QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA ỦY BAN DÂN TỘC

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM ỦY BAN DÂN TỘC 

Căn cứ Nghị định số 60/2008/NĐ-CP ngày 09/5/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc; 
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ; 

QUYẾT ĐỊNH: 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy chế Quản lý các hoạt động đối ngoại của ủy ban Dân tộc.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 514/QĐ-UBDT ngày 22/12/2005 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm ủy ban Dân tộc ban hành Quy chế Quản lý các hoạt động đối ngoại của ủy ban Dân tộc.

Điều 3. Chánh Văn phòng ủy ban, Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị thuộc ủy ban Dân tộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA ỦY BAN DÂN TỘC
(ban hành kèm theo Quyết định số 180/QĐ-UBDT ngày 12 tháng 6 năm 2009 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Dân tộc )

Chương I.

QUY ĐỊNH CHUNG 

Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc quản lý các hoạt động đối ngoại của ủy ban Dân tộc (sau đây gọi tắt là Ủy ban), bao gồm:

a) Xây dựng kế hoạch dài hạn và hằng năm về hoạt động đối ngoại;

b) Nghiên cứu, khai thác các khả năng hợp tác quốc tế về lĩnh vực công tác dân tộc;

c) Xây dựng, đàm phán, ký kết và thực hiện các điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế của ủy ban với các đối tác nước ngoài;

d) Tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước của ủy ban tại Việt Nam;

đ) Tổ chức đoàn ra và đón tiếp đoàn vào;

e) Các hoạt động lễ tân đối ngoại khác theo quy định hiện hành.

2. Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức của Ủy ban, các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tham gia các hoạt động đối ngoại của Ủy ban.

Các trường hợp cán bộ, công chức, viên chức của ủy ban đi nước ngoài về việc riêng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về xuất cảnh, nhập cảnh và không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Đối tác nước ngoài” là các cơ quan, tổ chức quốc tế; cơ quan, tổ chức của Chính phủ, phi Chính phủ và các tổ chức khác của nước ngoài, cá nhân nước ngoài, công dân Việt Nam làm việc cho các tổ chức nước ngoài;

2. “Hội nghị, hội thảo quốc tế” là các hội nghị, hội thảo, toạ đàm có sự tham gia hoặc tài trợ của các tổ chức, cá nhân nước ngoài, được tổ chức tại Việt Nam;

3. "Điều ước quốc tế” là văn kiện được ký kết giữa ủy ban Dân tộc (sau đây gọi tắt là ủy ban) với các đối tác nước ngoài nhân danh Nhà nước hoặc nhân danh Chính phủ với các tên gọi như: thoả thuận, biên bản ghi nhớ, công hàm trao đổi hoặc văn kiện có tên gọi khác;

4. "Thoả thuận quốc tế" là văn kiện được ký kết giữa ủy ban với các đối tác nước ngoài với các tên gọi như: thoả thuận, biên bản ghi nhớ, công hàm trao đổi hoặc văn kiện có tên gọi khác;

5. “Đoàn ra” là các đoàn cán bộ, công chức, viên chức thuộc ủy ban tham gia đi công tác, nghiên cứu, học tập ở nước ngoài;

6. “Đoàn vào” là các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc với ủy ban.

Điều 3. Nguyên tắc hoạt động đối ngoại

1. Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách đối ngoại của Đảng và pháp luật của Nhà nước;

2. Tuyệt đối tuân thủ các quy định của pháp luật về hoạt động đối ngoại, giữ gìn bí mật và bảo vệ an ninh quốc gia;

3. Bảo đảm sự chỉ đạo thống nhất của Bộ trưởng, Chủ nhiệm đối với các hoạt động đối ngoại, đồng thời tăng cường phân cấp thẩm quyền gắn với trách nhiệm cá nhân của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị thuộc ủy ban trong quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại;

4. Tuyệt đối không lợi dụng việc thực hiện quan hệ đối ngoại của ủy ban để phục vụ lợi ích cá nhân.

Điều 4. Thẩm quyền quản lý các hoạt động đối ngoại của Bộ trưởng, Chủ nhiệm

1. Quyết định hoặc trình cơ quan có thẩm quyền quyết định các chủ trương, kế hoạch hợp tác quốc tế về lĩnh vực công tác dân tộc;

2. Ký điều ước quốc tế theo ủy quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ký điều ước quốc tế về lĩnh vực công tác dân tộc; ký kết và tổ chức thực hiện thoả thuận quốc tế nhân danh Ủy ban Dân tộc theo quy định của pháp luật;

3. Phê duyệt kế hoạch triển khai thực hiện các điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế theo thẩm quyền;

4. Quyết định việc thành lập Ban Quản lý dự án đối với các dự án hợp tác quốc tế theo Văn kiện dự án đã ký kết và quy định của pháp luật;

5. Quyết định các vấn đề khác về hoạt động đối ngoại trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của ủy ban Dân tộc.

Điều 5. Nhiệm vụ, quyền hạn của các Vụ, đơn vị trực thuộc ủy ban Dân tộc về hoạt động đối ngoại

1. Vụ Hợp tác quốc tế tham mưu, giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thực hiện quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của ủy ban theo quy định.

2. Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan đề xuất nhân sự các đoàn ra trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định; thực hiện các thủ tục về nhân sự sau khi có quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm.

3. Vụ Kế hoạch - Tài chính:

a) Thực hiện quản lý nhà nước về kế hoạch tài chính đối với các hoạt động đối ngoại; tham mưu xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm cho các hoạt động đối ngoại của ủy ban trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, phân bổ kinh phí theo quy định của pháp luật;

b) Quản lý tài chính, nguồn vốn các chương trình, dự án hợp tác quốc tế có sử dụng nguồn vốn hỗ trợ của nước ngoài do ủy ban Dân tộc trực tiếp quản lý theo phân công của Bộ trưởng, Chủ nhiệm và quy định của pháp luật;

c) Hướng dẫn các đơn vị thuộc ủy ban trong việc thực hiện các quy định hiện hành về tài chính trong các hoạt động đối ngoại.

4. Văn phòng ủy ban Dân tộc:

a) Phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế tổ chức thực hiện kế hoạch hằng năm; kế hoạch đột xuất về hoạt động đối ngoại của ủy ban; chuẩn bị kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước đã được phân bổ cho các hoạt động đối ngoại và thực hiện thanh quyết toán kinh phí theo quy định hiện hành;

b) Phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các Vụ, đơn vị có liên quan tổ chức đón và tiễn các đoàn ra, đoàn vào; bố trí địa điểm, phương tiện làm việc và các điều kiện vật chất khác phục vụ cho các hoạt động đối ngoại tổ chức tại ủy ban; phục vụ hội nghị, hội đàm, hội thảo quốc tế; lễ ký kết điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế; phục vụ đưa, đón ra sân bay các đoàn của ủy ban đi công tác nước ngoài; đưa, đón các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại ủy ban và đi các địa phương theo kế hoạch.

5. Các Vụ, đơn vị thuộc ủy ban căn cứ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế để tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại theo phân công của Bộ trưởng, Chủ nhiệm.

Điều 6. Xây dựng kế hoạch hoạt động đối ngoại

1. Trên cơ sở mối quan hệ hợp tác của ủy ban; quy định của các điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế đã ký kết giữa ủy ban với đối tác nước ngoài; đề nghị của các Vụ, đơn vị, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì xây dựng kế hoạch hoạt động đối ngoại hằng năm của ủy ban Dân tộc trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định.

2. Đối với các hoạt động đối ngoại đột xuất khác ngoài kế hoạch hằng năm, các Vụ, đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch gửi Vụ Hợp tác quốc tế thẩm định, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định để tổ chức thực hiện.

Điều 7. Báo cáo kết quả hoạt động đối ngoại

1. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì xây dựng báo cáo kết quả hoạt động đối ngoại của ủy ban theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Trước ngày 15 tháng 5 và ngày 15 tháng 11 hàng năm, Thủ trưởng đơn vị thực hiện dự án hợp tác quốc tế, Ban Quản lý chương trình, dự án hợp tác quốc tế và Thủ trưởng các đơn vị thuộc ủy ban tham gia các hoạt động đối ngoại có trách nhiệm gửi báo cáo cho Vụ Hợp tác quốc tế về tình hình thực hiện hoạt động đối ngoại để Vụ Hợp tác quốc tế tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm.

3. Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Giám đốc Ban Quản lý dự án hoặc Thủ trưởng đơn vị liên quan có trách nhiệm báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo yêu cầu của Bộ trưởng, Chủ nhiệm.

Chương II.

QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI 

Phần 1.

ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ, THOẢ THUẬN QUỐC TẾ

Điều 8. Soạn thảo điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế

1. Trình tự soạn thảo, đàm phán, ký kết và thực hiện các điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế phải bảo đảm thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và quy định của ủy ban.

2. Căn cứ theo yêu cầu nội dung của điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế, Bộ trưởng, Chủ nhiệm phân công cho một Vụ, đơn vị trực thuộc ủy ban chủ trì soạn thảo điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế.

3. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc ủy ban và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành có liên quan tổ chức thẩm định dự thảo các điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế trước khi trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký kết theo thẩm quyền.

Điều 9. Đàm phán điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế

1. Đối với thoả thuận quốc tế ký với danh nghĩa của ủy ban, đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan dự kiến thành phần tham gia đàm phán với phía đối tác nước ngoài trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định. Trong trường hợp Bộ trưởng ủy quyền cho Phó Chủ nhiệm hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc ủy ban đàm phán, đơn vị chủ trì có trách nhiệm chuẩn bị văn bản ủy quyền trình Bộ trưởng quyết định.

2. Trong quá trình đàm phán, nếu phát sinh vấn đề cần phải giải quyết hoặc phải thay đổi nội dung Điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế, trưởng đoàn đàm phán có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến Bộ trưởng, Chủ nhiệm; nếu vấn đề thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ thì báo cáo Bộ trưởng trình Thủ tướng Chính phủ quyết định.

3. Kết quả đàm phán được ghi thành văn bản để báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm và gửi Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi. Tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của các bên, có thể tiến hành ký tắt vào dự thảo thoả thuận quốc tế để ghi nhận kết quả đàm phán, hoặc ký biên bản riêng về kết quả đàm phán.

Trường hợp nội dung của dự thảo điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế có liên quan đến các Bộ, ngành khác, trưởng đoàn đàm phán gửi kết quả đàm phán cho các Bộ, ngành có liên quan.

Điều 10. Ký điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế

1. Đối với điều ước quốc tế, trình tự, thủ tục trình, đàm phán, thẩm định, ký và thực hiện điều ước quốc tế căn cứ theo quy định của Luật ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế.

2. Đối với thoả thuận quốc tế ký với danh nghĩa của ủy ban, trên cơ sở văn bản cho phép ký của cấp có thẩm quyền, đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký. Trường hợp Bộ trưởng, Chủ nhiệm ủy quyền cho Phó Chủ nhiệm hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc ủy ban ký thoả thuận quốc tế, đơn vị chủ trì cùng với Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị văn bản ủy quyền trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định trước khi ký.

Sau khi ký thoả thuận quốc tế, trong thời hạn 10 ngày làm việc đơn vị chủ trì có trách nhiệm sao gửi thoả thuận quốc tế cho các đơn vị liên quan thuộc ủy ban để thực hiện, gửi Vụ Hợp tác quốc tế và các cơ quan khác để phối hợp theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Thực hiện điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế

1. Tuỳ theo yêu cầu nội dung của điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế, Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định đơn vị chủ trì và các đơn vị phối hợp thực hiện điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế. Trong quá trình thực hiện điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế, nếu phát sinh vấn đề cần phải giải quyết, đơn vị chủ trì có trách nhiệm phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, giải quyết theo quy định.

2. Đối với thoả thuận quốc tế là văn kiện dự án, đơn vị chủ trì cùng với Vụ Hợp tác quốc tế và các Vụ, đơn vị có liên quan trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ban hành quyết định thành lập Ban Quản lý dự án và Quy chế tổ chức hoạt động của Ban Quản lý dự án sau khi văn kiện dự án được phê duyệt. Ban Quản lý dự án thực hiện các nhiệm vụ theo quy định và báo cáo kết quả thực hiện dự án với Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm.

Điều 12. Báo cáo kết quả thực hiện điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế

1. Khi kết thúc mỗi giai đoạn thực hiện hoặc chấm dứt thời hạn của điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế, đơn vị chủ trì hoặc Ban Quản lý dự án báo cáo bằng văn bản về kết quả thực hiện điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế; phân tích, đánh giá về những kết quả, tồn tại trong quá trình thực hiện điều ước quốc tế; đề xuất hướng hợp tác tiếp theo hoặc các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động hợp tác quốc tế, gửi Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm;

2. Trường hợp cần gửi văn bản báo cáo Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành có liên quan về kết quả thực hiện điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế thì đơn vị chủ trì hoặc Ban Quản lý dự án phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị dự thảo báo cáo trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt trước khi báo cáo cấp có thẩm quyền theo quy định. 

Phần 2.

QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN HỢP TÁC QUỐC TẾ VỀ LĨNH VỰC CÔNG TÁC DÂN TỘC

Điều 13. Xây dựng chương trình, dự án vận động tài trợ

1. Chương trình vận động tài trợ được xây dựng căn cứ vào các chủ trương của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực công tác dân tộc, chương trình công tác của Chính phủ và kế hoạch về hoạt động đối ngoại của ủy ban.

Chương trình vận động tài trợ được thể hiện bằng Danh mục cụ thể và được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Vào quý III hằng năm, các đơn vị thuộc ủy ban có nhu cầu tìm nguồn hỗ trợ của nước ngoài gửi Vụ Hợp tác quốc tế đề cương chương trình cần có sự hỗ trợ quốc tế để tổng hợp. Đề cương chương trình xây dựng theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức hoặc viện trợ phi chính phủ nước ngoài.

3. Trên cơ sở đề xuất của các đơn vị thuộc ủy ban, Vụ Hợp tác quốc tế tổng hợp trình Lãnh đạo ủy ban ký công văn gửi cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định.

4. Trường hợp có nhu cầu đột xuất cần nguồn hỗ trợ quốc tế nằm ngoài Danh mục chương trình, các đơn vị thuộc ủy ban có thể gửi đề cương chương trình cần sự hỗ trợ quốc tế cho Vụ Hợp tác quốc tế để báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định. 

Điều 14. Thẩm định chương trình, dự án

1. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì thẩm định các chương trình, dự án hợp tác quốc tế (sau đây gọi là dự án hợp tác) về lĩnh vực công tác dân tộc theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trong trường hợp dự án hợp tác dự kiến được phân công cho một đơn vị thuộc ủy ban chủ trì hoặc dự án có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của các đơn vị thuộc ủy ban, căn cứ vào tính chất, phạm vi lĩnh vực hợp tác, Bộ trưởng, Chủ nhiệm phân công các đơn vị liên quan phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế để thẩm định.

2. Tổ chức thẩm định:

Việc tổ chức thẩm định dự án hợp tác căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức hoặc về quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài, được thực hiện theo quy trình sau:

a) Chuẩn bị hồ sơ thẩm định: Đơn vị được giao chủ trì chuẩn bị hồ sơ văn kiện dự án, chương trình và các tài liệu liên quan gửi Vụ Hợp tác quốc tế để tiến hành tổ chức thẩm định.

 b) Thành lập Hội đồng thẩm định: Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định việc thành lập Hội đồng thẩm định dự án hợp tác trong trường hợp nội dung dự án hợp tác liên quan đến phạm vi quản lý của các Bộ, ngành; các dự án cần phải tham khảo thêm ý kiến của các cơ quan, tổ chức có liên quan hoặc các trường hợp khác nếu xét thấy cần thiết phải thành lập Hội đồng thẩm định.

Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế là Chủ tịch Hội đồng thẩm định, chịu trách nhiệm đề xuất thành phần Hội đồng thẩm định và dự thảo Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định.

c) Tổ chức họp thẩm định:

- Chủ tịch Hội đồng thẩm định chủ trì, tổ chức họp Hội đồng để thẩm định nội dung dự án hợp tác; triệu tập các thành viên Hội đồng và mời đại diện cơ quan, tổ chức có liên quan tham dự cuộc họp

- Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp của Hội đồng thẩm định; báo cáo kết quả thẩm định kèm theo biên bản thẩm định và dự thảo quyết định phê duyệt nội dung văn kiện dự án trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.

- Trong trường hợp hồ sơ văn kiện dự án chưa hoàn thiện, Vụ Hợp tác quốc tế có thể yêu cầu đơn vị chủ trì dự án bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ dự án và tiến hành các bước để phê duyệt văn kiện dự án theo quy định.

Điều 15. Phê duyệt dự án hợp tác

Sau khi hoàn thiện hồ sơ văn kiện dự án hợp tác, Vụ Hợp tác quốc tế báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định phê duyệt văn kiện dự án hoặc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt (đối với các dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ). 

Điều 16. Quản lý, tổ chức thực hiện các dự án hợp tác

1. Vụ Hợp tác quốc tế tham mưu giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thống nhất quản lý các dự án hợp tác của ủy ban.

2. Giám đốc Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của dự án; thực hiện nhiệm vụ quyền hạn theo quy định và tổ chức thực hiện dự án đúng theo nội dung văn kiện dự án đã ký kết.

Phần 3.

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ 

Điều 17. Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ, đơn vị được giao chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế thực hiện thủ tục xin phép Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật hiện hành. Nội dung văn bản xin phép phải nêu rõ: mục đích; kế hoạch và nội dung; thời gian và địa điểm tổ chức; thành phần tham gia tổ chức; thành phần tham dự; nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo; và ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có).

2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm, đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm:

a) Chuẩn bị nội dung, địa điểm, thành phần tham gia tổ chức, thành phần tham dự hội nghị, hội thảo quốc tế; trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định;

b) Phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính, Văn phòng ủy ban lập dự toán tổ chức hội nghị, hội thảo; tổ chức thực hiện chi tiêu phục vụ hội nghị, hội thảo và thanh quyết toán tài chính theo đúng quy định của pháp luật;

c) Phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế làm thủ tục nhập, xuất cảnh và các thủ tục hành chính khác có liên quan cho đối tác nước ngoài;

Sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, trong thời gian chậm nhất 01 (một) tháng, đơn vị chủ trì có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế đến Bộ trưởng, Chủ nhiệm và cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành, đồng thời gửi báo cáo đến Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, theo dõi.

Phần 4.

TỔ CHỨC ĐOÀN RA VÀ ĐÓN TIẾP ĐOÀN VÀO 

Điều 18. Thẩm quyền quyết định cử đoàn ra, mời đoàn vào

1. Thủ tướng Chính phủ xét, quyết định đối với các đoàn ra của ủy ban do Bộ trưởng, Chủ nhiệm dẫn đầu hoặc các đoàn khác theo quy định phải được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ.

2. Bộ trưởng, Chủ nhiệm xét, quyết định các ra của ủy ban; mời các đoàn vào làm việc với ủy ban theo phạm vi thẩm quyền.

3. Đối với các đoàn ra, đoàn vào của các đơn vị sự nghiệp thuộc ủy ban đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt chủ trương, cho phép thực hiện thì Bộ trưởng, Chủ nhiệm có thể phân cấp cho Phó Chủ nhiệm phụ trách đơn vị đó quyết định.

Điều 19. Kinh phí tổ chức các hoạt động đoàn ra và đoàn vào

1. Kinh phí tổ chức các hoạt động của đoàn ra và đoàn vào được trích từ nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, căn cứ theo kế hoạch đối ngoại của ủy ban và sử dụng các khoản kinh phí hỗ trợ khác (nếu có) theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp đột xuất, đối với các đoàn ra không có trong kế hoạch đối ngoại thì Vụ Hợp tác quốc tế thẩm định, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định.

3. Vụ Kế hoạch - Tài chính tham mưu, giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm trong việc phân bổ kế hoạch kinh phí đoàn ra, đón tiếp đoàn vào theo kế hoạch hằng năm; bảo đảm kinh phí đối với các đoàn ra, đoàn vào đột xuất ngoài kế hoạch; chủ trì, phối hợp với Văn phòng ủy ban, Vụ Hợp tác quốc tế tổ chức thực hiện theo quy định.

Điều 20. Lập kế hoạch đoàn ra

1. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu công việc và nội dung hoạt động đối ngoại đã được phê duyệt, các đơn vị trực thuộc ủy ban lập kế hoạch đoàn ra bao gồm các nội dung sau:

a) Thời gian tổ chức đoàn ra, địa điểm nơi đến;

b) Nội dung, mục đích đoàn công tác;

c) Thành phần tham gia đoàn công tác;

d) Hồ sơ đoàn ra bao gồm:

- Văn bản đề nghị của đơn vị, văn bản đồng ý của Thủ tướng Chính phủ (nếu có);

- Giấy mời của cơ quan nước ngoài hoặc trong nước,

- Đối với các đoàn ra gồm đại diện của nhiều cơ quan, đơn vị cùng tham gia cần phải có văn bản đồng ý của đơn vị quản lý trực tiếp người được mời tham gia đoàn,

- Sơ yếu lý lịch của cán bộ, công chức, viên chức tham gia đoàn công tác (theo mẫu),

- Giấy cam đoan của cán bộ, công chức, viên chức trong các trường hợp theo quy định phải có cam kết trước khi ra nước ngoài,

- Các tài liệu khác có liên quan (nếu có),

- Văn bản giải trình về nguồn kinh phí và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho chuyến đi.

2. Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thuộc ủy ban Dân tộc được cử đi học dài hạn từ 03 (ba) tháng trở lên hoặc đi học theo chỉ tiêu đào tạo của nhà nước phân bổ thì hồ sơ gửi về Vụ Tổ chức cán bộ gồm:

a) Công văn đề nghị của đơn vị;

b) Giấy mời của đối tác nước ngoài hoặc trong nước (bản gốc);

c) Quyết định chỉ tiêu đi học của cơ quan có thẩm quyền;

d) Sơ yếu lý lịch cá nhân;

e) Các giấy tờ chứng nhận, cam đoan khác (nếu có).

Điều 21. Thành lập đoàn ra

1. Trên cơ sở kế hoạch đoàn ra đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định, Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất nhân sự của đoàn công tác trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định thành lập đoàn ra.

2. Đối với trường hợp đoàn ra gồm 01 (một) người hoặc phía đối tác nước ngoài mời đích danh cán bộ, công chức, viên chức của ủy ban đi công tác nước ngoài, căn cứ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể của công việc, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và đơn vị chủ quản đề xuất nhân sự báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định.

3. Sau khi có quyết định thành lập đoàn ra, Vụ Hợp tác quốc tế thông báo cho phía đối tác nước ngoài về thành phần của đoàn và liên hệ với các Bộ, ngành liên quan (Bộ Ngoại giao Việt Nam, Bộ Công An, Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài, Cơ quan đại diện Ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam…) thực hiện các thủ tục có liên quan đến đoàn ra của ủy ban; phối hợp với Văn phòng ủy ban tổ chức thực hiện công tác tiễn và đón đoàn theo quy định và nghi thức ngoại giao.

Điều 22. Tổ chức đoàn ra và chế độ báo cáo

1. Tổ chức đoàn ra:

Cán bộ, công chức, viên chức tham gia các đoàn đi công tác nước ngoài phải nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý đoàn ra và ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, Chủ nhiệm. Trưởng đoàn chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm về các hoạt động của đoàn từ khi ra nước ngoài đến khi về Việt Nam. Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm tổng hợp, theo dõi việc tổ chức thực hiện kế hoạch của đoàn công tác và báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm.

2. Báo cáo kết quả đoàn ra:

a) Đối với đoàn ra cấp Bộ trưởng, trong thời gian chậm nhất là 07 (bảy) ngày làm việc sau khi đoàn về nước, theo sự phân công của Bộ trưởng, Chủ nhiệm, thành viên trong đoàn có trách nhiệm báo cáo kết quả chuyến đi trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký báo cáo gửi Thủ tướng Chính phủ, đồng thời gửi báo cáo về Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi, tổng hợp.

b) Đối với các đoàn ra khác, trong thời gian 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ khi đoàn công tác về nước, Trưởng đoàn có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về kết quả chuyến công tác gửi Bộ trưởng, Chủ nhiệm, đồng thời gửi báo cáo về Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi, tổng hợp.

c) Cán bộ, công chức, viên chức của ủy ban được cử đi công tác nước ngoài độc lập hoặc tham gia đoàn ra của các cơ quan khác, trong thời gian chậm nhất là 07 (bảy) ngày làm việc phải báo cáo bằng văn bản về kết quả chuyến công tác gửi Lãnh đạo ủy ban, Thủ trưởng đơn vị phụ trách và đồng thời gửi báo cáo về Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi, tổng hợp.

Điều 23. Đón tiếp đoàn vào

1. Đối với đoàn vào cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng hoặc tương đương:

a) Vụ Hợp tác quốc tế thực hiện thủ tục xin phép Thủ tướng Chính phủ cho đoàn vào Việt Nam và các thủ tục ngoại giao khác theo quy định; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan lập kế hoạch đón đoàn, chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc của đoàn, dự kiến thành phần đoàn Việt Nam tham gia đón tiếp và làm việc; chuẩn bị giấy mời chiêu đãi tiệc, bố trí phiên dịch; phương án tổ chức, hướng dẫn đoàn đi thăm và làm việc với các cơ quan trung ương, địa phương theo chương trình (nếu có). Tổ chức thực hiện nghi lễ đón và tiễn đoàn bảo đảm đúng theo quy định và nghi thức ngoại giao.

b) Văn phòng ủy ban chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế dự trù kinh phí bảo đảm thực hiện đón tiếp, hội đàm, làm việc, tặng quà, chiêu đãi; bố trí nơi ăn nghỉ và hậu cần phục vụ trong thời gian đoàn làm việc tại Việt Nam theo kế hoạch đã được lãnh đạo ủy ban phê duyệt.

c) Trong thời gian chậm nhất là 07 (bảy) ngày làm việc sau khi đoàn rời Việt Nam, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với các đơn vị liên quan hoàn thành báo cáo kết quả các hoạt động của đoàn tại Việt Nam trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm báo cáo Thủ tướng Chính phủ theo quy định.

2. Đối với các đoàn vào khác:

a) Đơn vị được giao chủ trì chuẩn bị các nội dung làm việc với đoàn, báo cáo Vụ Hợp tác quốc tế thẩm định, trình Lãnh đạo ủy ban phê duyệt; thực hiện đón tiếp và làm việc với đoàn theo các nội dung được phê duyệt và phân cấp của Bộ trưởng, Chủ nhiệm; phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế, Văn phòng ủy ban và các đơn vị liên quan lập chương trình chi tiết về việc tiếp đón và làm việc với đoàn.

b) Vụ Hợp tác quốc tế tiến hành làm thủ tục nhập, xuất cảnh cho đoàn vào; phối hợp với đơn vị chủ trì bố trí phiên dịch, tổ chức thực hiện chương trình làm việc với đoàn đã được phê duyệt.

c) Sau khi đoàn rời Việt Nam, trong thời gian chậm nhất là 07 (bảy) ngày làm việc, đơn vị chủ trì báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm bằng văn bản kết quả đón và làm việc với đoàn, đồng thời gửi Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, theo dõi.

Điều 24. Tháp tùng

1. Tháp tùng đoàn vào khi tiếp kiến lãnh đạo Đảng và Nhà nước:

a) Đối với các đoàn vào cấp Bộ trưởng hoặc tương đương, căn cứ theo đề nghị, chương trình thăm và làm việc của đoàn, theo sự phân công của Bộ trưởng, Chủ nhiệm, một Phó Chủ nhiệm ủy ban thực hiện tháp tùng đoàn khi tiếp kiến Lãnh đạo Đảng và Nhà nước.

b) Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế tháp tùng đoàn vào cấp Thứ trưởng hoặc tương đương tiếp kiến Lãnh đạo Đảng và Nhà nước.

2. Tháp tùng đoàn trong thời gian thăm và làm việc tại Việt Nam:

a) Đối với đoàn vào cấp Bộ trưởng hoặc tương đương, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm tháp tùng đoàn trong thời gian đoàn thăm, làm việc tại Việt Nam; đề xuất thành phần cùng tham gia tháp tùng đoàn trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định.

b) Đối với đoàn cấp Thứ trưởng hoặc tương đương, Phó Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm tháp tùng đoàn trong thời gian đoàn thăm và làm việc tại Việt Nam. Trong trường hợp cần thiết, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế báo cáo Lãnh đạo ủy ban cho phép lãnh đạo đơn vị chủ trì làm việc với đoàn tháp tùng đoàn cùng với 01 (một) cán bộ của Vụ Hợp tác quốc tế.

c) Đối với các đoàn khác, đơn vị chủ trì làm việc với đoàn cử cán bộ tháp tùng đoàn trong thời gian đoàn thăm và làm việc tại Việt Nam cùng với 01 (một) cán bộ của Vụ Hợp tác quốc tế. 

Phần 5.

CÁC HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI KHÁC 

Điều 25. Quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài

Bộ trưởng, Chủ nhiệm ủy quyền cho Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế trao đổi trực tiếp với các đối tác nước ngoài nhằm thiết lập, củng cố và tăng cường quan hệ hợp tác. Trong trường hợp cần thiết, Bộ trưởng, Chủ nhiệm có thể ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị chủ trì thuộc ủy ban phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế trao đổi với đối tác nước ngoài.

Điều 26. Tiếp đối tác nước ngoài

1. Thủ tục xin tiếp đối tác nước ngoài:

a) Bộ trưởng, Chủ nhiệm ủy quyền cho Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế tiếp nhận và xử lý yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước về việc tiếp đối tác nước ngoài tại trụ sở ủy ban. Trường hợp các đơn vị thuộc ủy ban có nhu cầu tiếp đối tác nước ngoài phải chuyển đề nghị về việc tiếp đối tác nước ngoài đến Vụ Hợp tác quốc tế để xử lý.

b) Sau khi nhận được yêu cầu về tiếp đối tác nước ngoài, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc ủy ban hoặc các đơn vị có liên quan đề xuất thời gian, nội dung làm việc để báo cáo Lãnh đạo ủy ban xem xét, quyết định.

2. Tiếp đối tác nước ngoài:

a) Sau khi Lãnh đạo ủy ban đồng ý tiếp đối tác nước ngoài theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Thủ trưởng đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức tiếp và làm việc với đối tác nước ngoài theo các nội dung đã được phê duyệt. Vụ Hợp tác quốc tế bố trí phiên dịch và cử cán bộ cùng dự để tổng hợp và theo dõi chung.

b) Trong trường hợp Vụ Hợp tác quốc tế được phân công chủ trì tiếp đối tác nước ngoài mà nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị khác hoặc dự án hợp tác quốc tế, Vụ Hợp tác quốc tế mời đại diện của đơn vị hoặc Ban quản lý dự án hợp tác quốc tế có liên quan cùng dự.

c) Thủ trưởng đơn vị thuộc ủy ban được phân công chủ trì tiếp đối tác nước ngoài chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung làm việc, bố trí phiên dịch cho buổi tiếp (trường hợp đơn vị chủ trì không bố trí được phiên dịch thì đề nghị Vụ Hợp tác quốc tế bố trí phiên dịch). Sau khi làm việc, Thủ trưởng đơn vị chủ trì phải báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm về kết quả làm việc, đồng thời gửi Vụ Hợp tác quốc tế tổng hợp, theo dõi chung.

d) Trường hợp Ban Quản lý chương trình, dự án thường xuyên làm việc với đối tác nước ngoài theo nội dung văn kiện dự án đã ký kết, Giám đốc Ban Quản lý chương trình, dự án phải báo cáo định kỳ hằng quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo ủy ban về các hoạt động tiếp đối tác nước ngoài, đồng thời gửi Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp và theo dõi chung.

3. Địa điểm tổ chức tiếp đối tác nước ngoài:

a) Các cuộc tiếp đối tác nước ngoài tại trụ sở ủy ban do Văn phòng ủy ban bố trí theo yêu cầu của đơn vị chủ trì; tuyệt đối không tiếp đối tác nước ngoài tại phòng làm việc. Khi tiếp đối tác nước ngoài phải có ít nhất hai người cùng dự và chấp hành theo nội quy cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức được cử tiếp đối tác nước ngoài phải có mặt tại nơi tiếp trước 5 phút, mặc trang phục lịch sự, đúng nghi thức đối ngoại.

b) Văn phòng ủy ban bố trí phục vụ lễ tân theo yêu cầu của đơn vị chủ trì tiếp đối tác nước ngoài.

c) Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức của ủy ban tiếp đối tác nước ngoài liên hệ về công việc ngoài giờ làm việc hoặc ngoài trụ sở ủy ban phải có ý kiến đồng ý của Thủ trưởng đơn vị và ý kiến chấp thuận của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế.

Điều 27. Hoạt động lễ tân đối ngoại hàng năm

1. Đối với ngày Quốc khánh của các nước có quan hệ hợp tác với ủy ban, Vụ Hợp tác quốc tế gửi thiếp và hoa kèm theo danh thiếp của Bộ trưởng, Chủ nhiệm đến cơ quan đại diện ngoại giao nước đó. Trường hợp đối tác nước ngoài có cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam mời Bộ trưởng, Chủ nhiệm tham dự tiệc chiêu đãi thì Bộ trưởng, Chủ nhiệm tham dự hoặc cử Phó Chủ nhiệm ủy ban thay mặt Bộ trưởng, Chủ nhiệm tham dự tiệc.

2. Đối với các hoạt động kỷ niệm khác, Vụ Hợp tác quốc tế căn cứ tham mưu, đề xuất việc tham gia của Lãnh đạo ủy ban, Lãnh đạo cấp Vụ và công chức, viên chức các đơn vị tham dự theo giấy mời của đối tác nước ngoài.

Phần 6.

QUẢN LÝ CÔNG HÀM, HỘ CHIẾU 

Điều 28. Quản lý công hàm

1. Vụ Hợp tác quốc tế là đầu mối tiếp nhận, quản lý công hàm của ủy ban, tham mưu cho Lãnh đạo ủy ban việc xử lý công hàm theo quy định.

2. Trường hợp các đơn vị khác theo quan hệ hợp tác có trực tiếp nhận được công hàm phải gửi về Vụ Hợp tác quốc tế, kèm theo các nội dung đề xuất xử lý đối với công hàm để báo cáo Lãnh đạo ủy ban xem xét, quyết định.

3. Các đơn vị được phân công phúc đáp công hàm theo thẩm quyền có trách nhiệm sao gửi 01 (một) bản sao công hàm cho Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi chung. Công hàm hợp lệ là công hàm có đủ ngày, tháng, năm, số công hàm, chữ ký tắt của Lãnh đạo ủy ban hoặc Lãnh đạo cấp Vụ và được đóng dấu treo của ủy ban.

Điều 29. Quản lý hộ chiếu

1. Vụ Tổ chức cán bộ thống nhất quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho cán bộ, công chức, viên chức của ủy ban. Giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia đoàn ra và thu lại hộ chiếu của cán bộ, công chức sau khi kết thúc mỗi chuyến đi công tác nước ngoài.

2. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thuộc ủy ban được điều động hoặc biệt phái đến làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác mà hộ chiếu đã cấp vẫn còn giá trị, Vụ Tổ chức cán bộ tiến hành làm thủ tục chuyển hộ chiếu sang cơ quan, tổ chức, đơn vị mới để quản lý hộ chiếu.

3. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (nghỉ hưu, ra khỏi biên chế, chấm dứt hợp đồng lao động, bị chết, bị mất tích,…) mà hộ chiếu đã cấp vẫn còn giá trị sử dụng, Vụ Tổ chức cán bộ cùng với Vụ Hợp tác quốc tế thu hồi và chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu để hủy theo quy định. 

Chương III.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 30. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị trực thuộc ủy ban Dân tộc có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này tại đơn vị.

2. Vụ Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các Vụ, đơn vị, các tổ chức cá nhân có liên quan trong việc chấp hành Quy chế.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc cần bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp thì Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì phối hợp với các Vụ, đơn vị có liên quan trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định./.