QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG NGÀNH Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

GIÁM ĐỐC SỞ Y TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Quyết định số 236/2003/QĐ-UB ngày 23/10/2003 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Y tế thành phố;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/12/2000;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 164/2004/QĐ-TTg ngày 22/09/2004 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước độ tuyệt mật, tối mật trong ngành y tế;
Căn cứ Quyết định số 981/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 28/9/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ mật trong ngành y tế;
Căn cứ Quyết định số 14/2005/QĐ-BYT ngày 12/04/2005 về việc ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành y tế;
Căn cứ Quyết định số 68/2008/QĐ-UBND ngày 29/08/2008 về việc ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành y tế thành phố Hồ Chí Minh”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở Y tế, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Quyết định này.

QUY CHẾ

BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC CỦA SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1229/QĐ-SYT ngày 25 tháng 9 năm 2008)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc soạn thảo, sao chụp, in ấn, giao nhận, lưu trữ thống kê, sử dụng, bảo quản, tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước (sau đây gọi chung là tài liệu mật).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng cho các Phòng chức năng, các đơn vị trực thuộc và toàn thể Cán bộ công chức trong ngành y tế

Điều 3. Tài liệu mật

Tài liệu mật là những tài liệu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

1. Được quy định trong Danh mục bí mật nhà nước của các cơ quan, tổ chức đã được cấp có thẩm quyền quyết định ban hành.

2. Được quy định trong văn bản có quy định độ mật của các tài liệu mật do thủ trưởng các cơ quan, tổ chức xác định và ban hành.

3. Đã được đóng dấu mật.

Điều 4. Những hành vi nghiêm cấm

1. Nghiêm cấm mọi hành vi thu thập, làm lộ, làm mất, chiếm đoạt mua bán tiêu hủy trái phép tài liệu mật; và lạm dụng bảo vệ bí mật nhà nước để che giấu hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

2. Nghiêm cấm mọi tổ chức, cá nhân cung cấp cho cơ quan báo chí, xuất bản hoặc các cơ quan đại chúng khác các tài liệu mật khi không được phép của người có thẩm quyền.

Chương 2.

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

MỤC 1. TỔ CHỨC CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Điều 5. Bộ phận bảo mật

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ thành lập bộ phận bảo mật hoặc cử cán bộ làm công tác bảo mật của đơn với nhiệm vụ:

1. Giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức triển khai thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước tại đơn vị.

2. Đề xuất xây dựng và ban hành các quy định, nội quy liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước, xác định các khu vực, địa điểm thuộc phạm vi bí mật nhà nước và các bộ phận quan trọng thiết yếu của đơn vị.

3. Đề xuất việc sửa đổi, bổ sung đối với các Danh mục bí mật nhà nước và việc thay đổi độ mật, giải mật đối với các tài liệu mật của đơn vị để báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định.

4. Đề xuất việc rà soát tiêu chuẩn, phân công bố trí đối với các cán bộ làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước tại đơn vị.

Điều 6. Cán bộ làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước

1. Cán bộ làm công tác liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau: Có lý lịch rõ ràng, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, cẩn thận, kín đáo, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có trình độ chuyên môn, có nghiệp vụ và năng lực công tác hoàn thành nhiệm vụ được giao. Cán bộ làm công tác liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước phải cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản; văn bản cam kết nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan, tổ chức lưu giữ.

2. Những người được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mật nhà nước dưới mọi hình thức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

MỤC 2. QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO, SAO CHỤP, IN ẤN CÁC LOẠI TÀI LIỆU MẬT VÀ SỬ DỤNG DẤU MẬT

Điều 7. Soạn thảo, sao chụp, in ấn tài liệu mật:

Khi soạn thảo, đánh máy, in các văn bản, sao chụp hồ sơ, tài liệu có liên quan đến bí mật nhà nước trong ngành y tế, phải thực hiện những quy định sau:

1. Tổ chức thực hiện việc soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu mật ở nơi bảo đảm an toàn do thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Không được sử dụng máy tính đã nối mạng internet để đánh máy, in sao tài liệu mật.

2. Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo văn bản phải đề xuất mức độ mật của từng tài liệu và người duyệt ký văn bản có trách nhiệm xác định độ mật và chịu trách nhiệm về quyết định độ mật cùng phạm vi ban hành tài liệu. Đối với vật mang bí mật nhà nước phải có văn bản ghi rõ họ tên của vật lưu kèm theo và đóng dấu độ mật vào văn bản này.

3. Việc in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải được người có thẩm quyền quyết định và ghi cụ thể số lượng in, sao chụp. Không được đánh máy hoặc in ấn thừa số bản đã quy định. Tài liệu vật in, sao chụp phải được bảo quản như tài liệu gốc. Sau khi đánh máy, in ấn xong người soạn thảo phải kiểm tra lại và hủy ngay bản thảo, bản in thử, hỏng (nếu không cần lưu);

4. Việc sao, chụp các tài liệu mật ở dạng băng đĩa phải niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ họ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.

5. Khi tổ chức lấy ý kiến xây dựng dự thảo văn bản có nội dung bí mật, thủ trưởng cơ quan chủ trì phải xác định cụ thể phạm vi, đối tượng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cần xin ý kiến hoặc tham khảo ý kiến, phải đóng dấu xác định mức độ mật vào dự thảo trước khi gửi xin ý kiến. Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản lý, sử dụng theo đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.

Điều 8. Quy định về mẫu và sử dụng con dấu độ mật

Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mật độ của cơ quan có trách nhiệm quản lý và đóng dấu độ mật, dấu thu hồi vào văn bản theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan

Điều 9. Quy định về mẫu và sử dụng con dấu độ mật

1. Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật hoặc Mật.

2. Mẫu, kích thước con dấu các độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, “Tài liệu thu hồi”, “Chỉ người có tên mới được bóc bì” được quy định tại Mục 2 – Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.

3. Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mật có trách nhiệm quản lý và đóng dấu các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan. Việc xác định và đóng dấu độ mật vào tài liệu phải thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

MỤC 3. VẬN CHUYỂN, GIAO NHẬN, THU HỒI, LƯU TRỮ TÀI LIỆU MẬT

Điều 10. Giao nhận, vận chuyển tài liệu

1. Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu mật giữa những người: người dự thảo, người có trách nhiệm giải quyết, văn thư, giao liên, người lưu trữ, bảo quản … đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.

2. Việc nhận chuyển, giao nhận tài liệu mật ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật nhà nước hoặc cán bộ giao liên của cơ quan thực hiện. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định của ngành Bưu chính, Viễn thông.

3. Mọi trường hợp vận chuyển, giao nhận tài liệu mật thông qua các đơn vị giao liên phải thực hiện theo nguyên tắc giữ kín niêm phong.

4. Nơi gửi và nơi nhận tài liệu mật phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải được ghi vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận.

5. Khi vận chuyển tài liệu mật phải bảo đảm an toàn tuyệt đối, không được giao cho người không có trách nhiệm giữ hộ.

Điều 11. Gửi tài liệu mật

1. Vào sổ: tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào sổ “tài liệu mật đi”. Phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên ghi rõ họ tên) (phụ lục 1). Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi có sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị.

2. Lập phiếu gửi: tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng loại tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của tờ phiếu.

3. Làm bì: tài liệu mật gửi đi không được gửi chung trong một phong bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc.

4. Tài liệu tuyệt mật, tối mật gửi bằng hai phòng bì.

a) Bì trong: Do đơn vị soạn thảo văn bản làm, dán kín và ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu độ mật, nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, sau đó chuyển cho bộ phận văn thư để làm bì ngoài gửi đi.

b) Bì ngoài: Do bộ phận văn thư làm ghi như tài liệu thường và đóng dấu mật như sau:

- Tài liệu có độ “Mật” đóng dấu chữ “C” (con dấu chữ C in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm).

- Tài liệu có độ “Tối mật” đóng dấu chữ “B” (con dấu chữ B in hoa, nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm).

- Tài liệu có độ “Tuyệt mật” đóng dấu ký hiệu chữ “A” (con dấu chữ A in hoa, nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).

Điều 12. Nhận tài liệu mật đến

1. Khi nhận tài liệu mật, văn thư phải vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết (phụ lục 2).

2. Nếu tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ theo số ký hiệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được bóc bì.

3. Trường hợp tài liệu mật được gửi đến mà không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời báo lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu mật gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bì hoặc tài liệu bị tráo đổi, mất, hư hỏng, thì người nhận phải báo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

4. Khi nhận tài liệu mật, nơi nhận phải hoàn ngay phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu. Nơi gửi và nơi nhận tài liệu mật phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để kịp thời xử lý.

Điều 13. Thu hồi tài liệu mật

Văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi, khi nhận cũng như khi trả đều phải kiểm tra, đối chiếu và xóa sổ.

Điều 14. Thống kê, Lưu trữ tài liệu mật

1. Tài liệu “tuyệt mật”, “tối mật”, “mật” phải được bảo quản, lưu trữ nghiêm ngặt, tổ chức lưu trữ riêng tại nơi có đủ điều kiện, phương tiện bảo quản, bảo đảm an toàn. Nơi cất giữ các loại tài liệu mật do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định.

2. Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu mật phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo việc thống kê, cất giữ, bảo quản tài liệu mật trong phạm vi quyền hạn của mình.

Điều 15. Bảo vệ bí mật nhà nước trong thông tin liên lạc

Không được truyền thông tin nội dung các tài liệu mật qua máy điện thoại, các máy phát sóng, điện báo và máy Fax, Internet.

MỤC 4. SỬ DỤNG, BẢO QUẢN, TIÊU HỦY TÀI LIỆU MẬT

Điều 16. Sử dụng, bảo quản tài liệu mật

1. Cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật nhà nước có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản và cung cấp thông tin kịp thời, đúng quy định. Khi phát hiện mất tài liệu mật phải báo cáo ngay với thủ trưởng đơn vị, đồng thời Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo ngay với Ủy ban nhân dân thành phố và Công an thành phố để kịp thời xử lý.

2. Cán bộ, công chức không được giải quyết công việc liên quan đến thông tin, tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước trong lúc có mặt của người không có trách nhiệm đến công việc đó.

Điều 17. Phổ biến, nghiên cứu tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước

1. Việc phổ biến, nghiên cứu tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải được thực hiện theo nguyên tắc sau:

- Đúng đối tượng, phạm vi cần được phổ biến hoặc nghiên cứu

- Tổ chức ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn.

- Chỉ được ghi chép, ghi âm, ghi hình khi được phép của Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý bí mật đó. Các băng ghi âm, ghi hình phải được quản lý, bảo vệ như tài liệu gốc.

- Không trao đổi thông tin bí mật nhà nước qua điện thoại, trong các cuộc họp có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước, tuyệt đối không sử dụng micrô vô tuyến hoặc sử dụng điện thoại di động dưới mọi hình thức.

2. Tài liệu mật chỉ được phổ biến trong phạm vi những người có trách nhiệm được biết. Tuyệt đối không được cho người không có trách nhiệm biết khi chưa được thủ trưởng đơn vị cho phép.

Việc trao đổi tài liệu mật hoặc cung cấp các số liệu, tin tức mật trên các phương tiện thông tin đại chúng phải được Giám đốc Sở xét duyệt và chịu trách nhiệm.

Không được mang tài liệu mật ra khỏi nơi lưu giữ; trường hợp đặc biệt nếu được sự đồng ý của người có thẩm quyền có thể mượn và chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu đã mượn và ký nhận vào sổ khai thác tài liệu mật.

3. Trường hợp cán bộ phải mang tài liệu mật đi công tác, đi họp hay về nhà riêng phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị và phải bảo đảm tuyệt đối an toàn trên đường đi, nơi ở; phải có phương tiện cất giữ an toàn; không được làm hư hỏng hoặc mất mát tài liệu. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ phải bàn giao tài liệu mật cho bộ phận quản lý.

Điều 18. Bảo vệ bí mật nhà nước trong hoạt động xuất bản, báo chí và thông tin đại chúng khác

Cơ quan, tổ chức và cá nhân không được cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan báo chí.

Người đứng đầu cơ quan xuất bản, báo chí và nhà báo phải chấp hành quy định về bảo vệ bí mật nhà nước theo Luật Báo chí và các văn bản pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 19. Cung cấp thông tin phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam

1. Người được giao nhiệm vụ tìm hiểu, thu thập tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải có giấy chứng minh nhân dân kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức lưu giữ bí mật đồng ý.

2. Các cơ quan, tổ chức lưu giữ bí mật nhà nước khi cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam phải được cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định sau:

a) Bí mật nhà nước độ Tuyệt mật và Tối mật do cấp Bộ trưởng (hoặc tương đương) ở cơ quan cấp Trung ương và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố duyệt.

b) Bí mật nhà nước độ Mật do Giám đốc Sở (hoặc tương đương) duyệt.

Điều 20. Bảo vệ bí mật nhà nước trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài

1. Cơ quan, tổ chức, cán bộ công chức ngành y tế khi tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài không được tiết lộ bí mật nhà nước.

2. Khi tiến hành chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ nếu có yêu cầu phải cung cấp những thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân theo nguyên tắc:

a) Bảo vệ lợi ích quốc gia

b) Chỉ cung cấp những tin được các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định sau:

+ Bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật do Thủ tướng Chính phủ duyệt;

+ Bí mật nhà nước thuộc độ Tối mật do Bộ trưởng Bộ Công an duyệt;

+ Bí mật nhà nước thuộc độ Mật do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố duyệt.

c) Yêu cầu bên nhận tin sử dụng đúng mục đích thỏa thuận và không được tiết lộ cho bên thứ ba.

3. Tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước có thể cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài bao gồm: cung cấp trong các cuộc hội thảo khoa học do nước ngoài tổ chức hoặc có người nước ngoài tham gia; trao đổi tài liệu khoa học, mẫu vật trong quá trình hợp tác với nước ngoài.

4. Thủ tục cung cấp tài liệu mật cho tổ chức, cá nhân nước ngoài quy định như sau: người hoặc tổ chức cung cấp tài liệu mật phải làm văn bản xin phép trong đó nêu rõ tên người hoặc tổ chức cung cấp; tên và loại tài liệu mật sẽ cung cấp; tên tổ chức, cá nhân nước ngoài sẽ nhận; phạm vi, mục đích sử dụng.

Điều 21. Mang tài liệu mật ra nước ngoài

Công dân mang tài liệu mật ra nước ngoài phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học phải xin phép và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền. Trong thời gian ở nước ngoài phải có biện pháp quản lý, bảo vệ tài liệu mật mang theo. Nếu cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 20 Quy chế này.

Thủ tục xin phép mang tài liệu mật ra nước ngoài quy định như sau: người mang tài liệu mật ra nước ngoài phải có văn bản xin phép gửi cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu mật. Cơ quan này có trách nhiệm xem xét văn bản và trình người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức ở Trung ương hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt. Nội dung văn bản phải nêu rõ tên người mang tài liệu mật; tên từng tài liệu mật cụ thể sẽ mang đi; phạm vi và mục đích sử dụng. Khi xuất cảnh phải trình văn bản xin phép có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.

Điều 22. Tiêu hủy các tài liệu mật

1. Thủ tục tiêu hủy được quy định như sau: đơn vị làm báo cáo đề xuất tiêu hủy gửi về cơ quan có thẩm quyền để quyết định. Báo cáo đề xuất tiêu hủy phải ghi rõ tên các tài liệu mật sẽ tiêu hủy, lý do tiêu hủy, danh sách những người trực tiếp tham gia tiêu hủy và phương pháp tiêu hủy. Khi đã được cấp có thẩm quyền cho phép tiêu hủy, đơn vị lập biên bản tiêu hủy tài liệu mật (ghi rõ thời gian tiêu hủy, tên tài liệu mật, phương pháp tiêu hủy, danh sách những người trực tiếp thực hiện tiêu hủy) và tiến hành việc tiêu hủy. Sau khi tiêu hủy xong phải làm báo cáo kết quả tiêu hủy gửi về cơ quan đã phê duyệt.

Việc tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ tuyệt mật, tối mật, mật của các cơ quan, tổ chức ở Trung ương do cấp Cục trưởng (hoặc tương đương) quyết định, ở cấp thành phố do Giám đốc sở quyết định.

2. Lập biên bản thống kê đầy đủ danh mục từng tài liệu cần tiêu hủy, trong đó phải ghi rõ số công văn, số bản, trích yếu tài liệu. Nội dung biên bản phải phản ánh phương thức, trình tự tiến hành và người thực hiện tiêu hủy tài liệu mật theo đúng quy định của pháp luật. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia tiêu hủy.

Trong quá trình tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải đảm bảo không tiết lộ, không để lọt ra ngoài. Tiêu hủy vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải làm thay đổi hình dạng và tính năng, tác dụng.

3. Cách thức tiêu hủy tài liệu mật được thực hiện như sau:

a) Đối với tài liệu mật là văn bản in trên giấy phải được đốt hoặc xé, nghiền nhỏ tới mức không thể chắp ghép lại được.

b) Đối với tài liệu mật là băng, đĩa, phim phải làm thay đổi toàn bộ hình dạng và tính năng tác dụng để không còn khai thác, sử dụng được.

c) Trong trường hợp đặc biệt, không có điều kiện tổ chức tiêu hủy tài liệu mật theo quy định trên, nếu tài liệu mật không được tiêu hủy ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc lợi ích khác của Nhà nước thì người đang quản lý tài liệu mật đó được quyền tự tiêu hủy nhưng ngay sau đó phải báo cáo bằng văn bản với người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cơ quan Công an. Nếu việc tự tiêu hủy tài liệu mật không có lý do chính đáng thì người tiêu hủy phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

d) Biên bản tiêu hủy lưu tại bộ phận bảo mật của cơ quan.

Chương 3.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23.

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở Y tế có trách nhiệm triển khai thực hiện quy chế này, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất trong phạm vi thẩm quyền được giao, kịp thời khắc phục những thiếu sót, sơ hở, báo cáo cấp trên trực tiếp quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời.

2. Chánh Văn phòng Sở Y tế chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này trong toàn ngành y tế và định kỳ báo cáo Ban Giám đốc về việc thực hiện Quy chế này.

Điều 24. Khen thưởng

Cán bộ, công chức có một trong các thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:

1. Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi thu thập, làm lộ, làm mất, chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy trái phép bí mật nhà nước.

2. Khắc phục mọi khó khăn, nguy hiểm bảo vệ an toàn bí mật nhà nước

3. Tìm được tài liệu, vật thuộc bí mật nhà nước bị mất; ngăn chặn hoặc hạn chế được hậu quả do việc làm mất, chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy trái phép bí mật do người khác gây ra.

4. Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước theo chức trách được giao.

Điều 25. Xử lý vi phạm

Mọi vi phạm chế độ bảo vệ bí mật nhà nước phải được điều tra làm rõ. Người có hành vi vi phạm, tùy theo tính chất, hậu quả tác hại sẽ bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo đúng quy định của pháp luật.

PHỤ LỤC 1

SỔ ĐĂNG KÝ TÀI LIỆU MẬT ĐI

PHỤ LỤC 2

SỔ ĐĂNG KÝ TÀI LIỆU MẬT ĐẾN