KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2022

Thực hiện các quy định quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; căn cứ tình hình thực tế của tỉnh Quảng Nam, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và triển khai các hoạt động về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử; tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Triển khai thực hiện đồng bộ các nội dung về lưu trữ tài liệu điện tử, góp phần phục vụ tốt việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị, địa phương đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số và phát triển Chính phủ điện tử.

2. Yêu cầu

Các cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ vào nội dung Kế hoạch này và tình hình thực tế tại đơn vị mình để xây dựng Kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện đúng quy định; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc nghiêm túc thực hiện các nội dung của kế hoạch đề ra.

II. NỘI DUNG

1. Một số nhiệm vụ trọng tâm

Năm 2022, các cơ quan, đơn vị, địa phương cần tập trung tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

a) Tổ chức triển khai, thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu điện tử tại cơ quan, đơn vị, địa phương, bảo đảm nội dung và tiến độ theo quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch số 1813/KH-UBND ngày 02/4/2021 và Công văn số 9440/UBND-NC ngày 30/12/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Khẩn trương nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống Q.Office đáp ứng các yêu cầu về quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

c) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; bảo đảm kết nối, liên thông giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử với Hệ thống Q.Office và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.

d) Ban hành Kế hoạch và tổ chức số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, giai đoạn 2021-2025 theo quy định tại Kế hoạch số 8079/KH-UBND ngày 12/11/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

đ) Thực hiện tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

e) Xây dựng chương trình về công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và của địa phương theo Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”.

2. Nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử các văn bản quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tham mưu trình cấp có thẩm quyền xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới hoặc ban hành các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương trên cơ sở các văn bản quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, gồm:

+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022;

+ Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2022;

+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (đối với các đơn vị chưa ban hành hoặc có sửa đổi, bổ sung);

+ Kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

+ Kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

+ Kế hoạch số hóa kết quả thủ tục hành chính còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Bố trí công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử; bảo đảm công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ; triển khai thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ điện tử.

- Thực hiện đầy đủ chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động xây dựng Kế hoạch thực hiện kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn cần tập trung các vấn đề sau:

- Ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Kế hoạch chỉnh lý tài liệu.

- Hoạt động nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; hủy tài liệu hết giá trị.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; các báo cáo theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền đảm bảo đúng quy định.

đ) Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ: sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành tỉnh Quảng Nam (Q.Office) để thực hiện quản lý văn bản đi-đến, lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng; thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan. Triển khai số hóa tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ là kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

b) Tiếp tục triển khai thực hiện có hiệu quả các Đề án: Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024; thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Nam, giai đoạn 2021-2026.

1.3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm:

- Chỉ đạo, triển khai thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Thực hiện nghiêm công tác chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; Đề án Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Nam, giai đoạn 2021-2026 và chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tại các Công văn số 5910/UBND-NC ngày 30/10/2017 và Ủy ban nhân dân tỉnh tại Công văn số 4791/UBND-NC ngày 15/8/2019.

- Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan theo các nội dung quy định tại mục 2 phần II Kế hoạch số 1813/KH-UBND ngày 02/4/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh.

- Thực hiện hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

b) Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2022 theo lộ trình thực hiện của Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024.

- Tiếp tục triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2022 theo lộ trình thực hiện của Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024.

- Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử theo các nội dung quy định tại mục 3 phần II Kế hoạch số 1813/KH-UBND ngày 02/4/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh.

- Tăng cường bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử; tổ chức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

1.4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

a) Các cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; kinh phí cho hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ; kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí số hóa kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực theo các quy định hiện hành.

b) Thủ trưởng các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh bố trí kinh phí đối ứng thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Đề án của Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cân đối ngân sách của địa phương bố trí kinh phí cho các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương để chỉ đạo ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 và tổ chức thực hiện theo quy định.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm: chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan khẩn trương nâng cấp, hoàn thiện phần mềm Hệ thống Q.Office, bảo đảm đáp ứng an toàn thông tin và bảo mật theo quy định của pháp luật, hoàn thành trong quý II/2022. Sau khi nâng cấp, hoàn thiện, thực hiện việc kết nối, liên thông giữa Hệ thống Q.Office và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh để thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định; kinh phí thực hiện các Đề án, Kế hoạch văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng theo quy định hiện hành.

4. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Chủ trì, phối hợp các cơ quan liên quan xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định. Hoàn thành trong quý II/2022.

b) Xây dựng chương trình về công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và của địa phương theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

c) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022; Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện./.