KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu trong cải cách hành chính hiện nay.

2. Yêu cầu

Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; các hội, các doanh nghiệp có vốn Nhà nước thuộc UBND tỉnh quản lý; UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xây dựng Kế hoạch và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.

II. NỘI DUNG QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương tiếp tục tăng cường việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”... qua các phương tiện thông tin báo, đài, cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử, các cuộc họp, hội nghị tập huấn, tổng kết.

b) Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ:

+ Tổ chức triển khai văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ; rà soát tham mưu sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của địa phương.

+ Ban hành văn bản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, các chức năng cơ bản của Hệ thống điều hành văn bản điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Công văn số 1623/UBND-NC ngày 31/3/2020 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Quyết định số 55/2019/QĐ- UBND ngày 30/12/2019 của UBND tỉnh ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh; Kế hoạch số 165/KH-UBND ngày 11/9/2020 của UBND tỉnh triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, giai đoạn 2020-2025”.

+ Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch số 192/KH- UBND ngày 30/11/2017 của UBND tỉnh về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg;

+ Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương:

+ Căn cứ văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương, văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh và của Sở Nội vụ tiến hành xây dựng, ban hành, triển khai các văn bản quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; đồng thời rà soát những văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung cho kịp thời hoặc thay thế như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ hàng năm; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ;

+ Thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định tại Quyết định số 55/2019/QĐ-UBND.

+ Triển khai thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả Chỉ thị số 35/CT-TTg; Kế hoạch số 192/KH-UBND ngày 30/11/2017; Quyết định số 2389/QĐ-UBND ngày 27/11/2015 của UBND tỉnh ban hành Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh; Kế hoạch số 85/KH-UBND ngày 15/6/2016 của UBND tỉnh triển khai Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh;

+ Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, đảm bảo lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

+ Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị, địa phương đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

+ Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Kế hoạch số 165/KH-UBND ngày 11/9/2020 của UBND tỉnh.

+ Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Công tác tổ chức cán bộ:

+ Đối với các sở, ban, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố: Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu Lưu trữ cơ quan; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

+ Rà soát đội ngũ công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) nếu chưa đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn quy định thì cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định.

+ Đối với các xã, phường, thị trấn: Thực hiện tốt công tác tuyển dụng, bố trí công chức, những người hoạt động không chuyên trách kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.

- Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

d) Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ:

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thanh tra, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương theo các nội dung sau:

+ Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

+ Việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, ngạch bậc công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; tình hình kho tàng, trang thiết bị và biện pháp khác để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, xác định tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật.

+ Thực hiện chế độ báo cáo thông kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thông kê ngành Nội vụ.

- UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo phòng Nội vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các phòng, ban, chuyên môn huyện, thị xã, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn.

đ) Các cơ quan, đơn vị, địa phương đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời thường xuyên sao dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

Tiếp tục thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh; sử dụng chữ ký số, chứng thư số, lưu hồ sơ, tài liệu điện tử phải được đảm bảo, an toàn.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

a) Lưu trữ cơ quan

- Thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chấm dứt tình trạng hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động không được lập và không giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg; thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

b) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2020-2024 (tài liệu từ năm 1969-2009) tại Quyết định số 1932/QĐ-UBND ngày 09/11/2020 của UBND tỉnh về phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết Hạng mục; Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, giai đoạn 2020-2025, thực hiện năm 2021.

- Tiếp tục thực hiện công tác trao trả hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B.

- Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh thông qua các hình thức như: Trưng bày, triển lãm, trang thông tin điện tử...

- Phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức và công dân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; thực hiện tốt công tác thống kê, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Tổ chức sử dụng khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí chỉnh lý để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg.

- Đối với các cơ quan, tổ chức không hưởng ngân sách của tỉnh cần phải dành khoản kinh phí hợp lý để chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức mình và mua sắm các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Giao Sở Tài chính bố trí kinh phí đủ để thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ và các đề án, Kế hoạch về văn thư, lưu trữ đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2021 phù hợp tình hình thực tế cơ quan, đơn vị, địa phương; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện kế hoạch.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc thực hiện kế hoạch, đánh giá mực độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh đảm bảo kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo đề xuất của các cơ quan, đơn vị, địa phương phù hợp với tình hình thực tế và hướng dẫn sử dụng kinh phí, theo dõi, quyết toán tài chính theo quy định.

4. Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh để tham mưu UBND tỉnh nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan, đơn vị, địa phương, theo đúng phụ lục VI hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; đảm bảo lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời gian bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Yêu cầu các cơ quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện Kế hoạch này. Trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để hướng dẫn thực hiện./.,