Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử dùng trong kế toán ngân hàng

Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử dùng trong kế toán ngân hàng (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

1. Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử dùng trong kế toán ngân hàng

Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử dùng trong kế toán ngân hàng theo khoản 2 Điều 6 Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN như sau:

- Ngân hàng sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau:

+ Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin và các thiết bị phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;

+ Có đội ngũ cán bộ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán.

+ Đáp ứng được các điều kiện quy định tại tiết b và tiết c khoản 2 Điều 6 Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN.

+ Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử để thực hiện giao dịch, thanh toán qua ngân hàng phải có văn bản đề nghị và thỏa thuận với ngân hàng (nơi mở tài khoản) về các điều kiện:

++ Chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử.

++ Phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin.

++ Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định và phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra do vô tình hay cố ý để lộ chữ ký điện tử, dẫn đến bị kẻ gian lợi dụng.

- Ngân hàng và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải áp dụng các biện pháp bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. 

Chứng từ điện tử khi bảo quản phải được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ các thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

2. Quy định chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy trong kế toán ngân hàng

Quy định chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy trong kế toán ngân hàng theo khoản 3 Điều 6 Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN như sau:

Việc chuyển đổi Chứng từ điện tử thành chứng từ giấy (hoặc ngược lại) để giao dịch, thanh toán phải thực hiện theo đúng quy định về lập, luân chuyển, kiểm soát, ký chứng từ kế toán ngân hàng; đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ chuyển đổi và chứng từ được chuyển đổi và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. 

Trên chứng từ đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi phải ghi ký hiệu "ĐCH" (đã chuyển hoá). Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra, không còn hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

3. Hình thức và mẫu chứng từ kế toán ngân hàng

Hình thức và mẫu chứng từ kế toán ngân hàng theo Điều 2 Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN như sau:

- Chứng từ kế toán ngân hàng được thể hiện bằng hình thức chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử.

- Mẫu chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm:

+ Các mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định áp dụng chung cho các đơn vị kế toán, cụ thể:

++ Các đơn vị thuộc ngân hàng nhà nước: thực hiện theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.

++ Các tổ chức tín dụng và tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng: thực hiện theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp.

+ Các mẫu chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng (chứng từ liên quan đến thanh toán, tín dụng và nghiệp vụ thu chi tài chính thuộc hoạt động ngân hàng) do Ngân hàng Nhà nước quy định. 

Danh mục, biểu mẫu các chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng được quy định trong các văn bản khác.