Hướng dẫn công tác văn thư của Bộ Tư pháp

Hướng dẫn công tác văn thư của Bộ Tư pháp (Hình từ internet)

1. Nguyên tắc thực hiện công tác văn thư của Bộ Tư pháp

Nguyên tắc thực hiện công tác văn thư của Bộ Tư pháp bao gồm:

- Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp được thực hiện khoa học, chính xác, minh bạch, đúng pháp luật.

- Văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (sau đây gọi chung là văn bản mật) và “Điện mật” được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, công tác bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tư pháp.

- Văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ phải được quản lý tập trung tại Văn thư Bộ, Văn thư đơn vị (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao và làm thủ tục phát hành văn bản.

- Văn bản đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc" (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận. Văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

- Văn bản điện tử đi phải được trình ký, phát hành ngay trong ngày ký văn bản, chậm nhất là trong sáng ngày làm việc tiếp theo (đối với văn bản thông thường). Văn bản điện tử đến được Văn thư chuyển ngay đến người có thẩm quyền để phân công xử lý.

- Con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, đơn vị phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Công chức, viên chức, người lao động được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao, nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị.

2. Hướng dẫn công tác văn thư của Bộ Tư pháp

2.1. Soạn thảo văn bản của Bộ Tư pháp

- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 (sửa đổi 2020), Nghị định 34/2016/NĐ-CP, Nghị định 154/2020/NĐ-CP.

- Việc soạn thảo văn bản hành chính được thực hiện như sau:

+ Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;

+ Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; trường hợp cần thiết, đề xuất Lãnh đạo đơn vị tham khảo ý kiến của các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo; trình dự thảo văn bản;

+ Đối với văn bản điện tử tạo lập mới, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết để trình ký số theo quy định;

+ Đối với văn bản phúc đáp, cá nhân được giao nhiệm vụ tạo lập dự thảo văn bản trực tiếp trên luồng văn bản đến trên Hệ thống, đồng thời chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết để trình ký số theo quy định.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

2.2 Sử dụng con dấu của Bộ Tư pháp

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tiêu đề phụ lục;

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính thực hiện theo quy định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục;

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Xem chi tiết tại Quyết định 2539/QĐ-BTP.

Diễm My