QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

CHÁNH VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 63/2011/QĐ-UBND ngày 11 tháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Trưởng Phòng Hành chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 149/QĐ-VP ngày 28 tháng 10 năm 2008 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, và các quy định trước đây trái với Quyết định này.

Điều 3. Trưởng Phòng Hành chính, Trưởng các phòng, Giám đốc các Đơn vị sự nghiệp trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 318/QĐ-VP ngày 14 tháng 11 năm 2014 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố áp dụng cho tất cả các phòng, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc (sau đây gọi là các đơn vị) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi là cán bộ, công chức) thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.

2. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu.

3. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị pháp lý.

Điều 2. Phân công trách nhiệm thực hiện

1. Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố (gọi tắt là Chánh Văn phòng) tổ chức, quản lý công tác văn thư và báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư theo quy định:

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Phân loại, trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm phát hành văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật;

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

g) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức;

h) Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác;

i) Báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư đột xuất và định kỳ.

k) Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

l) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;

m) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

n) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

o) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

p) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

q) Báo cáo thống kê theo quy định.

2. Giám đốc Trung tâm Tin học chịu trách nhiệm và giúp Chánh Văn phòng quản lý việc sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng tin học nội bộ của Văn phòng, hướng dẫn thực hiện chương trình quản lý văn bản, quản lý các thông tin theo chế độ bảo mật trong mạng, bảo đảm mạng tin học hoạt động thông suốt, liên tục và đảm bảo truyền tải văn bản điện tử thông suốt đến các sở - ngành, quận - huyện.

3. Các Trưởng Phòng, Giám đốc đơn vị sự nghiệp trực thuộc và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về tình hình quản lý, xử lý văn bản, hồ sơ, tài liệu được giao; kiểm tra và báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản theo quy định; nhắc nhở cán bộ, công chức thực hiện đúng quy định về quản lý công tác văn thư và lưu trữ.

4. Cán bộ, công chức được phân công nhiệm vụ, theo dõi, xử lý công việc có trách nhiệm:

a) Tham gia, phối hợp chặt chẽ với cơ quan, tổ chức chủ trì trong quá trình chuẩn bị đề án, nội dung buổi họp;

b) Nghiên cứu, thẩm tra, xử lý văn bản đến; soạn thảo văn bản đúng thủ tục, thời hạn quy định; lập, quản lý hồ sơ, tài liệu trên mạng và văn bản giấy. nội dung được giao theo dõi, xử lý được quản lý theo chế độ MẬT.

c) Tham mưu, theo dõi giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố trong hoạt động chỉ đạo và điều hành; giúp lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố theo dõi, quản lý hồ sơ, tài liệu, kiểm tra thủ tục trình, nội dung Tờ trình và nội dung dự thảo văn bản trình ký.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 3. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến gửi đến Ủy ban nhân dân Thành phố; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng; các phòng. Văn bản đến phải được quản lý theo trình tự như sau:

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến;

c) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2. Các trường hợp văn bản đến không tiếp nhận và trả lại nơi gửi bao gồm:

a) Văn bản gửi không đúng địa chỉ;

b) Văn bản gửi không đúng yêu cầu về thủ tục hành chính và thẩm quyền: ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày tháng, không ký tên, dấu đen (trừ bản fax);

c) Văn bản gửi vượt cấp; văn bản trình không đúng trình tự, thủ tục;

d) Văn bản gửi đúng thẩm quyền của Ủy ban nhân dân Thành phố nhưng đã được phân cấp thẩm quyền quản lý cho các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố và quận - huyện theo quy định. Bao gồm cả các đề án, dự án, tờ trình, công văn xin chủ trương, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố nhưng không thực hiện đúng quy trình theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân Thành phố;

đ) Không đảm bảo tính nguyên vẹn về nội dung, hình thức; ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo) và các trường hợp cụ thể khác theo quy định;

e) Phòng Hành chính làm thủ tục trả lại nơi gửi đối với các trường hợp nêu trên. Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi

Điều 4. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Phòng Hành chính là đầu mối tiếp nhận, làm thủ tục đăng ký văn thư tất cả các loại văn bản đến, kể cả văn bản đến do cán bộ, chuyên viên nhận trực tiếp trước khi chuyển giao các phòng xử lý theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Đối với những văn bản đến là bì thư gửi đích danh lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thành phố, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, các phòng và đơn vị sự nghiệp trực thuộc thì văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận hoặc người được phân công giúp việc; sau khi có ý kiến của lãnh đạo thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp.

3. Những văn bản do cán bộ, chuyên viên tiếp nhận trực tiếp phải được đăng ký văn thư tại Phòng Hành chính trước khi xử lý theo quy định.

4. Đối với những văn bản đến là bì thư có ký hiệu độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) do lãnh đạo Phòng Hành chính bóc bì; văn bản chỉ định (chỉ người có tên mới được bóc bì), văn bản gửi đích danh văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.

Điều 5. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Đối với văn bản đến có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn, văn thư có trách nhiệm trình ngay Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực để xử lý theo cấp độ khẩn, sau đó chuyển giao lại Phòng Hành chính để được đăng ký.

2. Đối với văn bản đến theo quy trình quản lý ISO phải thực hiện đúng theo quy trình chuyển giao và xử lý.

3. Đối với loại văn bản đến bình thường, văn thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý.

4. Việc chuyển giao, phân công xử lý văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải được ghi nhận vào Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản) và được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

a) Nội dung thuộc lĩnh vực nào thì chuyển giao, phân công cho đơn vị theo dõi lĩnh vực đó xử lý. Nếu văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực thì Chánh Văn phòng phân công đơn vị xử lý;

b) Văn bản đến của các Sở - ngành, quận - huyện, nếu nội dung thuộc lĩnh vực theo dõi của phòng nào chỉ chuyển phòng đó xử lý. Trường hợp nội dung văn bản bao hàm nhiều lĩnh vực thì chuyển Phòng Tổng hợp - Kế hoạch làm đầu mối xử lý.

5. Phòng Hành chính đảm nhiệm việc chuyển giao văn bản đến các cá nhân, đơn vị trong ngày như sau: buổi sáng, trước 08 giờ 00 và 11 giờ 00; buổi chiều, trước 13 giờ 30 và 16 giờ 30 hàng ngày (trừ các loại báo ngày chuyển từ đầu giờ làm việc buổi sáng, văn bản khẩn phải chuyển ngay sau khi nhận).

6. Những văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị trả lại ngay trong ngày cho Phòng Hành chính để kịp thời chuyển đúng địa chỉ, không đưa trực tiếp từ đơn vị này qua đơn vị khác.

Điều 6. Giải quyết, phối hợp giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết

1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó Văn phòng chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chánh Văn phòng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Chánh, Phó Văn phòng giao cho các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc hoặc chuyên viên giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân đó có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định và theo quy định của cơ quan.

3. Chuyên viên thụ lý nhận thấy văn bản đến chưa đúng trình tự và thủ tục để xử lý theo quy định thì dự thảo phiếu chuyển trả lại nơi gửi và nêu rõ lý do, yêu cầu. Trừ văn bản đến là đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định nếu thuộc thẩm quyền của sở - ngành, quận - huyện thì làm phiếu chuyển cho đơn vị đó đồng thời làm phiếu báo cho công dân đó biết.

Sự phối hợp, trao đổi nghiệp vụ liên quan giữa các phòng và đơn vị sự nghiệp trực thuộc với nhau và với các đơn vị liên quan được thực hiện trực tiếp. phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc nào thụ lý văn bản đến thì phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc đó có trách nhiệm chủ trì phối hợp trực tiếp với đơn vị liên quan khác để thực hiện soạn thảo, lấy ý kiến, xây dựng, hoàn chỉnh văn bản, không chuyển giao lại Phòng Hành chính làm thủ tục chuyển tiếp. Các đơn vị liên quan phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn theo yêu cầu, đề nghị của đơn vị thụ lý chủ trì; đơn vị thụ lý chủ trì chịu trách nhiệm với Chánh, Phó Văn phòng phụ trách về thời hạn, tính cấp bách, công tác rà soát và theo dõi tiến độ thực hiện.

4. Chánh Văn phòng có thể giao cho Trưởng Phòng Hành chính, Trưởng các phòng, Giám đốc các đơn vị sự nghiệp trực thuộc hoặc chuyên viên được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;

b) Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 7. Công tác tạo lập hồ sơ, trình ký

1. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Chuyên viên thụ lý hồ sơ tham mưu, giải quyết văn bản đến có trách nhiệm thiết lập hồ sơ (kể cả tạo lập hồ sơ trên mạng) chặt chẽ về nội dung, hình thức, giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo trình tự như sau:

a) Lập tờ trình (theo mẫu do Văn phòng quy định). Tờ trình phải ghi sạch, rõ ràng, nội dung thể hiện rõ: tóm tắt nội dung vấn đề, quan điểm giải quyết, những vướng mắc (nếu có) và đề xuất giải pháp cụ thể, đề xuất mức độ mật, khẩn. Chuyên viên tự đánh máy nội dung, cung cấp các văn bản cần thiết khác liên quan đến vấn đề trình, không được gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên văn bản của các cơ quan trình, ý kiến của các đơn vị có liên quan trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.

b) Dự thảo văn bản; hoàn chỉnh văn bản do đơn vị tham mưu trình; chuyển tệp tin lên mạng nội bộ hoặc cho Phòng Hành chính;

c) Các tài liệu dẫn chứng, liên quan kèm theo.

d) Toàn bộ hồ sơ được để trong một bìa hồ sơ. Cụ thể:

- Văn bản khẩn: bìa màu hồng:

- Văn bản ISO: bìa màu hồng có in chữ ISO sau gáy.

- Các văn bản khác: bìa màu vàng.

3. Hồ sơ trình ký gồm: Tờ trình của chuyên viên đề xuất và tài liệu liên quan xếp theo trình tự dẫn giải của Tờ trình, thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc (Tờ trình; dự thảo văn bản; văn bản đề đạt mới nhất; tiếp theo là thứ tự những văn bản đề đạt có liên quan trước đó. Mỗi văn bản đều phải đảm bảo đúng, đủ hình thức và thủ tục hành chính).

4. Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và có ý kiến trước khi phát hành hoặc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.

a) Đối với hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố giải quyết, sau khi Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực duyệt (thể hiện trên bút phê của tờ trình) được tiếp tục trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, có ý kiến chỉ đạo (thể hiện bút phê trên tờ trình), Thư ký hoàn trả hồ sơ cho Phòng Hành chính để làm thủ tục phát hành hoặc chuyển giao cho chuyên viên thụ lý để tiếp tục xử lý bước tiếp theo.

Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật, được thực hiện trình ký theo quy trình quy định tại Quyết định số 67/2011/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy định về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân các cấp tại Thành phố Hồ Chí Minh; và Quyết định số 18/2014/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 67/2011/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố.

b) Đối với hồ sơ trình Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực ký thừa lệnh giải quyết theo ủy quyền, phải được trình bản thảo cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét có ý kiến trước khi ký văn bản phát hành;

c) Đối với hồ sơ trình Chánh, Phó Văn phòng giải quyết, sau khi Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực xem xét, có thể ký duyệt phát hành hoặc chỉ đạo tiếp tục xử lý tiếp theo thông qua Phòng Hành chính;

d) Đối với các công việc cấp bách, cần xử lý gấp hoặc những công việc đã có sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố thì không cần phải tuân theo trình tự, thủ tục trên. Sau khi xử lý xong, phòng phải chuyển giao cho Phòng Hành chính hoàn tất các thủ tục liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ và chuyên viên phải báo cáo lại lãnh đạo Văn phòng phụ trách biết.

Mục 2. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

2. Văn bản hành chính: quyết định, chỉ thị, thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường và một số văn bản khác.

3. Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành thống nhất quy định.

4. Văn bản trao đổi giữa Ủy ban nhân dân Thành phố, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố với tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 9. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các văn bản quy định hiện hành.

2. Thể thức văn bản chuyên ngành: Thể thức và kỹ thuật trình bày được thực hiện theo quy định do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành thống nhất quy định.

3. Thể thức văn bản trao đổi giữa Ủy ban nhân dân Thành phố, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố với tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

3. Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001; kiểu chữ Times New Roman.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Soạn thảo văn bản thông thường khác do các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách thực hiện hoặc phối hợp thực hiện, được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chánh, Phó Văn phòng phụ trách giao cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng đơn vị để giao cho cán bộ, công chức của đơn vị thực hiện, hoặc giao trực tiếp cho cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Chánh, Phó Văn phòng phụ trách việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; giữ gìn bí mật nội dung văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan;

c) Văn bản mật phải được soạn thảo trên máy vi tính không chia sẻ, nối mạng (có quy định riêng).

d) Cán bộ, công chức được giao soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung văn bản do mình tham mưu.

Điều 11. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Người được giao tham mưu, soạn thảo; người được phân công góp ý, cho ý kiến văn bản được phép sửa chữa, bổ sung bản thảo. Nội dung sửa chữa, bổ sung, phải trình và được người duyệt văn bản xem xét, quyết định.

3. Không dùng bút mực đỏ, bút mực đen, bút chì để duyệt văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản.

Điều 12. Đánh máy, nhân bản

Công tác soạn thảo và nhân bản văn bản phải bảo đảm các yêu cầu:

1. Chuyên viên phải tự đánh máy, hoàn chỉnh bản thảo do mình tham mưu hoặc được phân công tham mưu, đảm bảo yêu cầu đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Chuyên viên tham mưu có trách nhiệm chuyển bản ghi điện tử (file văn bản) sau cùng cho Phòng Hành chính và đính kèm bản ghi điện tử trên mạng nội bộ.

2. Phòng Hành chính có trách nhiệm đánh máy sạch, trình bày đúng thể thức hành chính theo quy định các văn bản được Thường trực Ủy ban nhân dân Thành phố hoặc Lãnh đạo Văn phòng chỉnh sửa từ bản tham mưu của cán bộ, công chức theo Khoản 1 Điều này. Việc đánh máy phải đúng nguyên văn bản thảo, nếu phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.

3. Nhân bản đúng số lượng quy định.

4. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện việc đánh máy, nhân bản kịp thời gian quy định.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm kiểm duyệt dự thảo văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.

2. Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

3. Thư ký của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về khâu rà soát lại bản đánh máy sạch và nội dung văn bản trước khi trình ký chính thức.

4. Trưởng Phòng Hành chính giúp Chánh Văn phòng quản lý công tác văn thư phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về số lượng nhân bản, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 14. Thẩm quyền ký ban hành văn bản

Thẩm quyền ký và phân cấp, ủy quyền ký ban hành văn bản được thực hiện theo các quy định pháp luật liên quan và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân Thành phố, Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.

Điều 15. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Thể thức bản sao được quy định như sau:

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận.

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2 Điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Mục 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố phát hành.

Phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý tất cả các loại văn bản văn bản đi của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, theo thủ tục trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Nếu phát hiện văn bản sai thể thức; sai về nội dung thì báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để điều chỉnh và trình ký lại.

2. Ghi số ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; nhân bản.

3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

4. Đăng ký văn bản đi.

5. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.

Điều 17. Chuyển phát

Văn bản đi phải hoàn thành các thủ tục văn thư và được chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là vào trong ngày làm việc tiếp theo; có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc qua mạng.

1. Những văn bản “khẩn”, “hỏa tốc”, “thượng khẩn” phải được chuyển phát ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi trên phong bì.

2. Những văn bản có nội dung bí mật nhà nước: Đóng dấu độ mật (“tuyệt mật”, “tối mật”, “mật”), dấu “tài liệu thu hồi” và dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” được đăng ký và chuyển phát theo quy trình riêng quy định về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Trường hợp tổ chức, cá nhân đến trực tiếp nhận văn bản chuyển phát tại Phòng Hành chính thì phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan và chứng minh nhân dân hoặc thẻ công chức.

4. Việc chuyển phát văn bản đi đồng thời với việc chuyển văn bản vào mạng tin học diện rộng của Văn phòng (trừ văn bản mật) và bảo đảm đủ các yếu tố như nguyên văn văn bản phát hành; việc chuyển phát văn bản đi bằng fax do Trưởng Phòng Hành chính quyết định.

Điều 18. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản, cụ thể như sau:

a) Một bản có chữ ký trực tiếp lưu theo dạng “hồ sơ cập nhật” xếp theo thứ tự số văn bản ban hành;

b) Một bản lưu kèm theo toàn bộ hồ sơ trình ký (hồ sơ “GỐC”).

2. Toàn bộ hồ sơ thể hiện quá trình tiếp nhận, luân chuyển, xử lý hồ sơ: văn bản đến; bút phê của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, lãnh đạo Văn phòng; ý kiến các đơn vị có liên quan; ý kiến tham mưu của chuyên viên;… phải được lưu bản chính trong hồ sơ “GỐC”. Chuyên viên trực tiếp thụ lý hồ sơ nếu có nhu cầu lưu tham khảo, theo dõi thì chỉ giữ bản photo.

3. Văn bản đi có độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản trong tủ, hòm hoặc két sắt, không được mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần khai thác, sử dụng, sao chụp bản lưu tài liệu có độ mật phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền quyết định. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ lọt phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để có biện pháp giải quyết kịp thời.

4. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

Điều 19. Sử dụng chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Sử dụng chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc vào việc tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản được thực hiện theo Quyết định số 23/QĐ-VP ngày 05 tháng 5 năm 2006 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy định về việc sử dụng và quản trị phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Chính phủ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 20. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và pháp luật về công tác văn thư.

2. Phòng Hành chính có trách nhiệm quản lý con dấu của Ủy ban nhân dân Thành phố, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố và các loại con dấu khác. Con dấu của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc do đơn vị mình quản lý và sử dụng.

3. Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc quản lý, sử dụng con dấu, giao cán bộ văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan.

4. Nhân viên văn thư giữ và đóng dấu có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

5. Việc sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu của Văn phòng được quy định như sau:

a) Những văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố ký; Chánh Văn phòng ký thừa lệnh; các Ủy viên Ủy ban nhân dân Thành phố hoặc người được giao ký thừa ủy quyền phải đóng dấu Ủy ban nhân dân Thành phố;

b) Những văn bản do lãnh đạo Văn phòng ký trong phạm vi thẩm quyền phải đóng dấu của Văn phòng.

c) Đối với những đơn vị có con dấu riêng, văn bản của đơn vị ban hành trong phạm vi, quyền hạn được giao thì đóng dấu của đơn vị đó.

Điều 21. Đóng dấu

1. Dấu đóng trên văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái; dùng đúng mực dấu quy định.

2. Dấu đóng trên các bản phụ lục kèm theo văn bản chính, được văn thư đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục vào góc trên bên trái và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 - 1/4 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo còn phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.

3. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu được đóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của văn bản. Đối với tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai mép trang của quyển sổ. Trừ trường hợp văn bản, tài liệu chuyên ngành có quy định cụ thể về việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành đó.

4. Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu văn thư tại Phòng Hành chính (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ văn thư phụ trách phải lập sổ theo dõi riêng theo mẫu quy định.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 22. Nội dung, yêu cầu việc lập hồ sơ hiện hành

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 23. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trực thuộc:

a) Các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc và chuyên viên có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì cán bộ, công chức photo để giữ lại để nghiên cứu.

b) Mọi cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm;

c) Đơn vị, cá nhân giao nộp lưu trữ phải lập thủ tục 02 bản “Mục lục hồ sơ kèm phụ lục, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “biên bản giao nhận tài liệu”, khi giao nộp thì đơn vị, cá nhân nộp và Tổ Lưu trữ - Phòng Hành chính giữ mỗi bên một bản;

d) Phòng Hành chính giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc thực hiện chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ nghiêm túc;

đ) Thư ký của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố cho Phòng Hành chính theo quy định.

2. Cán bộ, công chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ngay sau khi kết thúc hồ sơ công việc; ngay sau khi văn bản đã được Thường trực Ủy ban nhân dân Thành phố, Lãnh đạo Văn phòng ký phát hành.

Điều 24. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Trách nhiệm của Phòng Hành chính, đơn vị nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

a) Giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định.

b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo;

d) Vận chuyển và giám sát tài liệu đến nơi giao nộp.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cho Chi cục Văn thư lưu trữ để Lưu trữ lịch sử.

Điều 25. Đối tượng, thủ tục khai thác và hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Mọi đơn vị, cá nhân trực thuộc Văn phòng được phép khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ tại Kho Lưu trữ, trừ các tài liệu mật thực hiện theo quy định riêng.

2. Được sự đồng ý của Chánh, Phó Văn phòng.

3. Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bằng các hình thức sau:

a) Đọc tại chỗ;

b) Nhận bản sao, bản điện tử về nơi làm việc;

c) Không cho mượn bản chính về nơi làm việc. Trường hợp đặc biệt, phải có ý kiến của Chánh Văn phòng. Thời gian cho mượn về không quá 10 ngày. Trường hợp công việc chưa giải quyết xong người mượn đề nghị gia hạn nhưng thời gian kéo dài thêm tối đa không quá 05 ngày làm việc.

4. Cán bộ lưu trữ phải thực hiện các thủ tục như: kiểm tra tình trạng tài liệu trước và sau khi hoàn trả, ghi cụ thể vào sổ theo dõi, ký mượn và trực tiếp thực hiện việc sao, chụp tài liệu lưu trữ. Nếu để xảy ra mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập biên bản và đề nghị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 26. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quản lý bằng công cụ sau:

1. Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.

2. Mục lục hồ sơ, mục lục chuyên đề.

3. Sổ giao nhận tài liệu; sổ cho mượn tài liệu.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 27. Trách nhiệm tổ chức thực hiện

1. Phòng Hành chính giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra các phòng, Đơn vị sự nghiệp trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức thực hiện Quy chế này;

2. Các phòng, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện quy định của Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ.

3. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc, Trưởng các đơn vị báo cáo kịp thời; Phòng Hành chính tổng hợp kiến nghị, báo cáo đề xuất Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, điều chỉnh./.