Điều kiện chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính

Điều kiện chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

1. Chứng từ điện tử là gì?

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 165/2018/NĐ-CP thì chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính (gọi tắt là chứng từ điện tử) là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử khi thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; 

Bao gồm chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các loại thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

2. Điều kiện chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính

Điều kiện chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 165/2018/NĐ-CP như sau:

- Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy;

- Cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm về) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP:

Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để:

Xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

3. Điều kiện chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy trong hoạt động tài chính

Điều kiện chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy trong hoạt động tài chính theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 165/2018/NĐ-CP như sau:

- Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

- Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

- Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

- Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

- Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

4. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính

Theo Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính như sau:

- Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành. Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử.

- Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

+ Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

+ Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để:

Xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

+ Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.