Các hình thức bản sao văn bản hành chính mới nhất

Các hình thức bản sao văn bản hành chính mới nhất (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

1. Các hình thức bản sao văn bản hành chính mới nhất

Các hình thức bản sao văn bản hành chính theo khoản 1, 2 và 3 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

(1) Sao y

Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

(2) Sao lục

- Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

(3) Trích sao

- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản 

Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản theo Phần II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

* Bản sao sang định dạng điện tử

- Hình thức sao

“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

- Tiêu chuẩn của văn bản số hóa

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

+ Ảnh màu.

+ Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.

+ Tỷ lệ số hóa: 100%.

- Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

* Bản sao sang định dạng giấy

- Thể thức bản sao sang định dạng giấy

+ Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

+ Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

+ Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

+ Địa danh và thời gian sao văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

+ Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

+ Nơi nhận.

- Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

+ Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

+ Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

+ Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được minh họa tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

* Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy

Ô số : Thành phần thể thức bản sao

1 : Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”

2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

3 : Số, ký hiệu bản sao

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao

5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

6 : Dấu của cơ quan, tổ chức

7 : Nơi nhận