân cấp tài khoản cho các đơn vị trực thuộc phải thống nhất với Sở Nội vụ bằng văn bản để được cấp bổ sung tài khoản đơn vị.

5. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm có trách nhiệm quản lý, bảo đảm an toàn bảo mật thông tin về tài khoản đơn vị. Việc giao tài khoản đơn vị cho cá nhân phụ trách được thực hiện bằng quyết định của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Điều 8. Quy trình cập nhật thông tin CBCCVC vào phần mềm

1. Lập hồ sơ mới: Trong thời gian 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày có hồ sơ giấy hợp lệ, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm nhập thông tin về hồ sơ CBCCVC và đăng tải văn bản, tài liệu điện tử liên quan vào phần mềm.

2. Cập nhật thông tin hồ sơ: Khi có thay đổi thông tin của CBCCVC, trong thời gian 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày có hồ sơ giấy hợp lệ, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin hồ sơ và đăng tải văn bản, tài liệu điện tử liên quan vào phần mềm. Đồng thời thực hiện chế độ bổ sung hồ sơ CBCCVC theo quy định của pháp luật.

3. Thành phần hồ sơ CBCCVC cập nhật trên phần mềm thực hiện theo quy định hiện hành và văn bản, tài liệu điện tử phải đảm bảo giá trị pháp lý.

Điều 9. Điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm

1. Trường hợp CBCCVC chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị mới trong phạm vi tỉnh Phú Thọ thì cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý CBCCVC có trách nhiệm điều chuyển hồ sơ trên phần mềm đến cơ quan, đơn vị mới, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

2. Khi CBCCVC chuyển công tác khỏi phạm vi quản lý của UBND tỉnh hoặc nghỉ hưu, thôi việc, từ trần thì cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý CBCCVC thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ trên phần mềm trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

Điều 10. Lưu trữ dữ liệu về hồ sơ CBCCVC

1. Hồ sơ CBCCVC phải được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật để phục vụ việc quản lý, khai thác và sử dụng, bao gồm hồ sơ CBCCVC đã chuyển công tác khỏi phạm vi quản lý của UBND tỉnh, nghỉ hưu, thôi việc, từ trần.

2. Việc lưu trữ hồ sơ CBCCVC phải tuân thủ các nguyên tắc an toàn, bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật. Dữ liệu về hồ sơ CBCCVC được sao lưu định kỳ.

Điều 11. Quản trị, khai thác và kết xuất thông tin từ phần mềm

1. Khai thác thông tin về hồ sơ CBCCVC được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tìm kiếm, tổng hợp, thống kê và kết xuất thông tin từ phần mềm phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ CBCCVC theo quy định của pháp luật.

2. Quyền khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC bao gồm: quyền được cập nhật, hiệu chỉnh, điều chuyển hồ sơ, tổng hợp, thống kê, xử lý, sao chép, loại bỏ một phần hoặc toàn bộ hồ sơ CBCCVC theo quy định phân cấp quản lý.

3. Quyền quản trị hệ thống thuộc thẩm quyền của Sở Nội vụ và đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN, CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

1. Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy chế quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC trong cơ quan, đơn vị và các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Quản lý tài khoản người dùng được cấp, ban hành quyết định giao nhiệm vụ cho công chức, viên chức quản lý và sử dụng tài khoản để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC của cơ quan, đơn vị mình theo đúng quy định.

3. Theo dõi, kiểm tra việc cập nhật các thông tin về hồ sơ CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý theo định kỳ. Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của các thông tin về hồ sơ CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý đã được cập nhật vào phần mềm và đảm bảo tính thống nhất với hồ sơ giấy hợp lệ lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

4. Nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý cơ sở dữ liệu điện tử.

5. Tổng hợp đề nghị cấp tài khoản người dùng và phân quyền sử dụng cho các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý gửi Sở Nội vụ khi có nhu cầu.

6. Hằng năm bố trí kinh phí triển khai thực hiện cập nhật dữ liệu, hồ sơ CBCCVC trên phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC tại cơ quan, đơn vị. Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị sự nghiệp trực thuộc bố trí kinh phí và các điều kiện cần thiết khác để khai thác, sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu vào hệ thống phần mềm quản lý CBCCVC của tỉnh.

7. Bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định hiện hành.

Điều 13. Trách nhiệm của người được phân công trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC

1. Sử dụng tài khoản đơn vị để thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin về hồ sơ, tổ chức và CBCCVC trong cơ quan, đơn vị mình vào phần mềm; quản lý, khai thác hồ sơ CBCCVC theo phân cấp quản lý; có trách nhiệm bảo quản và bảo mật tài khoản của cơ quan, đơn vị.

2. Rà soát, cập nhật, điều chỉnh thông tin về hồ sơ CBCCVC kịp thời, đầy đủ; định kỳ kiểm tra, cập nhật các thông tin theo quy định.

3. Đảm bảo tính kịp thời, chính xác và thống nhất của các thông tin hồ sơ CBCCVC đã được cập nhật vào phần mềm với hồ sơ giấy hợp lệ đang lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; khai thác, sử dụng có hiệu quả phần mềm để cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.

4. Áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin và vận hành thông suốt phần mềm QLCBCCVC; đề xuất các biện pháp để khai thác, sử dụng phần mềm có hiệu quả; đồng thời nghiên cứu, phát hiện và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để xem xét, xử lý các vấn đề trong công tác quản lý hồ sơ CBCCVC đã cập nhật trên phần mềm.

5. Tham mưu Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực hiện việc báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.

6. Trường hợp bị mất tài khoản hoặc quên mật khẩu đăng nhập phần mềm phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để đề nghị Sở Nội vụ xem xét cấp lại mật khẩu mới.

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý tài khoản người dùng, phân quyền cho các tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị trên hệ thống phần mềm theo đề xuất của cơ quan, đơn vị.

2. Thường xuyên, rà soát điều chỉnh kịp thời các thông tin, danh mục, tính năng, chức năng phần mềm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định của Chính phủ.

3. Chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan đơn vị liên quan tham mưu, đề xuất UBND tỉnh nâng cấp hoàn thiện phần mềm đáp ứng yêu cầu thực tế về khai thác, sử dụng khi có thay đổi.

4. Kiểm tra, đôn đốc cơ quan, đơn vị về quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm. Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.

5. Phối hợp với Sở Tài chính đề xuất UBND tỉnh bố trí kinh phí hàng năm phục vụ duy trì, nâng cấp, hoàn thiện phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC tỉnh Phú Thọ đáp ứng theo yêu cầu của Chính phủ và thực tế công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

6. Đề xuất UBND tỉnh khen thưởng, kỷ luật cơ quan, đơn vị và cá nhân trong thực hiện Quy chế này.

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Quản lý, vận hành và đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống; đảm bảo các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật để triển khai, vận hành phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC đáp ứng theo yêu cầu của Chính phủ; rà soát, chuẩn hóa dữ liệu, triển khai kết nối cơ sở dữ liệu CBCCVC của tỉnh với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu khác của Trung ương và của tỉnh phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.

2. Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC đảm bảo an toàn, ổn định, thông suốt.

3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị kịp thời điều chỉnh các tính năng trong phần mềm bảo đảm phù hợp với thực tiễn.

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Nội vụ, trình UBND tỉnh bố trí kinh phí hàng năm phục vụ duy trì, nâng cấp, hoàn thiện phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC tỉnh Phú Thọ đáp ứng theo yêu cầu của Chính phủ và thực tế công tác quản lý hồ sơ CBCCVC tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Các cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng áp dụng Quy chế này có trách nhiệm phổ biến, quán triệt tới toàn thể đội ngũ CBCCVC thuộc quyền quản lý và chỉ đạo tổ chức thực hiện nghiêm túc nội dung Quy chế này.

3. Cơ quan, đơn vị và cá nhân vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị và cá nhân kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh Quy chế cho phù hợp./.