QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM TIẾP NHẬN ĐƠN THƯ VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Tiếp công dân số 42/2013/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2013; Luật Khiếu nại số 02/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ các Nghị định của Chính phủ: số 64/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân; số 75/2012/NĐ-CP ngày 03 tháng 10 năm 2012 quy định chi tiết một số điều của Luật Khiếu nại;

Căn cứ các Thông tư của Tổng Thanh tra Chính phủ: số 07/2014/TT- TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh; số 03/2013/TT-TTCP ngày 10 tháng 6 năm 2013 quy định chế độ báo cáo công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm tiếp nhận đơn thư và giải quyết khiếu nại trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh, Giám đốc các Sở, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM TIẾP NHẬN ĐƠN THƯ VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1122 /QĐ-UBND-HC ngày 25 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định quy trình khởi tạo, quản lý đơn thư, cập nhật hồ sơ giải quyết khiếu nại và trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, sử dụng phần mềm tiếp nhận đơn thư và giải quyết khiếu nại trên địa bàn tỉnh.

2. Quy chế này áp dụng đối với việc quản lý đơn thư và hồ sơ giải quyết khiếu nại của Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thanh tra tỉnh; Thanh tra các Sở; Ban Tiếp công dân tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố (cấp huyện); Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện; Thanh tra cấp huyện; Ban Tiếp công dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (cấp xã).

Điều 2. Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ, đơn thư và tham gia trong quy trình giải quyết khiếu nại

1. Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ, đơn thư

Thanh tra tỉnh, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra các Sở, Ban Tiếp công dân tỉnh, Ban Tiếp công dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Các cơ quan tham gia trong quy trình giải quyết khiếu nại

a) Giao nhiệm vụ

- Ủy ban nhân dân tỉnh (do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được giao);

- Ủy ban nhân dân cấp huyện (do Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được giao).

b) Nhận nhiệm vụ

Các cơ quan cấp dưới của các cơ quan giao nhiệm vụ được quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều này.

Điều 3. Tiếp nhận hồ sơ, đơn thư và giải quyết khiếu nại

1. Địa chỉ truy cập phần mềm: http://cv.dt.gov.vn.

2. Phần mềm được xây dựng để phục vụ cho việc quản lý các đơn thư và hồ sơ giải quyết khiếu nại trên địa bàn tỉnh; theo dõi, tổng hợp các kết quả thực hiện nhiệm vụ trong quá trình giao việc một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh; tránh tình trạng đơn thư khiếu nại trùng lắp tại nhiều cơ quan trong quá trình công dân gửi đơn thư khiếu nại.

3. Phần mềm được thiết kế chạy trên nền web, gồm hệ quản trị cơ sở dữ liệu, chương trình ứng dụng trên máy chủ đặt tại Cổng Thông tin điện tử tỉnh và trình duyệt web trên máy trạm tại các cơ quan, đơn vị dùng để khai thác, sử dụng phần mềm này. Cơ sở dữ liệu của phần mềm được quản lý tập trung tại Cổng Thông tin điện tử tỉnh.

4. Phần mềm được thiết kế theo hướng mở, đảm bảo liên thông dữ liệu cho tất cả cơ quan hành chính thuộc đối tượng nêu tại Khoản 2 Điều 1; bảo đảm khả năng mở rộng phạm vi ứng dụng và tính năng dễ dàng.

5. Phần mềm tự động truy xuất, thống kê, tổng hợp các đơn thư, hồ sơ khiếu nại theo các tiêu chí và thời gian khác nhau tùy yêu cầu quản lý; ghi lại nhật ký của việc tạo lập đơn thư, hồ sơ theo thời gian thực hiện.

6. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm quản lý và phát triển phần mềm, được sử dụng tài khoản quản trị để cấp, phân quyền tài khoản người dùng cho công chức, viên chức và đơn vị sử dụng.

Điều 4. Tài khoản sử dụng phần mềm

1. Các cơ quan hành chính nêu tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 2 được cấp tài khoản để đăng nhập và sử dụng phần mềm.

2. Công chức, viên chức được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm có trách nhiệm bảo quản, bảo đảm bí mật, an toàn cho tài khoản; không được dùng các công cụ khác thông qua tài khoản cá nhân nhằm truy cập trái phép và làm thay đổi tính năng phần mềm so với quyền sử dụng đã được cấp.

Chương II

QUY TRÌNH CẬP NHẬT, KẾT XUẤT DỮ LIỆU BÁO CÁO TRÊN PHẦN MỀM

Điều 5. Quy trình cập nhật đơn thư; hồ sơ giải quyết khiếu nại và nhiệm vụ giao việc trong quá trình giải quyết khiếu nại

1. Khi tiếp nhận đơn thư, chuyên viên phụ trách phải tra cứu đơn thư đó trên phần mềm. Việc hướng dẫn công dân thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2017/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Tổng Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn khiếu nghị, phản ánh (đối với phạm vi quy định về tiếp nhận, xử lý đơn khiếu nại). Trường hợp công dân chưa gửi đơn thư ở nơi khác hoặc việc khiếu nại mới thì chuyên viên nhập dữ liệu vào phần mềm.

2. Trong quá trình giải quyết khiếu nại và nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh giao, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phải cập nhật và tích hợp vào phần mềm như sau:

a) Chuyên viên soạn thảo văn bản giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm cập nhật các văn bản (trừ các văn bản được quy định tại Điều 7). Nội dung cập nhật vào phần mềm, bao gồm:

- Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành;

- Người chỉ đạo giao nhiệm vụ, người ký văn bản giao nhiệm vụ và công chức soạn thảo, trình ký;

- Cơ quan được giao nhiệm vụ;

- Ngày, tháng, năm kết thúc thời hạn thực hiện nhiệm vụ;

- Đính kèm tập tin văn bản giao nhiệm vụ có ký tên, đóng dấu (sử dụng chữ ký số) và các văn bản, tài liệu liên quan;

- Các tài liệu và thông tin cần thiết khác (nếu có).

b) Văn bản giao nhiệm vụ phải được cập nhật vào phần mềm ngay trong ngày phát hành văn bản. Trường hợp văn bản được phát hành sau 15 giờ, nếu không cập nhật kịp thì phải cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Các cơ quan nhận nhiệm vụ đăng nhập tài khoản trên phần mềm để tiếp nhận, triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao.

4. Các cơ quan nhận nhiệm vụ phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trên phần mềm (việc gửi văn bản giấy qua đường văn thư vẫn được thực hiện theo quy định hiện hành). Nội dung cập nhật vào phần mềm, bao gồm:

a) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản giao nhiệm vụ;

b) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành, người ký văn bản báo cáo, phản hồi kết quả thực hiện nhiệm vụ;

c) Đính kèm tập tin văn bản báo cáo, phản hồi kết quả thực hiện nhiệm vụ có ký tên, đóng dấu (sử dụng chữ ký số hoặc scan văn bản có ký tên, đóng dấu) và các văn bản, tài liệu liên quan;

d) Các tài liệu và thông tin cần thiết khác (nếu có).

Văn bản phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ phải được đơn vị ban hành cập nhật vào phần mềm ngay trong ngày phát hành văn bản. Trường hợp văn bản được phát hành sau 15 giờ, nếu không cập nhật kịp thì phải cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

5. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giao chuyên viên cập nhật nhiệm vụ chịu trách nhiệm xem xét các phản hồi, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ từ các cơ quan gửi đến trên phần mềm để xác nhận kết quả thực hiện và thông báo cho đơn vị biết để hoàn tất quá trình theo dõi hoặc tiếp tục thông báo đến đơn vị trên phần mềm nếu kết quả phản hồi, báo cáo chưa đạt theo yêu cầu.

Việc kiểm tra, xem xét và cập nhật các báo cáo, phản hồi vào phần mềm được thực hiện ngay trong ngày làm việc. Trường hợp văn bản đơn vị gửi đến sau 15 giờ, nếu không cập nhật kịp thì phải kiểm tra, cập nhật ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

6. Cơ quan nhận nhiệm vụ tiếp tục hoàn thiện và báo cáo các nhiệm vụ được giao đã có phản hồi, báo cáo nhưng được xác nhận chưa phù hợp được thông báo trên phần mềm.

7. Thời điểm gửi văn bản phản hồi, báo cáo qua phần mềm được tính để xác định nhiệm vụ hoàn thành là trước thời hạn, đúng thời hạn hoặc trễ thời hạn theo quy định.

Điều 6. Kết xuất dữ liệu báo cáo

Dữ liệu kết xuất thống kê báo cáo phục vụ việc chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện được thiết kế theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 03/2013/TT-TTCP ngày 10 tháng 3 năm 2013 của Tổng Thanh tra Chính phủ và được dùng chung trên toàn tỉnh. Trong quá trình sử dụng và phát sinh các mẫu mới, đơn vị gửi văn bản về đơn vị quản lý phần mềm được quy định tại Khoản 1 Điều 9 để cập nhật mẫu mới.

Điều 7. Các loại văn bản không được cập nhật trong quá trình giao nhiệm vụ giải quyết khiếu nại

1. Các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh giao cho các cơ quan nhưng không nêu thời hạn thực hiện hoặc văn bản giao nhiệm vụ được phát hành theo chế độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) thì không cập nhật vào phần mềm.

2. Các đơn tố cáo, văn bản liên quan đến nội dung tố cáo thực hiện theo quy định riêng (không thuộc phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của Quy chế này).

Điều 8. Các nhiệm vụ và quy trình cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ do các cơ quan giao nhiệm vụ quy định tại Khoản 1 Điều 2

Căn cứ quy định tại Điều 5, Điều 6, Điều 7, các cơ quan giao nhiệm vụ nêu tại Điểm a Khoản 2 Điều 2 chịu trách nhiệm hướng dẫn thống nhất cho các cơ quan nhận nhiệm vụ nêu tại Điểm b Khoản 2 Điều 2 trong quá trình giải quyết khiếu nại biết về quy trình cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ được giao phù hợp với đặc thù của từng cơ quan thuộc quyền quản lý.

Chương III

TRÁCH NHIỆM THI HÀNH

Điều 9. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Chỉ đạo Cổng Thông tin điện tử tỉnh

a) Xây dựng, quản lý phần mềm, bảo đảm an toàn hệ thống để đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra theo Quy chế này;

b) Tiến hành cài đặt, tập huấn, hướng dẫn các cơ quan có liên quan thực hiện phần mềm;

c) Chịu trách nhiệm xây dựng, thiết kế và điều chỉnh phần mềm phù hợp với thực tế và yêu cầu nhiệm vụ.

2. Chỉ đạo các phòng chuyên môn và chuyên viên thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh cập nhật đầy đủ, kịp thời các văn bản giao nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định vào phần mềm và kiểm tra, xem xét các phản hồi, báo cáo do các cơ quan chuyển đến để xác nhận đạt hoặc không đạt theo yêu cầu vào phần mềm.

3. Chỉ đạo Ban Tiếp công dân tỉnh thực hiện nội dung nêu tại Điều 10; theo dõi, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện của các cơ quan theo định kỳ hằng tháng và đột xuất (khi có yêu cầu).

Điều 10. Trách nhiệm của Thanh tra tỉnh, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra các Sở, Ban Tiếp công dân tỉnh, Ban Tiếp công dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Sử dụng phần mềm đúng mục đích, yêu cầu, bảo đảm hệ thống vận hành an toàn, hiệu quả tại cơ quan.

2. Phân công công chức, viên chức quản lý, sử dụng tài khoản cá nhân và tài khoản quản trị của cơ quan đúng mục đích, yêu cầu; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc vận hành, sử dụng phần mềm tại cơ quan.

3. Cập nhật đầy đủ, kịp thời các đơn thư, hồ sơ giải quyết khiếu nại, văn bản giao nhiệm vụ, công việc vào phần mềm.

4. Kiểm tra, xem xét các phản hồi, báo cáo do các cơ quan chuyển đến để xác nhận đạt hoặc không đạt theo yêu cầu vào phần mềm.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh, Giám đốc các Sở, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trực tiếp chỉ đạo thực hiện và chỉ đạo các tổ chức, cá nhân có liên quan thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện đúng Quy chế này.

Điều 12. Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao và kết quả thực hiện Quy chế này là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hằng năm của các cơ quan, Thủ trưởng cơ quan.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị Thủ trưởng các cơ quan phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.