QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

BỘ TRƯỞNG BỘ THƯƠNG MẠI  

Căn cứ Nghị định số 95/CP ngày 04/12/1993 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Thương mại;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 15/4/2001;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 11/1/2001;
Căn cứ Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng và Vụ trưởng Vụ pháp chế Bộ Thương mại,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ” của Bộ Thương mại.

Điều 2. Quy chế này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với những quy định tại Quy chế này đều bãi bỏ.

Điều 3. Các ông Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Pháp chế và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Thương mại chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ THƯƠNG MẠI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 0456/2002/QĐ-BTM ngày 19/04/2002 của Bộ trưởng Bộ Thương mại)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Bộ trưởng Bộ Thương mại thống nhất quản lý công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổng công ty, các công ty (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) trực thuộc Bộ.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và trực tiếp quản lý, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ Thương mại.

4. Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao có liên quan tới văn bản, tài liệu đều có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định của Nhà nước và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 2. Tổ chức của văn thư, lưu trữ

1. Tại Văn phòng Bộ thành lập Phòng Văn thư, Phòng Lưu trữ.

2. Tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ phải thành lập bộ phận Văn thư (sau đây gọi chung là Văn thư cơ quan, đơn vị), bộ phận Lưu trữ (sau đây gọi chung là Lưu trữ cơ quan, đơn vị) thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính (ở cơ quan, đơn vị không có Văn phòng).   

Điều 3. Chức năng, nhiệm vụ của văn thư

Phòng Văn thư Văn phòng Bộ; Văn thư cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ:

1. Tiếp nhận, bóc bì, đăng ký văn bản đến;

2. Chuyển giao văn bản đến cho lãnh đạo và các đơn vị, cá nhân;

3. Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, đơn vị không có Văn phòng) theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến;

4. Đăng ký và làm các thủ tục để chuyển phát văn bản đi;

5. Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng;

6. Viết giấy giới thiệu, giấy đi đường;

7. Bảo quản và sử dụng con dấu.

Điều 4. Chức năng, nhiệm vụ của lưu trữ

1. Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ quy định tại Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ hướng dẫn về tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp.

2. Lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ:

a. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện thống nhất các chế độ, các quy định của Nhà nước và Bộ Thương mại về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; kể cả việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ;

b. Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân;

c. Chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;

d. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Bộ Thương mại;

đ. Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị;

e. Phục vụ cho các yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

g. Tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền thu nhận theo quy định của Nhà nước.

Điều 5. Biên chế văn thư, lưu trữ  

1. Biên chế của Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ về tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp.

2. Biên chế của Phòng Văn thư Văn phòng Bộ do Chánh Văn phòng; văn thư và lưu trữ cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ do Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị quy định căn cứ khối lượng và yêu cầu công việc về văn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, đơn vị.

3. Người được bố trí làm văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh văn thư, lưu trữ quy định tại các văn bản sau của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ: Quyết định số 414/TCCP-VC ngày 29/5/1993 v/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành hành chính; Quyết định số 420/TCCP-VC ngày 29/5/1993 v/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lưu trữ và Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20/8/1993 v/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư, lưu trữ.

Điều 6. Thực hiện bảo mật

Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị phải theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ Thương mại về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 7. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, trong phạm vi kinh phí chi thường xuyên hàng năm của cơ quan, đơn vị, có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cần thiết cho các hoạt động văn thư, lưu trữ để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan Bộ cũng như ở cơ quan, đơn vị mình.

Chương 2.

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Thẩm quyền ban hành văn bản

1. Trong phạm vi quyền hạn được giao, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ ban hành Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt) và các thể loại văn bản hành chính nhà nước thông thường như: Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn hành chính, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm, Giấy đi đường, Giấy giới thiệu, Giấy mời, Giấy nghỉ phép và Phiếu gửi.

2. Bộ trưởng Bộ Thương mại ngoài việc ban hành các văn bản quy định tại khoản 1 điều này còn ban hành các văn bản quy phạm pháp luật gồm: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch.

Điều 9. Thể thức văn bản

1. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Thương mại khi soạn thảo, ban hành văn bản phải bảo đảm đúng thể loại, thể thức và mẫu trình bày theo quy định của pháp luật hiện hành và của Quy chế này.

2. Thể thức văn bản hành chính Nhà nước gồm: Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành văn bản; Số và ký hiệu văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm của văn bản; Tên loại và trích yếu văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản; Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).

Trong một số trường hợp, khi ban hành các loại văn bản giao dịch như công văn hành chính, giấy giới thiệu, giấy mời… có thể ghi thêm địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số Telex, số Fax, hộp thư điện tử để tiện liên hệ.

3. Số và ký hiệu văn bản bao gồm: số đánh theo thứ tự đăng ký văn bản đi của văn thư từ đầu năm cho đến hết năm; chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản (đối với những văn bản có tên loại) hoặc chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị hay bộ phận soạn thảo văn bản đó (đối với công văn hành chính).

Số và ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

4. Thể thức cụ thể của văn bản quy định tại khoản 1 khoản 2 điều này được thể hiện từ Phụ lục 1 đến Phụ lục 3 kèm theo Quy chế này. 

Điều 10. Soạn thảo và thẩm định

1. Nội dung văn bản được soạn thảo phải chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng ngữ pháp; bố cục rõ ràng; không viết tắt những từ không thông dụng, không dùng tiếng địa phương và không dùng tiếng nước ngoài nếu không thực sự cần thiết.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo văn bản trong cơ quan, đơn vị mình. Căn cứ tính chất, nội dung và phạm vi điều chỉnh của từng văn bản sẽ ban hành, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao cho đơn vị hoặc cá nhân phù hợp chủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đề xuất với Thủ trưởng việc tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, hoặc cá nhân có liên quan (nếu cần thiết) và nghiên cứu các ý kiến đóng góp để hoàn chỉnh dự thảo văn bản.

3. Bản thảo văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành phải do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt. Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ các văn bản, tài liệu dẫn chiếu có liên quan, khi trình ký chính thức phải kèm theo bản thảo đã được duyệt.

4. Trước khi trình duyệt, trình ký, Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo phải xem xét và chịu trách nhiệm về nội dung, Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, đơn vị không có Văn phòng) phải xem xét và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và thủ tục ban hành đối với tất cả văn bản của cơ quan, đơn vị mình.

Không được tự ý sửa chữa, bổ sung vào bản thảo văn bản đã được ký duyệt. Trong trường hợp cần sửa chữa, bổ sung phải trình người ký duyệt quyết định.

5. Vụ trưởng Vụ pháp chế Bộ phải xem xét và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, tính thống nhất của văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành. Bộ phận pháp chế hoặc cán bộ phụ trách pháp chế của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ phải xem xét và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của văn bản do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình ký nhằm chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện chủ trương chính sách hay triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành.

6. Trước khi trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký ban hành, Trưởng đơn vị soạn thảo văn bản, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, đơn vị không có Văn phòng) của cơ quan, đơn vị phải kiểm tra lần cuối và ký tắt vào văn bản. Chữ ký tắt của đơn vị soạn thảo văn bản ở ngay sau chỗ cuối cùng của nội dung văn bản. Chữ ký tắt của Văn phòng hoặc phòng Hành chính ở ngay sau chữ “Lưu VT”.

Điều 11. Đánh máy văn bản và soát xét lần cuối

1. Việc đánh máy, sao văn bản phải thông qua Chánh Văn phòng Bộ hoặc Trưởng phòng Hành chính cơ quan, đơn vị.

Bản thảo đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng, có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền và phải ghi rõ số lượng bản.

2. Khi đánh máy phải bảo đảm chính xác, đúng nguyên văn bản thảo, đúng số lượng ghi trên bản thảo, bảo đảm thời hạn và theo đúng mẫu trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót, mâu thuẫn hoặc không rõ ràng thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hay cá nhân soạn thảo văn bản.

3. Đơn vị hoặc cá nhân thảo văn bản có trách nhiệm soát lại bản đánh máy chính thức trước khi trình ký ban hành.

Điều 12. Sao văn bản  

1. Trong những trường hợp cần thiết, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc sao lại văn bản để gửi các cơ quan, đơn vị có liên quan. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ sử dụng thống nhất 2 loại bản sao là “bản sao nguyên văn bản chính” và “bản trích sao”. Văn bản dùng để sao phải là bản chính.

2. Các bản sao nguyên văn bản chính hay bản trích sao bảo đảm đúng thể thức quy định có giá trị pháp lý như bản chính. Thể thức bản sao gồm: dòng chữ “Sao nguyên văn bản chính” hoặc “Trích sao”; tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số ký hiệu bản sao; địa danh và ngày tháng; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận bản sao.

Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không có giá trị pháp lý.

3. Ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ghi bên lề văn bản chỉ sử dụng cho công tác trong nội bộ cơ quan, đơn vị, không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, đơn vị. Trường hợp những ý kiến đó cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, cá nhân bên ngoài thì phải được thể chế thành văn bản chính thức.

Điều 13. Ký văn bản

1. Chỉ người có đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về thẩm quyền và nội dung văn bản mà mình đã ký. Văn bản do người không đủ thẩm quyền ký không có giá trị.

2. Thẩm quyền ký văn bản tại cơ quan Bộ thực hiện theo Điều 10 Quyết định số 996/TM-VP, ngày 01/9/1998, của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Thương mại.

3. Thẩm quyền ký văn bản của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ quy định cụ thể như sau:

a. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ ký các văn bản quan trọng như các quyết định, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, v.v..;

b. Phó Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ được ký thay (KT). Thủ trưởng những văn bản theo sự ủy nhiệm của Thủ trưởng và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

c. Trong trường hợp Thủ trưởng và Phó Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đều đi vắng, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể giao cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản. Việc giao ký thừa ủy quyền phải làm thành văn bản trong đó nêu rõ thời hạn ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được giao lại cho người khác ký;

d. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, đơn vị không có Văn phòng) hay Trưởng một số Phòng, Ban của cơ quan, đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong Quy chế làm việc hay Quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị;

đ. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc mực dễ phai để ký văn bản.

MỤC 2. QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN “ĐẾN”

Điều 14. Văn bản “đến”

1. Tất cả văn bản, tài liệu kể cả điện báo, fax, đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị từ các cơ quan, tổ chức hay cá nhân gọi chung là văn bản “đến”.

2. Văn bản “đến” cơ quan từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký theo trình tự quy định tại Quy chế này. Những văn bản “đến” không qua văn thư cơ quan, đơn vị làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Việc đăng ký và chuyển giao văn bản “đến” thực hiện theo công văn số 30/NV ngày 09/02/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng v/v ban hành Bản hướng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn. Sổ đăng ký văn bản “đến” thực hiện theo mẫu quy định hiện hành.

Điều 15. Xử lý văn bản “đến”

1. Việc xử lý văn bản đến gồm những công việc sau:

a. Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;

b. Vào sổ đăng ký;

c. Trình lãnh đạo xem xét, phân phối;

d. Chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân;

đ. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết.

2. Tất cả văn bản “đến” phải được trình và chuyển giao đến người có trách nhiệm ngay trong ngày. Những văn bản loại “khẩn” phải ghi rõ ngày, giờ nhận, Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chuyển phát ngay. Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện chặt chẽ, đúng đối tượng và bảo đảm giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 16. Chỉ đạo giải quyết văn bản “đến”

1. Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các Vụ, Cục thuộc cơ quan bộ có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức giải quyết kịp thời, đúng thời hạn các văn bản “đến” theo quy định tại Quyết định số 385/1998/QĐ-BTM, ngày 28/3/1998, của Bộ Thương mại ban hành Quy chế giải quyết công việc của Bộ Thương mại với các tổ chức và cá nhân trong việc cấp giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa; đặt văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài; đặt văn phòng đại diện các tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam và Quyết định số 0602/1999/QĐ-BTM, ngày 18/5/1999 của Bộ Thương mại ban hành Quy chế giải quyết những kiến nghị của các doanh nghiệp Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ quản lý.

2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức giải quyết kịp thời các văn bản “đến” trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình.

3. Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể ủy nhiệm cho Phó Thủ trưởng xem xét, chỉ đạo giải quyết một số văn bản. Người được ủy nhiệm, khi giải quyết xong phải báo cáo lại kết quả giải quyết những văn bản đó.

4. Tùy theo nội dung và yêu cầu của công việc trong từng văn bản, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết trong một thời hạn nhất định theo chức trách quy định.

Văn bản “đến” liên quan tới nhiều đơn vị thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao cho một đơn vị chủ trì, các đơn vị khác phối hợp giải quyết. Trường hợp các đơn vị tham gia xử lý không thống nhất ý kiến với nhau thì đơn vị chủ trì báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định.

5. Chánh Văn phòng Bộ, Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, đơn vị không có Văn phòng) có nhiệm vụ:

a. Xem xét toàn bộ văn bản “đến” để nắm thông tin, tổng hợp tình hình công việc chung của cơ quan, đơn vị và báo cáo lãnh đạo những công việc quan trọng, khẩn cấp;

b. Trực tiếp phân phối hoặc đề xuất với thủ trưởng việc phân phối văn bản đến cho các bộ phận và cá nhân trong cơ quan, đơn vị giải quyết;

c. Theo dõi và đôn đốc các bộ phận, cá nhân giải quyết văn bản “đến” theo chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

MỤC 3. QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN “ĐI”

Điều 17. Quản lý văn bản “đi”

1. Tất cả văn bản, tài liệu kể cả điện báo, fax do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là văn bản “đi”.

Văn bản “đi” của cơ quan, đơn vị phải được tập trung tại văn thư cơ quan, đơn vị để làm các thủ tục đăng ký, phát hành theo trình tự quy định tại Quy chế này.

2. Việc đăng ký văn bản đi thực hiện theo Công văn số 30/NV ngày 09/02/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng v/v ban hành Bản hướng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn. Sổ đăng ký văn bản “đi” theo mẫu quy định hiện hành.

Điều 18. Xử lý văn bản “đi”

1. Xử lý văn bản “đi” bao gồm các công việc chính sau:

a. Kiểm tra lại thể thức văn bản, ghi số; ngày, tháng, năm;

b. Vào sổ đăng ký;

c. Đóng dấu cơ quan và các dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

d. Làm thủ tục phát hành/chuyển đi;

đ. Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu.

2. Văn bản “đi” phải được đăng ký, hoàn thành các thủ tục phát hành và phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó được ký, trường hợp đặc biệt mới được chuyển sang ngày hôm sau. Văn bản khẩn phải được hoàn thành thủ tục và gửi ngay sau khi ký.

Trong những trường hợp cần thông tin nhanh, các cơ quan, đơn vị có thể gửi văn bản bằng fax hoặc chuyển qua mạng máy tính, nhưng đồng thời phải gửi ngay văn bản chính thức. Bản fax, văn bản gửi qua mạng máy tính không có giá trị pháp lý, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam, điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.

3. Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, căn cứ yêu cầu giải quyết công việc và mối quan hệ công tác, có trách nhiệm đề xuất để Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc gửi văn bản đến những nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết, có trách nhiệm thi hành hoặc để biết.

4. Việc gửi văn bản của các cơ quan, đơn vị thực hiện theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp; không gửi vượt cấp. Trường hợp đặc biệt cần gửi vượt cấp thì phải gửi một bản cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.

5. Tất cả văn bản “đi” của cơ quan, đơn vị phải được lưu đầy đủ và sắp xếp theo trình tự nhất định thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính. Một bản lưu ở văn thư cơ quan, đơn vị, một bản lưu trong hồ sơ công việc đính kèm bản thảo đã được ký duyệt (bản gốc) ở đơn vị hoặc cá nhân thảo văn bản.

Điều 19. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

1. Các đơn vị khi cử công chức, viên chức đi công tác nếu có yêu cầu cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường phải có giấy đề nghị của Trưởng hoặc Phó đơn vị trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị duyệt.

2. Căn cứ giấy đề nghị đã được duyệt, văn thư có nhiệm vụ viết giấy giới thiệu, giấy đi đường và trình người có thẩm quyền ký.

Không cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường khống. Trường hợp đặc biệt, việc cấp giấy khống phải có ý kiến bằng văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Người được cấp giấy khống, sau chuyến công tác phải báo cáo cho người có trách nhiệm về việc sử dụng giấy đó, nếu không dùng đến phải trả lại cho văn thư.

MỤC 4. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Điều 20. Lập hồ sơ

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng chỉ đạo, tổ chức triển khai lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trong phạm vi cơ quan Bộ.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, đơn vị không có Văn phòng) có nhiệm vụ giúp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc lập danh mục hồ sơ, lâp hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trong phạm vi toàn cơ quan, đơn vị.

3. Lãnh đạo các Vụ, Cục thuộc cơ quan Bộ; Trưởng các Phòng, Ban của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức dưới quyền lập hồ sơ công việc theo từng nhiệm vụ được phân công.

4. Lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ hướng dẫn đơn vị, phòng, ban và cá nhân liên quan về việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

5. Cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết công việc được giao có liên quan tới văn bản, tài liệu, phải lập hồ sơ về công việc được phân công phụ trách.

6. Nguyên tắc, phương pháp lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Điều 21. Lập danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu

1. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị căn cứ chức năng, nhiệm vụ, tình hình công việc thời gian qua và kế hoạch công tác trong năm tới, phải lập danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị để thực hiện trong năm tới.

2. Hồ sơ về những công việc đã giải quyết xong phải giao nộp cho lưu trữ cơ quan, đơn vị. Thời hạn giao nộp quy định cụ thể như sau:

a. Hồ sơ, tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;

b. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học và nghiên cứu, ứng dụng công nghệ: Sau 01 năm kể từ năm được nghiệm thu chính thức;

c. Hồ sơ, tài liệu các công trình xây dựng cơ bản: Sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm và ghi hình: Sau 01 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ nộp lưu” và 02 bản “Biên bản nộp lưu”. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu giữ 1 bản, lưu trữ cơ quan, đơn vị giữ 1 bản. Mục lục hồ sơ nộp lưu và Biên bản nộp lưu thực hiện theo mẫu quy định hiện hành của Cục Lưu trữ Nhà nước.

MỤC 5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 22. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu ở cơ quan Bộ và cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ phải theo đúng quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và tại Quy chế này.

2. Nhân viên văn thư được giao giữ con dấu phải tự tay mình đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị.

Chỉ đóng dấu vào những văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, dùng đúng mực dấu quy định. Trường hợp dấu đóng nhòe, mờ hay đóng ngược thì phải hủy bản đó và làm lại bản khác.

4. Không đóng dấu khống vào những văn bản chưa có nội dung hoặc nội dung không rõ ràng, các biểu mẫu in sẵn, các giấy giới thiệu, giấy đi đường chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể; trừ trường hợp được phép bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan.

Không đóng dấu của các cơ quan, đơn vị vào những thư công tác nhân danh cá nhân để gửi cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân.

5. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía bên trái.

6. Việc đóng dấu xác nhận lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký quyết định. Trường hợp cần thiết có thể đóng dấu xác nhận lên một số giấy tờ khác của cơ quan, đơn vị. Dấu xác nhận được đóng lên trang đầu của phụ lục văn bản, giấy tờ, và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị.

Việc đóng dấu giáp lai đối với một số loại sổ sách, giấy tờ, tài liệu chuyên môn thực hiện theo quy định hiện hành của cơ quan quản lý ngành.

Chương 3.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 23. Thu, nộp tài liệu

1. Hàng năm, theo thời hạn quy định tại Điều 21 của bản Quy chế này, lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ, cụ thể là:

a. Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

b. Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu vào lưu trữ;

c. Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;

d. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;

đ. Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận tài liệu.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải có văn bản thông báo cho lưu trữ biết, nhưng thời hạn giữ lại cũng không được quá 01 năm kể từ ngày thông báo.

3. Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm. Không một công chức, viên chức nào được lấy hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm của riêng hay mang sang cơ quan, đơn vị khác.

4. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, giải thể thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 24. Giao, nộp tài liệu vào lưu trữ Nhà nước

1. Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử của cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của Nhà nước được giữ lại bảo quản tại cơ quan, đơn vị trong thời gian 10 năm kể từ năm kết thúc công việc/hồ sơ. Sau thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu đó phải giao nộp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền thu nhận.

2. Những hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan, đơn vị cho tới khi hết giá trị, không cần lưu giữ tiếp thì làm thủ tục xét để tiêu hủy.

3. Hàng năm, lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp lưu và thủ tục giao nhận tài liệu thực hiện theo quy định và hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Điều 25. Bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Hồ sơ, tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan, đơn vị phải được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng phương pháp và quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời, chính xác cho mọi nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan, đơn vị cũng như của công dân và các cơ quan khác.

2. Hồ sơ, tài liệu được thu thập, bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị phải là những tài liệu có ý nghĩa và giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài của mỗi cơ quan, đơn vị và của xã hội.

3. Hồ sơ cán bộ đương chức được bảo quản theo Quyết định số 365/TM-TCCB, ngày 12/5/1997, của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc Quy định quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân, viên chức. Hồ sơ cán bộ đã nghỉ hưu sẽ giao cho lưu trữ bảo quản theo chế độ lưu giữ tài liệu lâu dài (từ 70 năm đến 80 năm).

4. Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tiến hành xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích:

a. Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị theo 3 mức độ sau:

- Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử được bảo quản vĩnh viễn;

- Hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong một thời gian dài (trên 10 năm) được bảo quản lâu dài tại kho lưu trữ cơ quan, đơn vị;

- Hồ sơ, tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn trong một khoảng thời gian ngắn (dưới 10 năm) được bảo quản tạm thời tại kho lưu trữ cơ quan, đơn vị.

b. Loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu giữ tiếp để tiêu hủy.

5. Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị phải thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ, các văn bản hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, đơn vị.

6. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Thương mại do Văn phòng Bộ nghiên cứu, biên soạn trình lãnh đạo Bộ ban hành. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ do Văn phòng hay phòng Hành chính (ở những cơ quan không có Văn phòng) của cơ quan, đơn vị biên soạn trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ban hành sau khi có ý kiến nhất trí bằng văn bản của Văn phòng Bộ.

Điều 26. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Lưu trữ của cơ quan Bộ hay của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ lập danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy và bản thuyết minh kèm theo trình Chánh văn phòng Bộ hay Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét;

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để kiểm tra những hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy.

3. Căn cứ đề nghị của Hội đồng và ý kiến thẩm định của Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ ra quyết định tiêu hủy tài liệu.

4. Không được tiêu hủy tài liệu trong hồ sơ cán bộ nghỉ hưu hoặc chuyển công tác.

5. Việc tiêu hủy tài liệu ở các cơ quan, đơn vị phải bảo đảm an toàn, không để tài liệu thất thoát ra ngoài và phải hủy hết thông tin có trong tài liệu.

Điều 27. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, đơn vị phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về các vấn đề sau:

a. Lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị cần bảo quản;

b. Xác định những hồ sơ, tài liệu hết giá trị, không cần lưu giữ tiếp để tiêu hủy.

2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:

a. Tại cơ quan Bộ:

- Chánh hoặc Phó Văn phòng - Chủ tịch;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đề nghị hủy - Ủy viên;

- Trưởng Phòng Lưu trữ - Ủy viên kiêm thư ký.

b. Tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ:

- Phó Thủ trưởng cơ quan, đơn vị - Chủ tịch;

- Chánh Văn phòng hay Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, đơn vị không có Văn phòng) của cơ quan, đơn vị - Phó Chủ tịch;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đề nghị hủy - Ủy viên;

- Lưu trữ cơ quan, đơn vị - Ủy viên kiêm thư ký.

Trường hợp cần thiết, Văn phòng Bộ mời đại diện Cục Lưu trữ Nhà nước; các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ mời đại diện Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ tham gia Hội đồng.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc theo các bước sau:

a. Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu danh mục và kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần thiết) để xác định cụ thể những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại hay có thể loại ra để tiêu hủy;

b. Tập thể Hội đồng họp để thảo luận và biểu quyết theo đa số vể danh mục tài liệu giữ lại và loại ra để tiêu hủy;

c. Lập biên bản đề nghị Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định.

MỤC 2. BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 28. Bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị phải được tập trung bảo quản an toàn tại kho lưu trữ có đủ tiêu chuẩn an toàn theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước. Tài liệu phải được để trong giá, tủ và sắp xếp một cách khoa học để thuận tiện cho việc quản lý và khai thác. Hồ sơ cán bộ nghỉ hưu sau khi giải quyết những quyền lợi theo chính sách của Nhà nước sẽ giao nộp cho lưu trữ quản lý theo chế độ bảo quản lâu dài.

2. Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, lưu trữ cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ lập các công cụ thống kê cần thiết như sổ xuất, nhập tài liệu, mục lục hồ sơ để quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu; thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên và tổng kiểm kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong kho 2 năm một lần. Mẫu các loại công cụ thống kê, tra cứu tài liệu và chế độ báo cáo thống kê thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ.

3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc bảo quản hồ sơ tài liệu theo những quy định sau:

a. Bố trí kho tàng bảo đảm thông số kỹ thuật của kho lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

b. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

c. Thiết lập và duy trì chế độ bảo quản như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng phù hợp; chế độ vệ sinh kho tàng, tài liệu thường xuyên.

d. Thực hiện các biện pháp phòng gian bảo mật; phòng chống hỏa hoạn, lũ lụt, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hại khác đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

đ. Đảm bảo thông số kỹ thuật kho lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Điều 29. Thẩm quyền cho phép sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ

1. Đối với cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị:

a. Trưởng phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại kho lưu trữ Bộ.

b. Người phụ trách lưu trữ các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

c. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại “mật” theo đề nghị của Trưởng Phòng Lưu trữ, người phụ trách lưu trữ các cơ quan, đơn vị.

2. Đối với cá nhân không phải là cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị:

Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi theo đề nghị của Trưởng phòng Lưu trữ, người phụ trách lưu trữ cơ quan, đơn vị.

Điều 30. Chuẩn bị cho phục vụ khai thác tài liệu

Để việc quản lý hồ sơ, tài liệu chặt chẽ và phục vụ thuận tiện cho nhu cầu khai thác hàng ngày, phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, lưu trữ các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ:

1. Biên soạn nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị trình Thủ trưởng cơ quan ban hành và niêm yết công khai nội dung nội quy này tại nơi lưu trữ của cơ quan Bộ hay của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ;

2. Lập các công cụ để quản lý người sử dụng và hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ sử dụng như sổ đăng ký độc giả, sổ xuất nhập tài liệu sử dụng và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

3. Chuẩn bị và cung cấp các mẫu biểu cần thiết cho người sử dụng như mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, mẫu phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu (mẫu sổ sách, mẫu biểu sử dụng tài liệu theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước).

Điều 31. Phục vụ khai thác tài liệu

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Thương mại, của các cơ quan,đơn vị thuộc Bộ được khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu công tác của Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; của các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp và phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân Việt Nam.

2. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chỉ được thực hiện tại phòng đọc của phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ hay của lưu trữ cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ. Trường hợp đặc biệt, do nhu cầu công tác, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị cần sử dụng tài liệu ở ngoài kho lưu trữ thì phải được người phụ trách lưu trữ của cơ quan, đơn vị cho phép.

3. Chỉ có cán bộ cơ quan, đơn vị hoặc chính cán bộ nghỉ hưu hay thân nhân của cán bộ nghỉ hưu được phép tra cứu và khai thác hồ sơ cán bộ nghỉ hưu do lưu trữ quản lý nhằm giải quyết chế độ chính sách.

4. Cá nhân không phải là cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú.

5. Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, lưu trữ cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ hướng dẫn, giám sát người sử dụng trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu và quản lý hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ sử dụng.

6. Việc quản lý, khai thác, sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 32. Nghĩa vụ của người sử dụng, khai thác tài liệu

Người sử dụng, khai thác tài liệu có các nghĩa vụ sau:

1. Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy về sử dụng tài liệu lưu trữ;

2. Thực hiện nghiêm túc nội quy phòng đọc và hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, đơn vị;

3. Giữ gìn an toàn tài liệu, không sửa chữa, gạch xóa hay làm xáo trộn hồ sơ, tài liệu.

Chương 4.

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 33. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cơ quan, đơn vị và cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ được xét khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước.

2. Cơ quan, đơn vị và cá nhân vi phạm Quy chế này và các quy định khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo mức độ, bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương 5.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 34. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, căn cứ các quy định của Nhà nước và Quy chế này, xây dựng quy định cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị mình.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thi hành Quy chế này ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, đồng thời căn cứ vào thực tiễn công tác để định kỳ tổ chức tổng kết nhằm không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.