Đề xuất quản lý hồ sơ công chức, viên chức trên phần mềm điện tử

Đề xuất quản lý hồ sơ công chức, viên chức trên phần mềm điện tử (Ảnh minh hoạ)

1. Lập mới hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức

Khoản 2 Điều 6 dự thảo Thông tư quy định việc lập mới hồ sơ trong 10 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ giấy được xác nhận theo quy định.

Theo đó, đơn vị quản lý hồ sơ điện tử là cơ quan có trách nhiệm tạo lập, cập nhật thông tin của cán bộ, công chức, viên chức vào phần mềm quản lý hồ sơ như sau:

- Điền đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu của phần mềm và số hóa thành phần hồ sơ đảm bảo thống nhất định dạng kỹ thuật;

- Đảm bảo thực hiện theo nguyên tắc: sắp xếp theo trình tự khoa học; phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của hồ sơ giấy; bảo mật;

- Có khả năng truy cập, khai thác cùng các trường thông tin khác của hồ sơ điện tử.

Hiện hành quy định trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức chỉ có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp. Đồng thời, báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý (khoản 1 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV ; khoản 1 Điều 10 Thông tư  07/2019/TT-BNV).

2. Cập nhật hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức

Đây là điểm mới tại dự thảo Thông tư này, theo đó:

Cơ quan quản lý hồ sơ điện tử cập nhật thông tin trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận tài liệu đối với thông tin thay đổi trên cơ sở giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc cơ quan nước ngoài ban hành (ví dụ như quyết định về đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển; Nâng lương, nhận xét, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật…)

Bên cạnh đó, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cung cấp những thông tin thay đổi cho Cơ quan quản lý hồ sơ điện tử cập nhật thông tin. Việc cập nhật được thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ ngày Cơ quan quản lý hồ sơ điện tử nhận được thông tin đối với những thông tin có sự thay đổi từ phía cá nhân gồm:

- Sơ yếu lý lịch;

- Quan hệ xã hội, quan hệ gia đình, tài sản.

Hiện hành, quy định nếu thiếu các thành phần hồ sơ hoặc không có hồ sơ gốc thì cơ quan quản lý công chức, viên chức yêu cầu công chức, viên chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định. Trường hợp không thể hoàn chỉnh bổ sung thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ.

3. Sửa chữa hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức

Khoản 4 Điều 6 dự thảo Thông tư quy định sửa chữa hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức khi phát hiện thông tin trong hồ sơ điện tử không thống nhất với hồ sơ giấy Theo đó, Cơ quan quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm như sau:

Một là, phải đăng cảnh báo lên Phần mềm quản lý hồ sơ, rà soát, kiểm tra và không phê duyệt bất cứ sự cập nhật, bổ sung hoặc sửa chữa nào theo hồ sơ giấy;

Hai là, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi thông tin được xác minh, phê duyệt  thì Cơ quan quản lý hồ sơ phải cập nhật trên Phần mềm quản lý hồ sơ với thông tin chính xác nhất.

Đáng chú ý, tại dự thảo Thông tư quy định cán bộ, công chức, viên chức thống nhất sử dụng mẫu sơ yếu lý lịch kèm theo dự thảo Thông tư này, thay thế mẫu sơ yếu lý lịch 2c-BNV/2008 và 2c/TCTW-98 của văn bản hiện hành.

Thúy Trọng

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY