Tổng hợp điểm mới quan trọng áp dụng từ 05/3/2020 tại Nghị định 30

Tổng hợp điểm mới quan trọng áp dụng từ 05/3/2020 tại Nghị định 30 (Ảnh minh họa)

1. Định nghĩa về văn bản hành chính và một số văn bản khác

Theo Khoản 2, Khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì:

- Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thức trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực theo quy định.

- Văn bản hành chính” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Trước đây, tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 4 Nghị định 110/2004/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP chưa có định nghĩa cụ thể cho 2 loại văn bản này, mà chỉ liệt kê văn bản hành chính gồm một số văn bản như Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

Như vậy, từ ngày 05/03/2020 đã có định nghĩa chính thức thế nào là văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính.

Ngoài ra, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng định nghĩa cụ thể cho một số khái niệm khác như Văn bản điện tử, Bản chính văn bản giấy, Bảo sao lục, Văn bản đến,Văn bản đi,…

2. Về số lượng văn bản hành chính

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, từ ngày 05/3/2020, sẽ có tổng cộng 29 loại văn bản hành chính, cụ thể gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Như vậy, so với quy định trước đây tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bỏ bớt 04 loại văn bản là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

3. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.(Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định Tiêu ngữ)

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Số, ký hiệu của văn bản.

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

+ Nội dung văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. (Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

+ Nơi nhận.

Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex).

Nhìn chung về cơ bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP vẫn được thực hiện như các quy định soạn thảo văn bản hành chính tại các Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định 09/2010/NĐ-CP; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg và quy định tại các Thông tư hướng dẫn thực hiện.

Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện cơ bản như Thông tư 01/2019/TT-BNV, cụ thể:

- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký;

- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Thông tin: tên cơ quan ban hành văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Tuy nhiên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có một số điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính, cụ thể:

- Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;

- Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

     + Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo;

     + Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị;

     + Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Như vậy, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.

Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản.

Ngoài ra, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có sự thay đổi về quy ước viết tắt đối một số loại văn bản, cụ thể:

Về quy tắc viết hoa, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có một số điểm mới so với quy định trước đây, cụ thể:

+ Viết hoa vì phép đặt câu: Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. (Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV còn quy định viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”); viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng).

+ Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. (Trước đây, theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Thủ đô Hà Nội

+ Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước. (Trước đây Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định viết hoa đối với trường hợp này)

+ Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán. (Trước đây, Thôn tư 01/2011/TT-BNV còn quy định viết hoa đối với cả tên các ngày tiết như  tiết Lập xuân; tiết Đại hàn).

+ Bỏ quy định cả việc viết hoa đối với tên gọi các tôn giáo, giáo phái; tên gọi ngày lễ tôn giáo.

4. Sao văn bản

Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV chỉ nêu các hình thức bản sao gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục mà không quy định chi tiết, cũng như không có sự phân biệt rõ ràng về các hình thức bản sao. Khắc phục khuyết điểm này của những văn bản trước đây, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã có quy định cụ thể, rõ rang giữa các loại bản sao văn bản hành chính như sau:

Lưu ý: Về giá trị pháp lý, bản sao y, bản sao lục và bản trích sao có giá trị pháp lý như bản chính.

Ngoài ra, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định thêm về thẩm quyền sao văn bản, cụ thể, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. (Trước đây không quy định nội dung này).

Nguyễn Trinh 

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY