KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020 - 2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Nhằm triển khai thực hiện kịp thời có hiệu quả các nội dung của Quyết định số 458/QĐ-TTg trên địa bàn tỉnh.

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

2. Yêu cầu

a) Xác định các mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu theo các nội dung công việc và trách nhiệm của các cơ quan nhà nước để tổ chức triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg.

b) Các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ, thực hiện đầy đủ các nội dung, đúng tiến độ đã nêu trong Kế hoạch.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy và đặc thù chuyên môn nghiệp vụ của tỉnh đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ;

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông, các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố;

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành năm 2021.

2. Rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên cơ sở hoàn thiện phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (phần mềm iDesk) đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thuộc nguồn nộp lưu

- Cơ quan chủ trì: Sở Thông tin và Truyền thông;

- Cơ quan phối hợp: Sở Nội vụ, các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố;

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành năm 2020.

3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị cần thiết đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;

b) Triển khai, tổ chức thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan;

c) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

d) Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

e) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Cơ quan chủ trì: Các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ, Sở Tài chính;

- Thời gian thực hiện: năm 2020-2025.

4. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử;

b) Xây dựng, triển khai và bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

c) Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

d) Số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

e) Tổ chức, thực hiện các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định;

f) Có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Cơ quan phối hợp: Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính;

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành năm 2022.

5. Thực hiện theo lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước

- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Cơ quan phối hợp: Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông;

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành năm 2025.

6. Chấm dứt thực hiện Đề án số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2015-2020, thanh, quyết toán các chi phí phát sinh trong giai đoạn triển khai thực hiện Đề án (nếu có) theo quy định hiện hành. Triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ;

- Cơ quan phối hợp: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Thời gian thực hiện: Năm 2020-2021.

7. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử theo chương trình, kế hoạch của cơ quan cấp trên

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ;

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông, các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố;

- Triển khai thực hiện: Năm 2021-2025.

8. Tham mưu xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh sau khi có văn bản chỉ đạo của Trung ương

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ;

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông, các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố;

- Thời gian thực hiện: Sau khi có văn bản của Trung ương.

9. Sơ kết, tổng kết báo cáo việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (khi có yêu cầu của Bộ Nội vụ).

10. Tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí triển khai các dự án về công nghệ thông tin theo quy định của Luật Ngân sách và khả năng cân đối ngân sách.

- Cơ quan chủ trì: Sở Thông tin và Truyền thông;

- Cơ quan phối hợp: Sở Tài chính, các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố;

- Thời gian thực hiện: Hàng năm.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố tham mưu xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử của tỉnh;

b) Chấm dứt thực hiện Đề án số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2015-2020, thanh, quyết toán các chi phí phát sinh trong giai đoạn thực hiện Đề án (nếu có) theo quy định hiện hành. Triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg;

c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử theo chương trình, kế hoạch của cơ quan cấp trên;

d) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh sau khi có văn bản chỉ đạo của Trung ương;

e) Tổng hợp báo cáo việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc nguồn nộp lưu;

b) Chủ trì, thực hiện các giải pháp, biện pháp bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử;

c) Phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng thư số cho các cơ quan sử dụng chữ ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử;

d) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí triển khai các dự án về công nghệ thông tin theo quy định của Luật Ngân sách và khả năng cân đối ngân sách;

e) Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí triển khai các dự án về công nghệ thông tin theo quy định của Luật Ngân sách và khả năng cân đối ngân sách.

4. Công an tỉnh

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng các giải pháp an ninh và bảo mật Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

5. Các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố

Căn cứ vào kế hoạch này và Quyết định số 458/QĐ-TTg, các sở, ban, ngành và tương đương, UBND các huyện, thị xã, thành phố chủ động xây dựng Kế hoạch lưu trữ điện tử cụ thể và tổ chức thực hiện nghiêm túc, hiệu quả; chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về việc triển khai thực hiện kế hoạch này theo nhiệm vụ được giao.

6. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh căn cứ vào chỉ tiêu, nội dung của Kế hoạch này và Quyết định số 458/QĐ-TTg, các quy định pháp luật có liên quan tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả.

7. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử;

b) Xây dựng, triển khai và bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

c) Thực hiện nhiệm vụ số hóa và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại kế hoạch này;

d) Thực hiện các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định;

e) Có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ; trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời báo cáo UBND tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) để được xem xét, giải quyết./.