Hướng dẫn sử dụng con dấu đúng chuẩn trong cơ quan, tổ chức

Hướng dẫn sử dụng con dấu đúng chuẩn trong cơ quan, tổ chức (Ảnh minh họa)

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có hiệu lực thi hành từ ngày 05/3/2020 trong đó hướng dẫn về quy cách đóng dấu cho từng loại dấu như sau:

1. Đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc đóng dấu chữ ký phải đảm bảo:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;

• Chỉ được đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện;

• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

2. Đóng dấu treo

Đóng dấu treo là việc đóng dấu lên trang đầuhoặc phụ lụcban hành kèm theo văn bản chính.

Việc đóng dấu treo được thực hiện như sau:

• Đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;

• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Theo đó, việc đóng dấu treo lên văn bản nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính. Trên thực tế, dấu treo được đóng trên góc trái của hóa đơn tài chính hoặc vào tiêu đề phụ lục ban hành kèm theo văn bản.

3. Đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Theo đó, khi đóng dấu giáp lai phải đảm bảo:

• Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

• Dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Trên thực tế, việc đóng dấu lên văn bản của cơ quan, tổ chức là rất phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đóng dấu đúng quy định. Cá nhân thực hiện công tác văn thư cần lưu ý những quy cách này để đảm bảo thực hiện đúng trách nhiệm của mình.

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY