KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN SỐ HÓA DỮ LIỆU HỘ TỊCH LỊCH SỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ TOÀN QUỐC

Triển khai Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; Quyết định số 101/QĐ-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch giai đoạn 2017 - 2024; Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích:

- Triển khai kịp thời việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chỉ số hiệu quả quản trị và hành chính công cấp tỉnh (PAPI) và bảo đảm tối đa lợi ích của người dân.

- Hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch; thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương; bảo đảm việc kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả, hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Bảo đảm mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân được đăng ký kịp thời, đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật; nâng cao tỷ lệ đăng ký hộ tịch, tập trung vào tỷ lệ đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử.

- Bảo đảm mọi người dân đều được cấp giấy tờ hộ tịch (đặc biệt là cấp Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Trích lục khai tử), có đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật; công dân trên địa bàn tỉnh có thể yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch ở tất cả các cơ quan quản lý dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ được giao, tiến độ hoàn thành.

2. Yêu cầu:

- Việc triển khai thực hiện bám sát các mục tiêu, nhiệm vụ theo Kế hoạch và thực tiễn của địa phương, các Chương trình, Kế hoạch có liên quan của tỉnh; đảm bảo Kế hoạch được triển khai nghiêm túc, đúng tiến độ và có hiệu quả.

- Phát huy vai trò, trách nhiệm của các cơ quan đăng ký hộ tịch trong việc thực hiện Kế hoạch, nhất là trong việc bảo đảm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc phục vụ cho hoạt động số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử để cập nhật, kết nối và chia sẻ trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong việc triển khai thực hiện. Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành, các cấp có liên quan trên địa bàn tỉnh, bảo đảm số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử từ trước năm 1975 và từ năm 1975 đến năm 2018 (thời điểm địa phương chính thức triển khai phần mềm Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử) nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc có chất lượng, hiệu quả, dữ liệu thống nhất, chính xác.

- Số liệu đăng ký hộ tịch được thống kê, tổng hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời, có các chỉ tiêu cơ bản theo quy định pháp luật; việc triển khai thực hiện phải công khai, minh bạch, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.

- Việc số hóa dữ liệu hộ tịch phải đảm bảo các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

II. NỘI DUNG

1. Tổ chức rà soát, khảo sát, thu thập, thống kê dữ liệu sổ hộ tịch cần thực hiện số hóa:

- Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

- Đơn vị phối hợp: Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

- Thời gian thực hiện: Tháng 11 năm 2020.

2. Hiệu chỉnh dữ liệu, hoàn chỉnh thông tin và sắp xếp sổ hộ tịch trên địa bàn:

- Nội dung: Trên cơ sở Sổ hộ tịch đang lưu trữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn từ trước năm 1975 và từ năm 1975 đến năm 2018, các đơn vị, địa phương thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu, hoàn chỉnh thông tin hộ tịch và sắp xếp toàn bộ sổ hộ tịch hiện có tại địa bàn một cách khoa học, ngăn nắp để chuẩn bị phục vụ việc thực hiện số hóa thông tin dữ liệu hộ tịch lịch sử.

- Đơn vị thực hiện: Sở Tư pháp; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Thời gian thực hiện: Quý IV năm 2020.

3. Khảo sát, đánh giá thực trạng, trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho việc thực hiện số hóa Sổ hộ tịch:

- Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp; Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Đơn vị phối hợp: Sở Tài chính; Ủy ban nhân dân cấp xã; các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

- Thời gian thực hiện:

+ Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ sở vật chất: Quý IV năm 2020.

+ Trang bị cơ sở vật chất (nếu phát sinh): Năm 2020 - 2021.

4. Tổ chức Hội nghị triển khai kế hoạch, tập huấn, hướng dẫn số hóa nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc:

- Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

- Đơn vị phối hợp: Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Quý IV năm 2020 và những năm tiếp theo.

5. Thực hiện số hóa sổ hộ tịch vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc:

- Nội dung: Ưu tiên tổ chức thực hiện số hóa sổ hộ tịch và cung cấp thông tin hộ tịch (giai đoạn từ năm 2006 đến nay) vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc bằng Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử. Số lượng sổ hộ tịch và trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch sau khảo sát sơ bộ như sau:

+ Giai đoạn I (từ 01 tháng 01 năm 2016 đến 31 tháng 12 năm 2018): 4.940 sổ hộ tịch với 81.838 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

+ Giai đoạn II (từ 01 tháng 01 năm 2006 đến 31 tháng 12 năm 2015): 2.501 sổ hộ tịch với 384.672 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

+ Giai đoạn III (từ 01 tháng 01 năm 1999 đến 31 tháng 12 năm 2006): 850 sổ hộ tịch với 95.117 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

+ Giai đoạn IV (từ 01 tháng 01 năm 1976 đến 31 tháng 12 năm 1998): 563 sổ hộ tịch với 64.687 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

+ Giai đoạn V (từ 31 tháng 12 năm 1975 trở về trước): 0 sổ hộ tịch với 0 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

- Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

- Đơn vị phối hợp: Đơn vị thực hiện số hóa; Phòng Tư pháp các huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Thời gian thực hiện: Trong năm 2020 - 2021 sẽ triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử của Giai đoạn I và Giai đoạn II. Đối với số hóa sổ hộ tịch và cung cấp thông tin hộ tịch các Giai đoạn từ năm 2006 trở về trước sẽ thực hiện trong năm tiếp theo.

III. NGUYÊN TẮC, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÁCH THỨC THỰC HIỆN

1. Nguyên tắc thực hiện:

- Dữ liệu số hóa sổ hộ tịch và thông tin dữ liệu phải được thực hiện cập nhật, số hóa một cách chính xác, nhanh chóng và đúng theo quy định của pháp luật.

- Việc số hóa sổ hộ tịch và thông tin dữ liệu phải thực hiện đồng bộ với việc rà soát, sắp xếp hệ thống sổ hộ tịch, đảm bảo thực hiện chế độ lưu trữ vĩnh viễn theo quy định.

- Dữ liệu hộ tịch do cấp nào tạo lập (đăng ký) thì sẽ thực hiện việc số hóa tại cấp đó. Trường hợp sổ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký nhưng lưu tại 02 cấp (cấp xã và cấp huyện) thì thực hiện việc số hóa tại cấp xã.

- Đối với dữ liệu mà theo lịch sử hiện không xác định được cơ quan tạo lập (do chia tách, sáp nhập địa giới hành chính hoặc sổ hộ tịch từ trước 30 tháng 4 năm 1975 để lại hiện còn lưu) thì thực hiện việc số hóa tại cấp lưu sổ hộ tịch đó.

2. Phương pháp và cách thức thực hiện:

- Việc số hóa dữ liệu hộ tịch được thực hiện trên cơ sở Hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch kèm theo Văn bản số 1473/BTP-CNTT ngày 25 tháng 4 năm 2019 của Bộ Tư pháp và tình hình thực tiễn cụ thể của địa phương.

- Việc số hóa dữ liệu hộ tịch được thực hiện từng giai đoạn, từng đơn vị và địa bàn cấp huyện cụ thể theo hình thức cuốn chiếu.

- Để đảm bảo việc số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thuận lợi, việc số hóa dữ liệu hộ tịch được thực hiện theo các nhóm dữ liệu đăng ký hộ tịch, sổ hộ tịch.

- Ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 01 năm 2016 đến thời điểm chính thức triển khai Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch) và giai đoạn từ năm 2006 đến hết năm 2015 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005), vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện đúng trình tự và Sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp:

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch này.

- Chủ trì, phối hợp Sở Tài chính và các đơn vị liên quan xây dựng dự toán kinh phí, tham mưu cấp có thẩm quyền xem xét, bố trí nguồn kinh phí để triển khai các nhiệm vụ tại Kế hoạch này.

- Quản lý tài khoản, phân cấp tài khoản cho cấp huyện, cấp xã và đơn vị thực hiện số hóa trên Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch. Hướng dẫn Phòng Tư pháp các huyện, thành phố và Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời xử lý những khó khăn, vướng mắc theo thẩm quyền trong quá trình sử dụng phần mềm; trường hợp vượt thẩm quyền báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét.

- Rà soát, đôn đốc, theo dõi trong việc thực hiện số hóa giữa đơn vị thực hiện số hóa và các đơn vị, địa phương lưu trữ sổ hộ tịch. Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện Kế hoạch báo cáo Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

- Kiểm tra, phê duyệt các dữ liệu đã được số hóa và chính thức chuyển đổi để đưa dữ liệu số hóa đã được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo Tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch của Bộ Tư pháp.

2. Các sở, ban ngành thuộc tỉnh trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện Kế hoạch này.

3. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố:

- Tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này trên địa bàn quản lý.

- Bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Ủy ban nhân dân cấp huyện, theo phân cấp quản lý đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch của cấp huyện và cấp xã theo lộ trình tại Kế hoạch này.

- Kiểm tra, phê duyệt các dữ liệu đã được số hóa và chính thức chuyển đổi để đưa dữ liệu số hóa đã được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo Tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch của Bộ Tư pháp.

- Chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện hiệu quả Luật Hộ tịch và các văn bản có liên quan; bảo đảm vận hành tốt phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương.

4. Về kinh phí thực hiện:

- Sở Tài chính phối hợp với Sở Tư pháp và các đơn vị liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch này đảm bảo phù hợp với điều kiện ngân sách hàng năm và đúng quy định hiện hành;

- Ủy ban nhân dân cấp huyện theo phân cấp quản lý đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch của cấp huyện và cấp xã theo lộ trình tại kế hoạch này.

Trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch; trường hợp có khó khăn, vướng mắc kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Tư pháp xem xét theo quy định./.