Hướng dẫn tổ chức hội nghị người lao động

Hướng dẫn tổ chức hội nghị người lao động (Hình từ internet)

1. Hội nghị người lao động là gì?

Theo Điều 47 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hội nghị người lao động là hội nghị do người sử dụng lao động phối hợp với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) tổ chức hằng năm theo hình thức hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu.

2. Hướng dẫn tổ chức hội nghị người lao động

Công đoàn chủ động bám sát quy định của pháp luật và Điều 47 Nghị định 145/2020/NĐ-CP để đề xuất hình thức, nội dung, quy trình tổ chức hội nghị NLĐ (hội nghị); những công đoàn có dưới 10 NLĐ thì không phải tổ chức hội nghị. Nội dung cụ thể như sau:

(1) Công tác chuẩn bị

(1.1) Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

- Công đoàn chủ động đề xuất, thống nhất với NSDLĐ xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, trong đó xác định: Nội dung, hình thức tổ chức hội nghị; số lượng đại biểu triệu tập và phân bổ đại biểu cho từng đơn vị trực thuộc để bầu chọn (nếu là hội nghị đại biểu); địa điểm, thời gian; phân công chuẩn bị các báo cáo tại hội nghị; kinh phí và các điều kiện vật chất bảo đảm cho việc tổ chức hội nghị cấp doanh nghiệp và cấp đơn vị trực thuộc. Dự kiến người chủ trì, thư ký hội nghị và các nội dung khác phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. Kế hoạch do đại diện hai bên ký.

- Công đoàn đề xuất NSDLĐ thành lập Ban Tổ chức hội nghị và phân công rõ trách nhiệm cho từng thành viên. Thành viên Ban Tổ chức hội nghị gồm: Đại diện NSDLĐ, đại diện ban chấp hành công đoàn và đại diện một số bộ phận liên quan khác của NSDLĐ. Đại diện NSDLĐ (cấp trưởng, cấp phó) làm Trưởng ban Tổ chức; đại diện ban chấp hành công đoàn (chủ tịch, phó chủ tịch) làm Phó ban Tổ chức.

- Thành phần tham dự hội nghị cần quy định cụ thể trong kế hoạch tổ chức hội nghị:

+ Đối với hội nghị toàn thể: Là toàn bộ NLĐ của doanh nghiệp. Trường hợp NLĐ không thể rời vị trí sản xuất thì công đoàn và NSDLĐ thỏa thuận về thành phần tham gia, nhưng cần đảm bảo ít nhất 70% NLĐ của NSDLĐ tham dự.

+ Đối với hội nghị đại biểu: Công đoàn và NSDLĐ thỏa thuận, thống nhất đại biểu dự hội nghị phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh của NSDLĐ, nhưng chỉ tổ chức khi có ít nhất 70% tổng số đại biểu được triệu tập tham dự, trong đó:

Thành phần đương nhiên gồm: Thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty; Trưởng Ban kiểm soát, kiểm soát viên; Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc; đại diện cấp ủy đảng, đại diện các tổ chức chính trị-xã hội (nếu có); Kế toán trưởng, Trưởng phòng nhân sự, Trưởng Ban Thanh tra nhân dân (nếu có); ban chấp hành công đoàn hoặc đại diện ban chấp hành công đoàn cấp trên nơi chưa có công đoàn cơ sở (trên cơ sở thống nhất với NSDLĐ) và các trường hợp khác do hai bên thỏa thuận, thống nhất và được quy định trong Quy chế.

Đối với đại biểu bầu (bên NLĐ): Công đoàn đề xuất đối tượng bầu, số lượng bầu đại biểu dự hội nghị cho phù hợp, tổ chức hội nghị bầu bảo đảm dân chủ, khách quan, có tính đại diện các phòng, ban, phân xưởng... Căn cứ vào điều kiện tổ chức hội nghị, công đoàn phối hợp với NSDLĐ thống nhất tỷ lệ được bầu trên số lao động tăng thêm của NSDLĐ. (Ví dụ: doanh nghiệp có từ 101 lao động trở lên thì cứ 100 lao động tăng thêm thì được bầu ít nhất 05 đại biểu).

(1.2) Tổ chức, nội dung hội nghị người lao động

Trong quá trình xây dựng Quy chế công đoàn đề xuất đưa vào Quy chế một số nội dung sau:

- Hội nghị được tổ chức từ cấp tổ, đội, phòng, ban, phân xưởng, đơn vị trực thuộc (theo cơ cấu tổ chức và quy mô của doanh nghiệp).

- NSDLĐ ban hành kế hoạch tổ chức hội nghị sau khi có ý kiến thống nhất của ban chấp hành công đoàn.

- Trách nhiệm chuẩn bị nội dung hội nghị:

+ NSDLĐ chuẩn bị báo cáo và thực hiện các nội dung gồm: Tình hình sản xuất kinh doanh năm trước, phương hướng hoạt động của NSDLĐ trong năm; giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện các phong trào thi đua, khen thưởng, kỷ luật; sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ xã hội từ thiện, kinh phí công đoàn...(những nội dung NLĐ được công khai và được biết); phân bổ đại biểu tham dự hội nghị NLĐ cấp doanh nghiệp cho từng đơn vị trực thuộc, để các đơn vị lựa chọn, bầu chọn (nếu tổ chức hội nghị đại biểu); các nội dung kiến nghị của NLĐ gửi tới đại diện chủ sở hữu (Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên; Chủ tịch công ty hoặc Công ty mẹ) để giải quyết (nếu có).

+ Công đoàn chuẩn bị báo cáo và thực hiện các nội dung gồm: Tổng hợp kết quả tổ chức hội nghị tại các tổ, đội, phòng, ban, phân xưởng...; tổng hợp các đề xuất, kiến nghị của NLĐ góp ý để sửa đổi, bổ sung thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT), nội quy, quy chế về tiền lương, tiền thưởng, định mức lao động, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ xã hội từ thiện...; tổng hợp các ý kiến khác liên quan đến quyền và lợi ích của NLĐ; tình hình thực hiện quy chế dân chủ, đối thoại tại nơi làm việc, tình hình thực hiện Nghị quyết hội nghị năm trước và kết quả giải quyết các kiến nghị của tập thể NLĐ sau các cuộc đối thoại; hướng dẫn công đoàn cấp trực thuộc chuẩn bị nội dung báo cáo và tham gia với chuyên môn đồng cấp tổ chức hội nghị cấp mình theo kế hoạch.

+ Hai bên có thể thống nhất dự kiến số lượng, người chuẩn bị ý kiến phát biểu, tham luận.

(1.3) Maket hội nghị

Công đoàn thống nhất với NSDLĐ về mẫu, nội dung maket tổ chức hội nghị, nên có nội dung sau:

(2) Tổ chức hội nghị cấp đơn vị trực thuộc

(2.1) Công tác chuẩn bị

- Căn cứ kế hoạch tổ chức hội nghị của doanh nghiệp, người đứng đầu đơn vị phối hợp với công đoàn xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị của cấp mình; chuẩn bị nội dung, hình thức tổ chức, thành phần tham dự, chương trình hội nghị; các báo cáo thuộc phạm vi trách nhiệm được phân công; các điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật, trang trí, khánh tiết... bảo đảm phục vụ hội nghị.

- Chuẩn bị nội dung hội nghị:

+ Người đứng đầu đơn vị xây dựng báo cáo và chuẩn bị các nội dung: Tình hình sản xuất kinh doanh năm trước, phương hướng hoạt động của đơn vị trong năm; kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện các phong trào thi đua, khen thưởng, kỷ luật; kết quả đóng góp vào quỹ phúc lợi, quỹ xã hội từ thiện của NLĐ trong đơn vị; các nội dung khác do hai bên thống nhất.

+ Công đoàn chuẩn bị báo cáo và thực hiện các nội dung: Tổng hợp các ý kiến của NLĐ liên quan đến quyền và lợi ích của NLĐ; tình hình thực hiện Nghị quyết hội nghị năm trước và kết quả giải quyết các kiến nghị của NLĐ sau các cuộc đối thoại; các nội dung khác do hai bên thống nhất.

(2.2) Tổ chức hội nghị

- Người đứng đầu đơn vị phối hợp với công đoàn chủ trì, điều hành tổ chức hội nghị theo chương trình hai bên đã thống nhất, trình bày các báo cáo theo phân công.

- Trên cơ sở ý kiến trao đổi, thảo luận tại hội nghị, người đứng đầu đơn vị và công đoàn hoàn thiện các báo cáo, kiến nghị, đề xuất của NLĐ cấp mình để gửi cấp trên và trình bày, thảo luận tại hội nghị cấp doanh nghiệp (hoặc cấp tập đoàn, tổng công ty).

- Đề cử, bầu người đại diện để tham dự hội nghị cấp doanh nghiệp (nếu có).

- Đề cử, bầu thành viên tham gia đối thoại cấp mình và cấp doanh nghiệp (nếu có).

- Thông qua biên bản, hoàn thiện biên bản hội nghị và phổ biến, công khai đến toàn thể NLĐ trong đơn vị mình và gửi cấp trên theo quy định.

(3) Tổ chức hội nghị cấp doanh nghiệp

(3.1) Cơ quan điều hành, giúp việc hội nghị

- Chủ trì hội nghị: Là người điều hành hội nghị và giải quyết các vấn đề phát sinh tại hội nghị theo thẩm quyền. Chủ trì hội nghị gồm 02 thành viên, một người đại diện cho NSDLĐ, một người đại diện cho ban chấp hành công đoàn, được đề xuất từ phía các bên và tiến hành bầu tại hội nghị. Hai thành viên chủ trì hội nghị bình đẳng về quyền, phân công nhiệm vụ điều hành phù hợp, tương xứng với vai trò, trách nhiệm của từng thành viên. Trong trường hợp hai thành viên không thống nhất được về một vấn đề cụ thể thì xin ý kiến hội nghị.

- Thư ký hội nghị: Là người ghi chép biên bản hội nghị, giúp chủ trì hội nghị xử lý các vấn đề liên quan đến hội nghị, hoàn thiện các văn bản hội nghị ngay sau khi hội nghị kết thúc. Thư ký hội nghị gồm 02 thành viên do người chủ trì hội nghị của các bên (NSDLĐ và tổ chức công đoàn hoặc đại diện tập thể NLĐ) cử.

(3.2) Diễn tiến hội nghị

- Chào cờ (khuyến khích).

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

- Bầu chủ trì hội nghị; chủ trì lên điều hành hội nghị.

- Đại diện NSDLĐ và đại diện công đoàn trình bày các báo cáo theo phân công.

- Đại biểu thảo luận, chất vấn tại hội nghị.

- Mời lãnh đạo phát biểu (nếu có).

- Chủ trì hội nghị tiếp thu ý kiến góp ý và trả lời kiến nghị thuộc trách nhiệm; kết luận thông qua các báo cáo, nội quy, quy chế nội bộ và TƯLĐTT (nếu có).

- Ký kết TƯLĐTT (nếu có).

- Bầu hoặc công bố thành viên tham gia đối thoại bên NLĐ (nếu có).

- Bầu Ban Thanh tra nhân dân đối với doanh nghiệp nhà nước (nếu có).

- Khen thưởng, phát động thi đua, ký kết giao ước thi đua (nếu có).

- Biểu quyết thông qua Nghị quyết hoặc những nội dung chính của Biên bản hội nghị (viết chung là Nghị quyết).

- Bế mạc hội nghị.

Lưu ý: Nếu tổ chức hội nghị bằng hình thức trực tuyến thì công đoàn đề xuất với NSDLĐ quy định rõ trong quy chế tổ chức hội nghị một số nội dung sau: 1) địa chỉ đăng nhập, có xác thực OTP, theo tên đăng nhập và mật khẩu được đơn vị cấp trong thời gian diễn ra hội nghị; 2) cách thức biểu quyết, thảo luận; 3) hình thức bỏ phiếu trực tuyến (bỏ phiếu điện tử hoặc bỏ phiếu từ xa), mẫu phiếu có gắn QR code, thời gian, thời lượng bỏ phiếu, phiếu hợp lệ, không hợp lệ, xác nhận kết quả bỏ phiếu; 4) bảo đảm đầy đủ điều kiện về trang thiết bị, đường truyền, công tác bảo mật; 5) hướng dẫn, tập duyệt trước cho đại biểu tham dự hội nghị các nội dung trên.

(4) Tổ chức thực hiện Nghị quyết hội nghị

Ngay sau khi kết thúc hội nghị, đại diện NSDLĐ và đại diện công đoàn hoặc đại diện tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp (nếu có) thực hiện các nội dung sau:

- Tiếp thu ý kiến hoàn thiện các nội dung báo cáo đã trình tại hội nghị để ban hành; gửi báo cáo lên cấp trên của các bên.

- Phổ biến Nghị quyết hội nghị đến toàn thể NLĐ.

- Chỉ đạo cấp trực thuộc của mỗi bên triển khai thực hiện Nghị quyết hội nghị theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế có nội dung trái với TƯLĐTT đã ký kết hoặc sửa đổi, bổ sung (nếu có) hoặc trái với Nghị quyết hội nghị.

- Định kỳ 6 tháng đánh giá thực hiện Nghị quyết hội nghị (đánh giá những nội dung đã thực hiện, những tồn tại, vướng mắc, phát sinh trong quá trình thực hiện, đề xuất các giải pháp đề thực hiện nghị quyết trong thời gian tiếp theo).

Căn cứ pháp lý: Hướng dẫn 41/HD-TLĐ năm 2021.

Diễm My