HƯỚNG DẪN

HƯỚNG DẪN KIỂM TRA TRANG BỊ AN TOÀN VÀ TRÌNH TỰ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ TÀU CÁ CÓ TỔNG CÔNG SUẤT MÁY CHÍNH < 20CV

Căn cứ các tiêu chuẩn, các văn bản quy định hiện hành về công tác đăng ký tàu cá, Chi cục BVNLTS ban hành hướng dẫn kiểm tra trang bị an toàn và trình tự thủ tục đăng ký tàu cá có tổng công suất máy chính < 20CV :

I/- CÁC LOẠI KIỂM TRA:

1. Kiểm tra lần đầu:

Được tiến hành sau khi sửa chữa lớn, cải hoán hoặc tàu chưa được kiểm tra đăng ký lần nào.

Mục đích: Nhằm đánh giá khả năng hoạt động của phương tiện và các trang thiết bị trước khi lập thủ tục đăng ký tàu cá.

2. Kiểm tra thường kỳ:

Được tiến hành sau một năm.

Mục đích: Nhằm kiểm tra, đánh giá khả năng hoạt động phương tiện và các trang thiết bị để gia hạn thời gian hoạt động của tàu.

3. Kiểm tra bất thường:

Được tiến hành:

a- Sau mỗi lần tai nạn hoặc đã sửa chữa sau tai nạn.

b- Theo đề nghị của chủ phương tiện.

c- Theo yêu cầu đặc biệt của Nhà nước.

* Thực hiện việc kiểm tra phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn Ngành và tiêu chuẩn Việt Nam sau đây:

- TCVN 6278: 1997: Qui phạm trang bị an toàn tàu biển.

- 28 TCN 91 – 90: Qui phạm trang bị an toàn.

- TCVN 7111 – 2: 2002: Kết cấu thân tàu và trang thiết bị.

- TCVN 7111 – 6: 2002: Trang thiết bị.

- TCVN 7111 – 7: 2002: Hệ thống ngăn ngừa ô nhiểm của tàu cá.

II/- HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ TÀU CÁ:

1. Đối với tàu cá đăng ký lần đầu : (tàu đã qua sử dụng một thời gian mà chưa làm thủ tục đăng ký)

* Hồ sơ chủ phương tiện phải nộp mỗi thứ 1 bản :

- Đơn xin đăng ký tàu cá, thuyền viên và cấp giấy phép khai thác thủy sản ( Mẫu số1 ).

- Chứng từ chứng minh hoặc xác nhận quyền sở hữu phần vỏ ( thể hiện rõ nguồn gốc).

- Hóa đơn mua máy hoặc chứng từ chứng minh, xác nhận quyền sở hữu máy (thể hiện rõ nguồn góc). Mẫu số 3

- 02 ảnh màu cỡ 9x12 (chụp toàn tàu theo hướng hai bên mạn tàu).

- Biên lai nộp lệ phí trước bạ vỏ, máy (Khi chủ tàu có yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu cá đối với tàu cá có tổng công suất máy chính lớn hơn 15 CV đến nhỏ hơn 20 CV).

 Đối với phương tiện mất chứng từ nguồn gốc vỏ, máy thì phải có đơn đề nghị nộp lệ phí trước bạ (theo Công văn hướng dẫn số 1585TCT/NV4 của tổng Cục Thuế, đối với tàu cá có công suất máy chính từ lớn hơn 15 CV đến nhỏ hơn 20 CV ) Mẫu số 7

- Nhà nước có chính sách khuyến khích mua bảo hiểm thân tàu và thuyền viên.

2. Đối với tàu cá sửa vỏ:

* Hồ sơ chủ phương tiện phải nộp mỗi thứ 1 bản :

- Đơn xin sửa vỏ ( có ý kiến chấp thuận của cơ quan chủ quản trước khi sửa chữa ). Mẫu số 6

- Hợp đồng sửa vỏ, hoá đơn xuất xưởng (nếu tự sửa phải có hoá đơn cây gỗ hoặc chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc gỗ ).

- 02 ảnh màu cỡ 9x12 (chụp toàn tàu theo hướng hai bên mạn tàu; trường hợp sửa thay đổi đặc điểm hình dạng).

* Hồ sơ xuất trình:

Biên bản kiểm tra trang bị an toàn đối với tàu cá có công suất nhỏ hơn 20 mã lực, giấy chứng nhận đăng ký tàu cá (đối với tàu đã cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu cá) hoặc giấy xác nhận đã đăng ký tàu cá, giấy phép khai thác thủy sản.

- Biên lai nộp lệ phí trước bạ vỏ (Khi chủ tàu có yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu cá đối với phương tiện có công suất máy lớn hơn 15 CV và nhỏ hơn 20 CV, chỉ thu phần chênh lệch tăng sau khi sửa).

- Nhà nước có chính sách khuyến khích mua bảo hiểm thân tàu và thuyền viên.

 Trường hợp đổi vỏ: Nếu vỏ mua cũ chưa đăng ký lần nào thì hướng dẫn hồ sơ theo trường hợp (II.1) đăng ký lần đầu; Nếu mua vỏ đã đăng ký thì hướng dẫn hồ sơ theo trường hợp chuyển dịch quyền sở hữu (II.4).

3. Đối với tàu cá đổi máy:

* Hồ sơ chủ phương tiện phải nộp mỗi thứ 1 bản.

- Đơn xin đổi máy ( có ý kiến chấp thuận của cơ quan chủ quản trước khi đổi máy ). Mẫu số 4

- Hóa đơn mua máy hoặc chứng từ chứng minh, xác nhận quyền sở hữu máy (thể hiện rõ nguồn gốc).

* Hồ sơ xuất trình:

Biên bản kiểm tra trang bị an toàn đối với tàu cá có công suất nhỏ hơn 20 mã lực, giấy chứng nhận đăng ký tàu cá ( đối với tàu cá đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu cá) hoặc giấy xác nhận đã đăng ký tàu cá, giấy phép khai thác thủy sản.

- Biên lai nộp lệ phí trước bạ máy (Khi chủ tàu có yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu cá đối với máy có công suất lớn hơn 15 CV và nhỏ hơn 20 CV).

- Nhà nước có chính sách khuyến khích mua bảo hiểm thân tàu và thuyền viên.

4. Đối với tàu cá chuyển dịch quyền sở hữu: Mẫu số 2

 * Hồ sơ chủ phương tiện phải nộp mỗi thứ 1 bản :

- Đơn xin đăng ký tàu cá, thuyền viên và cấp giấy phép khai thác thủy sản.

- Chứng từ chuyển nhượng quyền sở hữu theo qui định.

* Hồ sơ xuất trình:

Biên bản kiểm tra trang bị an toàn đối với tàu cá có công suất nhỏ hơn 20 mã lực, giấy chứng nhận đăng ký tàu cá (đối với tàu đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu cá) hoặc giấy xác nhận đã đăng ký tàu cá, giấy phép khai thác thủy sản.

- Biên lai nộp lệ phí trước bạ vỏ, máy( Khi chủ tàu có yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu cá đối với phương tiện có công suất máy lớn hơn 15 CV và nhỏ hơn 20 CV).

- Nhà nước có chính sách khuyến khích mua bảo hiểm thân tàu và thuyền viên.

* Trường hợp chuyển dịch sở hữu tàu ( trong tỉnh) từ huyện này sang huyện khác, hồ sơ cần bổ sung thêm:

- Giấy chứng nhận xóa đăng ký của tàu. (Phụ lục 1)

- Hồ sơ lưu đăng ký của tàu.

III/- CƠ QUAN ĐĂNG KÝ CẤP CÁC LOẠI GIẤY TỜ:

Những phương tiện đã hoàn thành các thủ tục như (II) thì được cấp các loại giấy tờ như sau :

1. Biên bản kiểm tra trang bị an toàn đối với tàu cá có công suất nhỏ hơn 20 mã lực ( Phụ lục 2): 

- Lần đầu : Đối với phương tiện đã qua sử dụng một thời gian nhưng chưa đăng ký.

- Thường kỳ: sau thời hạn một năm.

- Bất thường: như ở mục I.3 và đối với các trường hợp sửa, đổi vỏ và đổi máy.

Tất cả các trường hợp trên đều phải thoả mãn qui phạm.

2. Cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu: ( Phụ lục 3 )

- Cấp cho tất cả tàu cá có tổng công suất máy chính đến 15 CV sau khi hoàn thành các thủ tục theo quy định.

- Đối với tàu cá có tổng công suất máy chính lớn hơn 15 CV đến nhỏ hơn 20 CV (có biên lai nộp lệ phí trước bạ vỏ, máy, khi chủ tàu có yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký tàu cá).

3. Cấp giấy xác nhận đã đăng ký tàu cá : ( Phụ lục 4 )

Cấp cho tất cả tàu cá có tổng công suất máy chính lớn hơn 15 CV đến nhỏ hơn 20 CV sau khi hoàn thành các thủ tục theo qui định. (Theo Thông tư số 02/2007/TT-BTS, ngày 13/7/2007 và Công văn số 147/KT&BVNL-QLTC, ngày 17/3/2008 của Cục Khai thác và Bảo vệ nguồn lợi thủy sản ).

4. Cấp giấy phép khai thác thủy sản: ( Phụ lục 5 )

Cấp cho tất cả tàu cá sau khi làm thủ tục đăng ký, làm nghề đúng quy định ( theo điểm đ khoản 2 phần II Thông tư số 02/2006/TT-BTS, ngày 20/3/2006), phương tiện đảm bảo an toàn. Thời hạn của giấy phép khai thác thuỷ sản không quá 12 tháng.

5. Cấp sổ danh bạ thuyền viên.

Cấp cho tất cả tàu cá sau khi làm thủ tục đăng ký, đã được cấp giấy phép khai thác thủy sản.

6. Qui định trong trình ký các loại giấy tờ.

- Trực tại cơ quan: Trước khi trình ký phải kiểm tra đầy đủ hồ sơ theo từng trường hợp như qui định ở mục II.1, II.2, II.3, II.4, có biên lai thu phí và lệ phí, tham gia bảo hiểm đúng qui định.

- Đăng ký địa bàn (nếu có): Trước khi trình ký phải kiểm tra đầy đủ hồ sơ như trực tại cơ quan, kèm theo danh sách từng trường hợp, số biên lai thu phí và lệ phí ( hồ sơ phải hoàn chỉnh chậm nhất là 3 ngày sau mỗi chuyến công tác).

IV/- QUI ĐỊNH VỀ THU PHÍ VÀ LỆ PHÍ:

Thực hiện theo Quyết định số 31/2007/QĐ-BTC ngày 15/5/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính “Qui định chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí về công tác khai thác và BVNLTS” cụ thể như sau:

Cơ quan thu được trích 90% trên tổng số tiền thu về phí, lệ phí để trang trải chi phí cho công tác khai thác và bảo vệ nguồn lợi thuỷ sản, số còn lại (10%) cơ quan thu phí, lệ phí phải nộp vào ngân sách nhà nước theo chương, loại, khoản, mục, tiểu mục tương ứng của mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.

V/- HƯỚNG DẪN KIỂM TRA AN TOÀN TÀU CÁ:

1. Qui định chung:

Hướng dẫn này áp dụng trong công tác kiểm tra trang bị an toàn tàu cá lắp máy có tổng công suất máy chính < 20CV.

Việc thực hiện các quy định trong hướng dẫn này là bắt buộc đối với các phương tiện sửa chữa, cải hoán và sử dụng tàu cá theo qui định trên.

Đối với phương tiện cơ quan đăng ký chỉ kiểm tra trang bị an toàn và thông số cơ bản của tàu, chủ tàu cá tự chịu trách nhiệm về an toàn kỹ thuật tàu cá.

2. Những bộ phận chính của tàu:

a. Thân tàu: Ván bao, ván boong , sàn, đáy, các vách dọc và ngang, khung sườn dọc và ngang (đáy, boong, mạn), cabin, tham gia sức bền chung thân tàu.

b. Các máy : Máy chính, máy phụ, đường trục truyền động từ máy đến trục chân vịt.

c. Trang bị : Gồm các trang bị cứu sinh, cứu hoả, chống cháy, chống chìm,…

d. Trang bị tàu : Những nắp đậy, các hầm, các lỗ,…

3. Thông số cơ bản của tàu:

a. Lượng chiếm nước : Trọng lượng của tàu bằng trọng lượng của phần nước mà nó chiếm chỗ.

b. Lượng chiếm nước tàu không : Lượng chiếm nước của tàu không kể hàng hoá, lượng dự trữ, người và đồ đạt.

c. Sức chứa của tàu : Thể tích toàn bộ các khoang, phòng trong tàu tính bằng tấn đăng ký (TĐK). 1TĐK( tấn đăng ký ) = 2.83m³ =100 foot³

Sức chứa của tàu có tính cả thể tích các khoang dưới mặt boong, trên cabin, không kể các khoang phụ không nằm trong qui luật đo tàu.

Tấn đăng ký (TĐK) được tính bằng công thức :

Trong đó :

 Lmax : là chiều dài lớn nhất.

 Bmax : là chiều rộng lớn nhất.

 D : là thân hạ.

 d :là hệ số béo thông thường được chọn = 0.65.

d. Trọng tải toàn phần của tàu: Lượng chở tối đa của tàu theo chiều chìm phù hợp với dấu chiều chìm chở hàng.

Chú thích: Lượng chở toàn bộ của tàu bằng hiệu giữa lượng chiếm nước toàn bộ tàu có đủ trọng tải và lượng chiếm nước tàu không.

4. Kích thước cơ bản của tàu:

a. Chiều dài toàn bộ ( Lmax) : Là khoảng cách lớn nhất theo phương nằm ngang giữa 2 đầu mũi, lái của thân tàu. Là khoảng cách giữa mép trước của sóng mũi đến mép sau của sóng lái.

b.Chiều dài mớn nươc ( Ltk) : Là khoảng cách giữa mép trước của sóng mũi và mép sau của sóng lái tính trên đường mớn nước chở đầy hàng về mùa hè đây cũng là chiều dài đường nước thiết kế.

c. Chiều rộng lớn nhất (Bmax) : Là khoảng cách giữa mép ngoài của sườn ở mạn này tới mép ngoài của sườn ở mạn kia tại vị trí sườn lớn nhất.

d. Chiều rộng thiết kế (Btk): Là khoảng cách giữa mép ngoài của sườn ở mạn này tới mép ngoài của sườn ở mạn kia tại vị trí giữa thân tàu.

e. Chiều cao mạn ( D ): Là khoảng cách thẳng góc vạch từ mép trên của ky tới mép dưới của boong tàu.

f. Chiều chìm thiết kế ( d ): Là khoảng cách thẳng góc tính từ mép trên của ky tới đường nước chở hàng mùa hè ở giữa tàu.

g. Mạn khô ( f ): Là hiệu số giữa chiều cao mạn (D) với chiều chìm thiết kế(d ).

A. KIỂM TRA TRANG THIẾT BỊ TÀU

- Thiết bị: Neo, lái, chằng buộc  

- Trang bị: Cứu sinh, phòng và chống cháy, hút khô, chống chìm, thông tin liên lạc, tín hiệu và hàng hải ;

Có 3 loại kiểm tra: Lần đầu, hàng năm và bất thường.

I. KIỂM TRA LẦN ĐẦU:

(Như I.1) Trong quá trình kiểm tra nếu thấy những khuyết tật ảnh hưởng đến an toàn hoạt động của tàu, thiếu hồ sơ hoặc thiếu trang thiết bị an toàn theo qui định, thì có thể đình chỉ hoạt động hoặc yêu cầu chủ tàu khắc phục và hoàn chỉnh thủ tục để đăng ký lại.

Nội dung kiểm tra:

1. Yêu cầu :

a. Chủ phương tiện trình và nộp các hồ sơ giấy tờ có liên quan đến việc sở hữu tàu theo qui định.

b. Báo cáo cụ thể về quá trình cải hoán, sữa chữa hoặc hoạt động của tàu cho cơ quan đăng ký.

c. Vệ sinh sạch sẽ thân tàu và các bộ phận phải kiểm tra.

2. Phương pháp kiểm tra :

- Sự kín nước thân tàu . 

- Sự phù hợp của bố trí chung : Bố trí trang thiết bị ; thiết bị cứu sinh ; cứu hoả ; chống chìm… Có thuận tiện thao tác khi có sự cố, dễ kiểm tra và bảo quản.

- Các kích thước thực của tàu so với kích thước ghi trong hồ sơ (bằng cách đo thực tế khi kiểm tra) ; nếu vượt quá giới hạn cho phép thì yêu cầu chủ phương tiện phải tính toán lại.

Các trang thiết bị neo, lái nói trên đều phải được kiểm tra lần đầu đồng thời với việc kiểm tra tàu.

Khi kiểm tra phải thấy được :

- Sự phù hợp của trang thiết bị với yêu cầu sử dụng.

- Sự bố trí lắp đặt chúng trên tàu phải vững chắc, đảm bảo hoạt động an toàn, thuận lợi trong thao tác sử dụng.

a. Thiết bị lái :

Thiết bị lái phải đảm bảo khả năng điều khiển tàu trong mọi trường hợp tải trọng của tàu.

- Nếu số sợi cáp truyền dẫn lái bị đứt vượt quá 10% tổng số sợi trên chiều dài gắp 6 lần đường kính của cáp.

- Trục lái bị xoắn và có vết nứt rạn, hoặc trục lái bị xoắn quá 10%.

Các thiết bị nói trên hư hỏng chưa được sửa chữa thì bị cấm hoạt động mà không giảm mức đánh giá trạng thái kỹ thuật.

- Các yếu tố đối với thiết bị lái theo qui định tại Qui phạm trang bị an toàn tàu biển TCN 6278-1997- Phần thiết bị lái.

b. Thiết bị neo :

Thiết bị neo phải thỏa mãn theo Qui phạm trang bị tàu biển TCN 6278-1997- Phần thiết bị neo. Khi kiểm tra neo phải xem xét trọng lượng neo, số lượng neo, kiểu neo và dây neo.

c. Các trang thiết bị an toàn :

Theo 28TCN 91-90, kiểm tra khả năng làm việc của từng trang bị.

II. KIỂM TRA HÀNG NĂM 

Kiểm tra hàng năm: Được tiến hành sau một năm. Nhằm xác nhận trạng thái của các trang thiết bị an toàn của đối tượng kiểm tra sau một thời gian hoạt động.

Nội dung và phương pháp kiểm tra :

Trong đợt kiểm tra hàng năm, kiểm tra các trang thiết bị an toàn, thiết bị điện, thiết bị động lực,…đặt biệt lưu ý đến sự thay đổi thành phần thiết bị, việc bố trí và lắp đặt chúng.

Yêu cầu chủ tàu báo cáo sự hoạt động của tàu trong thời gian qua, những hư hỏng phát sinh và biện pháp khắc phục chúng.

Kiểm tra thực tế :

- Vỏ tàu ( mức độ kín nước).

- Khung xương (mục nát, gãy, nứt …) ảnh hưởng đến độ bền thân tàu.

Trong kiểm tra cần chú ý :

+ Phát hiện những thay đổi lớn so với kiểm tra lần trước làm ảnh hưởng tính năng của tàu để quyết định hình thức kiểm tra cho phù hợp.

+ Nếu xét thấy những thay đổi có thể dẫn đến thay đổi tính năng của tàu cá, yêu cầu chủ tàu làm lại thủ tục.

Kiểm tra hàng năm đối với các trang thiết bị được tiến hành đồng thời với việc kiểm tra tàu. Khi kiểm tra nếu thấy chi tiết hoặc cụm chi tiết nào không đảm bảo hoạt động an toàn thì phải yêu cầu chủ tàu sửa chữa, thay thế mới được phép hoạt động.

Phương pháp kiểm tra :

* Đối với hệ thống lái: chú ý đến độ hao mòn, hư hỏng của các chi tiết truyền dẫn.

- Sự làm việc bình thường của hệ thống.

- Đối với neo chú ý đến độ hao mòn, hư hỏng của neo và dây neo.

* Đối với trang bị an toàn: Yêu cầu đảm bảo trang bị đúng qui định về số lượng và phải chú ý đến:

- Mức độ hư hỏng, mục nát của các trang bị (phao các loại, dụng cụ chữa cháy, chống chìm,...)

- Sự làm việc của các trang bị nếu nghi ngờ không đảm bảo làm việc thì thử lại (với phao tròn thử 25% số phao, nhưng không ít hơn 1 chiếc; Phao áo thử 10% số phao, nhưng không ít hơn 2 chiếc)

* Đối với trang bị hàng hải, thông tin liên lạc: Đảm bảo số lượng theo qui định. Khi kiểm tra cần chú ý:

- Mức độ hư hỏng của các trang bị (máy thu phát VTĐ)

- Sự làm việc bình thường của các trang bị (đèn hiệu, vật hiệu,...)

III. KIỂM TRA BẤT THƯỜNG 

Trong các trường hợp tàu bị tai nạn, sau khi sửa chữa , khi có thay thế hoặc trang bị lại, đổi chủ hoặc các trường hợp cần thiết khác khi có yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền nhà nước, chủ tàu, người thuê tàu, bảo hiểm,...

IV. HOÃN KIỂM TRA

Cơ quan kiểm tra tàu cá có thể hoãn thời điểm kiểm tra hàng năm nếu xét thấy yêu cầu của chủ tàu là chính đáng và có căn cứ. Thời hạn hoãn kiểm tra không quá 3 tháng kể từ ngày hết hạn.

V. ĐÁNH GIÁ TRẠNG THÁI AN TOÀN CỦA TÀU

Việc đánh giá trạng thái an toàn của tàu được tiến hành theo 4 bộ phận chính : Thân tàu, máy tàu, trang thiết bị tàu và trang thiết bị khai thác thuỷ sản. Có 3 mức đánh giá trạng thái an toàn của tàu : Thoả mãn, hạn chế hoạt động và cấm hoạt động.

Hạn chế hoạt động là cho phép hoạt động với những điều kiện hạn chế nhằm đảm bảo an toàn. Hạn chế có thể là : Lượng chở, vùng hoạt động, chế độ sóng gió, rút ngắn thời hạn kiểm tra lần tiếp theo.

B. KIỂM TRA HỆ THỐNG ĐỘNG LỰC

Hệ thống động lực của tàu gồm: Máy chính, máy phụ, hệ trục chân vịt, hệ đường ống,...

Trong kiểm tra hệ động lực thường có các dạng sau:

- “Hệ động lực mới”: Là hệ động lực được chế tạo mới trong nước hoặc nước ngoài.

- “Hệ động lực sửa chữa tổng thành”: Là hệ động lực cũ đã qua sử dụng được các cơ sở chuyên sửa chữa phục hồi hoàn chỉnh, chủ tàu hoặc cơ sở sản xuất mua về lắp cho tàu cá.

- “Hệ động lực sửa chữa lớn” (đại tu, phục hồi,...): Là hệ động lực được chủ tàu hoặc cơ sở sản xuất sửa chữa, phục hồi lại cùng với việc sửa chữa tàu.

1. Đối với máy chính, máy phụ:

- Sự làm việc bình thường của các máy và hệ thống thiết bị phục vụ cho hoạt động của chúng (nổ đều, không có tiếng khua gõ khác thường, không có khói đen).

- Sự chắc chắn của máy với bệ máy (không rung động khác thường).

2. Đối với hệ trục chân vịt:

- Sự kín nước ống bao trục.

- Sự rung động đường trục.

VI/- XỬ LÝ HỒ SƠ, BÁO CÁO THỐNG KÊ VÀ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ

1. Xử lý hồ sơ:

Việc xử lý hồ sơ trong công tác đăng ký tàu cá, cán bộ thực hiện phải thận trọng để tránh xử lý sai sót khi làm thủ tục, khi trình ký, lưu trữ.

- Các hồ sơ trước khi xử lý đều phải xem lại qua sổ Quản lý tàu cá ( Phụ lục 6 ).

- Tất cả các trường hợp giải quyết hồ sơ ( trừ gia hạn bình thường) phải có phiếu hướng dẫn hồ sơ ( Phụ lục 7 ). Phiếu hướng dẫn phải ghi đầy đủ, cụ thể và người hướng dẫn phải chịu trách nhiệm, ký tên và trình lãnh đạo phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn ký kiểm duyệt.

- Hồ sơ trước khi giải quyết hay trình ký phải được ghi đầy đủ, rõ ràng vào các mục theo qui định. Khi có gì chưa đúng qui định cán bộ phụ trách hồ sơ phải đề nghị hoàn chỉnh hay xem xét giải quyết dứt điểm, rõ ràng.

- Đối với các hồ sơ có nhiều vấn đề phức tạp, khúc mắc phải có ý kiến lãnh đạo ghi bổ sung vào phiếu kiểm tra kỹ thuật tàu cá ( Phụ lục 8 ), để cán bộ kiểm tra kỹ thuật chú ý khi kiểm tra.

- Trong mọi trường hợp đều không được phép cho số đăng ký tàu khi hồ sơ chưa hoàn thành.

- Đối với các phương tiện đã có số đăng ký cán bộ trực không được tự tiện thay đổi số khác theo yêu cầu của dân. Trường hợp cho số đăng ký mới hoặc thay số phải được thực hiện đúng quy định từ nhỏ đến lớn, không nhảy khoảng để chọn số tốt.

2.Báo cáo thống kê:

- Số liệu báo cáo trong công tác đăng ký là các số liệu đòi hỏi phải chính xác, đầy đủ và nhất quán.

- Việc báo cáo số liệu phải tuân thủ theo qui định của Cục Khai thác và Bảo vệ nguồn lợi thủy sản, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và phát hành số liệu phải được thông qua lãnh đạo Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

- Báo cáo tuần thực hiện qui định báo cáo luỹ kế của đơn vị. Lãnh đạo phòng trực tiếp theo dõi làm báo cáo. Trường hợp vắng lãnh đạo phòng, cán bộ trực tại cơ quan thực hiện.

- Báo cáo đăng ký gồm:

+ Đăng ký: gồm biểu tổng hợp theo tháng ( danh sách chi tiết, chậm nhất là ngày 5 tháng sau).

+ Báo cáo số liệu tổng hợp: Báo quí, 6 tháng, năm ( báo cáo đột xuất khi có yêu cầu).

VII/- PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM:

1. Chức năng nhiệm vụ của các mảng phụ trách:

a. Trực đăng ký:

- Tiếp nhận, hướng dẫn, giải quyết hồ sơ và trình lãnh đạo ký.

- Đối với các hồ sơ có vấn đề phức tạp phải thông qua lãnh đạo trước khi trình ký.

- Hoàn chỉnh việc lưu trữ hồ sơ.

- Đảm bảo giờ làm việc đúng qui định.

b. Phụ trách thống kê, lưu trữ:

- Nhập dữ liệu vào máy theo quy định.

- Báo cáo theo mẫu của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và của đơn vị.

- Theo dõi quản lý, sử dụng hệ thống máy tính theo qui định.

c. Lưu trữ văn bản, tài liệu phòng và ấn chỉ:

- Lưu hồ sơ đăng ký của phương tiện.

- Lưu trữ các văn bản về đăng ký.

- Lưu trữ các biểu mẫu nếu có, số liệu của phòng.

- Lưu trữ các tài liệu khác có liên quan.

- Theo dõi việc cấp, nhận các loại ấn chỉ, phiếu kiểm tra trang thiết bị an toàn.

2. Tổ chức kiểm tra, thực hiện:

Lãnh đạo phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có trách nhiệm theo dõi nắm tình hình hoạt động của phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trên tất cả các lĩnh vực. Phải thường xuyên tổ chức kiểm tra các khâu trong nghiệp vụ quản lý, lưu ý đặc biệt đối với công tác giải quyết hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, thu phí và lệ phí. Phải kịp thời phát hiện sai sót để chấn chỉnh, xử lý.

Tất cả các cán bộ và thành viên phải chấp hành nghiêm quy định này và các quy định có liên quan, cùng đoàn kết hổ trợ nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao với tinh thần tận tụy phục vụ nhân dân. Nghiêm cấm mọi hành vi gây phiền hà sách nhiễu dân. Xử lý nghiêm khắc tất cả các trường hợp cố ý sai phạm.

Ghi chú: Đối với mục VI, VII Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tham khảo và tổ chức thực hiện sao cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.