KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN NĂM 2018

Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH XIII ngày 11/11/2011; Công văn số 73/BNV-VTLTNN ngày 08/01/2018 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn năm 2018 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Nâng cao vai trò, trách nhiệm của Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị) trong việc chỉ đạo và tổ chức triển khai công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định pháp luật hiện hành, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nghiên cứu khoa học, lịch sử và phát triển kinh tế - xã hội, hội nhập quốc tế trên địa bàn tỉnh.

b) Làm cơ sở để các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định pháp luật hiện hành; xác định giá trị, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Yêu cầu

a) Xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch cụ thể các nội dung, thời gian tiến hành và hoàn thành; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện các nội dung công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị đảm bảo thống nhất và có hiệu quả.

b) Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết hồ sơ công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện cho việc bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ tỉnh Lạng Sơn.

c) Thực hiện nghiêm túc các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước; từng bước áp dụng những phương tiện kỹ thuật hiện đại, đáp ứng nhu cầu về công tác văn thư, lưu trữ.

II. NỘI DUNG

1. Tuyên truyền, quán triệt các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

a) Căn cứ vào tình hình thực tế, các cơ quan, đơn vị tổ chức tuyên truyền, quán triệt các quy định pháp luật về công tác văn thư lưu trữ; ngoài Luật Lưu trữ năm 2011, các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định về công tác văn thư, lưu trữ, nội dung tuyên truyền, quán triệt tập trung vào các văn bản sau:

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp.

- Quyết định số 1283/QĐ-UBND ngày 13/7/2017 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

- Quyết định số 56/2017/QĐ-UBND ngày 12/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quy định về hoạt động lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn.

- Văn bản số 1046/UBND-NC ngày 02/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Các quy định, quy chế, nội quy về văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị và các văn bản hướng dẫn về soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh; xác định giá trị, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; việc quản lý văn bản, tài liệu, lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng, ...

b) Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm.

2. Ban hành các quy chế, quy định, hướng dẫn và các văn bản chỉ đạo, điều hành về công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ:

- Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh rà soát, đánh giá các quy chế, quy định, văn bản chỉ đạo, điều hành về công tác văn thư, lưu trữ, kịp thời tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới đảm bảo kịp thời, thống nhất, toàn diện và đáp ứng yêu cầu tình hình thực tiễn, đặc biệt là các quy định, văn bản chỉ đạo thống nhất về quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử.

- Căn cứ tình hình thực tế, hướng dẫn một số nội dung về công tác văn thư, lưu trữ để thống nhất triển khai thực hiện trên phạm vi toàn tỉnh.

b) Các cơ quan, đơn vị:

Tiếp tục rà soát, ban hành đầy đủ các quy định, quy chế và các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, cụ thể:

- Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Danh mục hồ sơ công việc, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng.

- Các quy định, quy chế khác theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị.

3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị chỉ đạo và tổ chức triển khai đầy đủ các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị và cơ quan, tổ chức, bộ phận trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã (đối với các huyện, thành phố) thuộc phạm vi quản lý đảm bảo đúng quy định của pháp luật, gồm:

a) Công tác soạn thảo và thủ tục ban hành văn bản.

b) Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến (kể cả trên môi trường mạng).

c) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

d) Công tác quản lý và sử dụng con dấu, bảo vệ bí mật nhà nước.

đ) Bố trí kho lưu trữ cơ quan và xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.

e) Thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

g) Giao, nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

h) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định.

4. Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

a) Đối với Sở Nội vụ:

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên phạm vi toàn tỉnh và tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Nội dung thanh tra, kiểm tra tập trung vào việc ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành, các quy chế, quy định về văn thư, lưu trữ; việc bố trí và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; việc thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo tinh thần chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và theo quy định pháp luật.

b) Đối với các cơ quan, đơn vị:

Tăng cường thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc và Ủy ban nhân dân cấp xã (đối với các huyện, thành phố) tùy theo tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, trong năm 2018 tối thiểu số cơ quan, tổ chức trực thuộc được kiểm tra, thanh tra đạt trên 50% tổng số các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

5. Bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ:

Xây dựng nội dung, chương trình và tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong phạm vi tỉnh trên cơ sở Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lạng Sơn năm 2018 được ban hành theo Quyết định số 2569/QĐ-UBND ngày 28/12/2017 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Các cơ quan, đơn vị:

Căn cứ tình hình thực tế, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức, người thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi cơ quan, đơn vị quản lý.

6. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật hiện hành, Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Hướng dẫn về trình tự, hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ và công khai các tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện, tiêu chuẩn cung cấp dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

b) Hướng dẫn đăng ký, cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định.

c) Thẩm định về tư cách pháp nhân của các chủ thể thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ, chứng chỉ hành nghề, trình độ, năng lực của tổ chức, cá nhân tham gia dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

d) Kiểm tra, thanh tra hoạt động hành nghề lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

7. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ:

Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu, đánh giá hiệu quả, sự phù hợp với các quy định về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng đối với phần mềm văn phòng điện tử (eOffice) đã được thống nhất áp dụng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh để làm cơ sở cho việc nâng cấp, mở rộng đáp ứng yêu cầu quản lý, từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử của tỉnh.

b) Các cơ quan, đơn vị:

Tiếp tục ứng dụng có hiệu quả phần mềm văn phòng điện tử (eOffice) và các phần mềm văn phòng điện tử khác (đối với các cơ quan thuộc Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại địa phương) trong quản lý văn bản đi, văn bản đến phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị và Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

8. Về hoạt động lưu trữ và quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ triển khai đầy đủ các nội dung chuyên môn, nghiệp vụ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong đó tập trung vào một số nội dung trọng tâm sau:

a) Nghiên cứu, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và danh mục tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

b) Thống kê, xác định giá trị tài liệu, hoàn thiện mục lục, công cụ tra cứu tài liệu, nâng cấp các Phông lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Xây dựng kế hoạch, phương án và tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các Phông đóng; tu bổ, bồi nền, số hóa tài liệu tại lưu trữ lịch sử trên cơ sở nguồn kinh phí được cấp năm 2018.

d) Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

đ) Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm lưu trữ quốc gia và các tổ chức, cá nhân tổ chức thu thập, sưu tầm hồ sơ, tài liệu quý hiếm, hồ sơ, tài liệu của cán bộ đi B của tỉnh Lạng Sơn để công bố, giới thiệu và trao trả đầy đủ thành phần hồ sơ, kỷ vật.

e) Thực hiện tốt công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ theo yêu cầu độc giả, của các cơ quan, tổ chức.

9. Bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ:

Phối hợp với Sở Tài chính tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phân bổ dự toán kinh phí cho các hoạt động lưu trữ đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh và hỗ trợ kinh phí cho các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách tỉnh chỉnh lý tài liệu lưu trữ và các hoạt động lưu trữ khác (nếu có) theo quy định.

b) Các cơ quan, đơn vị:

Chủ động cân đối, bố trí kinh phí từ nguồn kinh phí của cơ quan, đơn vị để đáp ứng yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là kinh phí để xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, bó gói theo tinh thần chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh tại văn bản số 1046/UBND-NC ngày 02/10/2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh.

10. Đối với Sở Nội vụ

Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên về công tác văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch này, trong năm 2018 Sở Nội vụ có trách nhiệm triển khai một số nhiệm vụ trọng tâm sau:

1. Tổ chức Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, bó gói từ năm 2015 trở về trước trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn, thực hiện trong giai đoạn 2018-2021.

b) Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử và số hóa hồ sơ, tài liệu điện tử tại lưu trữ lịch sử tỉnh và lưu trữ cơ quan tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2020-2025.

3. Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ trên phạm vi tỉnh.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Lạng Sơn:

a) Căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch, chỉ đạo tổ chức triển khai các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị và các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý (nếu có).

b) Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) kết quả triển khai các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trước ngày 25/12/2018.

2. Sở Nội vụ

a) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các cơ quan, tổ chức thực hiện Kế hoạch này và trực tiếp chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

b) Tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả triển khai công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trước ngày 10/01/2019.

Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.