Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (Hình từ Internet)

1. Thành phần của hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều 16 Nghị định 111/2011/NĐ-CP bao gồm:

- Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Bản chụp giấy tờ, tài liệu mà người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã nộp.

- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xác minh (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác.

2. Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự 

Theo Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

- Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.

- Thời hạn lưu trữ:

+ Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;

+ Lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

- Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm cung cấp bản chụp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. 

Việc đối chiếu bản chụp với bản chính được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nơi đang lưu trữ hồ sơ hoặc tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3. Nội dung quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Nội dung quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều 18 Nghị định 111/2011/NĐ-CP như sau:

- Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Chủ trì soạn thảo, ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc đề xuất việc ký kết, gia nhập các điều ước quốc tế liên quan;

+ Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành và các địa phương hướng dẫn và tổ chức thực hiện Nghị định 111/2011/NĐ-CP;

+ Chủ trì việc tuyên truyền pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm các quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

+ Tổng kết, báo cáo Chính phủ và thực hiện thống kê nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

+ Thực hiện hợp tác quốc tế với các nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan quyết định việc áp dụng nguyên tắc có đi có lại với các nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY