QUY TRÌNH

TIẾP NHẬN HỒ SƠ-TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

I. NHỮNG CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 4/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “Một cửa” tại các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.

- Quyết định số 156/2003/QĐ-UB ngày 11/11/2003 của UBND Thành phố  về việc thực hiện cơ chế “Một cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính

- Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng

- Nghị định số 24/2006/NĐ-CP ngày 6/3/2006 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 57/2002/NĐ-CP ngày 3/6/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh phí và lệ phí

- Quyết định số 12/2005/QĐ-BXD ngày 18/4/2005 và quyết định số 15/2005/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng ban hành quy chế cấp chứng chỉ hành nghề kiến trúc sư, kỹ sư hoạt động xây dựng , giám sát thi công xây dựng công trình

- Quyết định số 28/2006/QĐ-UB ngày 7/3/2006 của UBND Thành phố  Hà Nội quy định cấp giấy phép xây dựng các công trình trên địa bàn Hà Nội

- Quyết định số 40/2004/QĐ-UB ngày 15/3/20004 của UBND Thành phố  Hà Nội về việc thu phí xây dựng công trình trên địa bàn Thành phố Hà Nội

- Quyết định số 80/QĐ-SXD ngày 25/12/2003 của Sở Xây dựng  ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính”

II. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN HỒ SƠ-TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

- Bước 1 : Hướng dẫn, kiểm tra tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ của tổ chức , công dân về :

+ Cấp phép xây dựng

+Thẩm định thiết kế cơ sở

+Thẩm định thiết kế bản vẽ thi công

+ Cấp chứng chỉ hành nghề kiến trúc sư

+ Cấp chứng chỉ hành nghề kỹ sư hoạt động xây dựng

+ Cấp chứng chỉ hành nghề giám sát thi công

Thực hiện trách nhiệm hướng dẫn  thủ tục hành chính, quy trình giải quyết  công việc. Khi hồ sơ đầy đủ theo quy định, phải viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả theo quy định, vào sổ theo dõi công việc và đóng dấu bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính vào những tài liệu cần thiết.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận phải hướng dẫn cụ thể, tận tình để tổ chức , công dân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ

Nếu thấy cần có giải trình, bổ sung, phải thông báo bằng văn bản để tổ chức , công dân nắm được nội dung, thời gian, địa điểm giải trình. Thời gian thông báo  phải đủ  để chuyển đến người nhận và chuẩn bị giải trình

Thực hiện việc nắm bắt các yêu cầu, đề xuất kiến nghị của các tổ chức và công dân về cải cách hành chính và hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của sở . Kịp thời báo cáo, phản ánh với phụ trách các phòng và lãnh đạo sở xem xét giải quyết

- Bước 2 : Giao nhận hồ sơ giữa bộ phận “ Tiếp nhận hồ sơ hành” và các phòng chuyên môn

Khi giao nhận, phụ trách bộ phận và phụ trách phòng chuyên môn ký phiếu giao nhận kèm theo toàn bộ hồ sơ

Các phòng chuyên môn thụ lý hồ sơ trình lãnh đạo sở phê duyệt, ban hành văn bản giải quyết kèm theo văn bản xác định mức phí, lệ phí thu theo quy định, sau đó, toàn bộ hồ sơ được chuyển đến cán  bộ tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp có căn cứ không thể giải quyết thủ tục hành  chính, phòng chuyên môn làm văn bản thông báo rõ lý do kèm theo hồ sơ chuyển cán bộ tiếp nhận hồ sơ trả lại tổ chức , công dân

- Bước 3 : Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển phiếu xác định mức phí lệ phí, hướng dẫn tổ chức , công dân chuẩn bị và nộp tại tài vụ cơ quan

Sau khi có xác nhận của thủ quỹ về việc nộp tiền, văn bản kết quả giải quyết thủ tục hành chính được giao cho tổ chức , công dân . Đồng thời vào sổ theo dõi công việc theo quy định.

III. TRÁCH NHIỆM CÁ NHÂN

1. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ-trả kết quả

- Hướng dẫn thủ tục hành chính

- Kiểm tra hồ sơ, viết phiếu nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả

- Đóng dấu bộ phận “ Tiếp nhận hồ sơ hành chính” vào những  tài liệu cần thiết

- Lập phiếu giao nhận hồ sơ giữa phụ trách bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ hành chính” và phụ trách phòng chuyên môn

- Nhận kết quả và hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính ( hoặc văn bản đề nghị trả lại hồ sơ , bổ xung hồ sơ từ phòng chuyên môn )

- Hướng dẫn, kiểm tra việc nộp phí, lệ phí và vào sổ theo dõi tổ chức công dân nộp  phí, lệ phí. Dự thảo văn bản đôn đốc đơn vị nộp phí xây dựng 

- Trả  kết quả giải quyết thủ tục hành chính

- Lưu trữ sổ sách theo dõi, cuống phiếu biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết qủa.

- Thống  kê tình hình tiếp nhận hồ sơ-trả kết quả, số tiền nộp phí, lệ phí theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và theo yêu cầu đột xuất gửi cán bộ thống kê tổng hợp

- Thống kê báo cáo hàng tuần các trường hợp gần đến hạn trả kết quả gửi trưởng bộ phận để đôn đốc phòng chuyên môn

2. Cán bộ thống kê tổng hợp

- Hướng dẫn khách thực hiện nội quy cơ quan, giữ gìn trật tự, vệ sinh chung

- Thống kê tổng hợp số liệu tiếp nhận hồ sơ-trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; số liệu nộp phí, lệ phí về cấp phép xây dựng , thẩm định, cấp chứng chỉ hành nghề theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và theo yêu cầu  đột xuất gửi trưởng bộ phận báo cáo lãnh đạo sở.

- Phối hợp với cán bộ tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tài vụ để thực hiện thu nợ phí xây dựng của các đơn vị ( với những trường hợp được UBND Thành phố  cho phép chậm nộp bằng văn bản )

- Thống kê tình hình khiếu nại và giải quyết khiếu nại của tổ chức , công dân .

3. Cán bộ tài vụ

- Thu phí, lệ phí và viết biên lai nhận

- Vào sổ theo dõi, lập biểu báo số tiềp đã nộp phí, lệ phí của tổ chức , công dân về cấp phép xây dựng , thẩm định, cấp chứng chỉ hành nghề theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và theo yêu cầu đột xuất gửi cán bộ thống kê tổng hợp

4. Phụ trách bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ  hành chính”

- Cùng với cán bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện bàn giao hồ sơ giữa bộ phận “một cửa” và phòng chuyên môn

- Ký phiếu biên  nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả, đôn đốc tổ chức , công dân nộp phí

- Kiểm tra thường xuyên và đột xuất việc thực hiện nội quy, quy định của cán bộ bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính

- Thông báo đến phụ trách phòng chuyên môn các trường hợp đến hạn nhưng phòng chuyên môn chưa chuyển kết quả ( hoặc chưa gửi văn bản để tổ chức , công dân rõ lý do )

- Phối hợp với các phòng ban chuyên môn giải quyết các khiếu nại, vướng mắc phát sinh trong công việc theo thẩm quyền.

Quy trình tiếp nhận hồ sơ-trả kết quả  giải quyết  thủ tục hành chính có thể được bổ sung, điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế.

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC CUẢ CÁN BỘ BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ-TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ - trả kết quả

- Kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn về thủ tục hành chính

- Vào sổ theo dõi, viết phiếu hẹn thời gian giải quyết

- Đóng dấu “ bộ phận một cửa” vào các trang hồ sơ

- Viết phiếu bàn giao hồ sơ giữa trưởng bộ phận “ Một cửa” và trưởng phòng chuyên môn.

- Chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn

- Nhận kết quả và hồ sơ giải quyết  thủ tục hành chính ( hoặc văn bản trả laị , đề nghị bổ xung hồ sơ )

- Hướng dẫn, kiểm tra việc nộp phí, lệ phí và vào sổ theo dõi chủ đầu tư, công trình  về số tiền nộp phí, lệ phí

- Trả kết quả và vào sổ theo dõi

- Lưu trữ sổ sách theo dõi tiếp nhận hồ sơ, cuống phiếu hẹn trả kết quả

- Thống kê tổng hợp tình hình tiếp nhận hồ sơ-trả kết quả, số tiền nộp phí, lệ phí theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất gửi cán bộ thống kê tổng hợp

- Thống kê báo cáo hàng tuần các trường hợp gần đến hạn trả kết quả gửi trưởng bộ phận để đôn đốc phòng chuyên môn

2. Cán bộ thống kê tổng hợp

- Hướng dẫn khách thực hiện nội quy cơ quan, giữ gìn trật tự, vệ sinh chung

- Thống kê, tổng hợp số liệu tiếp nhận hồ sơ-trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; nộp phí, lệ phí về cấp phép xây dựng , thẩm định, cấp chứng chỉ hành nghề theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất gửi trưởng bộ phận

- Thống kê tình hình khiếu nại của tổ chức , công dân  gửi trưởng bộ phận  ( nếu có)

3. Cán bộ tài vụ

-Thu phí, lệ phí và viết biên lai nhận

- Vào sổ  theo dõi , làm biểu báo  số tiền đã nộp phí, lệ phí của chủ đầu tư   ( công trình xây dựng ) về cấp phép xây dựng , thẩm định, cấp chứng chỉ hành nghề theo định kỳ tuần, tháng quý năm và đột xuất gửi cán bộ thống kê tổng hợp

4. Phụ trách bộ phận “Một cửa”

- Cùng với  cán  bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện bàn giao hồ sơ giữa bộ phận “Một cửa” và phòng chuyên môn

- Kiểm tra thường xuyên và đột xuất việc thực hiện  nội quy, quy định của cán bộ, công chức bộ phận “Một cửa”

- Thông báo đến phụ trách phòng chuyên môn các trường hợp đến hạn nhưng phòng chuyên môn chưa  chuyển kết quả ( hoặc chưa có văn bản gửi chủ đầu tư thông báo lý do chưa giải quyết được )

- Phối hợp với các phòng chuyên môn giải quyết các khiếu nại, vướng mắc phát sinh trong công việc theo quyền hạn