QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH LONG AN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 417/TTr-STTTT ngày 01/6/2011,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy định về tổ chức Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Long An.

Điều 2. Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối họp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Tân An và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH LONG AN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 15 /2011/QĐ-UBND ngày 13/6/2011 của UBND tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống hội nghị truyền hình (HNTH) trực truyến tỉnh Long An: Là hệ thống phục vụ công tác điều hành của tỉnh thông qua phương tiện điện tử sử dụng công nghệ truyền thông tiên tiến trên nền IP. Cung cấp phương tiện để tổ chức cuộc họp từ xa giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Điểm cầu trung tâm: Là nơi lắp đặt các thiết bị trung tâm để điều khiển các điểm cầu thực hiện các buổi hội nghị, cuộc họp, giao ban, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất (gọi tắt là “cuộc họp”) trên hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh được lắp đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh.

3. Điểm cầu dự phòng: Tương tự như điểm cầu trung tâm nhưng thiết bị đầu cuối đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông, dự phòng cho trường hợp điểm cầu trung tâm bận họp trực tuyến với Chính phủ hoặc các cơ quan Trung ương. Trong trường hợp này Văn phòng UBND tỉnh liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông để có thể sử dụng địa điểm và thiết bị tại phòng họp của Sở Thông tin và Truyền thông đảm nhiệm làm điểm cầu trung tâm và điều khiển các điểm cầu thực hiện cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh.

4. Điểm cầu cuối: Là những nơi lắp đặt thiết bị HNTH để kết nối với điểm cầu trung tâm và các điểm cầu của các đơn vị khác, được lắp đặt tại phòng họp của UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh và tại Sở Thông tin và Truyền thông.

5. Hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh: Là hệ thống HNTH kết nối thông qua mạng chuyên dụng giữa điểm cầu trung tâm tại Văn phòng UBND tỉnh (hoặc dự phòng tại Sở Thông tin và Truyền thông) với mười bốn điểm cầu cuối tại Văn phòng UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi tổ chức các cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến:

Các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể từ tỉnh đến huyện, thành phố đều được sử dụng hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh sau khi thực hiện đăng ký theo quy trình và có ý kiến chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.

Hệ thống HNTH của tỉnh phục vụ cho việc tổ chức các cuộc họp giữa:

- Các cơ quan Đảng, đoàn thể cấp tỉnh với cơ quan cấp huyện;

- HĐND tỉnh với HĐND các huyện, thành phố;

- UBND tỉnh, Sở ngành thuộc UBND tỉnh với UBND huyện, thành phố;

- Giữa các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh với các cơ quan cấp huyện;

2. Đối tượng tham gia các cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến là các cơ quan, đơn vị và đại biểu thuộc các cơ quan, đơn vị được cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp mời tham dự.

Điều 3. Mục đích của việc sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình

Sử dụng hệ thống HNTH của tỉnh vào việc tổ chức Hội nghị giao ban trực tuyến nhằm góp phần tích cực vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, các cơ quan quản lý Nhà nước của tỉnh, góp phần thực hành tiết kiệm trong việc tổ chức các cuộc họp và có thể lưu lại toàn bộ nội dung diễn biến cuộc họp.

Điều 4. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến

1. Hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh được sử dụng trong tất cả loại hình hội nghị, cuộc họp, giao ban, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của đơn vị tổ chức.

2. Các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể từ tỉnh đến huyện, thành phố có nhu cầu sử dụng hệ thống HNTH trực tuyến phải thực hiện đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh theo thủ tục quy định.

3. Cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức HNTH trực tuyến phải xác định nội dung, thời gian cuộc họp; thành phần tham dự tại điểm cầu chính (Văn phòng UBND tỉnh) không quá 40 người.

Chương II

QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH

Điều 5. Đơn vị đầu mối

Văn phòng UBND tỉnh là đơn vị đầu mối, chịu trách nhiệm chính trong việc quản l‎ý, vận hành, hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị cơ sở (điểm cầu cuối) trong việc quản l‎ý, vận hành hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh.

Điều 6. Xây dựng và thông báo kế hoạch cuộc họp

1. Đối với các cuộc họp định kỳ:

Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu nhiệm vụ được lãnh đạo tỉnh giao và thông báo đến các cơ quan, đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung, đồng thời sắp xếp, bố trí phòng họp và phục vụ kỹ thuật vận hành hệ thống.

2. Đối với các cuộc họp không định kỳ:

Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến phải chuẩn bị nội dung, dự kiến thời gian tổ chức cuộc họp gửi về Văn phòng UBND tỉnh ít nhất trước 05 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức cuộc họp để sắp xếp, bố trí phòng họp, phục vụ kỹ thuật. Sau khi có ‎ý kiến đồng ý của cơ quan vận hành hệ thống HNTH trực tuyến, cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp có nhiệm vụ phát hành thư mời cho các cơ quan, đơn vị có liên quan về thời gian, địa điểm dự họp; cơ quan làm điểm cầu trung tâm phải có trách nhiệm gửi thông báo đến các điểm cầu cuối đề nghị phối hợp kiểm tra và điều khiển trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp.

3. Thông tin về thời gian diễn ra cuộc họp:

Kế hoạch tổ chức các cuộc họp HNTH trực tuyến phải được thông báo trước cho các tổ chức, cá nhân dự họp bằng văn bản (hoặc thư điện tử) trước 03 ngày làm việc đối với các cuộc họp không định kỳ và trước 01 ngày làm việc đối với các cuộc họp định kỳ.

Điều 7. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp HNTH trực tuyến

1. Phòng họp tổ chức HNTH trực tuyến được bố trí thiết bị, nội thất phù hợp với điều kiện và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến.

2. Ánh sáng sử dụng cho phòng họp trực tuyến là nguồn sáng nhân tạo thay cho nguồn sáng tự nhiên để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp l‎ý.

3. Lắp đặt màn hình và bố trí vị trí chỗ ngồi sao cho người tham dự Hội nghị truyền hình trực tuyến dễ nhìn, thoải mái.

Điều 8. Phân công trách nhiệm tổ chức họp trên hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1 . Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp.

- Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến phải chuẩn bị nội dung, thành phần tham dự và phát hành thư mời cho các cơ quan, đơn vị có liên quan về thời gian, địa điểm dự họp.

- Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp nếu có yêu cầu ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp phải thông tin cho đơn vị làm điểm cầu trung tâm biết trước khi cuộc họp diễn ra để được phục vụ.

2. Trách nhiệm của đơn vị làm điểm cầu trung tâm.

- Đơn vị làm điểm cầu trung tâm có trách nhiệm thông báo thời gian họp trước 03 ngày làm việc cho đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp.

- Trước 01 ngày diễn ra cuộc họp, đơn vị làm điểm cầu trung tâm có trách nhiệm chuẩn bị phòng họp, kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu cuối đảm bảo tốt nhất tính sẵn sàng của hệ thống HNTH; báo cáo cho cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp biết để tiến hành tổ chức cuộc họp;

- Đơn vị làm điểm cầu trung tâm có trách nhiệm hoàn chỉnh kỹ thuật, giao băng ghi hình, tài liệu… cuộc họp (nếu có) cho đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp.

- Chủ trì , phối hợp với các điểm cầu cuối giải quyết các sự cố về kỹ thuật, thiết bị trong thời gian sớm nhất.

3. Trách nhiệm của điểm cầu cuối

- Chuẩn bị phòng họp cho các đơn vị tham gia cuộc họp tại điểm cầu của đơn vị.

- Phối hợp với đơn vị làm điểm cầu trung tâm kiểm tra kỹ thuật tại điểm cầu của đơn vị, đảm bảo tốt nhất tính sẵn sàng của hệ thống HNTH.

- Khi có sự cố về kỹ thuật, thiết bị phải báo cho đơn vị làm điểm cầu trung tâm biết để kịp thời khắc phục sự cố.

4. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp.

Đại biểu các cơ quan, đơn vị được mời họp có trách nhiệm tham dự đầy đủ đúng thành phần theo các nội dung chương trình của cuộc họp.

5. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách kỹ thuật.

a. Tại điểm cầu trung tâm:

- Trong quá trình diễn ra họp HNTH trực tuyến cán bộ phụ trách kỹ thuật phải luôn có mặt, tập trung để vận hành tốt các thiết bị phục vụ cuộc họp;

- Khi điểm cầu trung tâm đang có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển phòng họp HNTH tại điểm cầu trung tâm có trách nhiệm kiểm tra điều chỉnh hình ảnh, âm thanh đảm bảo đạt chất lượng tốt nhất.

- Khi ở điểm cầu cuối nào có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp HNTH tại điểm cầu trung tâm phải đảm bảo bật micro ở điểm đầu cuối tương ứng; điều chỉnh hình ảnh, mức âm lượng cho phù hợp tại điểm cầu cuối đó.

b. Tại các điểm cầu cuối:

- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp HNTH trực tuyến tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm cầu trung tâm để kiểm tra kết nối, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ cuộc họp; trường hợp bị ngắt kết nối khi đang họp thì cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp ở các điểm cầu cuối phải thông báo cho cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp điểm cầu trung tâm biết để xử lý; tuyệt đối không tự ý chỉnh sửa thông số cấu hình hoặc quay số vì sẽ làm tắt nghẽn đến các điểm cầu khác.

- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp HNTH trực tuyến tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách kỹ thuật ở điểm cầu trung tâm để bật/tắt micro nhằm tăng tính chủ động khi tham gia ý kiến của người dự họp.

- Cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp HNTH trực tuyến tại các điểm cầu phải kiểm tra và điều chỉnh không cho ánh sáng từ bên ngoài chiếu trực tiếp vào màn hình tivi gây khó khăn trong việc theo dõi cuộc họp.

Điều 9. Trách nhiệm quản lý, bảo quản các thiết bị đầu cuối và đường truyền của hệ thống HNTH trực tuyến

1. Các thiết bị của hệ thống HNTH trực tuyến là tài sản của Nhà nước. Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng đảm bảo đúng mục đích; các cá nhân, đơn vị được giao phụ trách quản lý hệ thống HNTH không được tự ý di chuyển hoặc thay đổi vị trí các thiết bị khi chưa được sự đồng ý của cơ quan quản lý.

2. Đường truyền tín hiệu phục vụ HNTH trực tuyến từ tỉnh đến UBND các huyện, thành phố là đường truyền chuyên dùng. Các cơ quan có trách nhiệm phải thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa kịp thời nhằm đảm bảo chất lượng đường truyền luôn ổn định. Đơn vị được giao quản lý và vận hành hệ thống thiết bị có trách nhiệm phối hợp với Viễn thông Long An và Trung tâm Viễn thông huyện, thành phố để được cung cấp đường truyền tín hiệu tốt nhất.

3. Cán bộ được giao quản lý, vận hành phòng họp HNTH trực tuyến tại các điểm cầu cuối có trách nhiệm bảo quản toàn bộ hệ thống thiết bị đầu cuối phục vụ HNTH trực tuyến; phối hợp kịp thời với cán bộ quản lý điểm cầu trung tâm trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra HNTH trực tuyến; bảo quản thiết bị ở mức an toàn cao nhất. Trường hợp vận hành thiết bị tại các điểm cầu cuối xảy ra sự cố kỹ thuật, cán bộ vận hành phải báo cáo kịp thời với đơn vị làm điểm cầu trung tâm cùng phối hợp xử lý.

4. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chỉ đạo xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống thiết bị tại điểm cầu thuộc thẩm quyền địa phương quản lý, báo cáo về Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, lập kế hoạch bảo trì chung cho toàn hệ thống.

Điều 10. Chi phí cho việc tổ chức các cuộc họp

1. Kinh phí tổ chức hội nghị được sử dụng từ ngân sách nhà nước theo quy định.

2. Văn phòng UBND tỉnh phối họp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh ban hành quy định về định mức kinh phí cho việc tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Long An.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Điều khoản thi hành

1. Giao Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện quy định này; xây dựng định mức chi phí cố định phục vụ cho việc tổ chức các cuộc họp tại điểm cầu trung tâm và điểm cầu cuối.

2. Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện quy định này.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời báo cáo bằng văn bản về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.