QUYẾT ĐỊNH

V/V BAN HÀNH QUY ĐỊNH TẠM THỜI QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP TỈNH VĨNH PHÚC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26-11-2003;

Căn cứ Nghị định số 55/2001/NĐ-CP, ngày 23-8-2001 của Chính phủ về việc Quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet”;

Căn cứ vào Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ “Phê duyệt chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010; Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 06-10-2005 của Thủ tướng Chính phủ “Phê duyệt chiến lược phát triển CNTT và Truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;

Căn cứ vào Nghị quyết số 01-NQ/TU ngày 09-5-2006 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Vĩnh Phúc về phát triển và ứng dụng CNTT tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2006 - 2010;

Xét đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này là “Quy định tạm thời Về việc quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính, sự nghiệp tỉnh Vĩnh Phúc”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành;

Chánh Văn phòng UBND tỉnh; thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH TẠM THỜI

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 15/2007/QÐ-UBND, ngày 09/3/2007 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc)

Chương I :

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Vĩnh Phúc là thành phần của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Vĩnh Phúc; là thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu được xây dựng trong chương trình Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) của tỉnh Vĩnh Phúc, là công cụ để cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử thông qua mạng tin học diện rộng tỉnh Vĩnh Phúc, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm duy trì hoạt động bình thường Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Vĩnh Phúc; chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Vĩnh Phúc.

Điều 3. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia sử dụng và khai thác Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Vĩnh Phúc.

Chương II :

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh gồm: Trung tâm Tích hợp dữ liệu, hệ thống mạng LAN của các Sở, Ban, Ngành, đoàn thể; của UBND các huyện, thành, thị xã thuộc tỉnh.

Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh cấp cho cán bộ công chức có dạng : ten_donvi@vinhphuc.gov.vn (Trong đó: ten_donvi: Là tên hộp thư của đơn vị, hộp thư của cá nhân) và được chia làm các loại:

- Hộp thư cá nhân: Dành cho cán bộ, công chức của tỉnh.

- Hộp thư của đơn vị (hộp thư công) : Hộp thư của đơn vị được qui định đánh tên theo hướng dẫn tại Công văn số 309/CV-BĐH112, ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ về qui định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

Mọi cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư tín điện tử của tỉnh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Chương III :

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh Vĩnh Phúc.

1. Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc:

- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Vĩnh Phúc và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.

- Có quyền và chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín điện tử của tỉnh; cập nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:

+ Cấp cho từng cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư điện tử. Cập nhật các thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh khi nhận được quyết định của các cấp có thẩm quyền.

+ Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, bảo đảm cho Hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục.

+ Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức viên chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.

+ Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn các thư rác trên hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

+ Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh về khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Vĩnh Phúc.

- Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh Vĩnh Phúc phê duyệt.

2. Các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; Các huyện, thành, thị xã :

Khi có thay đổi thông tin về cá nhân, tổ chức tham gia hệ thống thư tín điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh

Điều 6. Cấp mới và quản lý thư tín điện tử:

1. Đối với trường hợp công chức tuyển mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề xuất cấp mới hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức; Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tạo lập hộp thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết định thay đổi vị trí của cán bộ, công chức, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề xuất Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh Vĩnh Phúc hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định cho công chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Vĩnh Phúc, Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó phải có văn bản thông báo với Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của công chức này ra khỏi hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân:

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm :

1. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

2. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Phúc. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín, chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên mạng.

3. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.(ngay lần sử dụng đầu tiên, người sử dụng cần thay đổi mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật).

4. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng thư tín điện tử cho người không thuộc trách nhiệm và phạm vi sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư tín điện tử của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư đã đăng ký. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Văn phòng UBND tỉnh để được đổi lại mật khẩu mới.

5. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư tín điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các qui định tại Điều 1 của Qui định này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học thông qua địa chỉ sử dụng của mình trên hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Phúc.

6. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ.

7. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư tín điện tử phải báo cho Quản trị mạng Văn phòng UBND tỉnh để khôi phục, sửa chữa.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư đơn vị:

- Hộp thư của đơn vị là hộp thư đặc biệt để đơn vị trao đổi công tác.

- Hộp thư của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, Thủ trưởng các ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị xã) quản lý, Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.

- Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị, phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư của đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

- Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý và tổ chức thực hiện.

Thủ trưởng đơn vị ban hành qui chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư của đơn vị và phải coi đó như là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

Điều 9. Các cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống thư tín điện tử riêng. Cụ thể:

- Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng như: yahoo, hotmail,.. để trao đổi công việc trên mạng Vĩnh Phúc, CPNet.

- Không tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP và tên miền (Domain) riêng

Chương IV:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị xã và thủ trưởng các đơn vị tham gia vào hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình quản lý. Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật hiện hành.

Điều 11. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần phải điều chỉnh, bổ sung yêu cầu các đơn vị gửi về UBND tỉnh các ý kiến đề xuất (qua Văn phòng UBND tỉnh) để xem xét, giải quyết./.