QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chẾ khai thác, sỬ dỤng tài liỆu tẠi Lưu trỮ lỊch sỬ tỈnh

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục vụ độc giả tại Phòng đọc;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1175/TTr-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1834/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử, thủ trưởng các cơ quan và các cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

khai thác, sỬ dỤng tài liỆu tẠi Lưu trỮ lỊch sỬ tỈnh
(Ban hành kèm theo Quyết định số      /QĐ-UBND ngày    /     /2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao gồm:

a) Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử.

b) Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa.

c) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

d) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

đ) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

e) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

f) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

2. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ “Mật” thực hiện theo Quy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Đối tượng áp dụng của Quy chế này gồm:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm cả cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác (sau đây gọi là độc giả).

b) Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử.

Điều 2. Mục tiêu, nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử

1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử nhằm bảo đảm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của độc giả.

2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Các nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử không được quy định tại Quy chế này được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.

4. Trường hợp các quy định, hướng dẫn của Trung ương liên quan đến nội dung Quy chế này có sự điều chỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Chương II

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục đặc biệt quý, hiếm của tỉnh.

b) Tài liệu do Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử lưu giữ ngoài Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu.

c) Văn bản, tài liệu thuộc Danh mục có đóng dấu chỉ các mức độ Mật chưa đến thời hạn giải mật.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khai thác, sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục quý, hiếm của tỉnh.

b) Tài liệu thuộc Danh mục hạn chế sử dụng.

c) Văn bản, tài liệu thuộc Danh mục có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã quá thời hạn giải mật.

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ cho phép khai thác, sử dụng một số loại văn bản, tài liệu sau:

a) Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã được giải mật.

b) Tài liệu ký gửi của cá nhân, tổ chức khi được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài liệu.

c) Các quyết định cá biệt, các chỉ thị và các văn bản hành chính thông thường của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành công khai, có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân xin tìm đọc, sao lục, hoặc chứng thực.

d) Các hướng dẫn của Trung ương và địa phương không phải là văn bản mật hoặc văn bản chỉ đạo nội bộ có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân xin tìm đọc, sao lục, hoặc chứng thực.

đ) Các báo cáo định kỳ, báo cáo trả lời kiến nghị của cử tri đã được phát hành hoặc báo cáo công khai tại các diễn đàn.

Điều 4. Khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử

1. Hồ sơ, thủ tục

a) Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

b) Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Phụ lục I kèm theo) và nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

c) Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký và được Trung tâm Lưu trữ lịch sử hướng dẫn tra tìm tài liệu, độc giả viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu (Phụ lục III kèm theo).

d) Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện các thủ tục, trình trực tiếp hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người có thẩm quyền quy định tại Điều 3 Quy chế này (sau đây gọi tắt là người có thẩm quyền) phê duyệt.

đ) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, Trung tâm giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.

2. Thẻ độc giả

a) Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả.

b) Thời hạn sử dụng Thẻ là 01 năm kể từ ngày cấp.

c) Độc giả làm thẻ xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu và nộp 02 ảnh (2x3).

3. Sử dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc

a) Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của Viên chức Phòng đọc.

b) Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.

4. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

a) Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).

b) Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).

c) Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo.

d) Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào sổ giao, nhận tài liệu.

đ) Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.

e) Tài liệu đặc biệt quý, hiếm và quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.

f) Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp: Tài liệu có tình trạng vật lý yếu; tài liệu đang chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axit, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm.

5. Thời gian giải quyết

a) Giải quyết trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

b) Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ.

c) Không quá 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

6. Lệ phí

Độc giả đóng phí khai thác, sử dụng tài liệu và phí photo, cấp bản sao hoặc bản chứng thực tài liệu, làm Thẻ (nếu có nhu cầu) theo quy định của Bộ Tài chính tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử.

Điều 5. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa

1. Người muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa phải gửi Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu từ xa (Phụ lục II kèm theo) theo đường Email, bưu điện hoặc fax đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử hoặc đăng ký qua mạng trên trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Trong thời hạn 01 ngày sau khi nhận được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thông báo kết quả tra tìm, thời hạn trả kết quả, mức lệ phí phải trả cho độc giả qua điện thoại hoặc email (theo thông tin ghi trên Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu từ xa).

3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo của Trung tâm Lưu trữ lịch sử, độc giả đóng phí khai thác, sử dụng tài liệu vào tài khoản của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

4. Sau khi nhận được thông tin về đóng phí khai thác tài liệu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử viết phiếu yêu cầu theo mẫu (Phụ lục III, Phụ lục IV hoặc Phụ lục V đính kèm) và trực tiếp trình cho người có thẩm quyền phê duyệt.

5. Trong thời hạn giải quyết quy định tại Khoản 5, Điều 4 Quy chế này, Trung tâm Lưu trữ lịch sử gửi kết quả cho độc giả.

6. Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Hồ sơ nhà đất, độc giả trực tiếp đến trụ sở làm việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử để nhận kết quả và làm các thủ tục khác theo quy định.

7. Độc giả có nhu cầu mang tài liệu về đọc để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác phải trực tiếp đến trụ sở của Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhận, trả tài liệu và làm các thủ tục khác theo quy định.

8. Người đến nhận kết quả tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp do cơ quan, tổ chức cử đến thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả thay phải có Giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương.

9. Lệ phí gồm: phí khai thác, sử dụng tài liệu, phí photo, cấp bản sao hoặc bản chứng thực tài liệu (nếu có nhu cầu) theo quy định của Bộ Tài chính và cước phí bưu điện, điện thoại theo thực tế.

Điều 6. Sao tài liệu, chứng thực tài liệu lưu trữ lịch sử

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi nào thì có thẩm quyền cho phép sao tài liệu, chứng thực tài liệu trong phạm vi đó; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện.

2. Trường hợp mang bản sao tài liệu lưu trữ quý, hiếm ra nước ngoài phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ lịch sử sau khi được sự chấp thuận của người có thẩm quyền; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc thực hiện; việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản ghi rõ thời hạn ủy quyền.

4. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu, cấp chứng thực tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu hoặc Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Phụ lục IV, Phụ lục V đính kèm).

5. Độc giả sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

6. Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

7. Trung tâm Lưu trữ lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu gồm Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu và Bản lưu chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm kể từ ngày chứng thực.

Điều 7. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ và triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

a) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử báo cáo Chi cục trình đề cương ấn phẩm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi gửi hồ sơ qua Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản.

b) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm báo cáo Chi cục gửi hồ sơ đến Sở Thông tin và Truyền thông để xin cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định của pháp luật.

2. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

a) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ, Trung tâm báo cáo Chi cục trình danh mục tài liệu lưu trữ cần trưng bày, triển lãm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.

b) Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm chủ động thực hiện và báo cáo kết quả về Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 8. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

Trung tâm Lưu trữ lịch sử chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ được người có thẩm quyền ủy quyền cho phép công bố để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức và công dân; định kỳ hàng năm rà soát, báo cáo Chi cục trình Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đến hạn giải mật nhưng chưa được sử dụng rộng rãi.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp thuộc thẩm quyền bảo đảm thời hạn quy định.

2. Sở Nội vụ phê duyệt danh mục thành phần tài liệu được khai thác công bố trên trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

3. Chi cục văn thư - Lưu trữ tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật.

4. Trung tâm Lưu trữ lịch sử:

a) Tổ chức công bố, niêm yết công khai hồ sơ, thủ tục, trình tự, thời gian, lệ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại trụ sở cơ quan và trên các phương tiện thông tin đại chúng; hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

b) Tổ chức tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải quyết theo thẩm quyền hoặc thẩm định, trình Người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

c) Tổ chức hướng dẫn, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu theo đúng nội dung cho phép của cấp có thẩm quyền, sao tài liệu lưu trữ theo sự cho phép của cấp có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.

d) Tổ chức lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử và tài liệu cá nhân đã được đăng ký tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài.

đ) Tổ chức, quản lý Phòng đọc tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

e) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.

f) Chỉ đạo và chịu trách nhiệm về việc thu lệ phí theo quy định của pháp luật.

g) Làm Thẻ độc giả.

h) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.

i) Thực hiện sao, chứng thực tài liệu theo nhu cầu của độc giả.

k) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.

l) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả.

m) Tổng hợp báo cáo, cập nhật số lượng; quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký; quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.

n) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả.

Điều 10. Trách nhiệm của độc giả

1. Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật, tuân thủ nội quy, quy chế Phòng đọc khi sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

2. Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu. Khi mang tài liệu ra khỏi Trung tâm Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

3. Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

4. Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

5. Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

6. Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

7. Trước khi chuyển tài liệu riêng thuộc diện được Nhà nước bảo hộ ra nước ngoài, phải giao tài liệu đó cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử lập bản sao bảo hiểm theo quy định; đối với tài liệu đã được đăng ký tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải thông báo cho Trung tâm biết.

Điều 11. Điều khoản thi hành

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và độc giả chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy chế này.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện tốt Quy chế này được xem xét khen thưởng theo quy định hiện hành, nếu làm trái Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc phát sinh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có văn bản gửi về Sở Nội vụ tổng hợp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.

PHỤ LỤC SỐ I

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 1766/QĐ-UBND ngày 03 tháng 07 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Kính gửi:..........................................................................

Họ và tên độc giả:...........................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:...................................................................................................

Quốc tịch:........................................................................................................................

Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu:........................................................................

........................................................................................................................................

Cơ quan công tác:..........................................................................................................

........................................................................................................................................

Địa chỉ liên hệ:.................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Số điện thoại:...................................................................................................................

Email:...............................................................................................................................

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:................................................................................

..........................................................................................................................................

Chủ đề nghiên cứu:...........................................................................................................

..........................................................................................................................................

Thời gian nghiên cứu:.......................................................................................................

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

PHỤ LỤC SỐ II

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TỪ XA
(Kèm theo Quyết định số 1766/QĐ-UBND ngày 03 tháng 07 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TỪ XA

Kính gửi:..........................................................................

Họ và tên độc giả:...................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:....................................................................................................

Quốc tịch:.........................................................................................................................

Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu:.........................................................................

.........................................................................................................................................

Cơ quan công tác:...........................................................................................................

........................................................................................................................................

Địa chỉ liên hệ:.................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Số điện thoại: ………………………………………..Email:................................................

Số tài khoản:....................................................................................................................

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:...............................................................................

.........................................................................................................................................

Chủ đề nghiên cứu:..........................................................................................................

..........................................................................................................................................

Thời gian nghiên cứu:.......................................................................................................

Hình thức khai thác (đề nghị chứng thực, cấp bản sao, photo tài liệu, đọc tài liệu tại chỗ, mượn tài liệu): ……………………………..Số lượng:……………………………………………………

Phương thức nhận kết quả (qua bưu điện, nhận trực tiếp, qua thư điện tử)...................

.......................................................................................................................................

Địa chỉ nhận kết quả:.......................................................................................................

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

PHỤ LỤC SỐ III

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 1766/QĐ-UBND ngày 03 tháng 07 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-----------------

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: ..................

Họ và tên độc giả:.............................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu:..........................................................................................................

Chủ đề nghiên cứu:...........................................................................................................

..........................................................................................................................................

… … …,ngày … … tháng … … năm … …

PHỤ LỤC SỐ IV

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 1766/QĐ-UBND ngày 03 tháng 07 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-----------------

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU

Số: .............................

Họ và tên độc giả:............................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu:.........................................................................................................

… … …,ngày … … tháng … … năm … …

PHỤ LỤC SỐ V

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 1766/QĐ-UBND ngày 03 tháng 07 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
----------------

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU

Số: .............................

Họ và tên độc giả:..........................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu:......................................................................................................

… … …,ngày … … tháng … … năm … …