Nghị định 123: 05 nội dung đáng lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 123: 05 nội dung đáng lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử (Ảnh minh họa)

1. Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022

Cụ thể, tại khoản 3 Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/11/ 2020. Do đó, từ ngày 01/11/2020 sẽ bãi bỏ 02 quy định sau đây:

• Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

• Kể từ ngày 01/11/2020, Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

Bên cạnh đó, tại khoản 1 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn  theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

Như vậy, theo quy định trên, không bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/11/2020 mà sẽ lùi thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, trong trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022 và cơ sở kinh doanh đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022. (Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.  Do đó, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

- Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh)

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

- Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

3. Định dạng hóa đơn điện tử

Căn cứ quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Theo đó, định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.

• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Đồng thời, tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps;

• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối;

• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

4. Cách lập hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điện tử thông qua 2 hình thức:

• Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn;

• Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.

Trường hợp 2: Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Căn cứ tại Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Đồng thời, doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

5. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử kể cả có mã vạch và không có mã vạch của cơ quan thuế trong những trường hợp sau:

• Doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

• Doanh nghiệp thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

• Doanh nghiệp thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

• Doanh nghiệp có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

• Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

• Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Ty Na

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY