QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Cơ yếu số ngày 26 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13 tháng 10 năm 2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;

Căn cứ Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2014 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế vận hành, khai thác và quản lý mạng tin học diện rộng thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 05/2015/QĐ-UBND ngày 25 tháng 3 năm 2015 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành quy định quản lý, khai thác, sử dụng hạ tầng dùng chung và các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, phần mềm dùng chung của Thành phố đặt tại Trung tâm Dữ liệu nhà nước thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 18/2022/QĐ-UBND ngày 25 tháng 4 năm 2022 của UBND Thành phố ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội;

Theo đề nghị của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội tại Tờ trình số 18/TTr-VP ngày 08 tháng 8 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND thành phố Hà Nội; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị trực thuộc thành phố Hà Nội; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3125/QĐ-UBND ngày 30 tháng 8 năm 2022 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội và các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn thành phố Hà Nội (gọi tắt cơ quan, đơn vị).

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Họp trực tuyến: Là hình thức thiết lập phiên họp có sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của thành phố Hà Nội (mạng WAN thành phố Hà Nội), mạng nội bộ tại các cơ quan, đơn vị hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

2. Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội: Là hệ thống thông tin phục vụ họp trực tuyến cho cơ quan, đơn vị, sử dụng hệ thống trung tâm điều khiển họp trực tuyến của Thành phố (MCU) kết nối các điểm cầu qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của Thành phố (WAN), mạng Internet. Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội được triển khai tập trung đến 03 cấp chính quyền trong Thành phố, gồm các thành phần điểm cầu:

a) Cấp Thành phố: Các điểm cầu tại trụ sở Thành ủy Hà Nội, Đoàn ĐBQH thành phố Hà Nội, HĐND thành phố Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt nam thành phố Hà Nội; phòng làm việc của Lãnh đạo Thành phố; các sở, ban, ngành và đơn vị trực thuộc Thành phố; các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội, các cơ quan, đơn vị có liên quan tham gia họp trực tuyến trong thành phố Hà Nội (khi đủ điều kiện trở thành điểm cầu thuộc Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội theo quy định);

b) Cấp huyện và đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành thành phố Hà Nội: Các điểm cầu tại UBND quận, huyện, thị xã; các điểm cầu tại đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành (đủ điều kiện trở thành điểm cầu thuộc Hệ thống Họp trực tuyến Thành phố theo quy định);

c) Cấp xã: Các điểm cầu tại UBND xã, phường, thị trấn và tương đương.

3. Hệ thống trung tâm điều khiển họp trực tuyến (MCU - Multipoint Control Unit): Là hệ thống kỹ thuật, công nghệ được sử dụng để thiết lập các phiên họp trực tuyến và kết nối hình ảnh, âm thanh cho việc tương tác giữa các điểm cầu. Hệ thống MCU do Văn phòng UBND thành phố Hà Nội quản lý, vận hành tập trung và đặt tại trụ sở UBND thành phố Hà Nội.

4. Thiết bị đầu cuối: Là thiết bị đầu cuối chuyên dụng (VCS - Video Conferencing System) hoặc thiết bị cá nhân (máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng, ...) và các thiết bị ngoại vi phục vụ họp trực tuyến.

5. Điểm cầu: Là địa điểm đặt thiết bị đầu cuối để tổ chức họp trực tuyến của cơ quan, đơn vị.

6. Điểm cầu chủ trì: Là điểm cầu do cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức phiên họp trực tuyến bố trí, thực hiện điều khiển phiên họp trực tuyến với sự tham gia các điểm cầu thành phần trên Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội.

7. Điểm cầu thành phần: Là điểm cầu do cơ quan, đơn vị được mời tham dự họp bố trí, có quyền tương tác tham gia và dưới sự điều hành của điểm cầu chủ trì trên Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội.

8. Cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội (Gọi tắt là cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống): Là cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, chịu trách nhiệm quản lý, vận hành và hỗ trợ kỹ thuật tổ chức các phiên họp trực tuyến theo nhu cầu đăng ký khai thác, sử dụng của các cơ quan, đơn vị.

9. Đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội (gọi tắt là đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống): Là đơn vị kỹ thuật trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, chịu trách nhiệm kỹ thuật quản trị, vận hành và hỗ trợ khai thác, sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội.

10. Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU: Là công chức, viên chức, người lao động làm công tác kỹ thuật của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội được giao quản trị, điều khiển và hỗ trợ phiên họp trực tuyến.

11. Cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu: Là công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị được phân công quản lý, vận hành thiết bị đầu cuối và điều khiển phiên họp trực tuyến cho điểm cầu chủ trì.

12. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan, đơn vị và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ phiên họp trực tuyến.

Điều 4. Mục đích

1. Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội được sử dụng phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Chính phủ đến cấp xã trực thuộc thành phố Hà Nội theo quy định tại Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT và công tác chỉ đạo, điều hành từ cấp thành phố Hà Nội đến các cấp, các ngành trên địa bàn thành phố Hà Nội.

2. Hình thức họp trực tuyến được áp dụng cho các loại hình họp theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg và loại hình họp khác đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị.

Điều 5. Nguyên tắc thực hiện

1. UBND thành phố Hà Nội thống nhất quản lý Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội theo mô hình tập trung.

2. Các phiên họp trực tuyến có nội dung bí mật nhà nước phải đảm bảo phương án bảo vệ phương tiện, thiết bị, đường truyền sử dụng tại hội nghị, hội thảo, cuộc họp quy định tại Điều 17 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Điều 6 của Nghị định số 26/2020/NĐ-CP, Điều 13 của Quyết định số 18/2022/QĐ-UBND.

3. Khai thác, sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội đúng mục đích, quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại thành phố Hà Nội thông qua hình thức trực tuyến; bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn, an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.

4. Tư liệu, tài liệu điện tử phiên họp trực tuyến do cơ quan, đơn vị là điểm cầu chính lưu trữ và được thống nhất đưa vào quản lý, cung cấp cho các cơ quan, đơn vị khác khai thác khi có nhu cầu.

5. Kết nối các hệ thống họp truyền hình của Chính phủ, Thành ủy Hà Nội, các doanh nghiệp viễn thông để tổ chức cuộc họp trực tuyến từ Chính phủ, Bộ, ngành trung ương đến cấp xã trực thuộc thành phố Hà Nội.

6. Phân quyền điều khiển các phiên họp trực tuyến trên Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội đến các điểm cầu cấp Thành phố, cấp huyện.

7. Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị phục vụ tổ chức họp trực tuyến bảo đúng theo quy định của pháp luật.

8. Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có trách nhiệm quản lý, vận hành và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội.

Chương II

YÊU CẦU CHI TIẾT VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG, THIẾT BỊ ĐẦU CUỐI PHỤC VỤ HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 6. Điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật phòng họp trực tuyến

Các phòng họp trực tuyến phải bảo đảm yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

1. Bố trí các thiết bị đầu cuối đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.

2. Sử dụng đường truyền mạng WAN thành phố Hà Nội phục vụ họp trực tuyến theo quy định của thành phố Hà Nội.

3. Vị trí lắp đặt màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh phù hợp, bảo đảm chất lượng theo yêu cầu do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành.

4. Tuân thủ quy định về công tác phòng, chống cháy, nổ theo quy định.

5. Đảm bảo nguồn điện áp 220V ổn định cho phòng họp trực tuyến; có nguồn điện dự phòng.

6. Không thay đổi, cài đặt lại các thông số liên quan đến thiết bị đầu cuối khi chưa có sự đồng ý của cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội.

7. Quản lý chặt chẽ thiết bị kết nối (token), giữ bí mật mật khẩu truy cập mạng riêng ảo (VPN) do Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cấp phát để điều khiển phiên họp trực tuyến trên Hệ thống theo phân quyền khai thác, sử dụng.

8. Khi sử dụng các thiết bị đầu cuối là máy tính, máy tính bảng và các thiết bị thông minh khác tham gia họp trực tuyến, các cơ quan, đơn vị phải tuân thủ các điều kiện được cấp quyền truy cập hệ thống để đảm bảo an ninh, an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật.

Điều 7. Yêu cầu bố trí số Iượng điểm cầu

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế, các cơ quan, đơn vị bố trí số lượng điểm cầu truy cập Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội và chủ động đầu tư đảm bảo điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật phòng họp trực tuyến quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4 Điều 6 Quy chế này, cụ thể như sau:

1. Đối với cấp Thành phố: Số lượng không quá 02 điểm cầu. Riêng đối với địa điểm trụ sở các cơ quan: Thành ủy Hà Nội, HĐND Thành phố, UBND Thành phố không hạn chế số lượng điểm cầu truy cập.

2. Đối với cấp huyện: Số lượng không quá 03 điểm cầu.

3. Đối với cấp xã: Số lượng 01 điểm cầu.

Trong trường hợp cần thiết tăng số lượng điểm cầu cấp xã theo nhu cầu sử dụng thực tế, UBND cấp huyện lập kế hoạch và báo cáo UBND thành phố Hà Nội xem xét, chấp thuận và chịu hoàn toàn trách nhiệm việc đầu tư tài sản thiết bị đầu cuối truyền hình đảm bảo đúng mục đích, tiết kiệm, tránh lãng phí và hiệu quả trong quản lý, sử dụng tài sản công theo quy định pháp luật.

Điều 8. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin

1. Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn hệ thống thông tin được quy định tại khoản 3, Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT, tiêu chuẩn TCVN 11930:2017, Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND, Quyết định số 05/2015/QĐ-UBND.

2. Văn phòng UBND thành phố Hà Nội chịu trách nhiệm về bảo đảm chất lượng và an ninh, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU và thiết bị đầu cuối tại trụ sở UBND thành phố Hà Nội.

3. Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội (cơ quan quản lý, vận hành mạng WAN thành phố Hà Nội) chịu trách nhiệm về bảo đảm chất lượng và an ninh, an toàn thông tin đối với mạng WAN thành phố Hà Nội theo quy định pháp luật.

4. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:

a) Nghiêm túc tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình tham gia khai thác, sử dụng hạ tầng dùng chung của Thành phố theo quy định tại Quyết định số 05/2015/QĐ-UBND; quản lý, sử dụng thiết bị truyền hình đầu cuối an ninh, an toàn thông tin và theo hướng dẫn của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội;

b) Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp trực tuyến và điều hành từ điểm cầu chủ trì; bảo mật thông tin và không phổ biến nội dung họp ra bên ngoài;

c) Phối hợp Công an thành phố Hà Nội kiểm tra, rà soát an toàn, an ninh thông tin các thiết bị đầu cuối được đầu tư mới trước khi đưa vào khai thác, sử dụng theo quy định.

Điều 9. Điều kiện, tiêu chuẩn điểm cầu thành phần Hệ thống

1. Trường hợp cơ quan, đơn vị đã tham gia là thành phần của Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội đề nghị tăng số lượng điểm cầu của cơ quan, đơn vị mình phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Đáp ứng điều kiện tiêu chuẩn quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 6 Quy chế này;

b) Số lượng điểm cầu không vượt quá quy định tại Điều 7 Quy chế này;

c) Được cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội đánh giá đáp ứng các điều kiện tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối hệ thống họp trực tuyến để trở thành điểm cầu thành phần theo quy định.

2. Trường hợp cơ quan, đơn vị chưa tham gia là thành phần của Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Đáp ứng điều kiện tiêu chuẩn quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 6 Quy chế này;

b) Số lượng điểm cầu không vượt quá quy định tại Điều 7 Quy chế này;

c) Được cấp có thẩm quyền xem xét, chấp thuận tham gia kết nối mạng WAN thành phố Hà Nội để khai thác, sử dụng dịch vụ họp trực tuyến quy định tại khoản 3 Điều 5 Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND; thực hiện thủ tục đăng ký yêu cầu sử dụng hạ tầng dùng chung của thành phố Hà Nội quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 05/2015/QĐ-UBND;

d) Được cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội đánh giá các điều kiện tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối hệ thống họp trực tuyến để trở thành điểm cầu thành phần theo quy định.

Điều 10. Điều kiện phân quyền điều khiển Hệ thống

1. Đối tượng được cấp quyền điều khiển Hệ thống là các điểm cầu cấp thành phố Hà Nội, cấp huyện.

2. Điều kiện tiêu chuẩn và yêu cầu trang thiết bị thực hiện quyền điều khiển Hệ thống:

a) Đáp ứng điều kiện tiêu chuẩn quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 6 Quy chế ban hành theo Quyết định này.

b) Bố trí đầy đủ trang thiết bị điều khiển phiên họp trực tuyến gồm:

- 01 bộ máy tính xách tay điều khiển họp trực tuyến.

- Thiết bị kết nối (token) truy cập mạng riêng ảo (VPN) để điều khiển phiên họp trực tuyến do cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống cấp phát theo quy định.

Chương III

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 11. Đăng ký sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội

1. Các cuộc họp trực tuyến do Đoàn ĐBQH thành phố Hà Nội, Thành ủy Hà Nội, HĐND thành phố Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội chủ trì:

Văn phòng Thành ủy Hà Nội, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND thành phố Hà Nội, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thông báo thời gian, địa điểm, thành phần điểm cầu để đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ.

2. Các cuộc họp trực tuyến do cơ quan, đơn vị chủ trì: Thực hiện đăng ký họp với đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống để sắp xếp, bố trí phiên họp trực tuyến và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến.

3. Trường hợp các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như phòng chống thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, ...) áp dụng họp trực tuyến: Điểm cầu chủ trì đăng ký họp với đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống để kịp thời sắp xếp, bố trí ưu tiên phiên họp trực tuyến và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến.

4. Kinh phí các cuộc họp thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

5. Đối với tổ chức các cuộc họp có nội dung bảo vệ bí mật nhà nước, các cơ quan, đơn vị phải thực hiện đúng theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Quy chế này.

Điều 12. Chuẩn bị tổ chức phiên họp trực tuyến

1. Căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ, Điểm cầu chủ trì cuộc họp quyết định hình thức tổ chức phiên họp trực tuyến bảo đảm hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm theo quy định.

2. Đăng ký lịch tổ chức họp trực tuyến:

a) Điểm cầu chủ trì cuộc họp đăng ký lịch họp trực tuyến qua hòm thư điện tử kythuat@hanoi.gov.vn bằng hòm thư công vụ đã cấp cho văn thư/kỹ thuật của cơ quan, đơn vị hoặc qua ứng dụng quản lý họp trực tuyến với đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống chậm nhất 24 giờ đối với cuộc họp thông thường và chậm nhất 06 giờ đối với cuộc họp đột xuất, khẩn cấp với các nội dung thông tin sau:

- Tên cơ quan chủ trì họp;

- Danh sách điểm cầu thành phần;

- Thời gian đăng ký họp;

- Nội dung họp;

- Thông tin đầu mối liên hệ (họ và tên, số điện thoại);

- Hỗ trợ kỹ thuật khác (nếu có): Đăng ký sử dụng phòng họp trực tuyến tại trụ sở UBND thành phố Hà Nội; ghi âm/ghi hình; hỗ trợ kỹ thuật khác.

b) Đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống thực hiện:

- Tiếp nhận và trả kết quả đăng ký lịch họp trực tuyến công khai qua hòm thư điện tử kythuat@hanoi.gov.vn, nhóm zalo “Hỗ trợ kỹ thuật họp trực tuyến Thành phố” hoặc qua ứng dụng quản lý họp trực tuyến trong vòng 02 giờ kể từ khi tiếp nhận đăng ký lịch họp trực tuyến.

- Thông báo và phối hợp điểm cầu chủ trì, các điểm thành phần và đơn vị quản lý, vận hành mạng WAN thành phố Hà Nội để tổ chức kiểm tra điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến chậm nhất 02 giờ trước khi diễn ra phiên họp trực tuyến chính thức.

c) Điểm cầu chính và điểm cầu thành phần thực hiện:

Tổ chức kiểm tra thiết bị đầu cuối, đảm bảo nguồn điện và điện dự phòng, hệ thống trang âm, ánh sáng, hình ảnh tại phòng tổ chức phiên họp trực tuyến; kịp thời phản ánh sự cố kỹ thuật phiên họp trực tuyến về đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống và sự cố đường truyền mạng WAN Thành phố về cơ quan quản lý, vận hành hạ tầng mạng WAN Thành phố để có giải pháp khắc phục (nếu có).

Điều 13. Tổ chức phiên họp trực tuyến

1. Đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống: Phân công cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU trực vận hành, giám sát, kịp thời phối hợp cán bộ kỹ thuật cơ quan quản lý, vận hành mạng WAN thành phố Hà Nội và cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chính, điểm cầu thành phần khắc phục sự cố (nếu có) trong quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

2. Cơ quan quản lý, vận hành mạng WAN thành phố Hà Nội: Phân công cán bộ kỹ thuật trực vận hành, giám sát, kịp thời phối hợp với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mạng WAN khắc phục sự cố hạ tầng đường truyền, đảm bảo hoạt động thông suốt và ổn định trong suốt quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

3. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu chính:

a) Phân công cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chính trực tiếp điều khiển kỹ thuật xuyên suốt phiên họp trực tuyến theo kịch bản phiên họp;

b) Tiếp nhận phản ánh, thông tin từ các điểm cầu thành phần để kịp thời điều khiển, điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh diễn ra trong phiên họp và thông tin đăng ký phát biểu các điểm cầu thành phần;

c) Kịp thời phản ánh về cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU để được hỗ trợ, xử lý sự cố kỹ thuật trong trường hợp phải can thiệp vượt quyền điều khiển, vận hành kỹ thuật đã được phân cấp;

d) Kịp thời phản ánh về cán bộ kỹ thuật trực vận hành mạng WAN thành phố Hà Nội để được hỗ trợ, xử lý sự cố kỹ thuật trong trường hợp chất lượng dịch vụ đường truyền suy giảm, gián đoạn tại các điểm cầu tham dự phiên họp.

4. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu thành phần

a) Phân công cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu thành phần điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng tại điểm cầu trong suốt quá trình phiên họp trực tuyến diễn ra;

b) Cung cấp thông tin thành phần tham dự cho điểm cầu chủ trì phiên họp trực tuyến theo yêu cầu (nếu có);

c) Phối hợp cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chủ trì khi phát sinh lỗi kết nối đường truyền để được hỗ trợ; kịp thời báo cáo sự cố gián đoạn việc tham dự phiên họp của điểm cầu trong trường hợp không kịp khắc phục vụ sự cố kỹ thuật.

Điều 14. Kết thúc phiên họp trực tuyến

1. Cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU và các điểm cầu tham dự phiên họp trực tuyến kiểm tra toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị đầu cuối và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

2. Cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU hoàn chỉnh kỹ thuật, tổ chức lưu trữ tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến (nếu có yêu cầu).

3. Cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống thực hiện bàn giao tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến cho cơ quan là điểm cầu chính trong 02 (hai) ngày làm việc kể từ khi cuộc họp kết thúc (nếu có yêu cầu).

4. Các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tư liệu, tài liệu điện tử liên quan phiên họp trực tuyến (không bao gồm các phiên họp có nội dung bí mật nhà nước) liên hệ với cơ quan là điểm cầu chính để được cung cấp theo quy định.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Điều 15. Trách nhiệm của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

1. Chủ trì, chịu trách nhiệm quản lý, vận hành Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội theo quy định Quy chế ban hành theo Quyết định này.

2. Chỉ đạo, quản lý đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống (Trung tâm Tin học - Công báo thành phố Hà Nội) trực thuộc Văn phòng UBND Thành phố đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ:

a) Quản trị, vận hành kỹ thuật Hệ thống trung tâm điều khiển họp trực tuyến (MCU) đặt tại trụ sở UBND thành phố Hà Nội; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật các cơ quan, đơn vị trong quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội;

b) Tiếp nhận đăng ký, sắp xếp, thông báo công khai lịch các phiên họp trực tuyến đến các cơ quan, đơn vị; tổ chức lưu trữ, bàn giao tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến theo yêu cầu đảm bảo đúng theo quy định;

c) Quản lý, thống kê tình hình ứng dụng họp trực tuyến của các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng trên Hệ thống Họp trực tuyến của thành phố Hà Nội để báo cáo định kỳ 06 tháng, năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu;

d) Phối hợp các đơn vị kỹ thuật trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông để tổ chức các phiên họp trực tuyến đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu.

3. Chủ trì nghiên cứu, tham mưu, đề xuất UBND thành phố Hà Nội ứng dụng quản lý họp trực tuyến thành phố Hà Nội để tổ chức triển khai quy trình điện tử trong quản lý, tác nghiệp và hỗ trợ nhu cầu khai thác, sử dụng hình thức họp trực tuyến các cơ quan, đơn vị.

4. Thực hiện rà soát, xây dựng kế hoạch hàng năm:

a) Đầu tư, nâng cấp, mở rộng hệ thống MCU, thiết bị đầu cuối phục vụ họp trực tuyến tại trụ sở UBND thành phố Hà Nội;

b) Tổ chức biện pháp bảo vệ an toàn thông tin cho Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội theo quy định của pháp luật;

c) Tổ chức đào tạo, tập huấn kỹ năng vận hành, điều khiển phiên họp trực tuyến cho cán bộ kỹ thuật các điểm cầu;

d) Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng: Hệ thống MCU; các thiết bị đầu cuối tại trụ sở UBND thành phố Hà Nội, thiết bị đầu cuối đã trang bị cho các điểm cầu cấp huyện, cấp xã do Văn phòng UBND thành phố Hà Nội được giao quản lý theo quy định pháp luật;

e) Tổng hợp, rà soát, cập nhật danh sách đầu mối cán bộ được phân công quản lý, vận hành điểm cầu của các cơ quan, đơn vị;

g) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Công an Thành phố tổ chức kiểm tra các điều kiện, tiêu chuẩn và công tác đảm bảo an ninh, an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước (nếu có) trong quản lý, vận hành Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội tại các cơ quan, đơn vị.

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội

1. Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành hạ tầng dùng chung mạng WAN thành phố Hà Nội quy định tại Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND, Quyết định số 05/2015/QĐ-UBND.

2. Tổ chức thực hiện biện pháp bảo vệ an toàn thông tin cho mạng WAN thành phố Hà Nội theo quy định của pháp luật.

3. Thực hiện kiểm tra, giám sát, đôn đốc công tác bảo đảm an toàn thông tin hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội.

Điều 17. Trách nhiệm của Công an thành phố Hà Nội

1. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu cho UBND thành phố Hà Nội phương án triển khai phương án kỹ thuật đảm bảo tổ chức họp trực tuyến có nội dung bảo vệ bí mật nhà nước tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố Hà Nội.

2. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bảo vệ bí mật nhà nước bằng hình thức trực tuyến.

3. Phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị kiểm tra an ninh, an toàn thông tin các thiết bị đầu cuối được đầu tư mới hoặc thay thế, sửa chữa trước khi đưa vào khai thác, sử dụng.

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Tài chính Hà Nội

Trên cơ sở đề xuất của các cơ quan, đơn vị và khả năng cân đối ngân sách, tham mưu UBND thành phố Hà Nội bố trí kinh phí chi thường xuyên ngân sách cấp thành phố Hà Nội và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng nguồn vốn huy động khác theo quy định của pháp luật (nếu có) để thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Quy chế này.

Điều 19. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã và đơn vị trực thuộc Thành phố

1. Bảo đảm thực hiện đúng trách nhiệm, yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật và đảm bảo an toàn thông tin trong khai thác, sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến thành phố Hà Nội quy định tại Quy chế này.

2. Tăng cường, đẩy mạnh khai thác, sử dụng hình thức họp trực tuyến đối với các loại hình họp quy định tại Khoản 2 Điều 4 Quy chế này.

3. Phân công cán bộ tham gia quản lý, vận hành tại điểm cầu gồm: 01 Lãnh đạo Văn phòng (hoặc tương đương), 01 cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu để phối hợp trong vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống họp trực tuyến thành phố Hà Nội. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo về Văn phòng UBND thành phố Hà Nội để có kế hoạch đào tạo, vận hành và sử dụng hệ thống.

4. Hàng năm lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và mua sắm/thuê thiết bị đầu cuối (nếu có) để đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến tại điểm cầu (trừ các thiết bị đầu cuối do Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là Chủ đầu tư bàn giao cơ quan, đơn vị quản lý, sử dụng) và trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành; tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị phục vụ tổ chức họp trực tuyến đúng theo quy định pháp luật.

5. Phối hợp Công an thành phố Hà Nội kiểm tra, rà soát an ninh, bảo mật thông tin các thiết bị đầu cuối đầu tư mới hoặc sửa chữa, nâng cấp trước khi đi đưa vào khai thác, sử dụng tại điểm cầu.

6. Thực hiện cung cấp số liệu báo cáo về tổ chức các cuộc họp theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 01/2020/TT-VPCP ngày 21/10/2020 của Văn phòng Chính phủ về quy định chế độ báo cáo định kỳ và quản lý, sử dụng, khai thác hệ thống thông tin báo cáo của Văn phòng Chính phủ.

7. UBND các quận, huyện, thị xã có trách nhiệm cân đối, đảm bảo kinh phí chi trong dự toán chi ngân sách cấp huyện để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ của địa phương quy định tại Quy chế này.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm, kỷ luật trong quá trình thực hiện Quy chế này được thực hiện theo các quy định hiện hành.

Điều 21. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ vào Quy chế này, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố Hà Nội và các đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

2. Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo UBND thành phố Hà Nội theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng UBND thành phố Hà Nội để tổng hợp báo cáo UBND thành phố Hà Nội xem xét, quyết định./.