Hướng dẫn trình bày văn bản hành chính của VKS và các biểu mẫu đính kèm

Phông chữ

Phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Khổ giấy

Văn bản hành chính được tình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm);

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

Kiểu trình bày

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng văn bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng văn bản in theo chiều rộng).

Định lề trang văn bản (Khổ A4)

• Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm;
• Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
• Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm;
• Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm.

Vị trí trình bày

Chi tiêt xem tại Phụ lục II đính kèm

- 1: Quốc hiệu
- 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- 3: Số, ký hiệu của văn bản 
- 4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- 5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- 5b: Trích yếu nội dung công văn
- 6: Nội dung văn bản
- 7a, 7b, 7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- 8: Dấu của cơ quan, tổ chức
- 9a, 9b: Nơi nhận
- 10a: Dấu chỉ mức độ mật
- 10b: Dấu chỉ mức độ khẩn
- 11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
- 12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
- 13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
- 14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
- 15: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)